企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)的規(guī)范化管理問題分析

黃冰冰

[摘 要]業(yè)務(wù)招待費(fèi)用是企業(yè)在銷售過程中必然產(chǎn)生的一種費(fèi)用。由于交際和應(yīng)酬的范圍可大可小，所以不能完全對業(yè)務(wù)招待費(fèi)進(jìn)行嚴(yán)格管理和控制，這就很容易造成企業(yè)成本增加。因此，各企業(yè)都需要控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)并做到正確核算，從而避免出現(xiàn)招待費(fèi)使用不規(guī)范的情況。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務(wù)招待費(fèi)；管理；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.019

[中圖分類號]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-01

1 企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用概念

在企業(yè)日常運(yùn)營管理過程中，用于接待和應(yīng)酬的各種費(fèi)用的總和被稱為業(yè)務(wù)招待費(fèi)，如商務(wù)洽談、公關(guān)交往、會議接待及產(chǎn)品營銷等。對企業(yè)來說，為提升自身的品牌屬性、市場占有率及競爭力等，投入資金非常必要，而且國家明確規(guī)定了這方面的計取比例。可是不少企業(yè)在運(yùn)營過程中會遇到各種各樣難以控制的因素，導(dǎo)致業(yè)務(wù)招待費(fèi)用嚴(yán)重超標(biāo)。當(dāng)前，中央領(lǐng)導(dǎo)集體倡導(dǎo)厲行勤儉節(jié)約，并提出“八項規(guī)定”整頓工作作風(fēng)，為提升企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用的管理水平提供了必要的環(huán)境基礎(chǔ)。分析目前企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用超標(biāo)的主要因素并加以管理，同時注重勤儉節(jié)約，以更好地優(yōu)化和控制企業(yè)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用。

2 企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用管理的問題

2.1 攀比之風(fēng)嚴(yán)重

當(dāng)前，很多企業(yè)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用超標(biāo)的一個重要因素就是攀比心理過于強(qiáng)烈。近年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度很快，企業(yè)競爭也日益激烈，很多企業(yè)為了贏得客戶和市場，不斷提升招待規(guī)格、娛樂檔次，導(dǎo)致招待費(fèi)用不斷創(chuàng)出新高。另外，很多企業(yè)不僅開展普通的宴請活動，還進(jìn)入高檔會所消費(fèi)，并且為客戶或者領(lǐng)導(dǎo)購買價格昂貴的高檔紀(jì)念品。這種招待方式顯然會讓企業(yè)的招待費(fèi)用不斷攀升。企業(yè)之間的攀比之風(fēng)愈演愈烈，這些高檔消費(fèi)的支出比例越來越高，企業(yè)不得不增加招待費(fèi)用，這不僅增加了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，而且還嚴(yán)重影響社會風(fēng)氣。

2.2 企業(yè)招待費(fèi)用的用途極其廣泛

當(dāng)前，我國很多企業(yè)招待費(fèi)用的支出范圍越來越廣，甚至將一些工作人員的私人宴請、送禮費(fèi)用也納入其中。主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，企業(yè)招待費(fèi)用名目和種類增多，占據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的諸多層面，如名煙名酒、購物、娛樂等。此外，還巧立名目增加招待費(fèi)用。第二，部分工作人員將個人晉升或個人宴請朋友所花的費(fèi)用也納入到企業(yè)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用中；第三，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)科目中所反映出來的具體消費(fèi)數(shù)據(jù)和真實(shí)數(shù)據(jù)之間存在差異，如有些招待費(fèi)被歸入會議費(fèi)或福利費(fèi)中。

2.3 企業(yè)內(nèi)控管理制度相對落后

部分企業(yè)采用的是先支付后報銷的管理制度，但是在費(fèi)用支出環(huán)節(jié)缺乏完善的內(nèi)控制度，導(dǎo)致存在很多漏洞，如報銷時存在發(fā)票作假甚至金額多開的現(xiàn)象，其真實(shí)性難以控制。這實(shí)際上反映了企業(yè)內(nèi)控制度不完善。同時，很多地區(qū)的發(fā)票聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還不夠完善，導(dǎo)致發(fā)票作假現(xiàn)象的產(chǎn)生。

2.4 節(jié)儉意識不夠強(qiáng)

