圖書館館藏清點及管理研究

劉暉

[摘 要]本文結(jié)合圖書館館藏清點工作的實際體會，首先介紹了圖書館館藏清點的背景以及對于圖書館館藏清點重要性的認識，詳細介紹了館藏清點的實施策略，并分析了館藏清點中發(fā)現(xiàn)的問題及其原因，并就完善圖書館館藏管理工作提出了自己的認識和體會，為圖書館館藏清點以及管理工作提供參考。

[關鍵詞]館藏清點；圖書館；文獻

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.173

[中圖分類號]G253.1 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）10-0-02

圖書館館藏清點工作是圖書館館藏管理工作的重要內(nèi)容，開展館藏清點工作，目的是為了準確掌握圖書館的館藏情況，尤其是圖書館的藏書以及各類圖書數(shù)量，并查明是否存在文獻丟失、圖書亂架及錯架等問題。同時，圖書館館藏清點也是對圖書館的館藏數(shù)據(jù)進行修正以及完善圖書館館藏清庫、剔舊以及注銷等管理制度的主要依據(jù)，對于改進圖書館圖書的流通以及保管工作也具有重要的作用。

1 圖書館館藏清點背景

筆者所在學校圖書館自1999年開始建設圖書數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)開架式計算機借閱管理。在圖書館數(shù)據(jù)庫建設初期，由于人手少以及編目人員專業(yè)知識和業(yè)務能力有限，導致圖書編錄系統(tǒng)工作不夠仔細，難免造成各種圖書信息錯誤。如館藏無指定記錄、索書號、條碼號錯誤等，造成在架圖書數(shù)量與數(shù)據(jù)庫數(shù)量不相符，檢索不到圖書信息，增加拒借率等相關問題，給圖書的借閱與管理帶來了許多問題。在圖書館成立多年的開架借閱期間，圖書館歷經(jīng)多次搬遷，其間，書庫又進行過幾次大的調(diào)整，致使圖書丟失、錯架、亂架的問題比較突出，雖然在圖書館館藏管理中定期進行順架，但在圖書借閱過程中，只能是發(fā)現(xiàn)一個問題解決一個問題，圖書信息錯誤沒有從根本上解決，因此，開展圖書館館藏清點梳理工作變得更加迫在眉睫。

2 圖書清點工作必要性分析

2.1 圖書館館藏清點有助于摸清圖書館館藏相關數(shù)據(jù)的真實情況

通過館藏清點，可以準確統(tǒng)計圖書在架數(shù)量、借出、注銷和閉架的真實情況，與數(shù)據(jù)庫數(shù)量做比較，查清出入所在及原因，以便達到架上圖書，館藏數(shù)據(jù)與圖書財產(chǎn)賬目相一致的規(guī)范管理。

2.2 圖書館館藏清點有助于提高館藏圖書信息質(zhì)量

以圖書館館藏清點作為手段，可以檢查館藏圖書信息的質(zhì)量，改正其錯誤信息，如同書異號，同號異書，館藏無指定記錄，書名錄錯以及索書號、條碼號錯誤等，確保每一本圖書的信息準確無誤，在讀者檢索圖書時能查詢該書的準確信息，以便減少拒借率。

2.3 圖書館館藏清點有助于完善圖書館制度建設

圖書清點工作是對館藏數(shù)據(jù)清理的過程，可以掌握館藏文獻的實際情況，對各類圖書實際借閱量及各書庫工作量，編目人員的工作態(tài)度和責任心都是一個有效的檢查，使清點工作納入圖書館的常態(tài)工作中，對制定流通部和采編部各項規(guī)章制度也具有較好的指導作用。

2.4 圖書館館藏清點對今后采購圖書工作的影響

通過對館內(nèi)圖書的清點，可以詳細掌握整個圖書館各個大類圖書的館藏數(shù)量，剔舊量，閉架量及占架情況，結(jié)合師生讀者的需求及專業(yè)等特點，從實際出發(fā)，在滿足學校工作需要的前提下，節(jié)約資金，做到藏書質(zhì)量、數(shù)量兩不誤，對構建規(guī)范的藏書體系做正確的參考。

3 圖書館館藏清點實施及發(fā)現(xiàn)問題分析

3.1 圖書館館藏清點的方案實施

圖書清點工作是一項程序性強且耗時費力的艱苦工作，因此，在正式清點之前首先對圖書館館藏清點的內(nèi)容、時間、步驟、方法做了周密的部署。圖書館館藏清點工作的重點是清理出圖書數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)而實際沒有館藏，以及實際有館藏而在數(shù)據(jù)系統(tǒng)中沒有數(shù)據(jù)和館藏不能利用的圖書。根據(jù)圖書館的實際情況，以中圖法等分類目錄為依據(jù)分書庫，按各個圖書大類，對圖書進行清點。對于館藏清點的依據(jù)，由于條形碼是每本圖書的“身份證”，每本圖書都有一個條形碼，每個條形碼都有其對應的圖書信息，因此，主要是根據(jù)條形碼作為清點圖書的檢索點。

