探討ERACCP方法在ERP風(fēng)險(xiǎn)控制中的運(yùn)用

張文利

[摘 要]企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）是著名信息咨詢(xún)公司Gartner 20世紀(jì)90年代提出來(lái)的概念，逐漸演變?yōu)橐环N成熟的企業(yè)管理思想和管理模式，是一個(gè)集合企業(yè)所有資源進(jìn)行有效地計(jì)劃和控制，被稱(chēng)為企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)。成功的ERP應(yīng)用使企業(yè)的決策建立在科學(xué)的基礎(chǔ)平臺(tái)，最終提升管理的效率和效果。但是，ERP在應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)過(guò)程中會(huì)給企業(yè)的管理和經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大的變化，進(jìn)而影響到企業(yè)的各個(gè)層次，尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代，信息化項(xiàng)目中眾多的不確定因素，決定了項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。投入越大，風(fēng)險(xiǎn)也越大。因此，ERP項(xiàng)目的建設(shè)也要有風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)和手段。企業(yè)如何正確的決策和采用理性的方法成功實(shí)施ERP，是企業(yè)管理的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，實(shí)質(zhì)上，ERP成功需要滿足一系列必要和充分的條件，而失敗僅因個(gè)別關(guān)鍵因素不到位就足以導(dǎo)致失敗，所以，企業(yè)在與ERP系統(tǒng)對(duì)接時(shí)，應(yīng)滿足ERP實(shí)施的各項(xiàng)要求，特別應(yīng)滿足關(guān)鍵成功因素方面的需要。ERACCP（企業(yè)資源計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)分析及關(guān)鍵控制點(diǎn)）即是基于這一思想產(chǎn)生的，進(jìn)行ERP實(shí)施全過(guò)程多因素的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制的實(shí)用性方法。本論文探討ERACCP方法在ERP風(fēng)險(xiǎn)控制中的運(yùn)用，以達(dá)到有效控制風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)ERP功能和效益的目的。

[關(guān)鍵詞]ERACCP方法；ERP風(fēng)險(xiǎn)控制；風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；HACCP

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.44.128

1 ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法及其特點(diǎn)

任何項(xiàng)目的實(shí)施，無(wú)論企業(yè)資金多么雄厚，項(xiàng)目準(zhǔn)備甚至是無(wú)懈可擊，但都存在著風(fēng)險(xiǎn)，更何況ERP軟件不是一件普通商品，它作用的對(duì)象是生產(chǎn)力要素中最具活力、最具變化性的要素——人和由人參與的企業(yè)管理活動(dòng)，而企業(yè)的管理活動(dòng)由于企業(yè)特點(diǎn)、產(chǎn)品特性、企業(yè)文化、發(fā)展背景、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，甚至管理人員個(gè)人素質(zhì)等眾多因素的不同而各不相同。因此ERP軟件的實(shí)施，其風(fēng)險(xiǎn)與難度之大可想而知。任何項(xiàng)目的實(shí)施都具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性。ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要指什么？我們經(jīng)常提到的“風(fēng)險(xiǎn)”，多指對(duì)項(xiàng)目“不利”的不確定因素。這些不利的風(fēng)險(xiǎn)存在于任何項(xiàng)目中，風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，它的影響是多方面的，如導(dǎo)致項(xiàng)目產(chǎn)品/服務(wù)的功能無(wú)法滿足客戶的需要、項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算、項(xiàng)目計(jì)劃拖延或被迫取消等，其最終體現(xiàn)為客戶滿意度的降低。因此，識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并采取措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)即風(fēng)險(xiǎn)管理有著十分重要的意義。國(guó)內(nèi)許多企業(yè)投身于ERP熱潮，但實(shí)施ERP的成功率不高。不同的企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目的過(guò)程中，可能會(huì)遇到許多不同的風(fēng)險(xiǎn)，如項(xiàng)目費(fèi)用超出財(cái)務(wù)預(yù)算、項(xiàng)目計(jì)劃延期或被迫取消、系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性低等，它們的影響是多方面的。所造成的結(jié)果也是無(wú)法估量的。這些不同的風(fēng)險(xiǎn)有來(lái)自企業(yè)自身的，也有來(lái)自企業(yè)外部的。包括選型不當(dāng)、缺乏團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)、高層主管的重視程度不高、無(wú)效的溝通、關(guān)鍵用戶的參與度低、員工培訓(xùn)不充分、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)過(guò)于復(fù)雜、業(yè)務(wù)流程滯后、管理者素質(zhì)不高、缺乏項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、組織變革不足、企業(yè)信息化基礎(chǔ)的缺陷、缺乏管理咨詢(xún)經(jīng)驗(yàn)、領(lǐng)導(dǎo)能力不足、系統(tǒng)自身的缺陷、系統(tǒng)缺乏維護(hù)、系統(tǒng)供應(yīng)商選擇不當(dāng)、缺乏實(shí)施規(guī)劃、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、有效的風(fēng)險(xiǎn)控制將有助于企業(yè)做出科學(xué)的決策，避免風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的損失。

2 ERACCP方法及其在ERP風(fēng)險(xiǎn)控制中的運(yùn)用

為了能夠分析ERP實(shí)施過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)種類(lèi)和大小，擬定相應(yīng)的控制風(fēng)險(xiǎn)措施，確定風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵控制點(diǎn)，特別基于HACCP思路演化而成專(zhuān)供ERP實(shí)施之用的ERACCP方法。

