電子文件歸檔中存在的問題及建議

見雪冬

摘要：本文根據實際工作情況，重點指出了目前電子文件在歸檔過程中存在的電子文件自身客觀性特征帶來的歸檔問題、電子文件歸檔不全現象、電子文件整理方法問題突出等，提出根據電子文件的特征，在口徑和格式上嚴格把關；多措并舉，全面收集；建立具有區域特征的網絡電子文件接收管理系統的解決措施。

關鍵詞：電子文件歸檔工作檔案管理系統

為規范電子文件歸檔管理，自2002年以來，國家檔案局和北京市檔案局陸續下發了一些電子文件管理業務規范。比如，《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《公務電子郵件歸檔與管理規則》《基于XML的電子文件封裝規范》《電子文件管理暫行辦法》《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》等。這些規范具有一定的適用性、前瞻性，從戰略的角度對電子文件的管理提出了更高要求。盡管如此，由于缺乏配套設施、技術，以及電子文件自身的客觀特點，使得電子文件歸檔工作在實操性、執行性等方面仍存在較大難度。

一、電子文件歸檔中存在的問題及原因

（一）電子文件自身的客觀性特征，一定程度上使歸檔存在問題

1.電子文件流轉于多個系統，收集和整理存在較大困難。我國國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，將電子文件定義為：“電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”從定義中可以看到，電子文件對數字設備的依賴性較強，電子文件的讀取需要通過數字設備上的相關軟件系統獲得支持。加之電子文件與紙質文件相比，具有容易被修改、刪除、復制、損壞的特征，使得其在歸檔過程中會出現一定的問題。就一份電子文件而言，從形成到處理結束，往往要經過一個或者多個軟件系統。比如，一些立檔單位在處理公文的時候，往往是用辦公軟件（WORD，WPS等）起草一份文件，再上傳到辦公自動化系統（OA，公文系統等），經領導審批將電子文件傳回，多人閱辦后才能處理完畢。一份電子文件處理完畢直至電子文件歸檔，還需要涉及多個環節、部門甚至多個行業。此外，一份電子文件由內容、結構、背景信息組成，其本身也要經過多次修改和流轉，這就造成內容、結構、背景信息的分散，加之操作系統和業務系統的多樣性，檔案員收集電子文件變得非常困難。

2.形成的電子文件格式多樣，不便進行轉化和處理。在《電子文件歸檔與管理規范》中，列舉了八種性質的電子文件，即文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件、數據文件。在《北京市電子文件歸檔與管理暫行規定》中對電子文件格式進行了較為詳細的規定，通用格式主要有九種，即XML、RTF、TXT、JPEG、TIFF、MPEG、AVI、WAV、MP3。在這九種格式中，不包括DOC、WPS、PPT、MDB、PDF等常用格式。由此可見，我們經常使用的常見格式并不是規定中要求的通用格式，這使得很多常用格式下需要進行歸檔的電子文件在歸檔時，特別是從常用格式向通用格式的轉化中存在較多技術性問題，例如將DOC格式轉化成RTF格式，文件的內容和排版方式就會發生變化，還有很多不同格式之間的相互轉化較為復雜。

（二）電子文件歸檔不全現象較為明顯

電子文件歸檔不全的主要原因在于：一是電子文件管理相對滯后，意識還有待加強；二是業務系統中形成的電子文件，打印輸出后，業務部門并沒有從系統導出電子文件進行保存；三是電子文件起草完成形成正式稿件之后，直接打印成紙質文件閱辦。紙質文件歸檔后，電子文件就處于無人管理的狀態；四是電子文件存儲載體不安全，造成電子文件缺失；五是各立檔單位電子文件的收集范圍和保管期限不明確。筆者認為第五個方面是重要原因，如果電子文件的收集范圍和保管期限沒有明確，哪些電子文件必須歸檔，哪些可以不必歸檔都沒有明晰，執行力就會削弱。例如，電子文件的收集范圍大多參照紙質文件的接收范圍，實際上二者并不等同，電子文件的收集范圍比紙質文件的收集范圍大，但實際收集數量很少。筆者根據歷年接收電子文件的統計情況來看，目前收集到的電子文件大多是工作總結、照片等，而本來應該收集到的電子文件并沒有收上來，如重大活動或事件的影像、電子公文等等。