針對藏書量大、流通量大且不能閉館等實際問題，在清查方案的制定上，將清查時間定在每天的工作時間內(nèi)，書庫工作人員一人負責日常的借閱工作，另一人組織人員逐本清點。每天開始清點前，將數(shù)據(jù)庫中的圖書信息嚴格按分類法順序排列好、分號段，10頁一冊打印成盤點表，到書架中逐一清查，對每一本圖書的書名，索書號，條碼號等信息一一核對，在盤點表上做標記，并及時把錯誤信息的圖書以及盤點表中沒有的圖書拿出來，集中送到編目人員處做修改和補錄處理，并在盤點表上作出詳細說明。

3.2 圖書館館藏清點中發(fā)現(xiàn)的問題及分析

在圖書館館藏清點工作中發(fā)現(xiàn)了較多的歷史遺留的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.2.1 館藏庫無指定記錄

這類圖書是當時在錄入系統(tǒng)的過程中漏錄，導致沒有此書的任何信息，致使圖書在借閱時因沒有數(shù)據(jù)而無法借出。處理此類圖書的方法是集中送到編目室做補錄處理，并在盤點表其所在位置添加信息，補錄完畢及時上架流通。

3.2.2 圖書文獻信息錯誤

這類圖書是當時在錄入時分類錯誤，例如，把“中文書”錄成“工具書”，致使圖書在館藏數(shù)據(jù)庫中沒有信息，而在“流通查詢”系統(tǒng)中可以查到，但無法借出。對于此類圖書可以在“典藏管理”或“流通管理”中的“館藏庫維護”里輸入該書條形碼，將“文獻流通類型”中原本錄錯的“工具書”改為“中文書”存盤并保存，即可錄入館藏庫正常借閱。

3.2.3 索書號錯誤

這類圖書情況比較復雜，既有“同書異號”，即相同的一本書索書號不同，致使圖書在不同的架位上放置，管理起來相當困難；還有“同號異書”，即不一樣的書索書號相同。這兩種情況的圖書，集中送到編目部做修改處理。

3.2.4 條形碼錯誤

此類圖書在錄入過程中條形碼掃描錯誤，致使架上圖書與盤點表上的圖書信息對應不起來，在借閱時無法借出，需修改后再上架。

3.2.5 書名書標錄錯

這類圖書都是在錄入過程中編目人員不仔細不認真造成的錯誤，及時糾正書名、書標。

3.2.6 難尋以及錯架亂架圖書

在流通過程中由于圖書館采取全開放式借閱，許多讀者經(jīng)常將圖書從書架上取下閱覽而不使用“替書板”，造成圖書沒有及時歸架，或?qū)⒃摯箢悎D書放于別的大類圖書的書架中，致使圖書出現(xiàn)錯架亂架現(xiàn)象，這種情況也會造成讀者在查詢系統(tǒng)中看到此書在架而實際架位上找不到，從而出現(xiàn)拒借。

3.2.7 館藏地點錯誤

由于圖書館自開架以來從未做過清點工作，期間又搬過兩次家，各個書庫又進行過幾次大的調(diào)整，致使圖書的館藏地點五花八門。讀者在檢索時也搞不清要借閱的圖書究竟在哪一樓層哪個書庫。這類圖書數(shù)量巨大，流通部的工作人員可以在“流通管理”中的“館藏庫維護”中一本一本掃描圖書條形碼，把“館藏地點”錯誤的圖書修改正確，存盤保存。

4 圖書館館藏清點后管理改進研究

在館藏清點后，對數(shù)據(jù)進行了全面的統(tǒng)計：在不閉館的情況下共清點了A—F類的圖書，共計414 20冊，打印盤點表395頁，共40冊。發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤問題達1 280冊次，占比為3.1%。其中，補錄無指定記錄91冊；補錄修改信息錯誤238冊；修改索書號及條碼號錯誤118冊；修改書名書標錯誤186冊；糾正錯架亂架圖書344冊；統(tǒng)計找不到圖書303冊。結(jié)合上述數(shù)據(jù)對各種錯誤的圖書信息占比分析，發(fā)現(xiàn)主要是工作人員個人的工作能力和責任心有很大差別，如編目人員錄錯數(shù)據(jù)的相關問題占比為1.53%；書庫工作人員對錯架，亂架以及找不到圖書等的管理問題占比為1.56%。

通過上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，圖書館館藏管理中還存在著較多的問題。必須提高對圖書館管理工作的認識，讓工作人員明確，圖書管理工作并不只是借出還回這樣簡單的工作，增強各部門各環(huán)節(jié)之間工作人員的協(xié)作態(tài)度和責任心，提升館藏文獻數(shù)據(jù)庫管理工作水平。同時，要進一步完善圖書館館藏管理制度，并強化定期的清點管理。通過對館藏數(shù)據(jù)進行了徹底的梳理和清理，使錯誤的圖書信息得到改正，確保圖書能夠正常流通。這既是圖書數(shù)據(jù)更加貼近真實的藏書情況的需要，也是改進服務質(zhì)量、數(shù)據(jù)庫資源建設的工作質(zhì)量提升的必要手段。

5 結(jié) 語

圖書館館藏清點工作既是圖書館館藏管理非常重要的基礎性工作，也是涉及典藏、流通以及技術等多個部門的綜合性工作。在圖書館館藏清點中，管理部門應該注重增強協(xié)作配合，提高清點質(zhì)量，并及時總結(jié)在圖書館館藏清點中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地制定改進完善措施。