淺議石油企業采辦合同管理

翟芳

[摘 要]西方發達國家在確立其采辦管理體制的過程中非常重視采辦合同的管理，并通過加強合同管理來培育采辦的競爭力。自國有資產監督管理委員會《中央企業全面風險管理指引》 首次就央企風險管理問題出臺技術性指導建議后，合同管理制度被作為一項重要的風險管理體系在企業廣泛建立起來。當今石油企業的采辦合同管理中仍存在諸多問題，如何解決這些問題，實施有效的合同管理，是石油企業經營管理成敗的重要因素。

[關鍵詞]石油企業；采辦合同；合同管理[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.15.033

1 石油企業采辦合同的含義及特點

1.1 石油企業采辦合同的含義

“采辦”在中國歷史上是指采買備辦。如《續文獻通考·市糴一》中講：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采辦者還，罷所市場。”同治四年，著名商人胡雪巖創辦胡慶余堂時立了一塊“戒欺”匾寫道：“余存心濟世，誓不以劣品取厚利。唯愿諸君心余之，采辦務真，修制務精”，這里面也提到“采辦”一詞，主張采購原料必須是真品，商品的質量必須有保障。

現代有學者認為“采辦”的概念最早是在軍事物資的購買中提出的。認為采辦是發展、獲取和使用裝備全壽命過程的活動，包括裝備的需求確定、研制試驗、生產部署、使用保障和退役處置。[1]在美國國防采辦的通用術語中，“采辦是為滿足國防需求，完成或保障某項軍事任務，對武器和其他系統、供應品或服務開展方案探索、立項、設計、研制、試驗、簽訂合同、生產、部署、后勤保障、改進改型和報廢的整個過程。裝備采辦合同是指在裝備采辦市場中，通過協調裝備采辦各方利益分配關系，從而保證裝備采辦交易行為順利實施的經濟合同?！盵2]

可以看出，采辦的基本含義是指采購及為了實現采購而進行的相關配套工作，包含了貨物或服務的獲得及其整個獲取方式和過程，而且這個采購的全過程帶有些官方色彩。當今的國有石油企業大都設有“采辦部門”，使用“采辦”一詞來界定自己的采購活動，并且把為實現這種采購所簽訂的合同稱為“采辦合同”。如中海油集團采辦部認為所謂采辦是指以購買、租賃、委托或雇用等方式獲取物資、工程和服務的行為，包括：貨物采辦、工程采辦、服務采辦。石油企業為了獲取貨物采辦、工程采辦、服務采辦而與各類自然人、法人、其他組織簽訂的民事合同稱為采辦合同。

1.2 石油企業采辦合同的特點

1.2.1 采辦合同以服務于油氣勘探開發工作為目的

石油企業采辦合同的第一個特點就是其技術附件要求高，該技術附件是具有行業特點的技術范圍和服務要求，這需要有行業知識的技術人員來參與和確認。石油企業采辦合同簽訂的目的就是為了實現該技術要求，服務于某一項目的油氣勘探開發生產工作。也因此造就了采辦合同的采辦周期緊，必須緊緊圍繞和服務與勘探開發生產的周期需要，配合勘探開發生產需求，保障勘探開發生產的及時需要。

1.2.2 采辦合同具有集中優勢資源保重點項目的特點

油氣勘探開發生產是高風險的行業，屬于沉沒成本很高的行業。所以，服務于油氣產業的采辦合同，更注重集中采辦，發揮共享資源的優勢，在采辦方面形成專業技能，避免單打獨斗，使采辦能力、經濟規模、對應供應商的態度、市場調查都形成體系化的東西，信息資源共享，集中優勢資源保重點項目。

1.2.3 采辦合同注重效率，節約成本

采辦合同可以選擇多種不同的采辦方式達成，采辦合同要在確保采辦質量的同時，努力降低采辦成本。采取競價的方式獲得較低的采辦價格，以最低成本取得符合要求的工程或貨物。也可以應用多種采辦方式的組合，提高采辦效率和質量，控制采辦成本。制定嚴密的合同條款，改進貨物的采辦、運輸、收發、保管等方面的工作，減少各個環節的損耗，節約采辦費用，減少合同執行成本。[3]

2 石油企業采辦合同管理中存在的問題

采辦合同的管理涉及：合同的起草、審查、談判、會簽、批準、簽署、履行、編號、備案、統計、歸檔等全過程及相關的供應商管理、招投標管理等。我們把該過程分為采辦合同簽訂前、簽訂過程中及簽訂之后三個階段來探討。在這三個階段中存在著諸多問題：

2.1 采辦合同簽訂前的階段

對合同相對方資質的審查不嚴格，存在相對方根本沒有從事該項業務的資質，或者資質等級不符合要求；合同文本起草未征求相關業務部門的意見，技術條款缺失或者不完善；合同條款的設置不完整等。

2.2 采辦合同簽訂階段

對招評標過程的把控不嚴格、合同談判的過程安排不當，沒有最大化的實現公司利益；合同文本談判完成后，沒有組織專業人員，如財務、稅收、法律、安全環保等人員進行審查和會簽，造成各種潛在風險的存在；合同簽署時合同相對方的合同簽字人并沒有獲得相應的法人授權；合同專用章管理不嚴格，沒有經過審查會簽的合同，加蓋了公司合同專用章。

