辦公自動化系統的開發與應用

辛穎楠

[摘 要]為提升辦公水平，加強企業競爭力，本文首先闡述了辦公自動化系統的概念及功能，然后分析了辦公自動化系統在企業辦公業務中的應用，最后介紹了辦公自動化系統網絡的安全防范措施，旨在為企業提供優質服務，創造更大價值。

[關鍵詞]辦公自動化；OA系統；應用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.065

[中圖分類號]TP317.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-00-01

1 辦公自動化系統

辦公自動化（Office Automation。OA）是指在企業中以計算機為中心，采用網絡技術，結合現代化辦公流程，快捷信息共享、高效協同辦公，從而提高整個企業的辦公效率。

OA系統的基礎構架，可分為3個邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，例如，HTML表單、JPS、JavaApplet等。中間層為應用層，是OA的使用者通過表示層獲取數據需要調用的代碼，包括安全系統、應用系統、技術平臺等多個部分，可根據其邏輯的獨立性采取靈活的應用設計方案。在技術上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統一規范為核心API，為表示層的訪問提供確切接口。底層為數據層，主要用于實現統一的數據管理和數據交換。

2 OA的功能

2.1 建立內部通信平臺

建立組織內部的郵件系統，使員工間的通信和信息交流快捷通暢。

2.2 建立信息發布平臺

建立一個有效的信息發布和交流的場所，使內部的規章制度、工作計劃、工作任務事項等能夠及時下達到每位工作人員，使員工及時了解公司的工作動態。

2.3 實現工作日志自動化

不同的工作任務，每項任務的下達及完成情況都要及時上報，通過OA內部辦公系統。每位員工只需要用自己的用戶名登錄，就可以看到自己的工作任務，上報工作完成情況。OA系統和綜合業務系統一樣，每人都有專屬的賬戶密碼，不能混用，系統中的所有操作都是有痕跡的。

3 OA的應用

3.1 OA辦公系統在員工管理中的應用

作為高層領導，不可能熟知每個員工的工作能力、業務素質等情況。領導要合理利用OA辦公系統做好員工管理工作，例如通過組織內部網絡發布個人工作業績，使領導更好地了解員工能力，創建一個員工與領導溝通與交流的網絡平臺。

3.2 OA辦公系統權限的應用

在辦公自動化管理軟件的設計中，企業對系統進行管理需要通過權限模塊來完成，每個員工最后獲得的操作權限一般都是不同的，權限都與其崗位息息相關。系統定制角色時，同時定制此角色對這幾個功能模塊的操作權限，角色可以任意定制，其對系統的操作權限是以上幾個模塊的組合。

4 OA辦公系統網絡安全防范措施

一個好的辦公自動化系統必須是足夠安全的，因為企業內部的大多數文件將保存在此系統中。針對目前系統安全的問題，在OA辦公自動化系統網絡安全方面提出以下防范方法，以保證網絡辦公自動化系統的安全。

4.1 加強機房管理

對目前大多數辦公自動化網絡系統來說，存在的一個很大的不安全因素是網絡管理員的權力太大，所以要采取一定的手段來限制或削弱網絡管理員的權力。對工作人員，要結合機房、硬件、軟件、數據和網絡等各個方面的安全問題，加強業務、技術等方面的定期培訓，提高管理人員的技術水平。

4.2 設置訪問控制

訪問控制是保證網絡安全最重要的策略之一。訪問控制策略包括入網訪問控制策略、操作權限控制策略等幾個方面的內容。首先，網絡管理員應對用戶賬戶的使用、用戶訪問網絡的時間和方式進行控制和限制。用戶賬戶應只有網絡管理員才能建立，用戶口令是用戶訪問網絡所必須提交的準入證。其次，用戶名和口令通過驗證后，系統需要進一步對用戶賬戶的默認權限進行檢查。最后，針對用戶和用戶組賦予一定的操作權限。網絡管理員能夠通過設置，指定用戶和用戶組可以訪問網絡中的特定資源，進行操作等。

4.3 數據加密

主要針對辦公自動化網絡系統中的數據進行加密。它是通過網絡中的加密系統，把各種原始的數據信息（明文）按照某種特定的加密算法變換成與明文完全不同的數據信息（密文）的過程。數據存儲加密的關鍵是選擇一個好的加密算法。

4.4 建立工作日志

對所有合法登錄用戶的操作情況進行跟蹤記錄，對非法用戶，要求系統能夠自動記錄其登錄次數、時間、IP地址等信息，以便網絡管理員能夠根據日志信息監控系統使用狀態，并對惡意行為采取相應的措施。

5 結 語

現在是信息化時代，OA辦公自動化充分利用了各種信息，企業工作效率實現最大化，并提升工作質量，降低企業成本。OA辦公系統中的核心是各種設備與人機信息系統，合理利用不同種類的設備及人機信息系統，協助人們完成各種辦公業務活動，提高工作效率。OA辦公自動化系統的運用是企業信息化發展的一個必然趨勢。

主要參考文獻

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[2]王東亮.OA系統模塊分析[J].青海大學學報，2011（1）.

[3] 楊浩.辦公系統在信息管理中應用與實現[J].電子計算機，2009（2）.