芻議如何加強檔案工作的規范化管理

張洋

摘 要：檔案作為歷史的重要記錄，在社會生活中所發揮的作用是不言而喻的。文章主要從領導、制度、人員三個方面來探討如何加強檔案工作的規范化管理，希望通過文章的分析，為檔案管理工作提供一些幫助，進而促進檔案工作更好的發展，為社會的發展貢獻力量。

關鍵詞：檔案工作；領導；制度；人員

引言

檔案可以說見證歷史的真實記錄，在人類社會的發展進步貢獻著巨大的作用，大到一個國家，小到一個單位，都會有檔案的影子，并且是不可忽略的組成。任何一個國家，一個家庭都需要有與之相關的規范和制度，這是社會有秩有序的向前發展的基本條件之一。一個單位也同樣需要規范。我們通常說的規范化管理，指的是單位的管理層人員根據單位的基本情況及未來的發展制定一定的規范，工作人員以此為依據來開展工作。檔案發展到今天已經擁有了比較完整的理論體系。怎樣卓有成效地推進檔案的規范化管理是一個值得深入探討的話題。人們對這個問題的見解是見仁見智，莫衷一是的。基于此，文章將重點就此問題展開分析。

1 單位領導要有重視檔案的意識

作為一個單位的領導，是單位的決策者，要從宏觀上把握檔案工作，進行整體布局，使檔案工作能夠在單位中順利的開展，認真的貫徹。（1）單位領導或主管和分管檔案工作的領導要積極參加有關部門組織的關于檔案方面的工作會議，進而對檔案這門學科有一個更深層次的把握和理解。（2）督促相關部門積極制定檔案工作制度，對文件進行認真學習，并組織相關的培訓，提高檔案工作人員的業務水平。（3）監督制定嚴格的檔案工作獎懲制度，并得到認真的貫徹落實。（4）督促本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，給予檔案工作人員指導行文和歸檔的權力，進而使檔案工作能夠有效開展。

2 建立健全檔案工作制度

建立健全檔案工作制度能夠給予檔案的眾多方面支持和保障，所以是極為重要和必要的。

（1）建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。檔案管理工作要作為一項具體的工作出現在單位領導的工作中；在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現檔案管理工作；制定綜合計劃時，需要考慮檔案軟硬件的需求，這樣便于保障檔案管理的設備齊全、經費充足；在部門的考核制度、個人的崗位責任制及年終考核中，都要對檔案管理工作有所體現，檔案工作應該成為反映部門工作的重要方面，直接和先進評比、年終考核相掛鉤。要給予將檔案管理工作做得好的部門或個人一定的獎勵，而對那些沒有認真對待的部門或是個人視情節而定，有工作散漫、玩忽職守的情況，應有一定的懲罰措施。

（2）建立健全檔案管理方面的制度，這樣檔案管理的相關工作都能夠做到有章可循。接收檔案標準要制定好，能夠大幅度提高進館（室）質量；制定整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數據入庫，實現檔案管理的科學化、現代化。

有了規范性的制度，還要求其能夠貫徹落實到位。上層檔案業務專業人員要加強對各級檔案工作人員的在專業技能上的指導和培訓，這樣有助于檔案管理人員更好的掌握工作方法。上層管理部門要定期組織相關的課程培訓來促進工作人員對檔案法規的理解與認識，使檔案工作人員明白分類的依據、保管期限的劃分等細節問題，這樣能夠有效減少由于下層檔案室所做決定的單一性和局限性。上層管理部門還要做好分工，多與檔案人員進行溝通，對工作中出現的問題能夠在第一時間發現，給予處理，這樣保持上下聯動，使指導工作真正發揮作用。

（3）檔案管理工作加強流程管理。檔案是文件材料的組合體，把每個文件材料掌握好，才能保證檔案工作的各個環節的質量，從而促使檔案管理工作的整體質量上升一個臺階。檔案即“產品”，產品的設計、開發和服務全過程都要符合質量管理要求。要想使檔案達到標準化、規范化要求，抓好文件形成的細節往往起著決定性的作用。其實在實際的工作中，對于檔案管理工作出現的問題一般情況下比較好處理，但如果是文件材料的形成過程中出現的問題，處理起來就比較困難，有的雖然得到了一定程度的補救，但文件材料也會失去原始憑證和依據作用，檔案的保存價值也就無從談起。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才能得到可持續的改進。

3 加強檔案工作人員的管理

檔案工作最終是要通過人來完成的。再先進的科學技術和管理方法也需要人來應用。所以，必須要加強檔案工作人員的管理工作，這具有一定現實意義。

（1）檔案工作的性質和特點決定了檔案工作人員要有較高的政治覺悟性，要有一定的奉獻精神。作為記錄社會生活的重要載體，檔案工作人員要恪守職責，真實的記錄我國社會生活的歷史，要忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家秘密。

（2）檔案工作人員應積極參加單位組織的培訓，不斷提升自己的業務技能。現階段我國各行各業都顯現出蓬勃的發展勢頭，檔案管理人員要有責任感和使命感，時刻與時代發展保持一致，不斷更新理論知識，因為擁有了豐富的專業知識，檔案管理人員的視野才能開闊，綜合素質才能提高，才能促進檔案管理工作更好的完成。

（3）同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結構，改變同等知識水平構成的平面結構。一個檔案館（室）工作人員要具有高級（精通專業技術、進行課題研究）、中級（通曉管理技術）和初級（能夠進行熟練操作）等不同層次知識的人才。比較大的單位，檔案工作人員也較為充足，很容易形成這樣的層次分類；而相對比較小的單位，人員不很充裕，就會容易形成一人多專的情況，這樣也要求檔案工作人員具有較高的職業素質。

（4）《檔案法》是具有權威性的檔案立法，檔案工作人員應該以此為出發點，監督、指導、檢查檔案的前期控制。所謂的檔案的前期工作指的就是文件材料形成辦理的各個過程。文件材料要想入檔存卷，必須要保證材料的完整性和規范性，這也是保證檔案質量的前提和基礎。我國現階段的發展是將文件材料的形成工作和檔案工作區別開來的，這樣檔案人員參與文件的形成過程就成為了一個重要的環節。檔案工作人員要經常參與單位的行政、經營管理活動，工程竣工、設備開箱驗收、產品創優活動、科研課題及成果評獎等活動，這樣有助于對單位內部文件材料的整理，進而保證材料的完整性，那些沒有達到規范標準的文件材料必須堅決的予以去除。

4 結束語

通過文章的分析使我們充分了解到檔案工作的規范化管理離不開領導、制度、人員三個方面的內容。因為只有領導重視，能夠積極參與到檔案工作之中，才能夠建立比較完善的檔案工作制度，并且得到良好的貫徹，也能做到工作的有法可依，進而有利于檔案工作人員管理工作的有效開展。總而言之，在上下的協調配合之下，檔案管理工作才能夠在規范化的軌道上健康、持續的發展下去。

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