專科醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與對策

唐長秀

(龍巖市第三醫(yī)院,福建龍巖 364200)

?？漆t(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與對策

唐長秀

(龍巖市第三醫(yī)院,福建龍巖 364200)

為了提高?？漆t(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量,一是以檔案管理的基本方法為依據(jù),將工作規(guī)范化;二是使檔案管理工作具有針對性。其中后者尤為重要,這要求管理者將檔案的開發(fā)、利用重視起來,充分利用豐富的信息資源,使得醫(yī)院在各項工作的開展中都能很方便地得到真實的檔案信息。本文結(jié)合?？漆t(yī)院檔案管理工作的特殊性,具體分析了工作現(xiàn)狀,指出了不完善的方面,并藉此提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

?？漆t(yī)院 檔案管理 工作現(xiàn)狀 改進(jìn)措施

目前，我國大部分?？漆t(yī)院的檔案管理工作并不規(guī)范，存在很多被忽視的問題。

1 ?？漆t(yī)院檔案管理工作的特殊性

醫(yī)療方面的業(yè)務(wù)不僅規(guī)范性和指導(dǎo)性文件數(shù)目較多，而且更新速度也很快。專科醫(yī)院幾乎天天要接收有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范性和指導(dǎo)性的文件，其中分為業(yè)務(wù)規(guī)范文件和政策性文件，前者較為微觀，后者較為宏觀。在文件的下發(fā)過程中，由于缺少相關(guān)的文件保管知識，業(yè)務(wù)部門很可能在使用時將文件損壞甚至丟失。醫(yī)院機構(gòu)是由多個職能部門和業(yè)務(wù)科室組成的，每個職能部門又分管相應(yīng)的多個業(yè)務(wù)科室。醫(yī)療技術(shù)迅速發(fā)展，上級主管部門會不斷下發(fā)各種政策文件。這些文件多是與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)性相關(guān)的，對醫(yī)院在開展醫(yī)療活動過程中起到指導(dǎo)文件、決策性作用，如果文件一旦損壞或者丟失，便會破壞信息的完整性，給醫(yī)院工作帶來許多麻煩。

精神?？漆t(yī)院的每一份檔案都與病人息息相關(guān)，包含著疾病診斷、病情變化、治療記錄、病程記錄、疾病原理等重要的內(nèi)容。而病歷文件則是醫(yī)治疾病的描述性材料，醫(yī)療鑒定報告是對醫(yī)治方法和過程的權(quán)威判定，這兩類文件都十分重要。除此之外，這些文件還是維護(hù)醫(yī)院、患者和醫(yī)生權(quán)益的關(guān)鍵材料，當(dāng)發(fā)生治療問題或者醫(yī)療糾紛時，這些文件就成為解決問題或者判定糾紛的關(guān)鍵材料。所以，保證以上材料的系統(tǒng)性和完整性十分重要。

2 ?？漆t(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1 缺乏專業(yè)人員

調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，部分醫(yī)院，尤其是?？漆t(yī)院，從事檔案管理的工作人員少，也不具備相關(guān)的專業(yè)知識，也缺乏相應(yīng)的工作技能。在我們醫(yī)院，只有3人通過檔案人員崗位培訓(xùn)，并取得檔案崗位資格，其中辦公室1人，人事科2人，但都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的。專業(yè)人員的缺乏容易導(dǎo)致文件收集率低，形成的完整檔案數(shù)量也會較少，而不完整的檔案可能會給治療工作帶來一定的困難，進(jìn)而影響醫(yī)院整體的業(yè)務(wù)水平。尤其對于我院這類專業(yè)的精神?？漆t(yī)院，完整的檔案對疾病的診斷、治療方案的確定、患者信息的報送、精神司法鑒定等有較大的影響，同事也為公安部門、民政部門、各級鄉(xiāng)鎮(zhèn)提供了重要的信息來源。

