企業檔案工作創新之我見

曹春寧

企業檔案工作是一項基礎性工作，它貫穿于企業的各部門，集服務性、科學性和管理性為一體。為了更好地使企業檔案工作適就新時期的發展潮流，企業檔案工作者應該不斷地與時俱進，提高自身的素質積極地探索和創新，找出新的管理方法，從而推進檔案資源集約化、信息化，使企業檔案的內在價值實現最大化。

隨著經濟的不斷發展，市場經濟體制逐步建立，企業檔案在經濟建設以及各項社會事業中發揮的作用越來越大。企業檔案的工作者應該思考如何發揮自身獨特的優勢的功能，為企業的發展提供助力。下面將從新時期企業檔案工作的管理模式、管理理念以及管理的方法等方面淺談企業檔案工作的創新。

強化責任意識，為企業決策提供服務

對于一個企業來說，有關于企業各類檔案的文字、圖表、影象等均是市場經濟條件下企業的一筆無形資產，它是企業重要的信息和動力之源，能夠為企業領導的決策提供歷史依據?，F在的社會是一個經濟飛速發展的社會，隨著國內市場的國際化以及全球經濟一體化的趨勢，企業應當重視檔案管理，企業檔案工作者要將開發利用檔案信息資源作為工作的重點。在對檔案信息進行整理、研究、提煉的過程中發現有深層開發價值的信息資源，并將其提供給企業的領導、管理者以及科技人員，便于他們從信息中獲得啟迪，拓寬企業發展的新思路，研發新的技術。企業檔案工作者要強化責任意識，重視資源和信息的挖掘，將檔案的死資料通過整理和精選而活起來，為領導決策提供依據，為科技人員研究新技術提供新想法。另外，為了引起領導以及各部門對檔案工作的重視并從中獲得支持，企業檔案工作者可以收集和整理資料，將其投入到為企業辦事、服務的大環境中去，如開展檔案展覽，編寫并頒發企業大事記，歷年的經濟指標以及工程項目簡介等，為企業的重大禮儀活動以及領導現場辦公、視察工作提供攝影、接待等服務，這些有利于在公眾的平臺展現企業檔案工作的良好形象，引起企業的重視，形成收集資料檔案以及利用檔案資料的良性循環 。這些工作的完成都需要企業檔案工作者有較強的責任感以及前瞻意識，開展檔案信息的開發利用工作。

推進檔案信息化建設，為實現企業目標服務

企業的檔案是隨著企業的其它各項工作而存在的，它沒有獨立存在的條件，它在任何一個時期都只是輔助企業而存在的，不可能成為企業的第一緊要工作。隨著市場經濟的建立，企業都在不斷地追逐經濟效益，過去老一套的企業檔案管理已經跟不上新形勢的要求。企業檔案工作要想跟上新時期的步伐就必需要邁出檔案住處數字化的一步，實現信息傳遞網絡化、檢索智能化。這一要求給企業檔案管理實踐帶來了巨大的創新機遇和空間。構建檔案信息化管理系統成為了提高企業檔案管理水平的有效突破點。要想使企業檔案信息化建設工作順利開展要注意幾方面的問題。

首先是關注檔案工作在企業目標管理工作中的作用，宣傳企業檔案的獨特作用。檔案信息在實施企業目標管理中所能起到的作用是巨大的，它不僅有著參與、溝通以及借鑒之前經驗的作用，而且還可以為企業提供分析和對比的資料。認識到企業檔案的獨特優勢和作用，它不僅可以保證計劃目標與具體的操作方案以及實施的效果是一致的，還可以及時地發現三者之間的偏差，企業領導者可以及時調整資源配置以及相關行動，將管理活動導向正軌。另外，將檔案信息化工作引入企業領導的議事日程，引起領導的重視并獲得支持，企業檔案信息化建設的步伐會邁得更快。其次，企業檔案工作者加要強與文秘部門的聯系。文秘工作與企業檔案工作有著密切的聯系，從系統工程以及全面質量管理來看，只有文秘工作的工作質量有保證，檔案質量才能有保證。目前，文件的形成、分發、歸檔以及分類、編目等一系列工作都納入了辦公自動化系統，因此文書處理與檔案管理就成了一個連續的過程。文書處理質量的好壞會直接影響到檔案的整理。因此企業檔案工作部門要與文秘部門緊密聯系，對電子文件的形成、收集、鑒定、不早不晚以及歸檔包括歸檔之后形成電子檔案的管理開發要實現全過程管理，保證檔案管理工作的質量。最后，要想使企業檔案工作有所創新和突破就要爭取企業領導對檔案工作的支持。為檔案人員提供學習和交流的機會，去認識和了解先進的檔案管理方式和管理理念。認識到檔案工作大有可為，增強檔案工作人員的責任感，借鑒先進的管理經驗，提高自身企業檔案工作水平。

提高素質，增強應變能力，提高服務的質量

檔案管理有著特定的工作程序以及科學的管理方式，其有著自己的專業法規以及標準。如果企業的檔案工作人員沒有專業的素質就不能很好在做好本職工作并在此基礎上進行檔案管理的創新。隨著互聯網的發展，其在企業管理以及企業的商務活動中應用十分廣泛，電力建設項目文件在數量上急劇增加，技術手段也越發先進。傳統的辦公環境中檔案工作常用的工作手段以及方法受到了極大的挑戰和沖擊?，F在公司業務記錄以及憑證的核心信息資源的文件和檔案都是傳統檔案工作所不熟悉的數碼形式，企業檔案要不斷地適應當下的社會，提高素質，增強自身的應變能力以及創新能力，拿出更加行之有效的管理模式來對企業的檔案進行監管。

樹立檔案保密理念，為企業安全服務

隨著檔案信息化建設的不斷推進，維護檔案安全也成為一大重要問題。新時期檔案安全的維護難度增大，任務也越來越重。在這個信息化的社會，電子檔案的出現有著快捷、使得以及實現資源共享等諸多優點的同時對技術的依賴性也大大增強，這也就導致檔案管理工作更加的復雜。因此從建立制度、撰寫標準、落實技術措施等方面入手，加強對企業檔案的有效管理是迫在眉睫的。加強對電子文檔以及計算機信息管理，針對非法訪問、非法操作以及病毒分割等要采取與系統安全和保密等級要求相關的防范對策。

企業的檔案對于一個企業來說是其歷史的見證，也是一個企業科技、文化以及知識的積淀，它在企業的發展中有著不可替代的作用。隨著信息化社會的不斷發展，企業檔案工作面臨著機遇和挑戰，企業檔案工作者要緊跟時代步伐，積極創新投身到檔案管理實踐活動中，保障企業檔案資源的有效利用和安全維護。

（作者單位：黑龍江省電力有限公司牡丹江水力發電總廠）