材料采購供應管理創新探討

劉代順

摘要：本文基于傳統材料采購與供應管理方面存在的問題，從信息化的角度提出建設電子物資管理網的創新策略，具體介紹物資網材料供應與管理流程，并圍繞物資需求計劃、標準化倉庫建設、產品質量等工作，對加強材料采購供應管理的方法進行深度剖析，目的是最大限度地節約材料成本，擴大經濟效益。

關鍵詞：材料 材料 創新 采購管理

采購是企業開展工作的首要環節，是現代物流鏈中的一個基礎環節，也是企業進行生產經營活動的開始。它的管理狀況關系著整個物流鏈的進程，關系著企業最終產品的質量。比如材料采購成本下降不僅體現了企業現金流出的減少，而且直接體現在成本費用的下降、利潤的增加，企業競爭力的增強。由于材料成本占生產成本的比例較高，控制好材料采購成本并使之不斷下降，是一個企業不斷降低產品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。因此搞好公司的采購管理工作對整個公司的生產活動的進行至關重要。

1 傳統材料采用供應管理的方式與不足

傳統的材料采購供應管理系統，計劃、采購、貨款支付全部由一個科室負責，管錢、管物、管事集中運行，權力過于集中，很容易發生倒掛賬、走賬、泄露商務信息、違規處理材料等違規現象。另外，由于材料供應管理環節，沒有一套嚴格的材料采購與管理計劃，或因計劃失誤，導致編制標準與技術規范書不一致。這些問題的出現嚴重影響了材料采購管理質量。

2 創新物資采購與供應管理方式

2.1 建立電子商務網完善采購管理流程

為不斷提升企業的材料管理規范化水平，應該全面推進材料網上交易，把用好、管好、維護好物資商務網作為當前材料管理工作的重要任務；突出精益思想在材料采購環節的運用，持續優化采購流程；探索建立供應商管理體系，進一步夯實材料采購供應管理基礎。物資電子商務網使材料供應與管理上線運行，統一交易、統一監管，以此構建統一信息服務的網上平臺。

具體來講，企業應將物資電子網當做推進精益采購的切入點，成立由材料供應部牽頭、多部門共同參與的試點運行工作小組，編制《物資網系統使用權限分配表》，按照物資網的主要功能模塊設置，分為工作群組管理、賬號管理、商品管理、合同管理、專賣計劃管理、非專計劃管理、合同履約管理七大類，各大類分別細分具體的操作內容，并逐一確認每個人的操作權限許可范圍。建立了運行日報、周記制度，圍繞“抓落實、重實效、促精益”的要求，不斷優化采購管理模式。

為了大范圍推廣物資網電子操作模式，需要結合行業特點，編制個性化操作手冊。結合各崗位人員操作技能水平不盡相同的實際，在物資網操作手冊基礎上，按崗位特點分解編制，進一步細化操作手冊，使各崗位人員盡快掌握操作流程。

及時跟進，分類指導。根據材料供應與管理工作要點，各單位的材料采購要盡量在物資網交易。在物資網上各單位將面對更多的供應商。一般來說，供應商大致分為兩類：一是占大多數的具備舊版物資網使用經驗的用戶；二是初次注冊毫無使用經驗的用戶。根據供方用戶使用經驗的不同，企業要主動換位思考，強化服務意識。一方面，重新編制針對供應商的操作手冊，方便各供應商學習操作；另一方面，考慮到供應商數量眾多，僅靠“推廣用戶”很難及時解決他們提出的所有問題，因此主要業務人員也要參與對供方答疑解惑的工作，使之盡快適應物資網升級后的操作并感受到便利性。

物資網材料供應與管理流程如下：

2.1.1 計劃上報。年度材料采購計劃制定完成后，在物資網統一提報，然后嚴格按照年度采購計劃開展采購業務、控制采購進度。

2.1.2 協議簽訂。在物資網上合同簽訂模塊采用了協議加訂單模式。其中，對專賣品，按照國家局批準下發的專賣計劃簽訂協議；對非專賣品，根據年度材料公開招標結果擬定協議，協議明確本年度卷煙材料供應企業、數量和價格。對于非公開招標的材料也根據采購計劃簽訂協議，明確材料供應企業、數量、價格以及采購方式。

