試分析提高農機檔案信息自動化水平的策略

劉亞秋

[摘 要] 在新形式新環境下，傳統的農機檔案管理方式嚴重制約了農機檔案的利用效率，隨著信息化時代發展的加快，對于信息的使用速度逐漸加快，越來越多的農機工作單位意識到農機檔案管理實現信息化的重要性，本文立足這一現實提出農機檔案實現信息化管理的相關對策。

[關鍵詞] 提高 農機 檔案信息 管理 對策 研究

[中圖分類號] S23 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2015）11-0228-02

隨著信息化的不斷發展，各行各業逐漸開始實行信息化管理。傳統的農機檔案管理方式方法落后，已經不能快速有效的為農機工作提供幫助。因此建立完善的科學農機檔案管理信息化系統，能夠使得農機檔案更好的實現其自身的價值。

1 農機檔案的特點

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。檔案管理是為了健全檔案的保管制度，促進檔案的開放與運用，發揮檔案功能。

1.1 針對性強

農機檔案存在的主要意義，是為了更好的服務。當農機工作機關在日常工作中需要使用檔案時，能夠及時從檔案管理處進行借調，滿足日常工作需要。例如在制定地方性政策過程中，需要對保存的歷史上的政策進行查詢，在大量歷史資料的基礎上，更好的分析當地的現實情況，制定出符合當地發展的地方性政策。但同時農機檔案服務的對象僅僅是針對農機工作環節，因此農機檔案針對性相對較強。

1.2 更強專業性

農機檔案包含的內容主要有：第一，農機監理員的檔案；第二，農機業務檔案；第三，農機文秘檔案。這三項檔案內容共同構成了農機日常工作的全部內容，這些檔案內容也是監督農機日常工作的重點途徑。

1.3 輔助性質

農機檔案的內容決定了農機檔案在農機日常工作中的地位，處于輔助參考地位。主要作用于農機工作前期的制度制定過程中，農機檔案全面收集了農機工作中重要的文件，在制定新的制度過程中，需要以史為鑒。

2 農機檔案信息化發展過程中存在的幾大問題

首先，農機檔案既具備檔案材料的共性，又具備農機檔案所獨有的特性。但是農機檔案在傳統工作手段的影響下，信息化水平發展低下，在農機檔案管理過程中，很大一部分農機檔案管理部門對于農機檔案的管理依靠落后的單一錄入的方式進行，嚴重制約農機檔案的使用效率。而且這種農機檔案管理方式存在很大的弊端，農機檔案數據的真實性難以得到保證，傳統的計算機數據記錄的編號數據有限，這就使得農機數據在編號過程中存在很大的缺陷，甚至出現重號的現象，計算機中存儲的數據不能夠很好的為日常工作提供需要。

其次，農機檔案管理人員素質低下。農機工作人員更新的速度遠遠低于計算機網絡技術的發展速度，這就使得長期受到傳統工作方式熏陶的工作人員，難以接受信息化檔案管理方式。無法適應已經更新換代的檔案管理方式。在農機工作中，很多單位對于農機檔案缺乏足夠的重視，農機檔案的管理由其他崗位的工作人員兼任，影響了農機檔案的正常應用。

3 提高農機檔案管理信息自動化水平的對策

3.1 規范農機檔案管理的標準

農機檔案長期受不到重視，很大程度上是因為農機檔案管理工作缺乏必要的制度化規范。農機檔案有效管理需要完成一系列的步驟，如收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編碼等環節，這些環節都需要有明確的標準對其進行規范，確保在檔案管理人員手中的檔案符合要求易于存儲。在信息化建設過程中，需要成立專門的檔案管理部門，由專門的檔案管理人員負責編碼查詢檔案工作，確保檔案的安全性。

3.2 完善檔案管理體系

檔案管理工作不是獨立于農機工作而存在的，是農機檔案管理工作與農機工作緊密結合的重要部分，農機檔案在農機工作中發揮其真正意義的關鍵在于全體農機工作人員重視農機檔案管理工作，在日常工作中為農機檔案管理提供便利。例如農機檔案包含的內容是農機工作的方方面面的資料文件，農機檔案為日后的農機政策制定提供參考的關鍵不在于農機檔案資料的多與少，更重要的是在于農機檔案數據的真實高效。

農機檔案管理的各個環節過程都需要專人負責，簡單來說就是在農機檔案收集、整理、編碼、錄入、存檔過程中，都需要由專人按照專門的標準嚴格執行，各個環節的工作人員相互配合，環環緊扣，提高農機檔案的質量。

3.3 解決其他限制因素

在當今這個信息化科技化的時代，高科技給我們的日常生活和生產工作提供了很大的便捷，也為農機檔案管理工作更好地開展提供了無限的可能性。在農機檔案實現信息化管理過程中，首先在引進信息化管理手段中需要提供一定的資金支持，管理人員需要充分認識到農機檔案管理的重要性，為農機檔案管理信息化提供資金支持。其次，引進高素質綜合性人才，提升農機檔案管理人員的水平。引進的高素質專業化人員需要具備以下幾方面的特征：首先，思想高度與黨中央保持一致，積極響應黨組織的號召，在工作中按照新的發展要求嚴格規范自己，在日常工作中政治立場明確，并且具有為人民服務的意識。其次，具有現實發展需要的時代精神。時代精神指的就是在工作中，具備敏銳的思想意識，與時代發展保持一致，不斷更新自己的思想，在信息時代保持高度的數據分析和處理能力，在大量的數據中提高自身的數據處理能力，在檔案管理工作中增強開發檔案資源的能力，更好的為農機工作提供依據。再次，檔案信息管理人員需要具備豐富的檔案管理知識以及必要的計算機知識。在信息化管理過程中，專業知識和電腦水平是做好檔案管理工作必不可少的組成部分。

結束語

現如今，信息技術飛速發展，并且已經滲透到各個行業，使得社會的各個領域發生著深刻的變化。農機檔案信息自動化發展是農機工作在新時期的發展需要，因此，在農機工作中，需要重視完善農機檔案管理工作，從各個部分著手實現農機檔案管理工作的信息化發展，完善農機檔案信息化建設的各個環節，解決農機檔案信息化發展的資金人員限制，為農機檔案信息化建設保駕護航。

參考文獻

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