Word“樣式與格式”在排版中的妙用

隨著對Word文檔的接觸，我們不會再僅僅滿足于只是把文字敲進(jìn)文檔，而是會對文檔的樣式和美觀有更多的要求。在不懂得使用專業(yè)的排版工具時，我們用最簡單的Word文檔排版，也可以完成這些要求。Word的基本排版功能有樣式、章節(jié)編號、圖片和表格、頁碼以及頁眉和頁腳。對它們有一個基本的了解，加以適當(dāng)?shù)木毩?xí)，以后排版文章就可以很快搞定了。

很多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能，但是大多數(shù)朋友可能還是更習(xí)慣于使用格式刷來批量設(shè)置文本格式，詢問他們時，都會得到“Word樣式?jīng)]有格式刷用起來方便……”這樣的答復(fù)。其實(shí)這是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。

妙用一：快速同步同級標(biāo)題的格式

大家對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標(biāo)題并設(shè)置好標(biāo)題格式，本身就是個麻煩的事情；再者，如果需要將某一級別的標(biāo)題字體換一下，如果用格式刷的話，不僅效率低下，而且還容易遺漏。其實(shí)，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能（如圖1），這些問題就能輕松地迎刃而解了。

一. 快速套用現(xiàn)有標(biāo)題樣式

1. 編輯完成后套用樣式

這種方法非常類似于平時的格式刷使用，需要先將標(biāo)題選中，然后再點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中的相應(yīng)樣式即可。雖然設(shè)置好樣式后可以方便地快速修改同級標(biāo)題格式，但要將所有同級標(biāo)題從偌大的文章中找出也要花費(fèi)大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實(shí)用多了。

2. 編寫文件時套用樣式

這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設(shè)置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設(shè)置一個快捷鍵。

1）點(diǎn)擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕，執(zhí)行“修改”命令。

2）然后在彈出的“修改樣式”窗口中點(diǎn)擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令（如圖2）。

3）將鼠標(biāo)定位于“請按新快捷鍵”一欄，為它設(shè)置一個快捷鍵后點(diǎn)擊“指定”按鈕即可。

4）以此類推，為其他樣式也設(shè)置好相應(yīng)的快捷鍵。

二. 快速修改同級標(biāo)題樣式

不過，剛才使用的還都是Word默認(rèn)的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標(biāo)題格式有著特殊的要求，其實(shí)也是可以自定義樣式并同步更新的。

1. 手動更新同級標(biāo)題

首先，按照自己的要求對標(biāo)題設(shè)置一個新格式，然后再點(diǎn)擊它所屬樣式的菜單鈕，執(zhí)行“更新以匹配選擇”命令（如圖3）。此時你便會發(fā)現(xiàn)，文檔中所有使用了該樣式的標(biāo)題（同級標(biāo)題）會馬上同步換成新樣式。

2. 自動更新同級標(biāo)題

而如果你覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話，Word還支持一個自動更新樣式的功能，用起來更加方便。

同樣，先點(diǎn)擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕，執(zhí)行“修改”命令。然后，在彈出的所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”按鈕（如圖4）。

這時，當(dāng)我們對這個級別的標(biāo)題進(jìn)行格式修改時，無須點(diǎn)擊“更新以匹配選擇”即可馬上將樣式同步到其他標(biāo)題上，操作更加方便。

妙用二：快速在文檔中定位

Word的樣式功能除了能夠快速同步標(biāo)題格式以外，還能借助“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

使用方法很簡單，只要點(diǎn)擊“視圖/文檔結(jié)構(gòu)圖”命令，那么一個類似于文章目錄的窗口便出現(xiàn)在了畫面左側(cè)。點(diǎn)擊其中的標(biāo)題即可快速跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的內(nèi)容區(qū)，就像使用Web導(dǎo)航頁面一樣方便（如圖5）。

妙用三：方便生成文檔目錄

不過上例的文檔結(jié)構(gòu)圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效，如果想讓打印出來的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設(shè)置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

一. 快速建立目錄

1. 點(diǎn)擊“引用/插入/插入目錄”命令（如圖6），彈出“目錄”窗口。

2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕。

3. 此時，文章的開頭便會自動生成一個目錄。而且值得一提的是，這個目錄除了能夠直接打印出來以外，還能在通過電腦瀏覽文件時，用“Ctrl鍵+相關(guān)目錄項(xiàng)”來實(shí)現(xiàn)內(nèi)容的快速跳轉(zhuǎn)，效果類似于上面介紹的“文檔結(jié)構(gòu)圖”。

不過，可能我們也會不滿意Word所默認(rèn)的目錄級別，這時可以由我們自已定義。點(diǎn)擊“工具/插入目錄”命令，在“目錄”窗口中選擇好新的級別，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了（如圖7）。

二. 快速更新目錄

隨著編輯的深入，有時我們會對文章添加或刪除一些段落，這樣就可能導(dǎo)致目錄的頁碼與實(shí)際位置不符，此時就要利用Word的目錄更新功能了。使用方法很簡單，只要先將鼠標(biāo)定位于目錄之中，然后右擊并執(zhí)行“更新域”命令，再選中“更新整體目錄”單選項(xiàng)后確定即可，這時Word會僅更新目錄中的內(nèi)容，達(dá)到快速更新目錄的目的（如圖8）。

Tips

有些朋友在自己的電腦上可能找不到“插入目錄”這個命令，這一般是由于用戶沒有默認(rèn)安裝此功能所致，此時可以點(diǎn)擊“視圖/工具欄/自定義”命令，在彈出的窗口中再選中“插入”類別，然后從右側(cè)窗格中找到“插入目錄”菜單項(xiàng)，將其手動拖拽到“插入”菜單中即可。

寫在最后

寫到這里，關(guān)于“樣式與格式”在排版中的妙用就給大家介紹完了，不知你有沒有豁然開朗的感覺？其實(shí)，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學(xué)習(xí)的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，提高自己的工作效率。