談談學校檔案建設

何泓枚

學校管理是一項完善的科學的教育工程，一般分行政管理、教育教學管理、學生管理、教師管理、總務管理、校園管理、檔案管理等幾部分。但是唯一不能忽視檔案管理，不懂得檔案管理是學校管理的一個重要組成部分，沒有檔案管理是不完善的學校管理。學校檔案，是學校一切工作的綜合反映。一所學校，如果能把自己歷年工作實績的所有資料，全面系統地劃類歸檔，建立起規范化的學校檔案，對進一步加強和改善學校管理，全面貫徹教育方針，提高教育教學質量，促進學?！鞍l揚成績，糾正錯誤”，在揚長補短中不斷前進，有著極其重要的意義。

一、檔案管理的內容

1、學校行政管理方面：校史及學校平面圖、建筑圖紙;上級的文件、通知及有關批復;工作計劃、總結及大事記;各種規章制度、會議紀錄及有關決定;固定財產登記表、統計報表及財務資料;受各級各部門表彰 情況及證件;歷年學校領導班子的組成人員及基本情況等。

2、教育教學管理方面：教導處、教研組及團隊組織的工作計劃、總結;每學期教師任課情況安排表;每學期期終考試、各類學科競賽及每學年升級、畢業考試試卷、質量分析、成績統計表、分數冊;不同版本的教材、教參;歷年所訂主要報紙、雜志;圖書資料、教學儀器、文體器材、電教設施（含自制軟件）的登記冊; 學校和教師在各種報章雜志上發表的論文、經驗材料及他人發表的（含廣播、電視）報道本校事跡的新聞、通訊、經驗材料;完整的教育教學檔案資料等。

3、教師管理方面：逐年逐學期教職員工的花名冊及基本情況登記表;逐月逐日教職員工的考勤原始記載;教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、教改實驗匯報課、新教師轉正定級公開課的教案及評教記錄、指導意見及結論;教師在縣級以上有關會議交流過但未發表過的經驗材料;每學期教師的學科教學計劃及班主任工作計劃;教職員工的年度工作總結及考核評定材料;學歷不合格教師的文化、業務進修資料及學歷合格教師的繼續教育資料;逐學期填寫的《教師業務檔案》等。

4、學生管理方面：每學年的分年級、分班學生花名冊及基本情況登記表;學籍登記表（學籍卡或借讀卡）;轉學、休學、復學、留級的有關證件、存根及失學、死亡原因的情況登記;學生體檢登記表及體育達標成績 測查表;學生獎懲情況登記表;學生去向及畢業生花名冊、畢業證存根、畢業生合影、畢業生去向等。

二、檔案管理的方法

1、人人樹立檔案意識。一個學校能否把檔案建起來，并管好、用好，關鍵是領導。校長重視檔案建設，善于用檔案資料統管學校各項工作，是做好檔案工作的根本保證。校長重視了，就必然會要求全校教職員工人人樹立檔案意識，在日常工作過程中養成積累資料的良好習慣，避免平時不注意收集保存，遺失了，期末交不回檔案室，入不了檔。

2、校校設立管理人員。一般地說，在不增加編制的條件下，盡可能設檔案專職管理人員（如聘用有一定管理能力、工作認真負責、身體健康的離退休教師），其他規模較小的學?？稍O兼職管理人員。要制訂管理人員職責和管理制度，除建好、管好、用好檔案資料等內容外，要特別注意在管理人員變更時，做好交接工作，防止人員變、資料丟的混亂現象。

3、件件資料分類入檔。檔案資料，通常一學期收集整理一次。對所收集的資料，在入檔前一定要進行審查整理，認真鑒別，決定取舍，然后系統地分類、分項、分卷裝入檔案袋。一般學校要建立檔案柜，檔案袋入柜存放;凡有條件的都要建立檔案室，檔案室除放置檔案柜存放文書資料等檔案袋外，還要陳列、存放學校有史以來保存下來的有價值的珍貴實物（如獎旗、獎杯、獎匾、獎品，用過的校牌、校旗、國旗等）和報紙、雜志、教材、試卷等不能入袋的資料。

4、事事處處注意“四性”。即檔案資料的連續性、完整性、系統性和價值性。連續性，是指跨學年的重要事件，如教改實驗課題，一般都不是一個學年能夠完成的，周期較長，一輪實驗要延續幾年、十幾年，對每學期、每學年的階段性實驗報告和終結性的實驗成果報告，以及其他有關資料，或二輪、三輪的實驗資料，都要注意連續性;完整性，是指本學期、本學年的某件事、某項活動要有頭有尾，善始善終，防止有部署沒檢查，有計劃沒總結;系統性，是指分類立卷工作要規范化。要科學地系統地分類分項，便于查找資料，發揮檔案資料對學校工作的指導作用;價值性，是指對收集起來的資料，要嚴肅認真地審查整理，對那些沒有教育價值、科研價值、保存價值和歷史資料查找使用價值的就不必入檔，可另作處理。檔案資料不能兼收并蓄，把凡是收集到的東西統統塞進檔案袋里。即使入檔的資料，也要標明保存期--“永久”、“長期”，或“30年”。

三、檔案管理的優越性

1、實行檔案管理，能增強對學校檢查評估的真實性和準確性。檔案，是督查、評估和指導學校工作的可靠依據。有的學校，平時做了許多工作并卓有成效，但督導檢查時，聽匯報成績不少，查資料證據不足，有的已經失落，有的一時找不到，而評估“重證據，不輕信口供”，積分自然受到影響。有了檔案資料，就是真憑實據，督查評估就能做到公平合理。

2、實行檔案管理，能調動教師的工作積極性，激勵教師的競爭意識。比如《教師業務檔案》，每學期根據各人的工作實績填寫一次，內容和本人見面，學校領導、教研組長和本人共同簽字方能生效。由于絕大多數 教師的上進心、自尊心很強，這樣做對每個教師都是一個有力的鞭策和鼓舞，增強其事業心和責任感，對全面貫徹教育方針，面向全體學生，全面提高教育教學質量，都有極大的促進作用。評模范，評職稱、民辦教師轉公辦等，“模范不模范，翻開檔案看”，按工作實績排隊上，這幾個過去的“老大難”，就會變成再也不難。

3、實行檔案管理，便于查找和使用有關資料，便于利用校史及有關實物（包括錄音、錄像等），對學生進行校史教育、傳統教育、愛國主義教育等。

4、實行檔案管理，能進一步加強和完善學校的科學管理體制，使每所學校都能從本校的實際出發，摸索經驗，按照教育教學規律辦好自己的學校。教育是一門科學，有其本身的規律，但這個規律并不是任何人隨便都可以掌握的，只有在工作實踐中，不斷總結成功的經驗，記取失敗的教訓，得而不驕，失而不餒，才能從中找出規律，指導自己的工作在曲折的道路上不斷前進。檔案資料為此提供了有利條件，使學校管理從隨意性、 經驗型向自覺型、科學型發展。

總之，建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于學校查找和使用歷史資料。