高校實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)設(shè)計

張惠芹， 周驥平， 何秉樺

(1.揚州大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，江蘇 揚州 225009; 2.揚州大自然網(wǎng)絡(luò)信息有限公司,江蘇 揚州 225009)

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高校實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)設(shè)計

張惠芹1， 周驥平1， 何秉樺2

(1.揚州大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，江蘇 揚州 225009; 2.揚州大自然網(wǎng)絡(luò)信息有限公司,江蘇 揚州 225009)

為方便高校實驗室建設(shè)的系統(tǒng)管理和科學(xué)決策、提升高校實驗室管理水平，在對高校實驗室建設(shè)項目管理的現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，提出了實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)的開發(fā)思路。通過建立管理系統(tǒng)的體系構(gòu)架，分析系統(tǒng)項目申報、項目審批、項目執(zhí)行、查詢統(tǒng)計以及系統(tǒng)管理幾大重要模塊的設(shè)計思路，構(gòu)建了利用Net+MVC方法實現(xiàn)的實驗室建設(shè)項目科學(xué)化審批流程。高校實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)的設(shè)計解決了設(shè)備使用者和管理者在申報和審批過程中“信息反饋不及時，審批依據(jù)不充分”等管理弊端，能夠更加及時、準(zhǔn)確地統(tǒng)計高校實驗室建設(shè)經(jīng)費使用的動態(tài)數(shù)據(jù)，并能實現(xiàn)在規(guī)定時間內(nèi)給設(shè)備使用者提供安檢和質(zhì)保期提醒的功能。

實驗室建設(shè)項目; 管理系統(tǒng); 系統(tǒng)設(shè)計

0 引 言

高校實驗室的建設(shè)和管理是提升學(xué)校教學(xué)、科研等綜合實力的重要環(huán)節(jié)。隨著教育投資的增加，實驗室建設(shè)項目的數(shù)量及當(dāng)年完成的要求也在逐年增多。面對動態(tài)的設(shè)備數(shù)據(jù)和經(jīng)費等龐大的信息總量，如何對其進(jìn)行有效管理是高校實驗室管理面臨的重要課題[1]。時代的發(fā)展迫切需要一個科學(xué)、有效的實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)來提高工作效率、調(diào)控項目進(jìn)程、提升管理水平。

1 高校實驗室建設(shè)項目管理的現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)眾多高校已經(jīng)基本實現(xiàn)了實驗儀器設(shè)備的信息化管理，如大型儀器設(shè)備共享平臺、國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、實驗室智能管理系統(tǒng)、實驗室安全培訓(xùn)和考試系統(tǒng)等。但是，國內(nèi)高校在實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備的購置審批以及經(jīng)費的使用管理仍普遍采用紙質(zhì)材料逐級審批的手工管理方式，這種方式存在諸多弊端，已經(jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。

1.1 審批繁瑣,效率低下

目前國內(nèi)很多高校都是多校區(qū)辦學(xué)，教師要申請購買一臺儀器往往要往返于不同校區(qū)的不同部門來逐級送審，流程繁瑣，工作量大；尤其對于較大金額的申請，還要經(jīng)過價格調(diào)研、可行性論證等審批流程，審批時間長，效率低下，嚴(yán)重影響了教學(xué)和科研的進(jìn)程[2]。

1.2 “孤島信息”,難以共享

學(xué)校管理部門和相關(guān)學(xué)院在忙碌各自工作時，并沒有搭建一個有效的信息化溝通平臺，“信息孤島”里的信息無法及時溝通。導(dǎo)致統(tǒng)計查詢工作繁瑣、溝通成本增加，工作效率低下等一系列問題出現(xiàn)[3]。

1.3 建設(shè)進(jìn)程,難以把控

傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批辦公方式讓審批者和管理者都感到諸多不便，學(xué)校的設(shè)備項目建設(shè)進(jìn)程不能一目了然，有時會因為信息不暢通，發(fā)生進(jìn)程停滯現(xiàn)象。此外，要想了解經(jīng)費使用情況，還要通過財務(wù)部門才能理清，理出的數(shù)據(jù)還不能確保及時性和準(zhǔn)確性。這些都給實驗室的建設(shè)項目和設(shè)備采購的過程管理帶來盲目性和不確定性，難以保證建設(shè)項目任務(wù)的當(dāng)年完成和建設(shè)經(jīng)費的及時使用[4]。

因此，通過研發(fā)高校實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，提高工作效率，是現(xiàn)代高校管理工作的發(fā)展趨勢。它不僅使辦公流程制度化、規(guī)范化、數(shù)字化，還可以及時關(guān)注和管理項目經(jīng)費的使用情況，避免項目經(jīng)費超支的情況發(fā)生。能實現(xiàn)對建設(shè)項目實施過程的有效監(jiān)控和管理、根據(jù)項目執(zhí)行的情況及時做好宏觀調(diào)控，確保實驗室建設(shè)項目有效執(zhí)行。

