淺談電力企業檔案管理現狀及優化措施

胡煬

摘 要：檔案管理是電力企業一項重要工作。隨著辦公自動化、信息化的發展，檔案管理面臨著新的挑戰，管理中存在的問題逐漸凸顯，嚴重威脅著電力企業的可持續發展。文章對電力企業檔案管理現狀進行了剖析與研究，并針對存在的問題提出了具體的解決措施。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；問題；對策

中圖分類號：F426.61 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）29-0035-01

電力企業管理包括很多內容，檔案管理就是其中一項。隨著社會的發展，檔案管理方式也有了一定的發展，但仍存在著不少問題，檔案管理方式落后、管理制度不夠完善、管理人員專業化水平和綜合素質較低。這些都嚴重制約著電力企業的發展，必須采取措施優化電力企業檔案管理。

1 檔案管理的內涵及意義

1.1 檔案管理的內涵

檔案管理，顧名思義就是檔案管理員對檔案信息和檔案實體進行整理、收集、保管和統計的活動。檔案管理是為企業其它活動提供便利。檔案管理工作復雜多樣，內容繁復，具體包括檔案的整理、檔案的收集、檔案的保管以及檔案的編輯研究。檔案主要分為紙質檔案和電子檔案兩大類，紙質檔案就是以紙張作為媒介和載體的一種檔案，它是最常用的一種方式，也是最基本的。紙質檔案在管理的過程中受內外因的相互作用，紙張很容易破損、臟污。電子檔案是存儲在計算機軟硬盤中的檔案，它是一種與紙質檔案相對的檔案類型，電子檔案具有高效、快捷、方便和快捷的特性，是未來檔案發展的趨勢。

1.2 檔案管的理意義

企業檔案是企業在生產經營活動中形成的對企業有保存價值的各種文字、聲像的歷史記錄。檔案記錄著企業、員工的成長，能夠為企業者決策提供依據，為企業文化發展提供宣傳材料。企業若管理不好檔案，一旦泄露，不但會導致企業員工個人信息的泄露，更會影響企業可持續發展和企業形象。因此，檔案的管理必須做到完整性、規范性、系統性。電力企業檔案是企業在生產管理中逐漸積累形成的各種資料，這些資料對電力企業的生產經營活動、各項管理工作都有重要影響，做好電力企業的檔案管理工作，能夠確保企業平穩發展。

2 電力企業檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理制度體系不完善

為了完善檔案管理，有效利用檔案資源，必須制定有效的管理制度。電力企業因其特殊性，更需要做好檔案管理。電力企業在檔案的保管、利用、移交、鑒定方面都制定了一定的規章制度以及責任追究制度。很多大中型電力企業能夠嚴格遵守檔案管理制度，按照制度要求執行，但還是有一部分基層企業忽視制度的作用，具體工作不按照制度規定的執行，導致很多制度成為了擺設。企業的責任追究制度也未真正發揮作用，這就導致很多檔案管理人員在思想上沒有足夠的重視，加之一些電力單位管理不善，許多文件不同程度遺失。

2.2 管理人員專業水平不達標

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進行分類、使用和歸還，它不僅是一項工作量巨大、工作程序復雜的工作，而且檔案管理的專業性比較強，需要專業人員進行管理操作。然而很多電力企業管理者對檔案管理工作不重視，認為檔案管理工作不如其它工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業的人員對檔案進行管理，尤其是電力企業中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業知識，缺少檔案管理的專業技術資格證書，且計算機水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。即使有些人員有專業技術資格證書，具備了檔案管理的專業技術能力，這些人具備良好的檔案專業理論知識，但缺乏工作經驗，不能滿足企業的發展需求。

2.3 檔案管理方式方法較落后

檔案管理需要運用科學的原則和方法對檔案進行管理，以便為企業發展提供更好服務的一項工作。不同的檔案類型需要不同的管理方式。當前，企業檔案管理方式比較單一，主要分為三種：檔案集中統一管理、檔案分散管理以及檔案分級管理。集中統一管理有利于保護檔案的完整性、統一性。但往往受企業規模、企業管理方式的限制，且這些管理方式過于繁瑣，工作量大，工作效率極低，已經不適應現代企業發展的需要。檔案管理是為企業服務的，必須創新檔案管理方式。

