說說這“檔”事

張迎迎　楊晶晶

個人檔案，那個神秘的牛皮紙口袋，我們自己看不到，卻記載著我們一生的歷程，

也許我們可以忽略生命中的某些痕跡，卻無法無視這個牛皮紙口袋的存在。

沒用的時候你覺得它一文不值，但如果要用的時候你沒有它，麻煩就大了！

千年檔案史

你知道嗎？檔案的歷史已經有幾千余年了。早在商朝，朝廷就有管理甲骨檔案的機構，檔案會被編連成冊進行歸檔。而到了西周，檔案種類數量大增，業務比前朝復雜，中央檔案機構的名字也霸氣側漏——“天府”！

漢朝高祖劉邦起義時，對參加的將領進行個人情況記載，調動了他們的積極性。隋唐時期，科舉制度的興起，出現了如今人事檔案的雛形——“甲歷”。到了宋、元、明、清，檔案的內容繼續豐富，明清檔案中已有很多與現代頗為相近的履歷、政績考察情況表等等。

民國時期，由于環境動蕩，檔案管理工作漸漸荒廢，隨著新中國的成立，檔案的內容開始豐富起來，但它依然只是針對干部的：除了基本信息外，發明創造、學術著作、畢業證書等，都成為存檔的材料。在1956年到1966年這10年里，干部的人事檔案還逐漸形成了自己的管理體制和組織體系。與此同時，工人檔案、學生檔案和其他檔案也先后建立起來。

可是好景不長，“文革”使先前慢慢步入正軌的檔案工作付之一炬。直至1980年出臺了《干部檔案工作條例》《干部檔案整理辦法》才開始整頓，恢復、建立和健全起檔案管理的各種規章制度，對干部檔案的分類、整理、轉遞等也有了規范、統一的要求。

在干部檔案規范化的同時，伴隨著改革開放的局勢，大量因辭職、辭退、解除合同、出國定居等而產生的流動人員出現了，因為不能按照干部檔案的要求被黨委組織部門接納，因此各種人才流動服務機構、失業管理機構、勞動服務公司、畢業生就業服務機構、涉外人才機構、行業協會、社會團體等也開始管理起這類流動人事檔案。在這種情況下，1987年，《檔案法》頒布，之前要求檔案“集中統一管理”的原則被“統一領導、分級管理”的原則取代，檔案針對的人群也從干部變成了面向與企業建立勞動關系的所有員工。不過，不少管理機構以盈利為目的，管理較混亂。

直到1996年，《流動人員人事檔案管理暫行規定》頒布，規定流動人員人事檔案的管理必須嚴格遵循“集中統一，歸口管理”的原則。即由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理。跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。至此，流動人員檔案管理開始規范化。2010年，為進一步加強干部檔案的審核整改工作，在全國組織系統信息化建設工作座談會后，我國的檔案又開始了信息化建設。

政府根據時代的發展和社會需求，不斷對人事檔案的管理工作進行著調整：“集中統一、歸口管理”管理體制的確立、材料內容的變化、整理規則的細化、聯系制度的建立、審核制度的加強……但隨著市場經濟和全球化的發展，人們的流動性大大增加，也就在這流動的過程中，各種檔案問題層出不窮，當事人遇到了一些意想不到的麻煩。

層出不窮的檔案問題

目前，我國人事檔案分為三種：干部人事檔案、企業職工檔案、流動人員人事檔案。以下故事中涉及到的檔案，包括以上三種。

問題一：棄檔

小徐是安徽某高校2009屆的畢業生，畢業后，她在蚌埠呆了3年多，換了3份工作，后來又去合肥，工作一直不太滿意。直到準備參加國考了，才想到檔案的事。小徐說，大學畢業后，她的報到證早丟了，去人才交流中心找檔案也不見蹤跡。這下，她急了。為了找檔案，她請了好幾次假。值得慶幸的是，在工作人員的指導下，小徐在安徽省大中專畢業生就業指導中心找到了檔案。

近年來，將人事檔案丟棄在原單位或人才中心的現象愈演愈烈。在北京人力資源和社會保障網上，流動人員人事檔案欄目中，每月都在公示“長期失去聯系超過5年的流動人員人事檔案名單”。30天公示期后，失去聯系超過5年且被公示的檔案將被入庫封存，成為“死檔”。早在2002年，人事部全國人才流動中心以及各省市人才交流服務中心就曾做過一項不完全統計，全國至少有60萬“棄檔族”。與此形成鮮明對比的是，每年公考、事業單位招考以及單位評定職稱期間，都有不少棄檔者著急地尋找自己的檔案。

