映日荷花別樣紅

張雪威

“您好！歡迎致電北京市西城區檔案館！”隨著“88064613”八個鍵的按下，電話里傳來了清脆的女聲，按照相關的語音提示，市民小王在工作人員的幫助下，迅速地了解了查檔的必備手續。“本以為需要去檔案局咨詢的事兒，一個查檔電話不到5分鐘就問清楚了，真是太方便了。”市民小王對北京市西城區檔案局（館）創新檔案利用服務工作帶來的變化有著深刻的體會。事實上，近年來西城區檔案局（館）按照“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，不斷探索檔案利用服務工作的方式方法，這些創新性的實踐工作，正如映日荷花，讓西城區檔案局（館）的利用服務工作展現出別樣的風采！

小窗口，大作為

北京是中國面向世界的窗口，西城區作為首都功能核心區，其未來發展也應著眼于北京建設中國特色世界城市的目標。隨著西城區區域功能定位的明晰化，區政府更加重視窗口服務的質量和效能，加之國家檔案局對建立并完善方便人民群眾的檔案利用體系一以貫之的要求，窗口服務亦應成為利用服務工作的重中之重。西城區檔案局（館）長李茂福由衷地說：“依據職能，局（館）作為西城區行政服務的專業窗口單位，不僅要隨時隨地接受政府聘請的社會監察員的評價暗訪，更要隨時接受他們對文明禮儀、溝通技巧、內部管理等方面的考核，以更好地規范窗口服務工作。”

如何讓窗口服務貼近群眾所需？局（館）提出“服務優先”戰略，通過角色轉變進行換位思考，即從利用者的角度出發去考慮問題。李茂福認為，從利用者的角度去思考問題，就必須要清楚他們的查檔需求。在對利用者的利用需求和使用情況進一步調查分析后，局（館）發現利用者需求量較大的檔案證明使用單位主要涉及區勞動和人力社保局、區建委、區規劃局、區房管局、區公安局人口管理處、區民政局等部門，于是與相關部門進行協調，收集整理了與館藏民生檔案相關的區屬行政部門的咨詢電話，并制作了上述行政部門的辦公地址及咨詢電話的公示牌，快速便捷的服務得到了群眾的廣泛好評。

辛勤耕耘總會有滿意的收獲。局（館）2014年全年接待查檔人數13441人次，零投訴的滿意度讓窗口服務走上了“高速路”，李茂福不無感慨地說，“質量在提升，壓力在加大，有些群眾不理解，說了些埋怨的話，工作人員總能微笑著耐心解釋。這也促使局（館）在簡化辦事程序，優化工作流程上積極探索強化窗口服務的新做法。”他進一步解釋說，“對辦事的群眾來說，他們最關心的是業務如何辦理，需要哪些流程。目前，群眾利用率較高、關注度較高的是婚姻檔案。這部分檔案在利用中存在的最大問題是與其他行政部門的銜接不夠緊密。以婚姻檔案為例，群眾在局（館）完成查檔后，再去民政局婚登處辦理相關事務時，開出來的證明不一定是婚登處所需的，導致群眾為了一個證明不得不在兩個部門間跑來跑去，不僅影響了為民辦實事的效率，更降低了群眾的滿意度。”認識到問題的癥結后，局（館）主動與區民政局進行溝通，根據館藏檔案情況，結合婚登處辦理行政事務的類型，雙方達成共識，確定了統一的行政利用服務要求、手續及檔案證明模板等，可以說，真正做到了讓群眾清清楚楚辦理，明明白白辦事，既方便了群眾又提高了辦事效率。同時，局（館）還專門為有特殊情況的群眾鋪設了一條快速、便捷的綠色服務通道，在政策允許的范圍內特事特辦，對查檔確有困難的利用者，向婚登處說明情況后，由婚登處向局（館）提出申請來辦理相關事宜。

