企業檔案管理制度建設之我見

張靜

摘要：企業檔案管理制度是規范和推動企業檔案管理工作有效運行的基礎和前提。

關鍵詞：企業檔案 制度 檔案管理

現代化的企業管理制度對企業的生存發展有著重要的意義，不僅能夠改善企業生產環境，而且能減少浪費提升經濟效率，可以說現代化管理建設是企業轉型升級發展的必由之路。企業檔案管理作為企業管理的子系統，也要與時俱進。建立一套規范的、完善的、科學的企業檔案管理制度，有利于加強企業檔案信息資源建設和創新服務建設，從而進一步增強企業的市場競爭力。

近年來我國的企業體制機制、業務組合、市場布局、產品形態與企業文化等方面不斷優化創新，企業內部的組織結構、人力資源狀況和管理方式也發生了深刻變化。為加強傳統管理與現代企業管理的有機融合，這就要求我們對企業原有制度進行系統梳理和評估，不斷整合完善各項規章制度，加快標準化制度體系構建、完善制度管理機制。所以，企業檔案管理制度的建設也要提上日程。

1 建立現代企業檔案管理制度的必要性

企業檔案工作自從產生之日起就是與企業相伴而行的，企業的發展需要檔案工作，這一點是毋庸諱言的。在市場經濟條件下企業面臨的形勢更為復雜，檔案工作不僅為企業的日常管理與生產活動提供服務，而且還能在發生經濟糾紛的時候維護企業的合法權益。建立現代企業檔案管理制度是企業改革中的重要內容，也是企業檔案工作保持健康發展的必然階段。①企業改革需要檔案管理制度的創新。檔案為企業調整組織和產業結構提供重要的信息和依據。②社會主義市場經濟體制的建立，對檔案工作提出更新更高的要求，為檔案事業進一步發展創造了機遇。③現代企業制度的建立對檔案工作也提出了新的要求。檔案部門要積極探索檔案工作發展的新思路，著手進行改革，實現檔案管理制度的創新。

2 現代企業檔案管理制度的作用

①市場經濟體制的逐步深入，現代企業制度的確立，要求檔案以情報、信息的形態為企業現實活動服務。由于各企業規模、經營、技術、管理形態的不同，不僅檔案工作的機構設置、運行機制不同，而且在檔案管理的形態、方式、手段上也會有所區別，企業要根據自身情況，在充分借鑒傳統企業檔案規范化管理制度上建立現代企業檔案管理制度，縮短檔案的利用周期。

②隨著企業的不斷發展，檔案的歸類范圍也在不斷地變化著。部分企業檔案建設基礎設施薄弱，設施落后，檔案業務難以開展，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態，在共享性上與資源集聚、信息流動的現代管理理念不相適應，這就需要檔案人員科學的管理，使檔案能夠有效地應用。

③現代企業檔案管理要以“統一指導、分級保管”為原則，檔案管理為企業產品的技術創新提供了信息保障，規范化、科學化的檔案管理制度對于提升企業的核心競爭力有著積極的意義。

④現代企業檔案管理制度將更多地引入效益觀念，實行對內以價值計算服務水平，對外走經營之路，向實現檔案信息商品化過渡。

⑤現代企業檔案管理制度的基本條件是檔案部門能夠真正獨立地擁有和行使監督、指導、檢查的權利。

3 如何建立現代企業檔案管理制度

3.1 現代企業檔案管理制度是現代企業制度的內容之一，是企業管理的基礎。檔案工作可以為企業的生產建設、經營決策、宣傳教育、政治穩定等方面提供可靠依據和重要參考，因此企業要根據戰略規劃，圍繞企業檔案工作的方針、目標及管理模式，建立規范化、科學化的檔案管理系統。

3.2 企業主管部門必須切實對檔案工作重視起來，設立專門的部門和專業人員開展檔案管理工作，實行檔案分級保管。傳統的檔案格局已經逐漸發生了改變，企業要解放思想，樹立檔案直接為企業生產經營服務的觀念，以發展的眼光來看待企業檔案管理，實行檔案信息資源開發責任制，強化落實，抓住重點，在做好常規工作的同時，拓展渠道，調整接收范圍，定期開展檔案利用服務意見征詢活動，保證檔案服務透明、快捷、方便、高效，確定企業檔案管理的優勢并加以完善和提高。

3.3 盡快建立和完善檔案服務機制。企業要強化檔案的管理工作，自主決定檔案的存毀、出售或轉讓。企業要改善檔案服務條件，拓寬檔案服務領域，創新檔案服務機制，滿足新形勢下企業對檔案利用與管理的要求，實現企業檔案信息資產的保值和增值。

3.4 加快企業檔案管理現代化步伐。由于時代的發展和科技的進步，為了適應新形勢，要結合企業檔案管理和利用的特點，建立行之有效的科學管理、安全防范和應急處置機制，對紙質檔案實體進行數字化處理，加大檔案管理的資金投入，大力搞好檔案館舍建設，建立健全檔案管理制度，實行檔案安全管理目標責任制，定期進行檔案安全檢查，確保檔案的安全，加強檔案隊伍的建設，培養和選用檔案計算機管理專門人才，加強檔案管理人員專業知識的學習，使其在結構、功能、容量等方面都能適應新時期檔案事業發展的需要。

總之，建立企業檔案管理制度，就是為了檔案管理走向系統化，程序化和標準化，使得檔案管理有法可循，有章可依。有了這種制度，也使得企業管理更方便，更高效。企業檔案管理制度就是要統一指導、分級管理、職能獨立、講求效益。

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