淺談工程監理單位檔案資料管理控制

王勇

摘 要：檔案管理貫徹工程建設全過程，資料的形成、保存及歸檔是一個系統管理的過程，是全員參與的過程，不可片面理解為僅為檔案人員的工作，資料的形成質量更為重要。監理在工程資料的管理中即是形成者又是審查方，只有更好的理解工程資料管理的意義，才能更好的為工程服務，保證工程資料完整、真實、準確、高質量。

關鍵詞：工程檔案；監理；管理

1 監理工作范圍

圍繞監理合同明確的工作范圍，以及合同賦予監理行使的權利，系統的對工程資料的形成、歸檔進行檢查監督。這包括：對監理自身形成資料的自我檢查以及對施工單位資料形成的審查過程。

2 檔案過程管理

2.1 建立、健全檔案管理組織機構

工程監理中心作為工程的監理單位，圍繞監理工作范圍和內容，在工程監理過程中成立了由總監理工程師負責的檔案管理體制，領導層設立分管副總監、總工技術把關，管理層主要由綜合部負責人具體管理，其他部門負責人牽頭配合。執行層以綜合部檔案專工具體實施，各部門監理工程師配合，真正做到職責分明、層層把關，保證歸檔資料真實、齊全、完整、高質量。

2.2 確定檔案整編依據

（1）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（D/T28-2002）；（2）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》 （GB/T11822-2008）；（3）《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB10609.3-89）；（4）《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）；（5）《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）；（6）《相應施工項目檔案管理辦法》文件規定及要求。

2.3 建立、健全規章制度

在工程監理過程中要建立健全檔案管理工作的各項規章制度，應制定事宜本工程的《工程信息管理監理實施細則》及《工程文檔管理監理實施細則》，明確各專業負責人對監理文件資料的收集、整理、編制的職責和監理工程師在施工過中對原始資料進行控制和把關的責任，確保檔案資料的完整、準確、系統、真實。

2.4 加強過程檔案資料收集、整理、保管

（1）為保證檔案資料收集齊全、完整、真實，監理應采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況，發現問題及時糾正，專責監理工程師隨機抽查，現場監理工程師在對進度與施工質量檢查時，同時也對施工工程資料的收集、整理情況進行檢查，督促施工單位建立和實施檔案管理制度，隨工程進展加強檔案管理，做好檔案各項工作。

（2）針對工程項目的特點及施工過程中的檔案整理情況，監理應聯合業主檔案管理人員定期對各施工單位的檔案整理情況進行檢查，并進行月考核打分。督促其不斷完善和實施工程資料的管理制度，及時收集和編制工程資料，避免檔案原始材料散失，對已完成的單位工程，及時進行檔案歸檔、移交，保障工程檔案的完整性、系統性。

（3）監理應會同業主每月按時召開檔案管理專項會議，會議由監理主持，各單位匯報本月檔案完成情況、下月計劃安排、對上次會議提出問題的整改情況以及需監理業主協調事宜；監理點評各單位月計劃執行情況、通報月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會后形成會議紀要，督促各單位按照會議紀要要求落實相關事宜。

2.5 強化監理檔案人員的業務培訓、不斷提高檔案管理水平

監理應積極參加業主組織的類似工程檔案參觀學習以及業主聘請檔案專家到現場的指導、培訓，提高了檔案人員的業務水平。定期組織監理中心內部員工進行檔案學習培訓，提高兼職檔案員業務水平。圍繞檔案歸檔監理中心以年青員工為主成立QC小組，開展QC活動，提高檔管理水平。

3 監理對施工單位竣工資料及竣工圖的審查

3.1 對竣工資料的主要審查內容

3.1.1 往來文件方面

以監理收發文記錄為準核對文件的完整性，檢查文件處理是否閉合，文件的分類組卷是否滿足組卷要求，卷內目錄及備考表編寫是否符合要求等。

3.1.2 驗收資料方面

監理工程師審查資料是否符合項目劃分要求，是否完整，驗收資料內容填寫是否符合技術規范要求（該項工作已在過程中執行），檔案專職人員審查資料歸檔方面相應內容，如是否預留裝定線，內容劃改是否符合要求，卷內目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。

3.1.3 試驗資料方面

試驗監理審查種類是否齊全，確認資料的真實性，抽檢頻率是否滿足要求，同完工報告描述是否一致，檔案專工審核裝訂線、卷內目錄、備考表填寫等歸檔方面的內容。

3.1.4 影像資料方面

監理工程師審查照片內容反映是否真實，是否能體現質量控制及施工過程，檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。（施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統，同樣遵循上述審查方式，保證了工程照片收集質量）

3.2 對竣工圖紙的主要審查內容

3.2.1 監理工程師審查內容

首先核對圖紙及設計更改通知單的完整性，（通過核對圖紙及設計更改通知單收發臺賬）；審查單張竣工圖更改是否真實完整（結合設計更改通知單）；審查竣工圖編制一覽表，是否同單張圖紙更改及設計更改通知單一一對應；竣工圖總說明及各專業的編制說明、竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況，是否真實完整。

3.2.2 監理檔案人員審查內容

修改篇幅是否超過35%，修改方式是否滿足要求，布局是否合理，竣工圖章選用及填寫是否滿足要求，折疊方式是否滿足要求，卷內目錄、備考表填寫是否規范等檔案內容。

3.3 對歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序

3.3.1 施工單位建立自查體系

技術人員整理，部門負責人審核，項目相應負責領導最終把關的三級審核制度。

3.3.2 監理審查程序

施工單位按相應要求編制好歸檔資料自檢合格→監理工程師及部門負責人（審查資料的真實性、完整性）→監理檔案專工及部門負責人（審查歸檔范圍、格式等）→分管副總監或總工（技術把關）→總監（落實執行情況）→進入業主單位審查流程。

4 結束語

檔案管理貫徹工程建設全過程，資料的形成、保存及歸檔是一個系統管理的過程，是全員參與的過程，不可單純認為僅為檔案人員的工作，資料的質量應有所保證。監理在過程管理中要建立、健全檔案管理組織機構，及相關的規章制度，加強過程檔案資料收集、整理、保管，同時強化監理檔案人員的業務培訓、不斷提高檔案管理水平，保證工程資料完整、真實、準確、高質量。