五蓮縣國土資源局檔案信息化建設進程

孫曉志 王冬梅 趙中華

摘 要：隨著互聯網的迅速發展，信息化已成為當今世界經濟社會發展的大趨勢。目前，國土資源檔案信息化建設存在重業務信息化、輕國土資源檔案信息化的現象，尤其是基層國土資源檔案信息化建設十分薄弱，國土資源檔案管理工作必須與時俱進，緊跟國家檔案信息化建設的步伐，加快“數字國土”建設，才能更好地適應國土資源管理工作新的形勢和新的任務的要求，更好地適應經濟和社會發展的需要。

關鍵詞：國土資源管理工作;檔案數字化建設

五蓮縣國土資源局自1988年建局，1995年成立檔案室，館藏檔案25010卷。 隨著社會信息化的不斷發展，電子科學技術的日益更新，傳統的檔案管理方式已經跟不上時代的步伐和經濟發展的腳步。

1 檔案信息化建設的意義

開展國土資源檔案數字化建設是新形勢下國土資源管理工作的客觀要求，是國土資源管理工作不可或缺的組成部分，必須做到與時俱進，不斷適應國土資源管理工作新的形勢和新的任務的要求，其意義重大。

1.1 開展檔案數字化建設，是全面推進“數字國土”的必然要求。國土資源管理工作既形成各類土地檔案資料，又依賴于這些檔案資料開展日常工作，要建設“數字國土”，必須建設數字檔案室，隨著國土資源綜合事務系統的全面應用，建設用地網上遠程報批和國土資源管理“一張圖”的實施，國土資源管理網上辦公的推進，必然要求檔案工作緊隨其后，實現國土資源檔案數字化。

1.2 開展檔案數字化建設，是提升檔案管理整體工作水平的需要。隨著全國第二次土地大調查、新一輪土地利用總體規劃修編等工作全面結束，檔案數量越來越多，信息貯量越來越大，原始、手工的檔案管理手段已經不能適應國土資源管理工作新形勢的需要，尤其是隨著城市化進程的推進，城市規劃、建設，都將以國土資源信息來支撐。我局檔案室已升級為省特級檔案室，實現檔案管理載體的更新換代，實現國土資源檔案數字化才能全面提升國土資源檔案管理整體水平和社會發展需要。

1.3 開展檔案數字化建設，是提高國土資源服務社會效能的需要。國土資源檔案是調處土地權屬糾紛和查處國土資源違法行為的真實依據，是土地利用總體規劃實施和管理及城市建設和拆遷安置工作的重要依據，是土地登記發證、變更登記和土地利用現狀變更調查的必備資料，在掌握國土資源動態和國土資源優化配置等方面起著不可替代的作用。隨著國土資源管理使用制度改革的不斷深入，國土資源市場十分活躍，土地用途變更、使用權轉讓時常發生，而國土資源檔案中記錄著大量關于土地的產權登記、變更的資料，這就必然會提高檔案的利用率。因此，開展國土資源檔案數字化建設，不僅能完善檔案管理機制，提高檔案利用水平，還能為國土資源工作提供快速、高效、優質的檔案信息，更好地服務于地方經濟建設。

2 檔案信息化建設內容

2.1 加大資金投入，加大對基礎設施建設的力度。為加快數字國土建設步伐，我縣國土資源局投入資金建設數字檔案館系統達40萬元。目前全縣下設共有1處國土分局，12處基層所已全部實行檔案網絡化管理;在局內部建立局域網，通過網絡交換機等設備，實現內部辦公、檔案查詢等工作需求;建立消毒、防磁、溫濕度監控等現代化設備，對館藏檔案進行科學化管理。

2.2 強化軟件建設，開發應用相應的信息化系統。

我局經多方考察，選定了國內最具影響力的“紫光軟件電子檔案管理系統”。系統實現檔案信息化管理，方便檔案管理、利用，包括收集整編、檔案管理、鑒定銷毀、檔案借閱管理、檔案編研、系統維護、檔案設置、權限管理、檔案管理工作量統計等功能模塊，基于我局現有組織架構和技術環境，以檔案和資料信息的全方位利用為目的，以數據庫為管理手段，以使用掃描等技術數字化檔案，并利用先進的開發平臺及網絡技術、信息處理技術、圖像處理技術、光盤刻錄技術、壓縮存儲技術，全面建設符合現代檔案管理發展方向的檔案工作體系，提高檔案管理和利用水平。

2.3 實現紙質資料數據化，國土查閱實現全覆蓋。為了檔案信息化系統的建設，同時也是為了提高檔案的服務效果，我局對館藏檔案全部進行了數字化掃描工作。其中業務檔案主要包括地籍管理類檔案和建設用地類檔案，占檔案數量的絕大部分。而且業務檔案紙張規格也不同，內容不僅包括申請、審批等表格，還包括各種收據、證明復印件以及不同圖幅的檔案資料，為了達到掃描的最好效果，需要對不同紙質的檔案進行不同處理。另外，檔案管理系統掃描后的數據進行OCR識別處理，使得系統可以對所有電子文件中的信息進行查詢檢索。我局建成數字檔案館系統之后，實行了全局系統內部的檔案聯網，足不出戶就可查詢所需要的全部資料，大大的節省了查閱者的時間。在我市國土系統也是首家實現檔案網絡全覆蓋的區縣。

3 檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理及其平臺建設是檔案管理工作的一次技術提升和質的飛躍，對于檔案管理部門適應新形勢下的檔案管理工作具有重要的現實意義，同時也是不斷適應信息技術發展、滿足現實工作要求的必然趨勢。

4 檔案信息化管理平臺建設探討

信息管理平臺的建設是一項技術要求比較高的系統工程，其建設和發展工作的大力推動需要相當數量的資金支持，因此，加大信息化管理平臺的專項資金投入是保證平臺建設效率和使用質量的基礎條件。平臺開發設計的基本要素包含了硬件、軟件和專業工作人員等，硬件基礎包括掃描儀、打印機、網絡通信設備、計算機等設備，同時為了保證信息化管理的有效性，必須制定詳細的管理標準和使用規則。同時，為了使檔案管理者能夠具備信息管理的素質，滿足平臺維護的人員要求，還必須在專業人員素質培訓方面加大投入，從而培養適應信息化管理和信息化建設的專業人才。此外，專項投入還包括對平臺使用的廣泛宣傳，只有深入拓展平臺的應用渠道，才能使更多的人和單位能夠接受它，才能不斷完善平臺的管理功能。 從技術角度來講，信息化管理是傳統管理方式的一次突破和創新，做好平臺開發工作的第一步是業務需求分析。第一，要緊緊圍繞“平臺綜合管理”的技術要求，在檔案管理方式單一、種類單一、功能單一方面有所創新，力求實現多種檔案資料的統一綜合管理。第二，平臺建設要在“系統融合與兼容”方面下功夫，解決不同部門之間的系統對接問題，將辦公自動化系統、信息管理系統等功能模塊有機結合，優化管理流程，建立電子檔案的一體化管理脈絡。第三，突出平臺開發中“效率與全面”的特色。檔案信息化管理的最終目的是實現檔案資料的開發利用，在業務需求分析階段的體現就是在低級功能的基礎上實現高級功能，提升管理效率。