淺析高校學生檔案管理及其信息化建設

劉巖

摘 ?要：高校學生檔案管理是高校管理的重要組成部分。文章從高校學生檔案管理存在問題的分析入手，提出了完善學生檔案管理的主要對策，展望了高校學生檔案管理信息化建設的前景和基本途徑。

關鍵詞：高校學生;檔案管理;信息化

中圖分類號：TP911 ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ?文章編號：1006-8937（2015）35-0075-02

高校是把青年培養成為社會主義建設者和接班人的重要機構，承載了國家富強和民族復興的重任。要想培養好學生，就必須建立良好和完善的學生管理制度，而其中學生檔案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些檔案管理人員自身就存在一些錯誤認識，從而實踐中會產生一些問題，最終影響了高校人才的社會輸送和人才的合理有效配置。所以，高校檔案管理是高校綜合管理的重要一環，是高校培養社會人才方式方法的重要體現，關系到每一個大學生的成長成才，需要高校從教育戰略的高度對學生的檔案管理進行統籌規劃，不斷推進相關工作的信息化進程。

1 ?檔案管理存在的問題

①規范性不足。高校學生檔案的建立是一個逐步形成的過程，所以每一個建檔和信息整理環節都要規范操作，比如基本信息的錄入、各種資格的審核、考試考核成績整理、畢業審核及相關資料報批和各種資料歸檔等。但是，實踐中由于學生檔案最初是比較零散的，加之工作人員對檔案資料的重要程度認識的不足，檔案工作和歸檔內容存在不規范不嚴謹的狀況，有些檔案的保存方法也缺乏科學性，有的還存在表格前后不一、資料缺失和檔案資料五花八門等現象。

②環節安排不健全。檔案是學生在校園里生活和成長的記錄，是教師走進學生生活和學習的重要方法，檔案只有實現了轉動，教師才能通過借閱、查閱等方式實現對學生情況的把握。但實際上，許多高校檔案材料往往以散落的形式存在著，沒有科學合理地進行整理和歸類，導致有些學生檔案看似挺厚實而實際上沒有發揮其應有的作用，往往成為閑置的擺設物。這樣，就無法使檔案實現查閱、借閱、送達，教師通過檔案了解學生的途徑就會喪失。

③體制機制不健全。高校學生檔案管理看似一項單一的工作，但涉及的內容龐雜，關系到的部門也多，關乎每一位學生的切身利益，因此，高校學生檔案管理應該說是一項系統工程，必須有完善的制度體系作保障。但是，目前許多高校缺乏完備的體制機制，有些高校甚至基本的管理制度都沒有建立起來，相關單位與檔案管理部門、教師與檔案管理人員等，相互之間溝通渠道不暢通，沒有合理的制度設計保障溝通的實現，缺少具體的原則、標準和相關規定，從而使學生的檔案資料長時間里處于散亂狀態，往往導致學生信息資料不能及時歸檔，有的還會造成學生檔案遺失和遺漏等嚴重后果。

2 ?完善檔案管理的主要對策

①完善制度建設，整體提升檔案管理水平。對于高校學生檔案管理來說，制度建設是根本，一套行之有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的首要前提。完善高校學生檔案管理制度，就要從學校和學生實際出發，構建一套包括信息資料收集、檔案交接、科學錄入、完整送達等在內的制度體系。一是建立科學有效的信息資料收集制度。要本著對學生高度負責的態度，制定具體可操作的制度，有利于收集學生入學、考核、測評、畢業等環節中產生的相關資料。要保證資料的真實性完整性，決不能馬虎大意，粗制濫造，避免將來給學生造成傷害和損失。二是建立嚴格的檔案交接制度。檔案交接看似一個常規性動作，但實際中卻很容易出現錯交、漏交的現象。所以，必須建立檔案資料轉交制度，使檔案交接工作有章可循、有法可規，避免檔案交接工作因為檔案管理人員的變動而出現一系列問題，防止出現未對資料登記、分類、造冊就交接的情況;三是制定檔案錄入的規范標準。對學生檔案進行按期錄入，是高校學生檔案管理工作的基本要求。比如對學生考試成績、實踐考核、獎懲情況等信息的及時錄入，會涉及到學生的切身利益，必須予以重視。要建立規范的學生檔案信息按時錄入制度，形成責任追究，對不能按時錄入學生資料信息造成重大影響的進行懲處。四是建立科學合理的送達制度。學生檔案的送達工作是一項及其重要的工作，做不好就會直接影響學生的就業等選擇，甚至造成不可挽回的損失。因此，必須建立一套完善的檔案管理送達制度，及時將學生檔案送達學生所在單位，或經過學生同意，將檔案移送給人事代理部門。