問題二：檔案轉遞混亂

小雷大學畢業后先在貴陽市某公司工作，2012年來到北京一家雜志社工作。從2013年起，小雷每年利用回貴陽探親的機會試圖把檔案調到北京，但卻始終沒能如愿。小雷向我們吐苦水：“異地調檔手續繁雜，各地區規矩不一，工作人員常常愛搭不理，事先電話咨詢不說全面，到時候一會兒說我缺高中學籍檔案需要補，一會又說黨員檔案不見了。我跑遍了老家的學校、原單位、甚至找人去省直機關工委管黨員檔案的部門補辦了證明和手續，但到了北京又說我這個對不上號，那個不合格?！苯Y果每次都無功而返。

企業職工人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，要一個個搞清各種關系很花功夫。

問題三：檔案糾紛

小王是外地留京大學生，單位將其戶口和檔案落在了北京，但在勞動合同中規定，在5年合同期內不得解除勞動合同，否則，要承擔1萬元違約金。一年后，小王想跳槽，請求交1萬元違約金后解除勞動合同，單位卻提出交5萬元才能走。小王認為單位的要求沒有道理，自己也拿不出5萬元。最終單位做出決定：小王可以先走，但其人事檔案要由單位暫時扣留，兩年內交清5萬元后才能拿走其檔案，否則就要銷毀。

如今跳槽已不是新鮮事，有小王這樣遭遇的外地大學畢業生大有人在，他們對此十分煩惱。勞動部、國家檔案局在《企業職工檔案管理工作規定》中明文規定：“企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除辭退等，原職工所在單位應在一個月內將其檔案轉交給新的工作單位或戶口所在地街道的勞動、組織、人事部門?！彪m然企業扣留員工檔案的做法是違規的，但往往吃虧的還是員工。此外，許多在企業工作的人因工作調動，或因企業破產、兼并，造成人事檔案丟失的事件屢見不鮮。究其緣由，有的因是調入時負責檔案的工作人員離任，檔案不知去向；有的是因原企業資不抵債、被另一企業兼并，到新企業后發現保管在原企業的人事檔案不翼而飛。

問題四：檔案更新不及時

小周大專畢業后在一家私企工作，檔案存于天津北方人才市場。在私企工作期間，小周通過自學考試取得了本科文憑。今年，她跳槽到了一家國有企業，在填寫學歷情況時她填寫了“本科”。可是在入職政審的過程中，由于小周的檔案里并沒有本科文憑的證明，北方人才市場的工作人員只能按照檔案里僅有的專科材料填寫了信息。這樣一來，小周便達不到國企單位入職的學歷要求了。小周獲知后忙前忙后地解釋了一通，提供了相關證明，才算順利入職。

對于存檔人來說，檔案存放并不是一勞永逸的，如果勞動合同、工作鑒定、職稱評定、學歷證明、獎懲情況等有了變動，都要即時補充進人事檔案中去。而對于國內高等院校畢業后自費留學的人員和赴國外務工人員而言，及時更新和補充檔案就更有必要了。出國留學人員要注意保留自己的干部身份——如果從國外回來，進入政府機關、事業單位、國有企業，或調動到開發區、保稅區、產業園區，以及涉及外省市的人才引進等，都需要有干部身份作為前提條件。赴國外務工人員則要注意補充個人國內工作情況，因為相關機構有時會以人事檔案中個人工作經歷作為審定是否具有國外工作資質的憑據。

問題五：“補檔”不易

西安醫學院2014級畢業生小張在畢業時還沒有找到工作，但提取了個人檔案。當時他沒覺得有多重要，就把檔案隨手撂在了書堆里。前不久好不容易找到了一份工作，單位人事部讓小張把檔案交上去，可他卻怎么也找不到。如果沒有及時遞交檔案資料，小張就不能順利就業，所以這兩天他正焦頭爛額地忙著重新補辦自己的檔案。

