微信在檔案利用服務中的新策略研究

王晨

摘要：近年來移動互聯網發展迅猛，特別是微信在提供信息服務方面發揮著重要作用。本文在對借助微信開展檔案利用服務進行可行性分析的基礎上，通過SWOT分析法提出在移動互聯網時代的背景下，微信在檔案利用服務領域中的新策略。

關鍵詞：移動互聯網 微信 檔案利用服務

4G網絡的普及，使移動互聯網對人們的生活方式產生了重要影響，智能手機開始成為人們獲取信息必不可少的工具。而在智能手機的應用中，微信以其多樣化的服務正逐漸深入到社會服務的各個方面。作為向社會提供公共文化服務的機構之一，筆者認為檔案館也應抓住機會，借力移動互聯網，特別是利用微信實現檔案利用服務的移動化，為用戶打造更加便捷全面的“移動檔案館”。基于此，本文通過SWOT分析法對微信在檔案利用服務中的內外部環境進行分析，以探究移動互聯網時代微信在檔案利用服務中的新策略。一、微信應用于檔案利用服務領域的可行性分析

目前，我國的檔案利用服務大多集中在線下的基礎業務，例如，公共檔案館提供的利用服務仍局限于館內實體檔案的查詢、閱覽等，網站在線式的信息服務還不夠成熟。雖然國家一直致力于推動電子文件的發展和數字檔案館的建設，但是檔案的信息化程度不高，檔案資源的開發利用率不容樂觀。由于這些服務方式受時空和設備的限制，使得檔案館在移動終端的開發較少，可用于移動服務的資源較為匱乏。同時，公眾的檔案利用意識不強，對檔案及檔案事業缺乏系統的認識，進一步制約了檔案利用服務工作的開展，這些都側面反映出移動互聯網時代下檔案館未來建設的重點。對此筆者就微信在檔案利用服務領域的可行性進行了分析。

（一）從社會可行性上看，國家政策和發展規劃，為微信在檔案利用服務中的應用提供了良好的社會環境

2013年10月，國務院辦公廳《關于進一步加強政府信息公開回應社會關切提升政府公信力的意見》，強調要積極探索利用政務微博、微信等新媒體。2014年4月，國務院辦公室《2014年政府信息公開工作要點》指出“加強新聞發言人制度和政府網站、政務微博微信等信息公開平臺建設”。2015年1月，《全國檔案事業發展“十二五”規劃》明確提出要“加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設，為社會提供全方位的檔案信息服務。”

（二）從技術可行性上看，移動互聯網及相關技術，為微信在檔案利用服務中的應用提供了技術支撐

近年來，數據庫技術及檢索技術的研究更為深入，加之建設數字檔案館的需要，目前各檔案館正在大規模地對實體檔案進行數字化建設。且數據挖掘技術的成熟，這些都為微信應用檔案利用服務奠定了技術基礎。

（三）從經濟可行性上看，借助微信可以降低成本，提高檔案的經濟價值

對用戶而言，若能直接借助微信實現查檔、閱覽等，將在很大程度上節省用戶的時間成本、人力成本和信息服務成本。對檔案事業的長遠發展而言，突破檔案利用在時空上的限制，也會提高檔案工作的效率，進而提高檔案的經濟價值。

二、微信應用在檔案利用服務中的SWOT分析

為了保證微信在檔案利用服務領域具有更強的實用性，筆者引入SWOT分析法對微信在檔案利用服務中的內外部環境進行評估和分析。SWOT分析法，通過調查進行列舉，并以矩陣形式排列，將與研究對象密切相關的內外部競爭環境和態勢等，以系統分析的思想，把各因素兩兩匹配加以分析，從而得出相應結論的一種科學分析方法。

（一）優勢（strength）：借助微信，其傳播范圍更廣泛，傳播內容更有針對性

從傳播范圍上看，微信作為騰訊公司推出的一款即時通訊工具，借助多樣化的信息傳輸形式迅速積累了龐大的用戶群，并形成了巨大的傳播優勢。從傳播內容上看，微信的LBS（Location Based Service：基于位置的服務）系統能夠實現基于地理位置的服務推廣，通過添加附近的人，向其推送個性化的內容，提高用戶關注度，較好地推廣檔案利用服務。另外，騰訊公司的應用平臺體系之間存在聯動共享機制，能夠實現跨平臺傳播和推廣。