2 管理系統(tǒng)的開發(fā)思路

實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)以提高教學(xué)資源平臺建設(shè)和管理質(zhì)量為主線，探索信息化辦公新途徑，加強理論研究，提高管理質(zhì)量，以做好高校實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理的網(wǎng)上審批和經(jīng)費管理工作。對于學(xué)院和相關(guān)教師角度能實現(xiàn)實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備的網(wǎng)上申報，申報后能在網(wǎng)上全面跟蹤和了解申報審批情況和設(shè)備采購工作進(jìn)展?fàn)顩r[5]。 對于設(shè)備管理人員角度能全面了解全校實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備申報進(jìn)程和經(jīng)費使用情況。

2.1 系統(tǒng)設(shè)計的基本要求

(1) 管理操作的規(guī)范性。主要體現(xiàn)在審批流程的規(guī)范性和提交材料的規(guī)范性。管理系統(tǒng)通過合理的角色劃分和嚴(yán)格的權(quán)限控制促進(jìn)管理的規(guī)范化[6]。系統(tǒng)的申報數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)上由申報單位從使用人發(fā)起申請，通過既定的流程執(zhí)行。審批的每一個步驟，系統(tǒng)都有記錄，申請是否審批通過，或者審批未通過的原因，以及設(shè)備采購執(zhí)行到哪一步，申請單位和申請人都可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行實時查詢。省去了以往紙質(zhì)逐級送審的繁瑣流程，大大提高了工作效率[7-10]。另外，根據(jù)采購辦法相關(guān)規(guī)定，儀器使用部門申請購置價格超過一定數(shù)額的須提交價格調(diào)研報告、可行性論證報告及調(diào)研方案等相應(yīng)的文本材料，但以往在實際操作過程往往因為許多人為因素，提交的材料不合格或者甚至不提交材料。針對這一現(xiàn)象，系統(tǒng)專門設(shè)立條件實現(xiàn)預(yù)篩功能，并提供相關(guān)文件模板，對于未按照要求規(guī)范提交相關(guān)材料或材料提交不全的申請，系統(tǒng)就會無法執(zhí)行下一步，這樣可以大大簡化工作流程，也規(guī)范了采購申請和管理工作。

(2) 良好的數(shù)據(jù)統(tǒng)計性。設(shè)備采購部門及時登錄設(shè)備執(zhí)行招標(biāo)、公示、預(yù)付款以及付款金額等狀態(tài)，方便設(shè)備采購申請單位和設(shè)備采購部門及時了解儀器設(shè)備采購進(jìn)展情況以及經(jīng)費使用和余額查詢，這樣更加有利于全校實驗室與設(shè)備的管理和規(guī)劃[11-14]。

(3) 便捷的運行過程提示性。系統(tǒng)除了能全面了解全校實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備申報和經(jīng)費使用情況外，還能提前篩選并監(jiān)控危化設(shè)備的采購和管理工作，并能實現(xiàn)設(shè)備質(zhì)保期和定期安檢等短信自動提醒功能。在質(zhì)保期和安檢規(guī)定日期到期前，分別向使用人和分管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提醒短信。可以幫助設(shè)備使用單位更好、更加安全的使用儀器設(shè)備。同時也可以大大節(jié)約國家資源，提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平[15-16]。

2.2 管理系統(tǒng)的體系構(gòu)架

根據(jù)系統(tǒng)開發(fā)的基本要求，構(gòu)建了實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)(見圖1)，管理系統(tǒng)主要有項目申報、項目審批、項目執(zhí)行、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)庫等模塊構(gòu)成。項目申報主要是：項目建設(shè)者在線提交項目申請，申請包括項目名稱、儀器名稱、申請經(jīng)費及經(jīng)費渠道等信息；項目審批主要是：實驗室與設(shè)備管理處主要管理者根據(jù)學(xué)校的發(fā)展要求對申報項目經(jīng)費渠道、資助經(jīng)費金額等進(jìn)行審批；項目執(zhí)行主要是：對前期申報的項目進(jìn)行管理，包括任務(wù)分配、設(shè)備采購以及驗收與安檢。查詢統(tǒng)計主要是：系統(tǒng)可以根據(jù)項目建設(shè)者和管理者的需求在線即時統(tǒng)計并反饋項目執(zhí)行的情況；系統(tǒng)管理主要是：對項目進(jìn)行全過程的管理，除了包括項目申報、項目審批、項目執(zhí)行和查詢統(tǒng)計，系統(tǒng)針對項目執(zhí)行的不同階段進(jìn)行相應(yīng)的功能配置，還要根據(jù)學(xué)校的發(fā)展做出相應(yīng)的決策；數(shù)據(jù)庫主要包括:采購計劃表、采購設(shè)備表、審批流程表[17]。

