涉外項目檔案資料管理的探索與實踐

楊茂碧

[摘 要]土耳其阿特拉斯項目是中電投工程公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月10日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案資料管理方面，緊緊依托工程建設節點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐。

[關鍵詞]阿特拉斯；設備圖紙管理；供貨商資質

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.40.041

1 招標文件管理

阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。目前已經完成了主機標招、一至六輔輔機設備招標、工程招標及項目議標。

2 合同管理方面

所有合同、技術協議、補充協議由PAP進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中（與國內相同），便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽，代簽合同須有委托書才予以代簽。

3 施工圖紙管理方面

國內：根據工程公司要求，施工圖由PAP管理軟件進行管理。先將設計院計劃出圖目錄導入PAP圖紙管理模塊，現場實際到圖后將計劃到圖的目錄引入實際到圖模塊，資料室將打印分發單發至各參建單位，同時整個項目人員將能從PAP中隨時查閱到圖情況，但所有施工圖只能通過紙質版進行查詢。

國外：根據業主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步詳圖。經業主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發至施工現場，想查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。

4 設備圖紙管理方面

國內：設備圖紙及資料一部分隨設備裝箱到達現場，一部分是廠家通過郵件形式發送至現場。隨設備的資料由設備代保管方進行清點，制作移交清單。工程公司資料室收到移交資料后進行合同核對，同時交由相應專工進行確認，經與合同、專工確認無誤后，資料室方可簽字接收。

設備圖紙及資料由PAP軟件進行管理，將收到的廠家資料按照合同、專業、臺套錄入PAP圖紙管理模塊中的“廠家資料”欄，在相應的設備名稱下添加廠家名稱、專業、實際所到資料名稱及份數。資料人員申請簽發，領導收到簽發通知后，分發給相關單位，同時信息反饋給資料錄入員，錄入員打印分發單，將紙質資料、圖紙發至各相關單位。

國外：項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業技術人員及資料室根據合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發現缺件，由物資部門負責聯系廠家補供。

5 文檔管理方面

國內：所有表格（除驗評規范表格外）均在PAP中統一生存。一般由施工技術人員、施工單位資料室、監理單位、工程公司資料室、下發施工單位等程序，并進行電子與紙質文件一并歸檔，經歸檔后的文件，各參建單位均能在PAP進行查詢。

國外：目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統一發布，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發至相關專業人員及領導，將電子掃描件按文種、專業進行歸類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。

6 設計變更管理

國內：變更有設計院提出變更、業主變更及施工單位申請變更，所有變更由設計院出單，經工程公司質量主管或相應專業人員簽字后，即發至施工單位執行，現場執行完后，經監理公司專業人員現場檢查合格后，方可簽字封閉。

國外：

（1）設計方出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發至EPC總承包領導及相關專業和業主項目經理及相關專業，經業主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業人員及業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位實施。

（2）施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業主技術負責人簽字確認后，發至施工單位實施。

7 供貨商資質

國內：供貨商資質。包括：營業執照；生產許可證；產品（典型產品）的檢驗報告；企業質量管理體系認證或產品質量證證書；新產品應有試驗報告鑒定證書等；特殊設備應有安全許可證。

國外：內容與國內要求一致。因大多數材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商公章。

8 驗評資料

國內：根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規程》，驗評資料在組卷時，要求每個單位工程須有單位工程設備、材料出廠試驗報告及質量證明材料登記表、設計更改登記表、所用計量器具登記表、質量竣工驗收記錄、質量控制資料核查記錄、安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄、竣工驗收文件。

國外：雖然管理也是根據DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規程》，焊接執行美國ASME 標準，施工單位分專業報送ITP計劃清單。

9 竣工資料的整理移交

國內：根據國家有關規范及中電投2012年《火電工程達標投產考核辦法》等要求，竣工資料一般為168結束后6個月完成。

9.1 竣工檔案的質量要求

項目歸檔文件應齊全、完整、準確、系統，簽章手續完備；其內容真實、可靠與工程實際相符合；項目文件應為原件；項目文件應字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合GB/T 11822規定；由勞務分包形成的文件，發包單位應對形成文件承擔全部的質量責任并簽字確認；用于記錄的專業施工與驗收表格式文件，應符合現行電力行業標準的格式，沒有填寫內容的空白格應用畫線或加蓋“以下空白”章，以示閉環。檔案的檔案卷盒、卷皮、表格、分類、編目、裝、用紙規格、書寫格式等應符合國家規定及工程公司相關要求；歸檔文件統一采用A4紙，70g以上白色書寫材料。電纜合格證若是鐵制材料的，先裝入大信封，再線裝。

9.2 竣工檔案的歸檔要求

歸檔時間：機組移交生產后1個半月內按合同規定整理1正1副竣工資料提交業主。

歸檔份數：招投標、合同文件1正1副，設備資料每臺機組2套、公共系統設備資料2套、施工圖1套；項目施工文件1正1副，竣工圖2套。

歸檔文件的原件與復印件的掌握：自己單位產生的文件要以原件歸檔，外來文件在副本中可使用復印件。

運用PAP“工程資料管理”軟件進行電子版上傳及竣工資料組卷工作，在單位工程竣工驗收時，將所有的項目竣工文件錄入竣工資料管理程序內，同時提交二套相對應的電子版（電子光盤或移動硬盤）。

9.3 工程檔案的組卷原則

項目施工文件按單項工程、單位工程組卷；管理性文件按問題、時間組卷。

工程檔案的組卷在卷內文件排列、案卷編目、案卷封面的編制、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、案卷裝訂等方面也有不同的規定要求。

國外：根據EPC總承包合同及2008年3月19日會議要求，需要移交業主的資料為已批準的圖紙電子版1份，進度，技術要求和其他文件4份，已批準的圖紙7份，測試過程報告6份，設備測試證書6份，運行維護手冊7份，竣工圖15份，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明4份。

需要移交業主的文件大致為：凡中英文對照聯系單、報業主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件。

9.4 竣工資料的質量要求

比國內要求少，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業主項目經理批準，紙質文件由項目現場主管經理一人簽字即可。移交的竣工資料須蓋“For construction”公章。