造成這樣的局面是因為醫(yī)院被定義為醫(yī)療業(yè)務(wù)單位，大多數(shù)人更關(guān)注其醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的發(fā)展，這就導(dǎo)致醫(yī)院在發(fā)展建設(shè)過程中，忽視了檔案管理的重要性，繼而忽視了對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，將過多精力、資金投入到醫(yī)療技術(shù)人員的教育和培養(yǎng)上。正是由于檔案管理工作人員的能力不能滿足醫(yī)院需求，才使得檔案管理工作不能全面發(fā)揮積極的作用。

2.2 檔案管理的設(shè)施設(shè)備比較落后

各種組織的檔案管理設(shè)施設(shè)備主要包括兩個系統(tǒng)：一個是檔案管理過程中所需要的設(shè)施設(shè)備，另一個是檔案的應(yīng)用系統(tǒng)需要的設(shè)施設(shè)備。在管理過程中使用的設(shè)施設(shè)備投入不夠充足，更新也比較滯后；而系統(tǒng)需要的設(shè)施設(shè)備缺口更大，甚至幾乎為空白，這使得檔案不能夠被充分利用，無法實現(xiàn)管理目標(biāo)。

目前很多醫(yī)院的檔案庫房都不符合要求，有欠規(guī)范，設(shè)施設(shè)備落后，管理技術(shù)又不先進(jìn)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和成果。雖然計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已被廣泛運用到了診療的過程中，但是在檔案管理方面很少使用，將檔案記錄和診療聯(lián)網(wǎng)的醫(yī)院更是少見。這些問題迫使檔案的利用手續(xù)繁雜，嚴(yán)重影響了利用效率。

2.3 檔案管理的工作制度有待完善

檔案管理的工作制度應(yīng)該具有系統(tǒng)性。很多醫(yī)院，包括?？漆t(yī)院，也制定了很多檔案管理的工作制度，但是這些制度之間并沒有很好的相互聯(lián)系、相互配合，從而不能發(fā)揮更大的作用。例如，我院文書檔案、人事檔案、病歷檔案、財務(wù)、設(shè)備、基建等等很多檔案資源，但這些資源沒有很好的整合，沒有成立醫(yī)院專門的檔案管理部門，檔案資料的整理都是由各部門單獨完成的。目前我國的檔案管理還沒有一套科學(xué)統(tǒng)一的制度，每個醫(yī)院都要依照自己的理解來建立這個管理制度，這就會導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案管理制度并不完善，有很多漏洞。甚至有些醫(yī)院將本該納入管理的文件沒有記錄在案，造成檔案嚴(yán)重缺失。

作為一所精神?？漆t(yī)院，更要摒棄“重視醫(yī)療，輕視檔案”的陳舊思想，要意識到檔案管理工作制度的重要性，制定科學(xué)合理、規(guī)范的制度，用一體化的思維看待檔案的收集、保管和利用。完善檔案管理制度，這樣才能通過檔案得到有效的病例信息，采取積極有效的治療，更好地服務(wù)于病人。

3 ?？漆t(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

3.1 組建專業(yè)隊伍

要使?？漆t(yī)院的檔案管理工作得到改進(jìn)，首先要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，將其納入作為醫(yī)院人才培養(yǎng)的一部分。

同時，要注意采取針對性措施：一是健全檔案管理工作人員的激勵機制，做到有獎有懲，這樣可以激發(fā)工作熱情，提高工作效率；二是結(jié)合醫(yī)院工作的特殊性，對這些工作人員進(jìn)行更為專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，堅持理論聯(lián)系實際，善于利用學(xué)到的知識運用到工作實踐中。例如，作為一所精神?？漆t(yī)院，在檔案管理上就要更加注重檔案的保密性，特別是保護(hù)患者的隱私安全。這樣有針對性的培訓(xùn)可以使管理工作更為完善；三是將檔案管理專業(yè)人員的引進(jìn)重視起來，納入人才引進(jìn)的系統(tǒng)當(dāng)中。作為一名專業(yè)出身的人員，可以發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，帶動身邊其他的工作人員，使管理工作更系統(tǒng)化、專業(yè)化；四是加強交流。各個類型的醫(yī)院之間可以相互分享檔案管理的經(jīng)驗，聘請相關(guān)檔案專家講學(xué)，甚至到檔案管理工作優(yōu)秀的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗；五是成立專門的檔案管理部門，將其作為檔案管理工作規(guī)范宣傳的根據(jù)地，更好地規(guī)范檔案管理工作。