②以問題為導向落實責任，扎實推進管理工作邁向新臺階。責任無處不在，存在于每一個角色。高校學生檔案管理工作必須明確責任，使工作人員有責任擔當，只有這樣才能真正做好學生檔案管理工作。落實責任就要以問題為導向，哪里有問題就解決哪里的問題，哪里有問題就落實哪里的責任。比如檔案管理中的制度有問題就要完善制度，就要針對制度完善把責任落實到具體人員，謀劃制度建設工作。要落實學生檔管理過程中的監督和問責，明確每個工作人員的工作職責，使工作人員明晰權力義務，扎實推進檔案管理工作創新，切實保證學生信息資料的歸檔和整理質量。

③加強培訓，提高檔案管理人員的能力。檔案管理既是一項體力工作，也是一項智力工作，不僅需要工作人員的耐心，更需要工作人員的工作能力。要通過集中或分散的方式不定期地對檔案管理工作人員進行培訓，通過培訓不斷提高工作人員的檔案管理意識和能力，增強他們的責任意識。同時，對檔案管理人員應當加強與學生溝通能力的培訓，提高他們和學生聯系的技巧，獲得正確有效的信息資料，避免出現信息錯誤。

④加強檔案管理宣傳，提高學生的檔案意識。檔案是學生的檔案，應該是學生最為關心的。但是，絕大多數學生對自己的檔案材料沒有或是缺乏科學的認識，往往導致一些數據的填寫出現錯誤，損害了自身利益。所以，高校要與時俱進，轉變觀念，更新管理意識，勇于實踐，勇于創新，給學生宣傳一些檔案管理知識，或者是開辦一些檔案知識性的普及班，讓學生們了解認識檔案的重要性，提高他們填寫信息的準確性和科學性。

3 ?高校學生檔案管理的信息化

3.1 ?高校學生檔案管理信息化的意義

高校學生檔案管理的現代信息技術的使用越來越表明，實現檔案管理的信息化在推進教育教學資源的充分利用、提高高校學生日常管理的規范化、有針對性地解決教育中的問題、更有效地培養社會人才等方面發揮著越來越重要的作用，相對傳統檔案管理模式，顯示出了明顯的工作優勢，不僅能夠方便快捷地實現校內教育資源的傳送和配置，而且還可以實現與其他高校之間在信息方面的互聯互通，及時學習先進經驗，促進學校工作水平和辦學水平全面提高。

3.2 ?高校學生檔案管理信息化的途徑

一是要確定高校學生檔案管理信息化的標準。高校必須要從學生和學校發展實際出發，站在有利于大學生身心發展和成長長材的高度，設定科學合理的可操作的實現檔案管理信息化必須具備的條件和標準，這個條件要與信息技術發展保持同向變化。目前來說，高校應該按照相應的標準購置配備技術設備，設置相應的崗位，實現檔案信息化管理的專職化。高校要開展有關信息化建設宣傳，在檔案管理人員中普及信息技術知識，使他們明確相關標準。要建立專門機構，成立標準制定領導小組，實現各部門之間與檔案管理部門的協作。

二是建立和完善高校檔案管理數據庫?，F在來看，許多高校的檔案管理信息化還是體現為一個起步狀態，有的高校雖然有些成效，但總體來說，檔案管理信息化程度偏低，究其原因的關鍵就是缺乏科學的數據庫。這種情況下，高校必須首先加快數據庫建設，從而才能把先進的技術運用到對檔案資料的管理中。

三是實現辦公自動化，提高檔案管理業務水平。辦公自動化是實現高校檔案管理信息化的基本形式和內容，因此，要真正提高高校檔案管理水平，就要從配置計算機開始做起，圍繞檔案管理相關內容設置最優計算機網絡系統，切實提高高校檔案管理水平。

參考文獻：

[1] 胡有紅.淺析基層電大學生學籍檔案管理[J].湖州職業技術學院學 ? 報，2010，（2）.

[2] 王維娜.中央企業檔案工作評價信息系統的創新與實踐[J].中國檔 ? 案，2013，（10）.