淺析事業單位檔案管理制度

羅保剛

[摘要]隨著科學技術的不斷進步，人們對信息需求量也與日俱增，這對事業單位的檔案管理提出了更高的要求。檔案管理工作需要一定的專業性和技術性，就我國當前事業單位檔案管理的情況來看，在檔案管理上存在許多的問題，檔案管理制度有待改善。筆者就對目前事業單位檔案管理普遍存在的問題進行了分析，并提出了事業單位檔案管理制度改善的對策。

[關鍵詞]事業單位；管理制度；檔案管理

事業單位的檔案包含多個方面，這些檔案資料可以對人才進行選拔、考核，因此，事業單位的檔案信息能夠為其他工作是提供很大幫助，通過查閱檔案，可以及時獲取相關的信息，進而快速進行下一步工作。事業單位的檔案管理制度已經初步形成，但是在很多方面還是存在一定的問題，對事業單位造成了一定的負面影響。因此，事業單位必須針對檔案管理中存在的問題，進一步完善檔案管理制度，以順應時代要求。

1.當前事業單位檔案管理存在的問題

1.1事業單位檔案管理的信息化程度不足

科學技術的不斷發展促進了事業單位檔案管理的信息化，然而盡管當前網絡技術已經非常普及，但是在很多事業單位的檔案管理工作都沒能得到全面的信息化，信息化程度不足。一些非常重要的檔案信息仍用紙質檔案管理，而紙質檔案受天氣影響，在潮濕天氣下，紙質檔案很容易被破壞，一旦紙質檔案損壞，就很難修復，這在一定程度上造成了檔案信息的丟失[1]。此外，紙質檔案查找信息也相對困難，影響了檔案管理的效率。事業單位檔案管理工作信息化可以提高信息查找的效率，為事業單位檔案信息提供更為安全的保障。

1.2檔案管理人員綜合素質有待提高

事業單位的檔案信息對于單位各項工作的順利開展都有重要影響，然而很多事業單位對檔案管理工作卻沒有給予充足的重視，檔案管理人員普遍存在管理意識薄弱，綜合素質較低的問題，這在很大程度上影響了檔案管理工作效率，制約了檔案信息價值的發揮[1]。事業單位檔案管理人員在工作時由于缺乏檔案管理意識，工作態度散漫，造成了檔案更新的延后，對于檔案管理中出現的問題也不能及時發現及時解決，對事業單位的檔案管理工作造成了不良影響。

2.事業單位檔案管理制度的制定原則

2.1 統一化與差異化兼顧

在事業單位檔案管理工作中，檔案管理制度的制定需要堅持統一化與差異化兼顧的原則。事業單位的檔案管理制度需要以國家在檔案管理方面的相關標準為基礎，結合國家的相關規定，制定符合單位實際的檔案管理制度，促使事業單位檔案管理的規范化[1]。然而不是所有的事業單位的檔案管理制度都是相同的，不同的事業單位在檔案管理制度的制定上也應該結合單位的實際情況，針對事業單位的性質與特點進行制定，也就是說事業單位的檔案管理制度需要在國家標準上統一，但是在單位實際情況與性質上要存在差異，這就要求事業單位能夠對自身性質和特點做出正確的認識，并在實踐中不斷摸索優化，制定出滿足事業單位實際情況的全面的檔案管理制度。

2.2切實執行事業單位檔案管理制度

事業單位的檔案管理制度能夠促使檔案管理工作的規范化，但是如果只注重制度的制定而忽視執行，那么檔案管理制度就會成為空談，因此，事業單位在制定檔案管理制度后還需要強調制度的有效落實。事業單位的檔案管理人員需要嚴格按照制度和規范進行檔案管理，事業單位也可以在檔案管理制度落實的過程中強化監督制度、獎懲制度以及績效考核制度等，從而監督檔案管理人員工作的規范性，同時充分調動檔案管理人員的工作積極性，督促他們以檔案管理制度為依據開展相關工作[2]。事業單位還需要在檔案管理制度執行的過程中，不斷摸索，對制度中存在的問題進行分析，及時解決，進而不斷完善檔案管理制度，使檔案管理制度更加的完善。