事實上，“補檔”這種說法在人事文件中沒有明確提到過，但如果確實需要檔案的話也可以補救。理論上來說，可以回到讀過的學校或者工作過的公司等原單位將學歷、成績單、勞動合同等材料補辦出來，但由于年代久遠，很多學校或者公司早已不復存在，因此能補齊檔案者很少，很多人費盡心思只辦妥了學歷情況等簡單材料，其他的認定材料有可能因為歷史資料的缺失沒辦法補救，當初的經辦人也難以找到，最終補出來的內容可能遠遠不及原檔案翔實，原本豐滿的個人記錄就會變得很單薄。所以，保存好自己的檔案非常重要。

問題六：檔案不透明

小陳從一家展覽服務公司離職后就再也沒找到工作，直到有人提醒他檔案可能有問題。通過法律程序，小陳才得知原公司個別人私自在他的檔案里塞進兩份無中生有的材料，一份記載他受過處分，另一份則是公司對他的除名決定。

毫無疑問，公司這么做是錯誤的，不僅影響了小陳的就業，還讓他名譽受損。如果沒走法律程序，小陳可能一直被蒙在鼓里。

電子檔案，大勢所趨

既然如今的檔案管理模式出現了那么多問題，那么它可以有哪些方面的改變呢？不妨先來看看其他國家的檔案都是怎么保存利用的。

英國：

英國的檔案管理在信息化及資源共享上尤為突出。早在1995年英國就開始利用互聯網技術向公眾提供檔案信息服務了。在檔案的現代化建設中，英國高校檔案管理工作功不可沒。英國有150多所高校參與檔案部門之間的檔案共享，它們不僅跨校合作，還與博物館及圖書館合作，讓檔案信息的共享更廣泛，更便捷。

此外，英國的檔案管理部門還充分利用檔案資源進行服務，包括查閱和復制檔案、編制索引、公開發行和舉辦展覽等，便于進行資源整合。他們還有一個獨特的做法，便是建立檔案館、博物館、圖書館聯系會議制度，每年開一次年會并確定一個主題，邀請高校地方歷史研究部門、社科院、文史館等部門列席會議，共同研究探討發揮各自優勢，聯合為公眾提供服務的內容和途徑。

美國：

美國的檔案管理具有機構框架系統化、管理手段信息化、保障措施法制化和高度開放性的特色。美國的檔案在公開方面有較完備的法律保障，各級檔案館也都建有自己的網站。

加拿大：

加拿大的檔案管理重在檔案的實際利用。根據檔案的利用范圍，分為開放的、限制利用的和保密的檔案。開放的檔案在公眾通過合法手續獲準后便可檢索參閱；限制利用的檔案不向公眾開放，但可在有限范圍內為一定目的提供利用；保密的檔案只在一定時期內供特定范圍內的人利用，但保密期限過了之后即可宣告解密。

雖然這些國家的檔案管理各有所長，但他們都有一個共同點，就是在互聯網深度運用的基礎上，建立起了比較完備的電子檔案管理系統。對頻繁換工作的大學生來說，在奔波的過程中出現的丟檔、補檔、轉遞等問題很大程度上都是在紙質檔案遺失的情況下發生的。所以，如果我們也能建立起全國統一的電子檔案系統，讓互聯網或云端代為保存我們的資料，就不用擔心檔案的丟失，沒有備份等帶來的一系列問題了。

況且，對于現下傳統的檔案制度，很多我們體會到的不便大多都是程序太繁瑣造成的。就拿檔案的轉遞來說，人事檔案有很多類型，每個類型所在的單位系統內的轉遞要求都不太一樣。公務員、職工、學生、流動人員之間的身份發生轉移時，不同系統的轉遞要求會延長轉遞時間，不僅費時費力還會出錯，同時渠道單一、層次少、要求嚴格等缺點也同時暴露出來。而通過網絡操作的電子檔案，就能大大提高人事檔案的轉遞效率，尤其能讓身處異地的檔案持有者不用再因檔案之事奔波和煩心。

不過，就像建立起檔案管理制度需要花費幾十年一樣，建立電子檔案和電子檔案系統同樣并非一日之功。但是，一旦比較完善的信息化平臺建立起來之后，不僅能很好地解決檔案的轉移和儲存問題，檔案的適當公開也不會成為難事，這么一來，人們會在知情的條件下互相監督，更有助于保證檔案的客觀與公正。