2.1.3 訂單執行。協議生效后，在企業內部的ERP系統中根據生產實際需求創建采購批次訂單，材料管理部門和供應企業進行訂單協作，供應企業按照發貨實際情況在物資網創建協議下的采購訂單，材料供應部門對訂單進行確認。采購訂單和協議相互關聯，訂單只能根據協議生成，保持卷煙材料價格和供應數量的一致性，便于規范采購。

2.1.4 到貨確認和結算錄入。在ERP系統中進行到貨確認，并和供應商進行結算，結算的基礎是物資網上的采購協議和訂單。結算完成后，將到貨確認和結算反饋信息錄入物資網，保證數據的完整性和一致性，實現采購業務的完成。

2.2 實現系統有效對接，提升規范化水平

物資網上線運行之前，公司一直基于自身建立的ERP系統進行材料網上交易，并積累了一定的電子商務基礎，形成了一定的交易規模。如何既按照要求實現所有材料在統一的平臺上交易，又立足自身實際有機融合原有網上交易流程與現有物資網交易流程，是擺在企業面前的重要課題。為此，企業成立物資網運行管理小組，精心謀劃ERP系統和物資網的有效對接，努力保證交易安全平穩、流程順暢便捷，提升采購管理的規范化水平。

首先，完善卷煙材料分類及統一標準。按照行業材料分類標準，對ERP系統的材料重新分類，以保持和物資網分類的一致性；重新建立統一的材料物料編碼和物料描述規范，保障網上交易材料編碼和描述統一。同時，按照物資網上各種材料物料屬性分類，在ERP系統中也進行相應規范定義，便于數據統計的一致性。

其次，修改采購業務流程。進一步規范梳理并整合采購業務流程，統籌考慮ERP系統包含財務模塊的特點和物資網交易直觀便捷的特點，將ERP系統作為結算平臺，將物資網作為材料采購計劃管理、協議和訂單管理的平臺，使整個業務流程完整、順暢。

第三，加強使用操作培訓。為保證材料網上交易的順利開展，應該分別組織相關業務人員、材料供應管理人員和供應商企業人員參加現場培訓，保證操作人員熟練掌握物資網操作方法。

第四，權限劃分。將材料供應管理人員、業務人員崗位職責與物資網使用人員的權限進行對應，把使用權限分配到個人。結合物資網使用USB-KEY數字證書和用戶名、密碼進行身份識別認證的特點，嚴格做好USB-KEY發放，對通過國家局經濟運行司審批后正式成為物資網用戶的供應企業進行USB-KEY發放。

3 強化監督職能，提高材料采購供應管理成效

圍繞材料供應需求計劃、標準化倉庫建設、產品質量等工作進行深度剖析，對采購計劃準確及規范指標、倉儲資源管理指標等劣勢落后指標，積極制定改進措施，加大指標過程管理，確保優勢指標保持，劣勢指標改善。嚴格審查，加強材料供應需求計劃管理，加大設計深度，從源頭把關，盡量避免因計劃失誤造成的編制標準與技術規范書不一致有偏差的問題。項目科室科學合理制定工作計劃，盡量避免不按計劃要求到貨問題。加強自主抽檢，通過自主抽檢成績促進該項指標提升。定時檢查維護ERP系統中數據，及時上報特殊業務，確保在規定時間內按時完成到貨操作。加強工作督導檢查，扎實推進標準化倉庫建設。針對不同情況優化調整工作方法，在滿足標準化要求的基礎上盡量利用現有庫房、貨架，最大限度地節約建設資金。

4 結語

為規范、高效地為企業經濟建設和生產運行提供專業、優質的物流供應服務，緊密圍繞經濟建設和生產需要，企業應該在充分調查研究的基礎上，結合企業材料采購與管理的實際情況和要求，基于現代物流的發展趨勢和理念，打造高標準、一流的物資倉儲中心，全面促進材料供應與管理一體化建設，實現材料的統一快速供應調撥，滿足生產需要。

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