高校檔案信息化建設要把握的幾個問題

韓程遠 尹飛燕

摘要：高校檔案的信息化水平，從一定程度上反映了高校教育發展水平，做好高校檔案的信息化工作，對于加強高校人員管理，提高人力資源的利用水平，有重要意義。高校建設中，應該把高校檔案的信息化建設工作，作為一項重要工作進行落實。高校檔案的信息化建設工作，作為一項系統工程，內涵豐富。在高校檔案信息化建設過程中，需要充分考慮高校實際，在高校發展規劃的指導下，完成高校檔案信息化工作的建設。

關鍵詞：高校檔案 信息化 建設

1 概述

高校作為我國培養人才的重要基地之一，做好高校人員的信息管理工作，對于高校建設，充分調配相關人力資源，有著重要意義。當前，高校檔案信息化，需要依靠科學技術的持續進步和發展，以實現高校檔案的電子化儲存，以網絡為基礎，實現檔案信息規范管理的同時，也加大高校檔案資源共享、利用程度。在未來一個時期，高校檔案信息化是高校檔案建設的趨勢，要把握好基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。

2 高校檔案信息化的重要作用

高校檔案信息化，是對傳統高校檔案管理工作的變革，在一定程度上，促進高校檔案管理水平的提高。傳統的高校檔案信息管理，是一項耗時巨大、影響廣泛的工程，檔案的收集、整理，再到保存，涉及人員數量多，信息易出錯。影響了高校檔案管理工作的實施效率，降低了高校檔案管理工作的質量，增加了高校檔案管理工作的難度，同時，對于高校人力資源的掌控和調配，也產生了深刻影響。

當前，隨著電子信息化的飛速發展，高校檔案管理工作，也發生了巨大而深刻的變化。高校檔案的信息化，提高了高校檔案管理工作的質量，降低了高校檔案管理的難度，同時，對于高校人才資源的科學調配，有著積極意義。高校檔案的信息化，首先表現在檔案載體的變化中，傳統以紙質檔為主要載體的檔案，逐漸向數字化進行轉移，檔案的管理環境，也隨著檔案載體，進行著變化。通過計算機來輔助檔案管理，降低了檔案管理的難度，實現了檔案管理的各個環節無縫對接。原有的檔案資料采集、整理、歸類和保存，都通過計算機進行實現，增加了檔案管理的自動化程度，降低了檔案管理中的錯誤幾率。高校檔案管理工作的效率有大幅度提升，同時，也在一定程度上，加強了高校檔案管理的質量，為高校建設發展做出貢獻。

3 高校檔案信息化建設中存在的問題

高校檔案的信息化建設過程中，還存在一些問題，如何解決好這些問題，加強高校檔案的信息化建設工作，是高校檔案管理者需要認真思考的。只有把這些問題進行妥善解決之后，才有可能將高校檔案信息化建設工作水平推向一個新高度。

3.1 高校檔案信息化建設中的認識問題 高校檔案一般具有數量大、內容豐富、價值高的特點，能為學校制定發展規劃、教學質量歷史查詢等，提供重要的參考價值，所以，要求高校檔案管理部門，必須在高校建設需要的時候，迅速提供準確資料。原有的高校檔案信息管理，因為管理介質、工作方法等，無法滿足要求，鑒于此，必須對高校檔案實行信息化的改革建設。但是，在部分高校，相關管理人員對檔案信息化的重要性認識不夠，對檔案信息化建設缺乏必要的重視，導致高校檔案信息化建設發展遲緩。

3.2 缺乏相應的規范制度，高校檔案信息化建設各自為政 高校檔案的信息化建設，不是僅僅局限于某一所高校，作為一項復雜的工程，高校檔案的信息化建設，涉及范圍廣，涵蓋高校數量多。當前，我國高校信息化建設，還沒有標準的規范制度，各高校在建設過程中，充分發揮自我主觀能動性，雖然信息化建設更加適合本校發展需要，但是，難以實現信息共享，沒有把高校檔案信息化建設的重大作用發揮出來。

