對事業單位檔案管理的創新思考

王中玫

摘 要：事業單位作為我國行政服務體系中的重要組成部分，在社會管理與服務過程中發揮著關鍵的作用。事業單位開展各項工作離不開檔案管理，伴隨著社會的不斷進步，事業單位的檔案管理也面臨著變革的趨勢，特別是隨著高新技術手段的不斷豐富，檔案管理工作的創新已經迫在眉睫，如何實現檔案管理的創新成為擺在事業單位面前重要的課題。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；創新路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）05-0145-01

在我國龐大的社會行政體系里，事業單位是其中的主要組成部分，也是我國行政職能得以落實的重要機構。而在事業單位整體的運營過程中，檔案管理作為服務于事業管理的重要工作具有特殊的意義，并且，當下傳統的檔案管理已然不能夠滿足事業單位的實際需求，檔案管理創新改革勢在必行，這也是擺在每個事業單位面前重要的任務之一。本文主要就事業單位檔案管理過程中存在的問題進行分析研究，嘗試探索事業單位檔案管理的創新思路。

1 當下我國事業單位在檔案管理過程中出現的不足

1.1 缺乏嚴謹工作態度，不重視檔案管理工作

大部分事業單位的領導者對于檔案管理工作的重要性認識不夠，沒有將檔案管理工作提上重要日程，缺乏專職的領導進行督促落實。同時，管理者對于《檔案管理辦法》以及《檔案法》等相關文件也缺乏貫徹學習的力度，沒有認識到檔案管理對實際工作開展的促進作用，這就直接導致了對于檔案管理工作的不重視，工作態度不嚴謹，甚至沒有相應的管理制度，檔案管理工作呈現出一片混亂的局面。

1.2 工作人員缺乏扎實的業務基礎

筆者通過走訪調研發現，我國部分事業單位在檔案管理工作上基礎相當薄弱，盡管有的事業單位建立了相應的管理體制，但是由于沒有專門人員予以監督執行，從而致使其淪為形式，難以落實，檔案管理一片混亂；還有就是檔案管理工作人員業務基礎較差，檔案管理不科學，很容易出現管理混亂的現象。由于缺乏相應的管理制度和激勵制度作為支撐，這就導致相關工作人員的積極性不高，存在當一天和尚撞一天鐘的現象，主動投身檔案管理工作的主動性和責任感不強。

1.3 檔案管理缺乏現代化的工作設備

鑒于事業單位對于檔案管理工作不夠重視，因此在資金支出以及設備引進方面也是有所欠缺，由于資金不足，導致我國相當一部分事業單位的檔案管理設施落后，有的庫房十分簡陋，甚至成為雜物間，有的辦公條件差，庫房、檔案室以及辦公室并未分開，導致檔案管理工作難以有序開展。這些硬件設施上不完善的問題直接影響到了事業單位檔案管理工作的深入開展，對事業單位檔案管理工作水平提升起到了阻礙作用。

1.4 檔案管理人員素養較低且不夠穩定

由于事業單位中的檔案管理工作不受重視，而且檔案管理人員的待遇相對較差，因此也就導致工作人員流動性較大，變更十分頻繁，盡管有的事業單位針對于檔案管理人員流動性大的現狀制定了相應的解決措施，但是依舊難以真正解決問題，也無法培育出優秀的檔案管理人員。同時，一些事業單位對檔案管理人員的培訓和培養力度不強，導致很多檔案管理人員的素質不高，能力不強，無法勝任檔案管理的現實需求。

2 我國事業單位檔案管理工作的創新路徑

2.1 進一步完善檔案管理制度

要想實現科學的管理必然離不開科學完善的制度予以保障，因此就事業單位的檔案管理工作而言，理應建立科學合理的制度，并且該制度的建立理應同事業單位檔案管理的實際工作需要相吻合。同時，檔案管理制度還要具備實用性及可操作性強的特點，這樣方能夠充分節約檔案管理的時間，提高檔案管理的效率，充分發揮制度的規范與指導作用。值得注意的是，檔案管理規范制度的約束對象不僅僅是事業單位的員工，同時還有領導層甚至是該制度的制定者，制度在制定的過程中參與主體既包括事業單位的領導層也包括了普通員工，這樣才能夠體現出該制度的平等性，這也是制度得以順利實施的重要保障。檔案管理部分要充分保證制度執行的公正性與嚴肅性，真正做到獎懲分明。

