檔案工作規范化、標準化的推進策略

孫桂芝

[摘 要]檔案工作規范化和標準化是確保檔案資料規范安全使用，防止檔案資料泄密和提高檔案管理有效性的必然要求。為實現檔案工作規范化與標準化，應從檔案工作的源頭入手，加強公文制發、立卷歸檔、檔案使用等環節，提高檔案質量，強化過程管理，實現各個流程環節的規范化和標準化，從整體上提升檔案管理質量。

[關鍵詞]檔案管理；規范化；標準化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.157

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-01

檔案資料作為重要的文史資料，具有很大的研究價值。很多涉密檔案更是要求規范管理、嚴格管理，要求做到規范化、標準化。但在檔案工作實踐中，檔案管理很多環節的規范性還不夠，資料的質量也還有待于提高升。因此，有必要強化過程控制，加強檔案工作各個環節的管理，逐步推進檔案工作規范化、標準化。本文擬結合工作實踐，分析檔案工作存在的不足，提出推進檔案工作規范化和標準化的實施策略，為檔案工作者改進工作方法、轉變工作方式提供一定的參考。

1 做好公文制發工作，規范檔案基礎資料

公文是檔案的前身，是檔案的基礎資料。從基礎資料環節入手，建立系統思維，提高公文制發的管理，是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提。在工作實踐中發現，雖然文書處理工作無論是在工作內容和目的任務上都與檔案工作有著較大的不同，但事實上，不僅檔案資料的來源于文書，而且文書的最終取向也是檔案，因此，他們之間在事實上存在著天然的聯系，推進檔案工作規范化、標準化依賴于基礎工作的規范化，取決于基礎資料的標準化，做好公文制發工作，是推進檔案工作規范化和標準化的必然要求。

為了做好公文制發工作，首先要建立質量意識，在公文的制發環節堅持做到規范化、標準化，以提高檔案實體質量，為提高檔案工作規范化、標準化打下牢固的工作基礎。做好這項基礎性工作需要從加強以下幾個方面的工作入手。一是要確保公文用紙的質量。公文紙張的質量對于今后檔案資料的保存有著直接的影響，紙張質量不好，檔案資料在經常翻閱中很容易損壞，不易于長期保存，紙張質量好，則有利于翻閱和長期保存。其中，紙張的規格要統一，裝訂要規范，以利于歸檔整理和資料擺放。二是要確保公文內容的質量。作為公文，必須包含標題、正文、簽發等。規范的公文應該具備完整的內容，并且能夠做到文種合理、擬制格式規范、簽發符合審批權限、公文標題正確、主送單位和抄送單位準確、落款與公文一致、日期與實際相符。此外，公文的行文應當使用規范字，不要濫用簡稱，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。在此基礎上，還要確保公文印刷的質量。公文的印刷應當保證字跡鮮明、清晰，并使用不容易褪色的筆種、墨水和紙張，以利于公文歸檔之后所形成的檔案資料能夠長久保管利用。

2 做好立卷工作，按標準科學分類歸檔

檔案管理中，不同類型的檔案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。為了做好不同類型檔案的保密管理，在檔案工作中，有必要對檔案進行分類，根據檔案的不同類別、不同保密要求，進行分類管理。科學合理的分類，既有便于保管，又便于檢索利用，可以更好地提高檔案資料的利用價值，這既是檔案工作規范化、標準化的根本目標，也是檔案資料管理的最終目的。做好立卷工作需要從以下幾個方面入手：一是要建立“以我為主”的意識，將本單位在各項重要工作中形成的文件作為主要的歸檔資料；二是要檢查“資料完整性”，不規范、不完整的文件資料不予立卷，只有做到規范、完整后才進行立卷或歸檔，以免檔案資料的無序和混亂；三是要堅持“價值原則”，正確區分文件與資料，根據文件內容、形式和作用進行分類整理，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，以提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，防止不該歸檔文件混入，同時，防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證。

3 加強使用環節控制，規范檔案調取回收管理

規范檔案的調取和回收管理，規范檔案使用環節的過程控制，是檔案工作規范化、標準化的重要內容。在檔案借閱、使用的過程中，對于檔案的調閱、移出、銷毀應該按照相關規定辦理手續，嚴格履行規定程序，經過指定的領導人審批通過之后，做好登記，完成簽字等手續，然后才能調閱。檔案使用完畢后，應及時收回，并進行檢查、清理、核對，看是否有失密、泄密問題，如果發現問題，應該及時查明原因，進行補救。

主要參考文獻

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