探討檔案管理在文化建設(shè)中的作用

王維玲

檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)中的重要組成部分。作為企業(yè)文化積累之一的企業(yè)檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，為弘揚企業(yè)精神，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，塑造企業(yè)形象具有重要作用。

一、企業(yè)檔案和企業(yè)文化的關(guān)系

企業(yè)文化是具有獨特個性的、為全體員工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念、思維方式和行為準(zhǔn)則。具體地說，企業(yè)精神是企業(yè)文化的核心，是企業(yè)的發(fā)展之魂;企業(yè)形象是企業(yè)文化的表象，是企業(yè)的無形資產(chǎn)之一;企業(yè)以人為本，造就一支高素質(zhì)的職工隊伍是企業(yè)文化建設(shè)的出發(fā)點和落腳點。總之，將企業(yè)文化建設(shè)融入企業(yè)管理之中，將挖掘出不竭的活力源泉，融入市場競爭的大潮中，將會使企業(yè)的發(fā)展添動力、經(jīng)營增活力、管理顯威力、整體強(qiáng)實力。企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和，涉及到企業(yè)的內(nèi)部與外部、上級與下級、社會與經(jīng)濟(jì)、物質(zhì)與文化等諸多方面。企業(yè)檔案同企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、管理、技改、培訓(xùn)等有著直接的密不可分的聯(lián)系。由此看來，企業(yè)檔案和企業(yè)文化在某種層面具有基本相同的作用，即對于企業(yè)的生存與發(fā)展的后盾和保障作用。企業(yè)檔案以其具體的物質(zhì)形態(tài)而存在，企業(yè)文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內(nèi)存的必然聯(lián)系。

二、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用

（一）企業(yè)檔案可作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的技術(shù)資質(zhì)、科技成果、專利含量、工藝工法、管理水平、業(yè)績評價、榮譽記載以及職工素質(zhì)、人才建設(shè)、文化建設(shè)、設(shè)備配置、技改歷程、財務(wù)狀況、經(jīng)營現(xiàn)狀等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的作用。總之，企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)發(fā)展的歷史過程。企業(yè)文化建設(shè)必須立足于本企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，有企業(yè)自身的特色，不可能脫離本企業(yè)的歷史發(fā)展去建設(shè)無本企業(yè)特色的文化。綜觀企業(yè)檔案，可以深刻理解本企業(yè)特點及歷史發(fā)展的規(guī)律。從整體而言，企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)具有歷史價值。另一方面，企業(yè)文化建設(shè)也有一種連續(xù)性和繼承性。企業(yè)檔案同樣記載了企業(yè)文化建設(shè)的歷史發(fā)展，可為當(dāng)今企業(yè)文化建設(shè)提供經(jīng)驗和教訓(xùn)，具有較大的歷史借鑒作用。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要依據(jù)之一

一部分企業(yè)文化建設(shè)并不直接依據(jù)企業(yè)檔案。如企業(yè)參與社會公益事業(yè)、進(jìn)行與企業(yè)產(chǎn)品無直接關(guān)系的文化活動等。這些企業(yè)文化建設(shè)常常是企業(yè)根據(jù)社會、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不同而靈活采用的。但有一部分企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案有著直接的密不可分的聯(lián)系。如反映企業(yè)發(fā)展精神、弘揚企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、展示企業(yè)形象的材料，離開企業(yè)檔案是無法編寫的。企業(yè)檔案記載了企業(yè)發(fā)展的歷史，為企業(yè)文化建設(shè)提供各種歷史線索，可作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)。從這種意義上說，企業(yè)檔案管理是企業(yè)文化基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

（三）企業(yè)檔案管理本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分

企業(yè)檔案具有科學(xué)文化屬性，因而企業(yè)檔案建設(shè)就是一種企業(yè)科學(xué)文化建設(shè)。企業(yè)檔案記載了企業(yè)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，這是企業(yè)一代又一代職工的勞動結(jié)晶;企業(yè)檔案中包含了企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是企業(yè)勞動者不可多得的寶貴精神財富;企業(yè)檔案敘述了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程及幾代勞動者的創(chuàng)業(yè)事跡，從而匯成一種企業(yè)精神，是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的精神動力。綜觀企業(yè)檔案本身，就是一部企業(yè)文化建設(shè)史。企業(yè)檔案管理是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項重要事業(yè)，只有管好企業(yè)檔案，才能為企業(yè)留下一份文化遺產(chǎn)，企業(yè)文化建設(shè)和發(fā)展才能源遠(yuǎn)流長。

三、企業(yè)文化建設(shè)對企業(yè)檔案管理工作具有積極的推動作用

（一）有利于提高對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識

如果上升到文化的高度來認(rèn)識檔案工作，那么企業(yè)檔案不僅是一部內(nèi)涵非常豐富的企業(yè)成長發(fā)展史書，而且還是一個重要的科學(xué)寶庫。這種認(rèn)識上的提高，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識，對于企業(yè)檔案管理工作來說意義是十分重大的。

（二）有利于改善企業(yè)檔案管理工作的外部環(huán)境

良好的企業(yè)文化是企業(yè)群體發(fā)揮積極性的前提因素和環(huán)境因素，能給企業(yè)管理的方方面面帶來新的活力，進(jìn)而改善企業(yè)檔案管理工作的外部環(huán)境，將使企業(yè)檔案管理工作的各項功能和職責(zé)均得以順利實現(xiàn)。如，企業(yè)其他管理工作對企業(yè)檔案管理工作支持、配合與協(xié)調(diào)的程度，將直接影響到企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行與實施，關(guān)系到企業(yè)檔案能否實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，文件材料能否齊全完整地歸檔等。

（三）有利于提高企業(yè)對檔案的消化利用能力

企業(yè)檔案管理的最終目的是為企業(yè)各方面的工作提供服務(wù)，而檔案服務(wù)的實現(xiàn)必須具備兩個先決條件：一是檔案要允許利用; 二是要有利于檔案的動機(jī)。有研究表明：某一領(lǐng)域知識的積累是對該領(lǐng)域的認(rèn)識產(chǎn)生興趣的基本條件，這就是說，只有對某一領(lǐng)域知識積累達(dá)到一定水平時，才會產(chǎn)生對這一領(lǐng)域的真正興趣。因此，文化水平的高低，決定了人的素質(zhì)，也就決定了檔案的消化、利用能力，良好的企業(yè)文化在調(diào)動企業(yè)群體積極性的同時，也使群眾文化素質(zhì)大大提高，從而將大大提高企業(yè)對檔案的消化、利用能力。

總之，企業(yè)檔案作為企業(yè)文化建設(shè)的歷史借鑒和參考，作為某些企業(yè)文化建設(shè)的直接依據(jù)，在企業(yè)文化建設(shè)中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的企業(yè)開始重視企業(yè)文化建設(shè)，企業(yè)文化建設(shè)的力度將越來越大，方式將越來越多樣，內(nèi)容也將越來越寬廣。同時，企業(yè)文化建設(shè)對企業(yè)檔案管理工作既是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)，企業(yè)文化建設(shè)對企業(yè)檔案管理工作也提出了更高的要求。隨著企業(yè)文化的不斷創(chuàng)新，企業(yè)生產(chǎn)的自動化水平、職工知識、智慧和技術(shù)都將得到提高，對物質(zhì)文化和精神文化的需求會相應(yīng)提高，也就必然會對企業(yè)檔案管理工作提出更高的要求，在這種形勢下，企業(yè)檔案管理工作只有努力謀求全方位發(fā)展，才能盡可能地滿足企業(yè)其它方面的各種要求。