（三）電子文件分類整理方法問題突出，不利于電子文件的存儲、檢查及利用

電子文件屬于非結構化數據，文件是其最小單位，要采用手動設置文件夾的方式來存儲。《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》中規定，電子文件的整理應按年度、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。按照這一要求，很多立檔單位都會建立不同層級的文件夾。比如，按照年度設置一級文件夾，按照科室設置二級文件夾，按照聲音文件、數據文件、圖像文件、圖形文件、文本文件、影像文件設置三級文件夾。科室業務中形成的電子文件，按時間順序分別存儲于三級文件夾中。由于各立檔單位的情況不同，部分立檔單位的電子文件較少，一個文件夾可能就夠了，部分立檔單位電子文件較多，則需要幾十個文件夾。這樣的設置結構不便于存儲，一份文件的歸檔需要在幾十個文件夾中找到對應的文件夾，再將其粘貼到相應的文件夾中，既耗時又耗力。另外，這樣的方式也不利于電子文件的利用，比如一次活動可能形成多種電子文件，包含聲音文件、圖形文件、影像文件、文本文件等，由于存儲時被保存在不同的文件夾中，很可能造成檢查和利用上的不便。

二、解決電子文件歸檔中問題應采取的措施

（一）針對電子文件的特點，在口徑上和格式上進行嚴格把關

1.在辦公系統、業務系統中，設置歸口，增加電子文件導出功能。比如，在系統開發過程中，按照《基于XML的電子文件封裝規范》、《文書類電子文件元數據方案》、《檔案著錄規則》要求，在系統中增加導出接口，導出符合通用格式的電子文件，同時將每份電子文件元數據和背景信息進行封裝，導出后可以直接作為電子文件歸檔。

2.對電子文件格式嚴格把關。通用格式是根據國際標準而來，但并不具有普遍性。常用格式是在日常應用的常用工具中形成的文件格式，比如WPS、Office等辦公軟件中形成的一些文件格式。要將常用格式納入電子文件收集范圍，不用通過轉化便可直接歸檔，這種情況也可以視為符合標準。其他一些不符合通用格式的電子文件，則需要借助工具，轉換成標準里要求的格式進行歸檔。

（二）多措并舉，全面解決電子文件收集不全的問題

一是制定適合本單位的電子文件管理制度，業務部門相關人員是電子文件的直接生產者，要特別規定他們在電子文件收集中的責任；二是嚴格把控各種類型、各種載體的電子文件的歸檔時間，特別是一些珍貴、重要、重大活動產生的電子文件，包括影像、圖像、文本、聲音等，活動過程中就要及時收集；三是采取定期與不定期相結合的方法，對個人產生的與工作相關的電子文件進行收集，做到電子文件與紙質文件一并保存；四是對電子文件存儲和長期保存提出要求，定期備份以確保電子文件的安全保存；五是各立檔單位應抓緊制定電子文件歸檔范圍和保管期限表，根據實際情況，有所側重，有所取舍。同時，檔案部門也應該加緊對電子文件歸檔范圍的制定提出相關要求，并對電子文件歸檔范圍和保管期限進行審批。

（三）建立一套具有區域特征的網絡電子文件接收管理系統

建立一套具有區域特征的網絡電子文件接收管理系統，把業務辦理過程中產生的各類電子文件真正地管理起來，并進行查閱、分析、監督。其中，電子文件目錄數據庫設計，包含基本字段，如檔號（全宗號-目錄號-年度-件號）、文號、責任者、題名、日期、密級、保管期限、份數（文件夾里有幾個順序號，就是幾份）、容量（文件夾中文件容量大小，可以由系統自動累加統計）、數據類型（文本、圖像、影像等）、數據格式（.doc/.jpg/. mpeg等）、備注，并在此基礎上進行擴展。電子文件歸檔的文件組織形式，可以以件為單位，每件給一個唯一編號即檔號，這樣可以把同一類問題或者同一類活動而形成的多份電子文件組合到一起，每件文件的檔號編號格式為：全宗號-目錄號-年度-件號-順序號，統一放到一個文件夾（文件夾命名為：全宗號-目錄號-年度-件號）里，這樣無論哪種數據格式、數據類型的電子文件，都會以份編組的形式而形成件，統一存儲在一個文件夾下。此外，電子文件的整理方法應區別于手動建立文件夾存儲的方式，采用軟件系統進行電子文件的組織、存儲，由系統按照電子文件目錄數據庫檔號規則，自動建立文件夾。在每個條目下，上傳電子文件由系統自動編號，存儲于所屬檔號文件下，這樣電子文件條目與電子文件無論是一對一（一個條目對應一份文件），還是一對多（一個條目對應多份文件），其邏輯關系都非常清晰。

參考文獻：

[1]《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002[EB/OL].[2014- 07- 17]. http：//www.chaoshan.gov.cn/ detail.aspx？artid=434&classid=50.

[2]孫愛華，楊晶.電子文件歸檔管理的問題及對策[J].商業經濟，2006（5）：117-118.

作者單位：北京市平谷區檔案局