2.2 深化檔案管理業務水平

各個事業單位之間應當充分重視檔案管理工作，轉變原有的理念，可以通過定期組織學習、宣傳的方式充分提升檔案管理的重視度，將單位的檔案管理工作提到顯著位置中來。首先，事業單位理應構建一整套綜合素質過硬的領導團隊，專門就事業單位的檔案管理工作進行管理與考核，對于其中出現的不足進行指導糾正，并能夠就檔案管理工作現狀提出合理化的建議；其次，事業單位還要建立專門的檔案管理考核機制，由專業人員負責對于檔案管理工作進行定期考察，并通過級別升降機制實現對于檔案管理工作的動態化管理；最后，事業單位還要對于本單位的檔案管理工作制定出量化評估標準，進一步推動檔案管理工作能夠朝著科學化與規范化的方向前進。

2.3 使檔案管理的工作質量同現代化接軌

伴隨著社會的不斷進步與科學技術的進一步發展，計算機以及互聯網技術得到了普及應用，事業單位的檔案管理工作實現信息化也成為大勢所趨，實現檔案管理的信息化能夠延長檔案的使用壽命，并實現工作效率的提高，這也是當下事業單位檔案管理改革創新的重要渠道。①我國各個級別事業單位中的檔案管理部門應當做好彼此信息的傳遞工作，及時、精準完成，從而能夠保證檔案資料信息的時效性；②事業單位的檔案管理部門應當充分利用計算機以及掃描儀等現代化設備，保證檔案能夠準確輸入計算機，將其中的圖文資料轉換成便捷的數據資料，實現了紙質檔案同電子檔案的雙向并存；③檔案管理人員還要充分利用互聯網科技實現檔案的管理創新以及資源共享，既能夠方面社會大眾，同時還能夠提高其利用率。

2.4 提高檔案管理的安全性和保密性

我國事業單位的檔案管理工作不同于普通院校機構的檔案管理，其中很多檔案資料都是極其重要的，甚至會涉及到國家機密，是不能夠向社會公眾公開的，因此對于事業單位而言，一定要做好檔案管理的保密工作。①就檔案存放的選址而言，應當依照國家相關法律法規建造專有的檔案管理存放地。同時，在檔案庫房的建造過程中要將其同檔案管理辦公室區分開來，閱覽室也要同庫房相區分，為強化庫房的安全性，還要對于庫房的所有門窗安置專用加固設備，防止出現盜竊；②在庫房檔案的管理方面還要安排專業人員，主要是負責庫房的安全與人員管理，禁止無關人員隨便進入庫房，做好檔案管理登記工作；③對于檔案管理人員進行專業化的培訓，保證管理員能夠準確區分普通保管檔案與保密檔案，保管檔案就是本單位在發展過程中因為工作需求與國家文化建設的需要而保存下來的相關資料；而保密檔案則是規定在一定期限內不能夠向任何人任何機構泄露的涉及國家安全機密的限制級別的重要檔案，從而保證檔案管理工作的安全有序開展。

3 結 語

綜上所述，當前我國事業單位檔案管理工作的創新勢在必行，不創新就無法適應新形勢的需要，不創新就無法促進檔案管理工作深入開展，不創新也無法推動事業單位各項工作再上新臺階。因此，在新時期和新階段，事業單位管理者必須要高度重視檔案管理工作，要從資金和人才兩個方面予以保障，不斷完善檔案管理的硬件設施，不斷提高檔案管理人員的素質和能力，促進事業單位檔案管理工作再上新水平。

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