新形勢下“服務(wù)型”高校二級學(xué)院辦公室工作的創(chuàng)新探索

潘厚勇

摘 要：高校二級學(xué)院辦公室工作承上啟下、協(xié)調(diào)左右，集管理性、執(zhí)行性、服務(wù)性于一身，是部門工作正常開展的重要樞紐。辦公室工作人員，必須認(rèn)清自身工作特點(diǎn)，改變思想作風(fēng)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)理念和方法，提升服務(wù)能力，從繁雜的工作中解放出來，為廣大師生員工提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：服務(wù)；二級學(xué)院；辦公室；管理；創(chuàng)新服務(wù)

隨著我國高校內(nèi)部管理體制改革的深化，高校已基本實行二級管理，高校二級學(xué)院辦公室作為各方聯(lián)系與溝通的橋梁，起著越來越重要的作用。二級學(xué)院辦公室工作人員要牢固樹立服務(wù)為先的宗旨，為學(xué)校其他職能部門、本部門師生員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，不斷更新工作思路，創(chuàng)新工作方法，構(gòu)建“服務(wù)型”辦公室工作模式，推進(jìn)高校二級學(xué)院辦公室工作有序進(jìn)行。

一、二級學(xué)院辦公室工作特點(diǎn)分析

（1）管理性。二級學(xué)院辦公室的主要工作就是行政管理，主要包括二級核算經(jīng)費(fèi)管理、二級學(xué)院后勤保障、二級學(xué)院資產(chǎn)管理、文件檔案的搜集與管理、各種信息的傳遞與交流以及各級領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的事務(wù)性工作等。

（2）執(zhí)行性。二級學(xué)院辦公室，作為高校最基層的管理層，具備政策指令的執(zhí)行性。這一特點(diǎn)要求辦公室工作人員，必須從政治的高度觀察和思考問題，嚴(yán)格把握政策尺度與范圍，落實好學(xué)校、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)布置的各項工作和有關(guān)政策精神。

（3）服務(wù)性。從現(xiàn)代管理學(xué)角度看，管理就是服務(wù)，辦公室人員必須牢固樹立服務(wù)意識，耐心、細(xì)致、熱情、周到地為師生員工服務(wù)，建立和諧幸福的“大家庭”。在各項工作的執(zhí)行過程中，不能機(jī)械、教條地生搬硬套，而應(yīng)根據(jù)實際情況，針對不同的服務(wù)對象，采取不同的服務(wù)方式和方法，將制度的原則性同執(zhí)行的靈活性相結(jié)合，力求達(dá)到最佳的管理與執(zhí)行效果。

二、改變思想作風(fēng)，創(chuàng)新服務(wù)理念

（1）提升政治思想素質(zhì)。不管是辦公室主任，還是普通科員，都必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷地提高自身素質(zhì)。作為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，要有堅定的政治立場，必須充分地了解學(xué)校和學(xué)院整體發(fā)展思路，實事求是，顧全大局，維護(hù)學(xué)校和學(xué)院的整體利益。同時，辦公室工作繁雜，工作人員必須具備細(xì)致認(rèn)真的工作作風(fēng)，才能有序地完成各項工作。而且辦公室經(jīng)常會遇到臨時工作任務(wù)，要求工作人員有為學(xué)院發(fā)展?fàn)奚陨砝娴木瘢袩o私奉獻(xiàn)、吃苦耐勞和全心全意為學(xué)院師生服務(wù)的精神。因此，提高自身政治思想素質(zhì)，堅定為師生服務(wù)的理想信念，是做好辦公室工作的先決條件。

（2） 妥善處理“大”與“小”的關(guān)系。辦公室工作繁雜，期間不乏影響學(xué)院發(fā)展的“大事”，如部門年度計劃的制定與落實、二級財務(wù)預(yù)算與核算、重要會議的安排、突發(fā)事件的處理等問題，都需謹(jǐn)慎對待，提高工作效率和質(zhì)量。然而，辦公室更多的是“小事”，如接打電話、收集材料、收發(fā)文件、活動通知、打印公文、車輛安排，等等。這些事情看似很小，也沒有太多的技術(shù)含量，但卻與學(xué)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)息息相關(guān)。

因此，無論大小事，都需認(rèn)真對待，牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”的思想，培養(yǎng)耐心、細(xì)心的品格，服務(wù)好每件事、每個人。

（3）“服從”意識轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)”意識。由于辦公室工作的執(zhí)行性特點(diǎn)，許多工作都停留在“服從”的層面上，服從上級、服從領(lǐng)導(dǎo)，按部就班開展工作。缺乏創(chuàng)新意識，缺乏人文關(guān)懷，未能與崗位特點(diǎn)相結(jié)合。在新形勢下，我們必須改變一味“服從”的工作作風(fēng)，大力提倡“服務(wù)”意識，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀服務(wù)，為部門做好協(xié)調(diào)服務(wù)，為師生做好指導(dǎo)服務(wù)。