“2010年，北京行政區劃調整，原宣武區、西城區合并為新西城區，這次新的整合帶來了區域的新發展，也帶來了局（館）窗口利用服務的跨越式發展。”李茂福介紹說：“行政區劃調整后，新西城區確立了‘服務立區、金融強區、文化興區的新戰略，其中‘服務立區的提出更是區委區政府對新西城區在首都發展格局中對功能定位的深刻認識。作為區屬委辦局之一，局（館）亦應在‘服務立區的戰略中有所作為。”據了解，行政區劃調整后局（館）的實體檔案雖然分置于南北兩館，但是信息資源實現了共享。換句話說，信息只要在系統中存在，南館北館就可以互開證明，這極大地方便了群眾的查檔工作。同時，局（館）利用信息資源共享的便利條件，在為群眾提供“一站式”優質服務上狠下功夫。目前，群眾查檔前，可借助局（館）在南館北館之間開通的查檔服務電話一號通（88064613），對辦公時間、地點、聯系方式及基本辦事手續等有基本的了解；查檔中遇到問題可參看服務手冊。更重要的是，還可以親身感受到檔案查詢利用系統帶來的惠民服務，該系統與普通檢索系統不同的是，它通過機讀目錄和數字化成品的掛接，將叫號、身份證識別、圖像掃描三者有機結合，即以圖像掃描來識別身份，這種方式取消了煩瑣的手工填表，提升了檔案利用服務的信息化水平。

值得一提的是，局（館）除了提供便民利民惠民的對外利用服務外，還創新性地提供對區屬主要職能部門的對內利用服務“窗口”。“應區委區政府等主要職能部門集中辦公所需，2001年成立文檔中心，直接對其形成的文檔提供集中利用服務。”李茂福詳解說：“區政府辦、區委辦、區組織部、區紀委等主要職能部門如果都建立檔案室，不僅人力上不足且庫房面積受限，這種情況使得集中管理成為必然。一般來說，檔案館對立檔單位形成滿10年的檔案進行保管，與之不同的是文檔中心負責對上述部門上一年形成的檔案進行整理、保管和提供利用，承擔著綜合檔案室的職責。目前，文檔中心有3間庫房，對38個部門26個全宗22464件檔案進行集中管理。”由于文檔中心保管的檔案距檔案形成時間相對較近，一方面使得檔案的利用率較高，據統計僅2013年接待查檔利用達101次，查閱利用檔案18卷，6679件，復印1426頁，摘抄1049頁；另一方面，較高的利用率又使得文檔中心的工作呈現出階段性的新特點，而這與區域經濟發展的整體趨勢密切相關。例如，2013年，為各單位（部門）提供編史修志所需的檔案文件；2014年，為區政府接受國家審計署審計工作提供相關檔案；2015年，協助相關單位查閱“十二五”期間檔案，為“十三五”規劃提供檔案參考。可以說，文檔中心真正實現了對各區屬主要職能部門所涉文檔的及時收集、代管和提供利用，這一創新性舉措得到了北京市檔案局的高度肯定。

強化編研，擴大影響

行政區劃調整后，新西城區獨特的區位優勢、文化底蘊、資源稟賦，使其作為首都核心功能區的地位愈發凸顯。在新的歷史機遇面前，作為從上古結繩記事到今天充斥在各個領域的檔案，伴隨著人類社會的發展進步，檔案的用武之地亦日益寬廣。新形勢下，檔案人更需要進一步認知檔案的價值，思考肩負的使命。李茂福指出：如何發揮檔案的巨大價值至關重要。由于檔案的主要價值是以檔為憑、以史為證，加之區域經濟的發展不僅需要洞察現在的區情，還需要深入了解過去的區情，局（館）為此提出了通過編研成果為區機關決策服務、為民服務的想法。

