探討檔案管理在文化建設中的作用

王維玲

檔案管理是現代企業文化建設中的重要組成部分。作為企業文化積累之一的企業檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性，為弘揚企業精神，推進企業文化建設，塑造企業形象具有重要作用。

一、企業檔案和企業文化的關系

企業文化是具有獨特個性的、為全體員工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念、思維方式和行為準則。具體地說，企業精神是企業文化的核心，是企業的發展之魂;企業形象是企業文化的表象，是企業的無形資產之一;企業以人為本，造就一支高素質的職工隊伍是企業文化建設的出發點和落腳點?？傊?，將企業文化建設融入企業管理之中，將挖掘出不竭的活力源泉，融入市場競爭的大潮中，將會使企業的發展添動力、經營增活力、管理顯威力、整體強實力。企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，涉及到企業的內部與外部、上級與下級、社會與經濟、物質與文化等諸多方面。企業檔案同企業的生產、經營、銷售、管理、技改、培訓等有著直接的密不可分的聯系。由此看來，企業檔案和企業文化在某種層面具有基本相同的作用，即對于企業的生存與發展的后盾和保障作用。企業檔案以其具體的物質形態而存在，企業文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內存的必然聯系。

二、企業檔案在企業文化建設中的重要作用

（一）企業檔案可作為企業文化建設的歷史借鑒和參考

企業檔案記述和反映了企業的技術資質、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業績評價、榮譽記載以及職工素質、人才建設、文化建設、設備配置、技改歷程、財務狀況、經營現狀等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用?？傊?，企業檔案記述和反映了企業發展的歷史過程。企業文化建設必須立足于本企業的歷史和現狀，有企業自身的特色，不可能脫離本企業的歷史發展去建設無本企業特色的文化。綜觀企業檔案，可以深刻理解本企業特點及歷史發展的規律。從整體而言，企業檔案對企業文化建設具有歷史價值。另一方面，企業文化建設也有一種連續性和繼承性。企業檔案同樣記載了企業文化建設的歷史發展，可為當今企業文化建設提供經驗和教訓，具有較大的歷史借鑒作用。

（二）企業檔案是企業文化建設的重要依據之一

一部分企業文化建設并不直接依據企業檔案。如企業參與社會公益事業、進行與企業產品無直接關系的文化活動等。這些企業文化建設常常是企業根據社會、經濟環境的不同而靈活采用的。但有一部分企業文化建設與企業檔案有著直接的密不可分的聯系。如反映企業發展精神、弘揚企業優良傳統、展示企業形象的材料，離開企業檔案是無法編寫的。企業檔案記載了企業發展的歷史，為企業文化建設提供各種歷史線索，可作為某些企業文化建設的直接依據。從這種意義上說，企業檔案管理是企業文化基礎建設的重要內容之一。

（三）企業檔案管理本身就是企業文化建設的重要組成部分

企業檔案具有科學文化屬性，因而企業檔案建設就是一種企業科學文化建設。企業檔案記載了企業科學技術的創新和發展，這是企業一代又一代職工的勞動結晶;企業檔案中包含了企業經營管理的經驗和教訓，是企業勞動者不可多得的寶貴精神財富;企業檔案敘述了企業發展的艱辛歷程及幾代勞動者的創業事跡，從而匯成一種企業精神，是當今企業發展的精神動力。綜觀企業檔案本身，就是一部企業文化建設史。企業檔案管理是維護企業歷史面貌的一項重要事業，只有管好企業檔案，才能為企業留下一份文化遺產，企業文化建設和發展才能源遠流長。

三、企業文化建設對企業檔案管理工作具有積極的推動作用

（一）有利于提高對企業檔案管理工作的認識

如果上升到文化的高度來認識檔案工作，那么企業檔案不僅是一部內涵非常豐富的企業成長發展史書，而且還是一個重要的科學寶庫。這種認識上的提高，特別是企業領導者的認識，對于企業檔案管理工作來說意義是十分重大的。

（二）有利于改善企業檔案管理工作的外部環境

良好的企業文化是企業群體發揮積極性的前提因素和環境因素，能給企業管理的方方面面帶來新的活力，進而改善企業檔案管理工作的外部環境，將使企業檔案管理工作的各項功能和職責均得以順利實現。如，企業其他管理工作對企業檔案管理工作支持、配合與協調的程度，將直接影響到企業檔案管理規章制度的執行與實施，關系到企業檔案能否實現集中統一管理，文件材料能否齊全完整地歸檔等。

（三）有利于提高企業對檔案的消化利用能力

企業檔案管理的最終目的是為企業各方面的工作提供服務，而檔案服務的實現必須具備兩個先決條件：一是檔案要允許利用; 二是要有利于檔案的動機。有研究表明：某一領域知識的積累是對該領域的認識產生興趣的基本條件，這就是說，只有對某一領域知識積累達到一定水平時，才會產生對這一領域的真正興趣。因此，文化水平的高低，決定了人的素質，也就決定了檔案的消化、利用能力，良好的企業文化在調動企業群體積極性的同時，也使群眾文化素質大大提高，從而將大大提高企業對檔案的消化、利用能力。

總之，企業檔案作為企業文化建設的歷史借鑒和參考，作為某些企業文化建設的直接依據，在企業文化建設中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的企業開始重視企業文化建設，企業文化建設的力度將越來越大，方式將越來越多樣，內容也將越來越寬廣。同時，企業文化建設對企業檔案管理工作既是機遇，更是挑戰，企業文化建設對企業檔案管理工作也提出了更高的要求。隨著企業文化的不斷創新，企業生產的自動化水平、職工知識、智慧和技術都將得到提高，對物質文化和精神文化的需求會相應提高，也就必然會對企業檔案管理工作提出更高的要求，在這種形勢下，企業檔案管理工作只有努力謀求全方位發展，才能盡可能地滿足企業其它方面的各種要求。