三、創(chuàng)新服務(wù)方法，提升服務(wù)能力

（1）提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)。管理者自身的業(yè)務(wù)能力直接影響管理的效率和服務(wù)的質(zhì)量，管理者除了服務(wù)態(tài)度好、服務(wù)意識強(qiáng)以外，還必須擁有豐富的管理理論知識，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，才能提供優(yōu)質(zhì)而高效的服務(wù)。然而，高校二級學(xué)院辦公室人員基本上是以年輕人為主，大多由教師轉(zhuǎn)崗人員組成，管理經(jīng)驗缺乏，業(yè)務(wù)能力亟待提高。因此，在自身努力積累工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，高校應(yīng)該重視現(xiàn)有辦公室工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，打好“走出去”“請進(jìn)來”兩張牌，多方面學(xué)習(xí)交流，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高服務(wù)效能。

（2）科學(xué)制訂計劃，統(tǒng)籌安排時間。辦公室工作千頭萬緒，必須有科學(xué)的計劃性，把握各項工作的時間節(jié)點(diǎn)，做到忙而不亂。年初根據(jù)學(xué)校和部門確定的年度工作計劃，建立詳細(xì)的工作行事歷，做到每月工作有重點(diǎn)，每項工作有專人負(fù)責(zé)。針對實際情況，月初應(yīng)對工作計劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，統(tǒng)籌安排好工作時間，提高工作效率。同時要想在前、謀在先，為領(lǐng)導(dǎo)留足決策時間，為師生留足準(zhǔn)備時間，避免疲于應(yīng)付，確保有充分的時間和精力高質(zhì)量地完成服務(wù)工作。

（3）完善管理制度，加強(qiáng)宣傳力度。科學(xué)化、制度化管理是構(gòu)建“服務(wù)型”高校二級學(xué)院辦公室工作的有力保障。只有加強(qiáng)管理制度建設(shè)，明確責(zé)任分工，提高制度的執(zhí)行力，辦公室工作才能高效運(yùn)行。首先，加強(qiáng)制度建設(shè)，積極推進(jìn)規(guī)范化管理，完善績效考核、財務(wù)報銷、教學(xué)規(guī)范、接待、考勤、公文處理、檔案管理等一系列制度的修訂，加強(qiáng)宣傳力度，組織教職工深入解讀相關(guān)制度，提高制度的執(zhí)行力。其次，規(guī)范崗位責(zé)任制，將部門工作任務(wù)細(xì)化到人頭，做到事事有人干、事事有人管，有效避免因職責(zé)不清出現(xiàn)相互推諉扯皮現(xiàn)象。最后，加大制度執(zhí)行力，增強(qiáng)每個人員按規(guī)章制度辦事的自覺性，強(qiáng)化制度的約束力和透明度，避免辦公室工作人員反復(fù)催促、重復(fù)勞動，工作人員只需按制度化程序為師生提供好服務(wù)，誠懇接受廣大師生的監(jiān)督。

（4）加強(qiáng)信息化平臺建設(shè)，提升服務(wù)效能。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化校園正悄然走進(jìn)我們的身邊，各高校已經(jīng)著手全面推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，學(xué)院與學(xué)校各職能部門基本實現(xiàn)了快捷的網(wǎng)上辦公模式。但由于軟硬件設(shè)備、人力資源等因素，各二級學(xué)院內(nèi)部信息化辦公水平并不高。那么，在現(xiàn)有條件下如何搭建二級學(xué)院信息化平臺，提升服務(wù)效能呢？首先，辦公室工作人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提升現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)能力，熟練掌握學(xué)校數(shù)字化平臺的使用，加強(qiáng)與學(xué)校各職能部門和其他二級學(xué)院的信息溝通。其次，加強(qiáng)學(xué)院網(wǎng)頁信息發(fā)布，建立學(xué)院工作QQ群、微信號、短信群發(fā)等交流平臺，形成立體式的信息傳播渠道，實現(xiàn)快捷的信息傳達(dá)與信息匯總。最后，建立數(shù)字化檔案材料，對使用頻率較高的檔案材料，實施電腦掃描保存，建立數(shù)字化檔案目錄，便于查詢，減少師生反復(fù)提供材料復(fù)印件的煩惱，提高服務(wù)效能，增強(qiáng)廣大師生的認(rèn)同感。

（5）營造良好工作環(huán)境，搭建開放性、協(xié)調(diào)性服務(wù)平臺。辦公室是學(xué)院工作的樞紐，起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的作用，其工作方式是多層面、全方位、綜合性的。因此，辦公室工作不能閉門造車，對內(nèi)對外都應(yīng)體現(xiàn)出其開放性、協(xié)調(diào)性的特點(diǎn)，努力營造和諧、有序的工作環(huán)境。辦公室工作人員一方面要注意收集和上報學(xué)院師生各方面的意見和建議，及時反饋領(lǐng)導(dǎo)的處理意見，增加工作的透明度；另一方面要加強(qiáng)與其他部門的溝通與聯(lián)系，開闊視野，協(xié)調(diào)好學(xué)院與學(xué)校其他各部門之間的關(guān)系，建立聯(lián)動機(jī)制。

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（作者單位：杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院）