歷史檔案浩繁巨大，切實服務當下區情就必須找到二者間的契合點。集思廣益下，局（館）于2011年面向區委區政府推出了內部資料《檔案傳真》，其依據本區折子工程、社會熱點、歷史沿革等，每月以專題的形式，對歷史檔案中相關記錄進行篩選、整合，以原文抄送或摘抄的形式送交區領導。內容涵蓋歷史、文化、政治、時事等多個方面，其中所涉天橋地區的拆遷改造、動物園批發市場的演變、中小學生減負問題、污染企業外遷等專題更是贏得了區領導的一致好評。“目前共計39期的《檔案傳真》，以史為鑒，為區委區政府呈現一道道‘美味快餐，很是解渴。”李茂福欣慰地說。以第26期為例，局（館）及時捕捉到北京市教育委員會北京人民政府教育督導室聯合印發《關于切實減輕中小學生過重課業負擔的通知》這則社會熱點，查找館藏檔案后，將1964年毛澤東主席對中學生負擔過重作過的批示、區師大女附中課業負擔過重情況以及1965年西城區區委作出勞逸結合的指示進行匯編整理，區長王少峰對此特別作出批示：“以史為鑒，資政育人。檔案既是寶貴的歷史財富，更是我們做好當前各項工作的堅實基礎。檔案戰線的同志們在全面系統整理我區各方面歷史檔案的基礎上，根據我區目前的中心任務、重點工作，以《檔案傳真》的形式，介紹歷史經驗，支持服務當前工作，是一個很好的創新，發揮了積極而重要的作用。向檔案系統的同志們表達敬意！望再接再厲，為區域的經濟社會發展作出更大的貢獻。”提及《檔案傳真》如何挖掘歷史檔案時，李茂福認為，只有強大的館藏資源、規范的檔案整理以及對區情政情的敏銳研判，才能真正為區委區政府提供及時的檔案參考。“去年局（館）結合動物園批發市場搬遷這一社會熱點，依托館藏檔案，專門做了一期以‘動物園批發市場的演變為內容的《檔案傳真》。現任區委常委孫碩高度重視，如今局（館）送交紙質版本的同時，電子版也要一并發給孫常委以供隨時審閱。”李茂福補充道。

“西城區是北京的老城區之一，極具文化底蘊，皇城文化、什剎海文化、宣南文化、大柵欄商業文化等都具有濃郁的地域特色，這些文化資源為打造檔案編研精品奠定了堅實基礎。”李茂福進一步強調說：“《西城追憶》正是在探究西城文化的基礎上形成的，文化兼容并包的特點也使得它在創辦之初就形成了借力編研的特色。”事實上，要將西城的那些事兒講明白、說清楚并非易事，這既需要檔案人挖掘西城文化，又需要社會各方的廣泛參與，就《西城追憶》而言，其作者群中既有專家學者、老干部，又有各個街道的老居民。只要親歷并見證西城區發展變遷歷史軌跡的，就可追憶往事，暢言西城。“自2001年《西城追憶》創辦以來，每年4期，至今已出了54期，200人的作者群，800余人的讀者群也初具規模。在內容上，其常設欄目主要有往事追蹤、西城人物、什剎三海、西城故居等，在形式上，免費無償向區機關、區255個社區居委會發送，并作為愛國主義教育材料送往區屬100多所中小學校。通過檔案史料和口述史相結合的方式，集知識性與趣味性，深受廣大讀者和作者的歡迎。尤其是區人大、區政協召開‘兩會之際，前來參會的代表、委員都排著隊來領咱們的《西城追憶》。還有不少退休老干部向區里要求《西城追憶》要人手一冊。這個時候，大家都備受鼓舞。”李茂福如是評價。為了更好地發揮《西城追憶》應有的平臺作用，局（館）經常開展形式多樣的活動，聯絡作者感情的同時，通過作者的朋友圈又擴充了其他的作者群，進一步擴大了影響力。在《西城追憶》如火如荼的發展態勢下，2005年局（館）應勢出版《西城往事》，選取《西城追憶》里的經典文章，便于愛好者閱讀和收藏。

國家檔案局原局長毛福民在《西城追憶》創刊之初便寄予深切期望：西城檔案展現著北京的歷史變遷，印記著祖國前進的腳步，利用西城檔案搞編研，其作用輻射范圍遠遠不止西城。回顧《西城追憶》多年的發展，李茂福認為踏實的編研工作，厚積薄發終有所成：一方面，近年來《西城追憶》將已有的編研成果按專題分類反饋社會。例如，2014年與區文物保護研究所合作編輯《西城追憶·文物保護輯》，今年正值紀念抗戰勝利70周年之際，局（館）將與《北京西城報》合作推出《西城檔案·抗戰記憶》系列；另一方面，局（館）自身及與區屬其他單位聯合開發的編研成果數量上多達130余種且內容詳實。例如，局（館）陸續編撰《清代宣南人物事略初編》《清代宣南詩詞選》等，與金融街街道辦事處合編《北京金融街檔案史料圖集》，與展覽路街道工委、辦事處合編《展覽路記憶》，這些編研成果都被公認為是具有歷史參考價值的檔案編研精品。