HACCP現(xiàn)在已有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)程和實(shí)施方法。HACCP包括7個(gè)原理：①進(jìn)行危害分析； ②確定關(guān)鍵控制點(diǎn)；③確定各關(guān)鍵控制點(diǎn)關(guān)鍵限值；④建立各關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)控程序； ⑤建立當(dāng)監(jiān)控表明某個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)失控時(shí)應(yīng)采取的糾偏行動(dòng)；⑥建立證明HACCP系統(tǒng)有效運(yùn)行的驗(yàn)證程序；⑦建立關(guān)于所有適用程序和這些原理及其應(yīng)用的記錄系統(tǒng)。

ERACCP則是將HACCP的基本思想和方法移植到ERP實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)分析和控制當(dāng)中。它以ERP實(shí)施的整個(gè)過(guò)程為研究?jī)?nèi)容，對(duì)多種因素按照實(shí)施環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，確定風(fēng)險(xiǎn)種類(lèi)和關(guān)鍵控制點(diǎn)，提出監(jiān)控指標(biāo)和監(jiān)控方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、風(fēng)險(xiǎn)抑制和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，將風(fēng)險(xiǎn)控制在企業(yè)愿意承受的范圍內(nèi)，從而達(dá)到保證ERP實(shí)施成功的目的。

ERACCP主要研究ERP在實(shí)施過(guò)程中，在整個(gè)體系中將可能出現(xiàn)的那些風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)有哪些風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如何確立關(guān)鍵控制點(diǎn)，使項(xiàng)目部門(mén)能將力量集中于那些對(duì)消除實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)起關(guān)鍵作用的步驟上。其中，關(guān)鍵控制點(diǎn)是指在ERP實(shí)施中的某一步驟、某一過(guò)程或某一點(diǎn)，通過(guò)對(duì)其實(shí)施重點(diǎn)控制，能夠預(yù)防或消除實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，或能將風(fēng)險(xiǎn)降低到可接受水平。

ERACCP主要由8個(gè)基本步驟組成，分述如下：

第一步，組建ERACCP小組。由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和生產(chǎn)、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、技術(shù)、信息、企業(yè)管理、人力資源、供應(yīng)鏈管理、軟件商、咨詢(xún)單位等部門(mén)的人員組成。在組織構(gòu)成上為交叉功能小組，共同設(shè)計(jì)實(shí)施方案，并及時(shí)交流信息，使各種問(wèn)題盡早暴露，共同加以解決。

第二步，進(jìn)行全流程的風(fēng)險(xiǎn)分析。它是以風(fēng)險(xiǎn)因素為對(duì)象，逐一將各種風(fēng)險(xiǎn)因素沿ERP實(shí)施流程圖和風(fēng)險(xiǎn)因素與企業(yè)各層面相關(guān)關(guān)系圖進(jìn)行分析。在分析過(guò)程中，以ERP實(shí)施的條件需求為藍(lán)本，分析各實(shí)施階段中企業(yè)各相關(guān)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，將條件需求與企業(yè)現(xiàn)實(shí)狀況進(jìn)行比較，即風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)的量化分析，從而評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重程度、危害性、風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和對(duì)ERP實(shí)施的現(xiàn)實(shí)和潛在影響，最終確定哪些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于ERP實(shí)施是重要的。

第三步，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)。關(guān)鍵控制點(diǎn)的確定要求應(yīng)用關(guān)鍵控制點(diǎn)來(lái)判斷各風(fēng)險(xiǎn)因素，得出該步驟是否為關(guān)鍵控制點(diǎn)。它以各種風(fēng)險(xiǎn)因素為評(píng)估單位，應(yīng)用關(guān)鍵控制點(diǎn)判斷樹(shù)進(jìn)行判斷，從而得出對(duì)于該步驟是否為關(guān)鍵控制點(diǎn)的結(jié)論。這樣有利于ERACCP小組集中精力在關(guān)鍵步驟，解決重要的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，做到目標(biāo)明確，有的放矢。

第四步，制定各關(guān)鍵控制點(diǎn)的關(guān)鍵限值和控制范圍。它通過(guò)定出目標(biāo)水平和控制范圍來(lái)完成。

第五步，建立監(jiān)控程序。監(jiān)控內(nèi)容主要是了解ERP實(shí)施工作是否達(dá)到目標(biāo)水平和控制范圍。監(jiān)控程序即是風(fēng)險(xiǎn)控制內(nèi)容進(jìn)行核查。

第六步，制訂糾偏計(jì)劃。糾偏措施是指發(fā)生偏離時(shí)采取的糾正措施。糾偏最好是規(guī)定當(dāng)監(jiān)控結(jié)果表明有失控趨勢(shì)時(shí)，即應(yīng)采取的行動(dòng)。

第七步，建立有效的紀(jì)錄保持程序。準(zhǔn)確的紀(jì)錄保持是一個(gè)成功的ERACCP計(jì)劃所應(yīng)具備的重要內(nèi)容。

第八步，建立驗(yàn)證程序。驗(yàn)證的目的是了解ERACCP系統(tǒng)整體運(yùn)行情況。

總之，企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是可以分析和控制的，其實(shí)施成功率也是可以提高的。關(guān)鍵是在實(shí)施過(guò)程中需要有完整的風(fēng)險(xiǎn)管理體系和具體的實(shí)施方法。本文所提出的ERACCP方法借鑒成功的HACCP方法并將其應(yīng)用在ERP實(shí)施中，可以具體指導(dǎo)ERP實(shí)施的工作過(guò)程。