2.3明確檔案管理人員權益和職責

事業單位檔案管理工作的主要執行者便是檔案管理人員，因此，檔案管理人員的工作積極性直接關系到事業單位的檔案管理工作質量與效率。檔案管理人員的工作積極性主要受自身權益與職責的影響，檔案管理人員在權益未得到明確保障或是因職責未明確而認為自身權益未得到保障時都會對檔案管理人員的工作積極性造成影響。因此，檔案管理人員的權益與職責明確就變得尤為重要。事業單位在制定檔案管理制度時就充分考慮檔案管理人員的權益和職責，對檔案管理人員職責范圍與權限進行明確，使檔案管理人員能夠在履行職責的基礎上，明確自身的正當權益并得到有效保障[2]。除此之外，事業單位還需要建立反饋渠道，通過聽取檔案管理人員的意見而完善檔案管理人員的權益，調整激勵機制，調動檔案管理人員的工作熱情，提高檔案管理工作的質量與效率。

3.促進事業單位檔案管理制度改革的措施

3.1創新事業單位的檔案管理體制

隨著我國經濟體制的不斷變革發展，事業單位的檔案管理制度也需要順應時代要求進行轉變，創新檔案管理體制，開展社會化的檔案管理，促使事業單位的檔案信息向社會化的檔案信息轉變。這里需要強調的是，在檔案信息社會化的同時還需要保證信息的安全性[3]。

事業單位在檔案管理過程中需要逐步形成并不斷創新完善自己的檔案管理制度，通過與事業單位實際情況相符的方式管理檔案，盡可能地在減少人力、物力的前提下，使檔案信息管理規范化，這樣才可以確保事業單位檔案管理工作的質量和效率。

3.2事業單位檔案管理信息化

事業單位檔案管理制度的改革在很大程度上是為了實現檔案信息化管理，而檔案信息化管理可以有效促進檔案管理制度的改革，兩者之間相互促進。在社會信息化高速發展的今天，對檔案管理信息化建設進行研究，對檔案管理制度的改革具有重要意義[3]。事業單位在日常的檔案管理工作中就需要加強檔案信息化建設，將檔案信息資源置于信息化領域，并進一步開發檔案管理的信息技術，通過計算機網絡實現檔案信息的共享，促使檔案信息的利用信息化，提高檔案資源的利用率。

3.3加強事業單位檔案管理重要性的宣傳

為了加快事業單位的檔案管理制度改革，事業單位需要加強對檔案管理工作的宣傳，結合單位檔案管理工作的實際，通過各種渠道強調檔案管那里的重要性。事業單位可以結合自身檔案管理的實際情況，開展檔案管理相關法律普及與教育工作，使檔案管理人員能夠明確檔案管理工作的重要性，促進檔案管理制度的落實，規范檔案管理工作。

4.結語

隨著我國社會經濟與科學技術的不斷發展，檔案信息的需求量也不斷增加，這對事業單位的檔案管理工作提出了更高的要求，事業單位需要結合自身的實際情況，針對檔案信息管理中存在的問題，進一步完善檔案管理制度，促使事業單位檔案管理信息化，以適應我國社會主義市場經濟發展的規律，促進事業單位的不斷向前發展。事業單位需要對檔案管理工作有一個統籌規劃，對管理制度進行優化改革，從而提高事業單位檔案管理的質量與效率。

參考文獻

[1]路晉超，賈彥敏，林建民.事業單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2013（11）：120-127.

[2]羅麗英.聘用制下事業單位人事檔案管理模式創新研究[J].邢臺職業技術學院學報，2012（06）：45-56.

[3]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2012（13）：28-39.