愛教宣傳，方興未艾

隨著技術的發展，隨著時間的推移，檔案利用服務工作舉足輕重的作用將更加突出。局（館）亦應與時俱進，積極拓寬檔案利用服務工作新領域的同時，也要注重發揮愛國主義教育基地的作用。“愛國主義教育功在當代、利在千秋。特別是2012年局（館）晉升為市級愛國主義教育基地以來，這項工作更應該作為檔案利用服務的主線來抓。”李茂福進而提出，“愛國主義教育基地，顧名思義就是以基地為載體，弘揚黨的優良傳統和作風，培養和踐行社會主義核心價值觀，其長遠意義在于讓愛國主義精神薪火相傳。”如何使愛國主義教育基地的作用得到最大化的發揮？立足教育的普遍性與群眾參與的廣泛性是局（館）給出的答案。據此，局（館）舉辦了“紅色檔案送警官——清明寄思話忠誠”報告會；“從共產國際檔案探尋外祖父毛澤民的足跡”報告會；以及宣南文化系列講座、“檔案記憶西城”系列講座等。值得一提的是，去年是紀念中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭69周年，局（館）邀請中國人民抗日戰爭紀念館研究員，以“日軍在北平的殘酷統治和經濟掠奪”為主題，舉辦了面向社會各界的系列講座，通過歷史警示后人。李茂福補充說：“今年，局（館）每季度將推出系列公益文化講座，例如‘民國海軍上校貪腐案和即將舉辦的‘烽火西城等都已經納入計劃。”

愛國主義教育作用的發揮不僅體現在內容上，還體現在相應的形式上，其中舉辦展覽便是強化愛國主義教育的重要方式之一。經過多年的實踐，局（館）在舉辦展覽方面形成了自己的特色。一是面向各界的固定展覽，主要有“走進西城”、“檔案精品陳列展”，通過一幅幅照片、一份份檔案，真實再現不同時期西城區的歷史風貌，為社會各界了解西城的歷史提供重要的影像資料。二是面向社區的不定期展覽。面向社區的展覽主要有“家庭建檔示范戶家庭建檔成果”展，它以家庭建檔為主題，共展出15個街道20多個特色家庭建檔示范戶的建檔成果。更重要的一種方式是主題展覽，每年年初局（館）會根據區內的重大活動、重大節點、重大主題來制定計劃并謀劃統籌。由于主題展涉及面廣，需要大量的人力、物力和財力，因此這種方式的展覽大多通過聯合辦展來實現。例如，為紀念金融街成立20周年，局（館）與金融街街道工委、辦事處聯合成功舉辦了“金融街建設與發展回顧展”。當時參展的工作人員至今清晰地記得，時任北京市副市長吉林在慶祝大會上饒有興趣地觀看展覽，并指著其中一張金融街舊景圖片，對區領導說我原來就住在那里。再如，由西城區政府、國家檔案局牽頭，局（館）參與的“紀念中國共產黨成立90周年檔案展”，該展覽在中央黨校巡展時，時任國家副主席習近平對檔案系統能夠運用檔案史料為黨校學員開展黨史教育的做法給予充分肯定。“群眾路線在西城”、“辛亥革命與北京西城”、“慶祝中國人民抗日戰爭勝利70周年”等主題展，也都引起了社會各界的強烈反響。同時，局（館）還針對所轄區域內的武警官兵、科級干部及學校的大學生提供形式多樣的展覽，通過展覽的方式，給他們上了一堂生動的愛國主義教育課。據統計，截至目前各類展覽共接待參觀者萬余人次，可以說舉辦展覽已經成為局（館）重要的宣傳教育平臺之一。

欲識潮頭高幾許，越山渾在浪花中。大數據時代，檔案利用服務工作正蓬勃發展，勢不可當，西城區檔案局（館）歷經多年的沉淀與積累，特別是帶著對檔案利用服務工作的那種堅守，敢向濤頭立，揚帆正遠航！