（二）劣勢（weakness）：智能化程度偏低且檔案資源的安全性無法保障

一是微信對信息發布的限制以及現有的智能化程度還不足以支撐人們對檔案利用服務的需求，比如公眾平臺有消息發布數量的限制，對用戶反饋的自動回復不能智能捕獲其關鍵詞，并從數據庫中檢索出恰當的答復。二是基于微信的信息服務模式需要建立在檔案信息化的基礎之上，而目前我國檔案資源的信息化進程還存在許多漏洞，無法保障其安全性。如何在移動終端保證信息化過程中檔案資源轉換、處理和傳輸控制等流程的安全性，是檔案利用服務的短板。

（三）機會（opportunity）：政策支持和微信的普及，成為微信深入檔案利用服務領域的推動力

政策上，國家積極推動數字檔案館的建設，明確了檔案事業未來的發展方向。同時，全國檔案事業發展五年規劃的出臺和檔案相關法律的修訂，也為檔案在PC端和移動終端的信息化建設提供了政策導向。智能手機和微信的普及，不僅是信息載體和新媒體的推廣和融合，更是微信在信息時代提供信息服務的重要抓手，這種作用在檔案利用服務中的作用也將凸顯。

（四）威脅（threat）：技術和載體的更新換代對微信在檔案利用服務中的可持續性提出挑戰

隨著科學技術的進步，手機終端應用的更新換代速度越來越快，同類移動終端應用程序的異軍突起，都會對微信在檔案利用服務中的應用構成一定的威脅。另外，從檔案利用服務領域自身來講，目前檔案信息移動載體的不穩定性對檔案的長期保存提出了挑戰，這也將間接地影響到新技術在檔案利用服務中的應用。

綜上，從內部環境來看，微信具有多樣化的信息傳輸方式，但不可避免地存在移動終端的安全性問題；從外部環境來看，有良好的政策支持和利用需求，也有技術迭代和同類應用的競爭威脅。

三、微信在檔案利用服務中的新策略

（一）借力微信社交的移動智能咨詢服務

微信，集語音、圖片、視頻和文字于一體，打破了人機交互單一的文字對話形式。結合SWOT分析法，筆者認為信息化時代的檔案利用服務，應以公眾社會關系網絡和用戶體驗為新的著眼點，充分發揮微信的移動社交功能，將檔案利用打造成移動網絡式的智能服務。同時，在不斷拓寬檔案利用服務用戶群體的基礎上，應盡可能地完善檔案公眾號的自動回復功能，主要是提高用戶輸入的自然語言同微信后臺數據庫中主題詞識別和對接的精準率，實現同用戶之間點對點的移動咨詢和智能回復，將檔案利用服務中的信息咨詢由自動化轉向智能化和個性化。

（二）面向廣大公眾的平臺檢索查詢和推送服務

檔案利用服務所要解決的根本問題是“查得到”“用得好”，因而，對檔案的檢索和查詢應是檔案館首先要提供的基礎服務。同時，要在查檔的前提下盡可能地提高檔案資源利用效率。微信若要打造高效的“移動檔案館”，其查檔功能應面向全體用戶，并對平臺功能做出相應的改進。一是做好公眾號（包括訂閱公眾號和服務公眾號）的支撐服務，完善檢索功能，尤其是在同檔案資源數據庫的共享和匹配上，逐步實現移動終端的遠程異地查檔，為用戶提供更優質的檔案查詢和檢索服務。二是隨著信息量的幾何級增長，實現對檔案利用服務在海量信息中的精準推送。充分利用用戶在微信上的各類行為信息和地理信息，挖掘其在檔案利用服務方面的需求，通過公眾平臺實現信息推送的主動化和個性化。

（三）借助微信掃碼和LBS的檔案閱覽和推廣服務

在多樣化的用戶利用需求推動下，移動互聯可避免地將會成為檔案利用服務和宣傳推廣的必然趨勢。檔案館可以借助騰訊平臺的聯動共享優勢，利用微信的多元功能來革新檔案利用服務模式。一是公共檔案館可以借鑒目前國家各級博物館的模式，開通微信服務賬號，充分利用微信自身的掃碼功能，在檔案資源數字化的基礎上生成二維碼，打破檔案閱覽和推廣的時空限制，將檔案信息逐步轉移到電子服務平臺上，實現檔案利用服務的自助化。二是結合微信“掃一掃”和LBS功能，將檔案館或相關檔案資源的二維碼覆蓋到檔案建設與推廣宣傳的各個地方和網頁上去。三是充分利用微信在移動互聯上的優勢，縮短社交距離，或者通過LBS發起基于位置信息的線上宣傳和推廣活動，使檔案利用服務真正從檔案館走向移動互聯，走向用戶的掌心。