當(dāng)企業(yè)的日常招待費(fèi)用轉(zhuǎn)化成公用費(fèi)用時，部分管理人員認(rèn)為，公費(fèi)不屬于個人，產(chǎn)生“不花白不花”的小市民思想，缺乏應(yīng)有的節(jié)約意識。另外，一些管理人員利用職權(quán)便利，在招待宴請時，不注重具體的業(yè)務(wù)需求而一味選擇高檔昂貴的會所進(jìn)行消費(fèi)和娛樂，導(dǎo)致企業(yè)的日常招待費(fèi)用明顯增加，增加了企業(yè)的運(yùn)營成本。

3 提升招待費(fèi)用管理水平的對策

3.1 列出招待費(fèi)用的具體明細(xì)

第一，規(guī)定招待費(fèi)用的具體適用對象的細(xì)節(jié)，什么對象應(yīng)用什么招待費(fèi)用。第二，規(guī)定招待費(fèi)用的列支明細(xì)，主要內(nèi)容可包括招待就餐費(fèi)用和特殊招待費(fèi)用。第三，規(guī)定會議費(fèi)用、差旅費(fèi)用等相關(guān)明細(xì)，包括洽談費(fèi)用及贈送禮品費(fèi)用等，并明確規(guī)定這些費(fèi)用的適用對象。

3.2 明確招待費(fèi)用控制原則

明確招待費(fèi)用的控制原則，其中包括總額控制、預(yù)算管理、獎懲措施、進(jìn)度管理及杜絕例外等內(nèi)容。具體要做到以下幾點(diǎn)。第一，加強(qiáng)總額控制。進(jìn)行總額控制之前，要對單位的發(fā)展規(guī)模及階段等進(jìn)行評估，招待費(fèi)用的存在目的是維持企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。第二，進(jìn)行分層量化。分層量化主要指的是要將招待費(fèi)用具體預(yù)算到相關(guān)部門。第三，例外費(fèi)用的使用原則明細(xì)。在企業(yè)招待費(fèi)用中可能存在各種例外，對這些例外不能另開口子，要將其轉(zhuǎn)化成例內(nèi)進(jìn)行控制，有效杜絕招待費(fèi)用的泛化問題。

3.3 嚴(yán)格管理及規(guī)范操作

從國家層面，需要針對財務(wù)主管部門和國庫集中支付制度等，改革招待費(fèi)用管理制度，特別要加強(qiáng)招待費(fèi)用的嚴(yán)格審批制度。同時，要將招待費(fèi)用納入到對應(yīng)級別的部門預(yù)算中。另外，進(jìn)一步落實(shí)國庫集中支付制度，并嚴(yán)格按照政府采購的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對單位內(nèi)部而言，需要進(jìn)一步強(qiáng)化審批制度，采用一卡雙簽制度，并嚴(yán)格落實(shí)。

3.4 嚴(yán)格紀(jì)律，推行責(zé)任制

嚴(yán)格來說，單位在招待時，不可以無資金來源胡亂開支，也不能對無關(guān)人員消費(fèi)的費(fèi)用給予報銷。另外，不能以招待費(fèi)用為借口挪用專項資金，更不能隨意突破招待費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。杜絕弄虛作假騙報招待費(fèi)用來滿足一己私欲的現(xiàn)象發(fā)生。杜絕以招待費(fèi)用的名義來進(jìn)行實(shí)質(zhì)上的公款消費(fèi)。企業(yè)要明確規(guī)定各項條例，將責(zé)任落實(shí)到個人，做到違反紀(jì)律必究，并由責(zé)任人承擔(dān)已經(jīng)花費(fèi)的費(fèi)用。

3.5 創(chuàng)新招待方式

招待的目的是為了增強(qiáng)雙方交流效果，協(xié)商合作意向，并最終達(dá)成共識。隨著社會的發(fā)展，招待形式呈現(xiàn)多元化，對企業(yè)來說，要結(jié)合這些不同的招待方式進(jìn)行自身的創(chuàng)新。一方面要滿足溝通的需要；另一方面，要節(jié)約經(jīng)費(fèi)。例如，可將傳統(tǒng)的吃飯唱歌活動改變成喝茶的方式，喝茶這種傳統(tǒng)交流模式更容易讓環(huán)境變得輕松，不僅節(jié)省了費(fèi)用，還會提升溝通效果。創(chuàng)新招待方式，可節(jié)約招待費(fèi)用，提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平。