3 優化電力企業檔案管理措施

3.1 健全檔案管理制度體系

完善的制度是企業運行的根本，也是企業發展的基礎。電力企業管理具有綜合性、動態性、復雜性等特征，檔案管理更是如此。檔案管理雖然制定了一定的制度體系，但有些制度不夠完善，要根據供電企業具體需求細化檔案管理制度，制定檔案管理規范細則，完善檔案管理制度體系。尤其是在檔案的利用方面，檔案的利用是檔案資源價值的體現，檔案不能隨意被翻閱、利用，要健全檔案利用體系。電力企業制定了檔案管理的責任追究制度，這些制度能夠明確個人責任，但很多制度尚未被有效執行。要進一步完善責任追究制度，明確誰管理誰負責，以及檔案管理人員的職責、權限，增強檔案管理員的責任意識。此外，對領導的追責也必不可少，這樣能夠強化領導的責任意識，讓領導重視檔案管理，增強檔案管理意識。完善檔案管理很重要的一項就是人事檔案管理制度，必須建立健全人事檔案的保管制度，要定期對人事檔案進行檢查、校對，以確保檔案的完整性。

3.2 提升檔案管理人員素質

按照不同的標準和原則對檔案進行分類管理，具體可以分為文書檔案、財務檔案、科技檔案、電子檔案、人事檔案等。管理內容繁瑣，方式復雜。若想對檔案進行有效管理，必須提升電力企業檔案管理人員的整體素質。面對檔案管理存在的人員老化和專業技術人才緊缺的現狀，電力企業管理者要高度重視，切實強化檔案管理意識，認識到檔案管理工作的重要性，這是實現檔案科學管理的基礎。實現檔案的信息化、現代化管理，必須聘用具有專業知識的人。針對檔案管理人員年齡老化、結構不合理的問題，要通過學習，增強檔案管理專業知識，再通過培訓提升這些人的能力。要提高管理人員主動學習的積極性、主動性，更新已有知識。檔案管理工作需要專業人才，必須要引進現代化的專業人才。檔案管理是一項枯燥、繁瑣的工作，要采取各項措施穩定檔案管理人才隊伍，提高專業技術人員的積極性。

3.3 實現檔案的信息化管理

隨著科技的進步與發展，檔案管理也在發展，呈現出信息化、現代化的發展趨勢。所謂檔案的信息化就是運用信息技術對檔案的數據、信息進行采集、整合和提供服務的過程。原來檔案形式主要是紙質的，隨著科技的發展，電子檔案廣泛應用于企業管理中。電子檔案就是運用計算機磁盤、磁帶等設備進行統計、存儲的檔案信息。要構建一個公共的、獨立化的檔案信息管理平臺。不僅要構建這樣的平臺，更要對各種檔案信息進行有效管理，這樣才能實現檔案的信息化、現代化。此外，大量的紙質檔案也需要數字化管理，要派專人對紙質檔案進行收集、整理，可以將紙質檔案進行分類，然后錄入電腦系統，這樣在利用的時候更方便、更快捷，要盡量將紙質檔案納入信息資源開發利用體系。對檔案進行管理不能僅運用一種手段，對電子檔案進行管理必須雙管齊下，電力企業既需要運用紙質檔案，又必須運用電子檔案。只有雙管齊下，才能確保檔案管理的時效性。

4 結 語

做好檔案管理工作，提高檔案管理工作質量，能夠提高電力企業管理水平。要通過建立健全檔案管理制度體系，填補管理體系不完善的漏洞；通過培訓學習提升檔案管理人員素質，彌補管理人員專業水平不達標的缺陷；通過對檔案進行信息化、現代化管理，優化檔案管理方式方法。只有多措并舉，才能真正提高電力企業檔案管理。

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