2.3 采辦合同簽訂后的階段

這個階段的問題主要在于對已簽署合同編號、歸檔工作的缺失。合同編號是為了查閱方便，合同的歸檔工作也很有必要，既可以作為合同執行的依據又可以作為合同糾紛證據留存，而且還可以滿足企業內外部審計需求。

3 石油企業采辦合同管理中的對策

3.1 加強制度建設

解決采辦合同管理中各個環節的問題，重點在于不斷完善和優化采辦合同管理制度。小平同志講“制度好，可以使壞人無法任意橫行；制度不好，可以使好人無法充分地做好事，甚至會走向反面”。要想使采辦合同管理規范化、科學化、法律化，根本上要從制度建設入手，制定切實可行的合同管理制度，從制度層面規范和完善采辦合同管理各個環節。

3.2 在合同管理的全流程中設置關鍵控制點

（1）根據采辦合同的特點，抓好供應商管理，把好資格審查關及事后供應商評價關，保障合同相對方主體資格合格的前提下，獲得優質供應商，提高采辦效率。加強供應商管理理念和監控力度，完善供應商的評選體系及數據庫，與優秀的供應商構建戰略伙伴關系。建立采購管理全流程概念，用最佳的評標策略選擇最適合項目的優秀供應商。在項目的采辦工作中，優秀的供應商是采辦工作順利開展的保障。[4]

（2）在招評標過程中，審查相關法律文件，規范招評標過程，實現招評標過程的公平、公正，獲取優質服務。根據采辦對象的特點，選擇合適的采辦方式，當采辦的金額較大，技術要求高，或者所要求的是勘探、開發、生產所需的各種專業性服務時，多采用招標方式進行采辦。對于金額小，技術規格比較單一的采辦對象，可采用詢價的采辦方式。并以公平公正高效的原則組織和進行招投標工作，組織相關專家進行技術和商務方面的綜合評審，最終確定中標供應商及簽署采辦合同。

（3）合同的起草及談判中的要求：合同要靠準確明細的文字作為載體，起草合同文本時要準確體現雙方的真實意思。合同要包含《合同法》規定的基本條款，如合同主體的名稱或者姓名和住所；標的；數量；質量；對價；履行期限、地點和方式；合同主體的其他權利和義務；違約責任；適用法律和爭議解決方式等。另外，石油企業的采辦合同專業化程度高，交易類型、交易方式和交易條件有共同規律，分散制作文本的風險大、效率低。實行采辦合同文本的標準化既有助于提高合同簽訂的效率，也有利于整合石油企業的資源、減少關聯交易矛盾、防范法律風險。[5] 在采辦合同的談判過程中，應成立技術談判小組，負責對技術需求進行有效澄清，避免因技術要求不清楚，不規范，在合同簽訂后而進行變更。

（4）合同的審查及簽署中要注意：應組織專業人員對合同初稿及其修改進行商務、技術、財務、資金、質量健康安全環保、法律等審查，防范風險；合同的簽署，要審查合同簽字人的授權，未經授權或超越授權范圍的人不得簽署合同。

（5）合同的檔案管理及合同專用章管理中要注意：在合同簽署和履行過程中，應妥善保管相關合同檔案，遵守公司對合同檔案的管理、存檔期限的相關規定；加蓋合同專用章要符合審批程序，不得將合同專用章用于合同簽訂外的其他用途。

3.3 提高采辦合同管理人員的專業素質

（1）加強合同法律知識培訓。合同管理工作的水平與合同管理人員和簽約談判人員的業務素質的高低有直接關系?？梢酝ㄟ^組織實施合同管理法律知識技能的學習和培訓，使合同管理人員和簽約談判人員掌握合同法律知識和簽約技巧，提高他們的簽約能力，培養他們能夠運用相關法律知識實現對合同的管理。[6]

（2）參與技術澄清工作，熟悉公司業務流程。采辦合同的特點決定了采辦合同經辦人員，除了具有商務、法律知識，還必須熟悉油氣勘探開發生產的業務流程，掌握一些常規專業技術知識。采辦合同人員要積極參與到業務流程中去，不斷地熟悉石油行業的行業特色及運作流程，這樣才能做好采辦合同工作，切實的為油氣勘探開發生產工作服務。

（3）優化工作考核指標，鼓勵采辦合同人員的工作積極性。可以根據企業實際情況，設立相關的持證上崗和績效考核制度，這不但能調動從事采辦、合同管理人員的工作積極性，也可以防止采辦工作中的非職業行為，杜絕腐敗。

參考文獻：

[1]何佳玨.淺談采辦管理中的信息機制[J].中小企業管理與科技，2010（11）：40.

[2]陳鵬.采辦合同在西方國家裝備采辦中的作用分析[J].國防科技工業，2009（12）：54.

[3]姜福春.國際石油項目的采辦管理[J].經濟師，2012（5）：252.

[4]郭麗，劉軍.淺談EPC國際工程項目的采辦管理[J].經濟師，2012（1）：89.

[5]陳海婧.淺談如何加強石油企業合同管理工作[J].現代企業教育，2012（22）：7-8.