教職工檔案高效管理淺析

梁斯雅

摘 要：教職工檔案管理作為學校工作的一個重要組成部分，在很多高校當中并沒有得到應有的重視。本文根據目前學校教職工檔案管理的現狀及存在的主要問題，主要探討了如何實現教職工檔案高效管理。

關鍵詞：教職工；檔案管理；對策

0 引言

檔案管理水平的高低在很大程度上影響著社會的進步與發展。隨著人們生活方式的轉變，檔案信息量逐漸不斷增多，人們對檔案信息的需求也在不斷增大，這就給新時期檔案管理工作提出了更高的要求。對于高校而言，教職工檔案是教職工個人經歷和社會實踐的歷史記錄，是教職工思想品德、業務能力的真實寫照，實現教職工的檔案高效管理有助于準確地反映教職工的工作經歷、學歷深造、職務變動、離休退休等相關重要信息，有助于學校各項教學工作的有序順利開展。

1 高校教職工檔案管理工作現狀及面臨的困境

1.1 教職工自身檔案觀念淡薄 由于長期以來受傳統觀念的影響，很多職工自身作為高校人事檔案工作的對象，并沒有樹立必要的檔案意識，對與自己切身利益相關的檔案重視力度并不夠，因此在學校開展檔案收集工作時，不能積極主動地為檔案管理部門整理、提供各種必要的資料。例如，部分高校教職工為了提高自身的學歷水平而參加出國、進修等活動，但是由于檔案觀念淡薄，并沒有及時將相關的記錄表格等資料送到檔案管理工作人員手中，進而嚴重影響了自身檔案的完整性。當涉及職位變動、工資調整等需要查閱檔案資料時才會意識到檔案不完整或有問題，嚴重危害到了教職工自身的利益，也對學校的檔案管理工作帶來了困境。

1.2 檔案管理工作流程缺乏規范性，造成檔案不完整 目前，影響高校檔案管理工作高效性的另一個關鍵因素就是檔案管理工作流程缺乏規范性，造成檔案資料填寫不規范、資料搜集歸檔不及時等，都可能影響檔案的完整性和真實性。比如教職工在填寫檔案時，由于缺乏明確的規定，在填寫出生年月時就有的人填寫公歷，有的人填寫農歷，還有部分教職工填寫參加工作時間、入黨時間時，由于記不清就憑記憶胡亂填寫，于是出現同一個人的檔案資料前后不一致的問題。教職工檔案屬于人事檔案，按規定需要活頁裝訂，動態管理，這也給教職工檔案高效管理增加了難度。因為教職工的檔案資料會根據他們的職稱評定、工作調動等多種因素的影響而發生變動，一旦收集和整理不夠及時，很容易造成檔案的積壓、缺失，影響教職工的個人利益，還會大大降低學校檔案管理工作的水平。

1.3 檔案信息化建設不完善 隨著信息化時代的到來，信息化已經深入到各行各業當中，檔案管理就是一個重要的應用領域。但是，針對目前高校教職工檔案管理信息化建設發展現狀來看，實施力度還不足，主要表現在：首先，部分學校檔案信息化建設所需軟硬件建設投入力度不足。這是由于學校企業檔案部門的經費有限，再加上檔案信息化建設不能立刻看到成效，因而也就不能引起學校領導的重視。另外，在競爭日益加劇的知識經濟時代，對檔案管理人才更是提出了高要求，既要有專業的檔案管理專業知識，又要熟練基本的計算機操作等。但是目前很多高校的教職工檔案管理人員不能達到這個要求，專業的檔案管理知識不夠豐富，計算機技術應用水平不到位，不能將手工檔案管理和檔案信息化管理進行有效的結合，也就不能滿足現代教職工檔案管理工作的要求。

2 實現教職工檔案高效管理的對策

2.1 提高教職工自身的檔案觀念 針對目前高校存在的教職工檔案觀念淡薄的問題，檔案管理工作人員要加大宣傳力度，通過多種宣傳渠道讓教職工認識到檔案的重要性，普及檔案相關的知識，使教職工在檔案利用的過程中，真正感受到檔案對自己的價值，進而從根本上提高檔案意識，可以積極配合和參與學校檔案部門的工作，提高教職工整理、上交檔案的主動性，可以有效避免因教職工自身原因導致的檔案資料不完整的問題，從而促進學校檔案管理工作的順利開展。

2.2 加強檔案信息化管理所需軟硬件設施建設 基于信息時代社會發展的要求，高校教職工檔案管理工作迫切需要進行信息化建設。檔案管理信息化建設需要嚴格的技術和完備的軟硬件設施作為支撐，才能實現對教職工檔案資料內容的定期管理和維護，保證檔案資料的真實性和完整性，提高教職工檔案管理工作的效率。因此，學校必須加大對檔案信息化管理的投入力度，配備教職工檔案信息資源建設所需的網絡設備、計算機、檔案信息管理系統等軟硬件設備，完善與檔案信息化管理相配套的設備儀器，實現全方位多層次的教職工檔案管理信息化和科學化，保證教職工檔案資料的真實性、完整性和保密性。

2.3 實現教職工檔案人工管理和信息化管理一體化建設 高校教職工檔案屬于人事檔案，管理起來具有一定的特殊性和復雜性，因此，為了提高高校教職工檔案管理的工作效率，必須加強檔案管理一體化建設，實現教職工檔案人工管理和信息化管理一體化。

學校必須完善相關管理制度。針對教職工的工作情況、人事調動等信息進行及時整理和歸檔，檔案管理人員必須充分發揮自身的積極性，對于教職工的檔案每年必須按要求及時收集，認真整理和查閱，確保材料內容的真實、完整、手續完備，并據此建立學校教職工檔案管理資源庫，保證各項檔案資料都能夠全面、準確地反映在檔案中。同時，通過加強檔案管理信息化建設，學校檔案部門還要實現紙質檔案和電子檔案的并行管理，完善教職工電子檔案的搜集、建立、生成、存儲、傳遞、查閱等相關的規章制度，規范工作流程，從而為教職工檔案資料的完整性和真實性提供雙重保障，同時也實現了教職工檔案的高效管理。

3 結語

綜上，針對目前高校教職工檔案管理工作中存在的問題，學校檔案部門應該加強宣傳，提高教職工的檔案意識，積極配合檔案管理工作，保證教職工檔案資料的完整性和真實性，同時，必須加強檔案管理信息化建設，實現教職工檔案人工管理和信息化管理一體化建設，從而提高檔案管理工作的效率。

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