3.2 加強硬件設(shè)施建設(shè)

為了使管理工作更加現(xiàn)代化和自動化，要注意三個方面：一是借助計算機進(jìn)行管理，摒棄步驟繁雜、工作量大的舊方法。計算機管理不僅可以節(jié)省檔案儲存的空間，有著容量大、出錯率很低的特點，也便于檔案的查找和閱讀，能夠迅速的查找出所需要的檔案內(nèi)容，大大降低了人力和物力的成本。二是提高硬件設(shè)備的更新速度，如計算機掃描儀這些常用的機器設(shè)備要定期檢查、定期更新，保證其能夠更快更方便地服務(wù)于檔案管理工作。但要根據(jù)資金投入力度，適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，減少手工勞動，提高效率。三是保證檔案庫房的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或者過于干燥引發(fā)火災(zāi)，一定要確保滅火、滅蟲、防潮等安全設(shè)備可以隨時使用，當(dāng)發(fā)生意外時可以盡可能地降低損失。

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3.3 完善工作制度

檔案管理工作包括兩個環(huán)節(jié)：一個是文件的收集整理和鑒定；另一個是檔案的保管和利用。其中，前者是后者的基礎(chǔ)，在進(jìn)行文件的收集整理工作時，要考慮到后期工作的需求，方便以后的利用。兩者相輔相成，文件工作的進(jìn)行直接影響到檔案管理水平。因此，一定要保證工作人員認(rèn)真完成立卷歸檔的工作，按照相關(guān)制度對數(shù)目龐大的文件進(jìn)行及時、準(zhǔn)確和科學(xué)地分類組合，使文件之間形成緊密而又清晰明確的聯(lián)系。

一套完善的檔案管理工作制度有利于管理工作順利的開展，避免管理的隨意性。我院依據(jù)《檔案法》、《國家檔案局第9號令》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，以及根據(jù)《龍巖市檔案局關(guān)于印發(fā)＜龍巖市檔案館收集檔案范圍細(xì)則(試行)＞的通知》文件精神，結(jié)合醫(yī)院工作實際，制定出一套完整的、科學(xué)的、規(guī)范的、切合實際的檔案管理工作制度，對各個科室的各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理和統(tǒng)一的考核，使得檔案的管理與現(xiàn)實醫(yī)療體制同步發(fā)展。

3.4 建立信息化檔案管理系統(tǒng)

可以建立三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，即分別以院長或副院長、辦公室主任或副主任、檔案管理人員為三個等級的管理模式。這種模式有助于檔案的有效利用、統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和操作，也有助于檔案的查找和修改，使得整個檔案管理工作都有秩序不混亂。也可以嘗試建立診療、保管和利用一體化的工作網(wǎng)絡(luò)，減少中間環(huán)節(jié)。具體來說，就是將檔案文件分為三個方面：文件的收集系統(tǒng)、檔案的保管系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時在每個系統(tǒng)中設(shè)置多個鏈接，以方便查詢。其中，可以在系統(tǒng)中設(shè)置“用藥指導(dǎo)”查詢，方便醫(yī)師隨時點擊鏈接查詢到藥品的藥性、用藥方法以及治療效果等等。

4 結(jié)語

目前醫(yī)療改革逐漸深入，檔案管理作為醫(yī)院管理的基礎(chǔ)工作，雖然有很多不完善之處，但正逐漸被人們所重視。想要解決檔案管理人員、設(shè)備和制度方面的問題，?？漆t(yī)院就要從自身特殊性出發(fā)，尋求未來的發(fā)展渠道，使得管理工作切實可行，能夠為診治工作提供有效幫助。

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