3.3 技術問題仍舊是制約信息化建設的重大問題 高校檔案信息建設，網絡設備和電子計算機設備作為基礎設備，通過各種網絡、數據儲存和分析等高新技術的支持發展起來，當前一個時期，高新技術仍舊是高校檔案信息化建設的一大瓶頸。高校中，因為對信息化檔案建設不夠重視，符合要求的硬件設備難以滿足，給檔案信息化建設帶來困難。此外，軟件技術也給高校檔案信息化建設帶來了問題。高校檔案信息化工作，需要多種軟件的有效支撐，保障網絡技術的通暢、數據安全存儲和分析、信息檢索的有效性和多平臺互訪等需求的實現。

3.4 檔案管理人員的綜合素質有待提高 高校檔案信息化的建設，除了要保證客觀條件的滿足，還需要在建設中，發揮人的主觀能動性，根據實際需求，做好高校檔案信息化的建設工作。目前，高校信息化建設所依靠的中流砥柱，大多數是高校傳統檔案的管理者，落實高校信息化建設，改變傳統檔案管理者的觀念，非常重要。在檔案信息化建設中，還存在少部分管理者對于檔案信息化建設的排斥，對于引進的先進設備，沒有充分發揮其效果，而高校在信息化建設中引進的技術類人才，又缺乏檔案管理的實際操作水平和技能。所以，高校檔案信息化建設過程中，綜合人員的素質提高，非常必要。

4 加強高校檔案信息化建設需要把握的幾點問題

4.1 加強思想認識，做好基礎設施建設 高校檔案信息化建設，相關管理人員要從思想上進行認識，加大資金投入力度，保證基礎設施的建設。檔案信息化基礎設施的建設，包含計算機硬件和相關軟件兩部分的建設。購買符合信息化建設要求的基礎設施硬件，在此基礎上，搭建好軟件運行環境，為高校信息化建設，提供好基礎保障。

4.2 檔案信息資源建設 檔案信息化建設的重要內容，就是做好檔案全文數字化工作，改變傳統的信息存儲方式，使用現代化的信息存儲設備，做好檔案信息資源建設。在檔案信息化建設的過程中，把握好信息建設規則，做好高校檔案信息資源建設工作。

4.3 應用系統的建設 高校檔案信息化建設，使檔案數據能更便捷地使用，是檔案信息化的重要目標。所以，在檔案信息化建設中，要加強應用系統的建設。一方面，給檔案管理者提供管理便利，另一方面，為檔案的使用，提供良好的接口，促進檔案信息化建設。

4.4 制定合理制度，加強人員建設 檔案管理信息化建設，是一項全面系統的綜合性工程，在這項工程建設過程中，要確定檔案信息化建設的標準，制定好建設規范，為檔案信息化建設，做好技術保障。檔案信息化建設過程中，還要加強相關人員綜合素質的提高，改變傳統觀念，利用現代科技，完成檔案信息化建設工作。信息化建設中加強人員綜合素質是關鍵，時代的發展要求檔案工作者，具有多專業，多學科的知識，首先要加強科學文化，基礎知識的學習，具備扎實的檔案學理論知識才能適應時代的發展，其次加強計算機業務知識和操作方法以適應檔案信息化建設的需要，同時，扎實的語言文字功夫也是從事檔案信息工作和編制規范信息的必要條件。總之檔案工作者要不斷加強自身的修養，不斷拓寬視野，更新和完善自己的知識，要與時俱進。

5 結束語

高校檔案信息化的建設，是一項系統工程，覆蓋面廣，涉及范圍大，要做好高校檔案信息化建設工作，要從基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設方面進行充分考慮，結合現有實際情況，完成高校檔案信息化建設工作。

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科研項目：

山東工商學院青年科研基金資助，項目編號：2014QN055。