系統(tǒng)運行關(guān)鍵在操作控制，主要包括：用戶提交設(shè)備采購申請，經(jīng)過學(xué)院院長審核、設(shè)備處綜合科和安全科審核、設(shè)備處處長審核后開始執(zhí)行采購，由設(shè)備處綜合科等科室將計劃分派給具體的采購人員，在采購人員完成了采購工作后再進(jìn)行驗收工作。

圖1 實驗室建設(shè)項目管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的實現(xiàn)基于Web技術(shù)，采用.Net+MVC方法進(jìn)行程序設(shè)計。

3 主要系統(tǒng)模塊的設(shè)計

3.1 項目申報

項目申報主要包括申報的項目名稱、設(shè)備名稱、設(shè)備數(shù)量、經(jīng)費渠道、經(jīng)費預(yù)算及價格調(diào)研報告、大型儀器購置可行性論證報告等相關(guān)輔助文件。項目申報者根據(jù)實驗室的發(fā)展和需求，在前期做好充分調(diào)研的基礎(chǔ)上在線提交項目申報(見圖2)。

圖2 項目申報流程圖

3.2 項目審批

項目審批主要包括分管院長、綜合科、安全科和處長審批。各學(xué)院的院長對本單位提交的項目計劃進(jìn)行初步審核；綜合科、安全審核：對各學(xué)院提交的項目進(jìn)行信息審核和安全審核，并可以補充標(biāo)注和修改設(shè)備的安全屬性；處長審批：對各學(xué)院提交的項目進(jìn)行審批，并確定資金使用渠道(見圖3)。

3.3 項目執(zhí)行

項目執(zhí)行主要包括綜合科分配項目、管理科、設(shè)備供應(yīng)科、安全科執(zhí)行和采購信息錄入。項目經(jīng)處長審批以后，綜合科根據(jù)項目及設(shè)備的類別將設(shè)備計劃下達(dá)給相關(guān)科室執(zhí)行，各科室再根據(jù)分工將計劃下達(dá)給具體到采購人員人。采購人員接到采購任務(wù)后，根據(jù)項目的實施進(jìn)度修改項目的執(zhí)行狀態(tài)；并根據(jù)項目執(zhí)行階段完善項目的相關(guān)信息、錄入資金支付情況流水

圖3 項目審批流程圖

信息；執(zhí)行金額超出批準(zhǔn)金額時，對采購人員進(jìn)行提醒，同時提醒相關(guān)學(xué)院提交超計劃執(zhí)行申請。及時更新采購的動態(tài)信息以便于項目申報者、相關(guān)學(xué)院負(fù)責(zé)人和設(shè)備處管理人員能準(zhǔn)確的查看到相關(guān)信息。當(dāng)采購人員完成某項設(shè)備的采購工作后，該設(shè)備可以進(jìn)行驗收，當(dāng)設(shè)備在完成驗收工作的同時，系統(tǒng)會根據(jù)該設(shè)備的驗收時間和質(zhì)保期計算出該設(shè)備的下一次安檢時間。當(dāng)設(shè)備在使用過程中即將需要下達(dá)時此設(shè)備將顯示在案件提醒界面中。安檢人員選擇需要進(jìn)行安檢的設(shè)備點擊設(shè)備安檢按鈕完成安檢操作。項目執(zhí)行流程圖見圖4所示。

圖4 項目執(zhí)行流程圖

3.4 查詢統(tǒng)計

實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)具有強大的查詢統(tǒng)計功能，它可以讓相關(guān)學(xué)院和儀器設(shè)備申請執(zhí)行者實時掌握儀器購置的進(jìn)展情況，可以讓設(shè)備管理人員隨時準(zhǔn)確了解學(xué)校儀器購置經(jīng)費的使用情況。實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)是基于校園網(wǎng)運行，在數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理、充分共享的基礎(chǔ)上，面向?qū)W院、儀器設(shè)備購置申請人、學(xué)院審批人、設(shè)備處管理人員提供服務(wù)。在國內(nèi)外任何地域都可以通過權(quán)限控制使用系統(tǒng)。彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公，跑腿審批，機械統(tǒng)計的不足，為設(shè)備管理數(shù)字化打下良好的基礎(chǔ)。

3.5 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是指管理全校的實驗室建設(shè)項目系統(tǒng)。它除了包括項目申報項目審批項目執(zhí)行、信息查詢和統(tǒng)計等等，還根據(jù)建設(shè)項目的不同階段配置不同功能、結(jié)合學(xué)校的發(fā)展及時維護和調(diào)整項目。系統(tǒng)管理由實驗室與設(shè)備管理處的主管全權(quán)負(fù)責(zé)。時間維度上看，系統(tǒng)管理不同于一般管理，一般的管理主要對管理對象的目前狀況進(jìn)行控制，使之與預(yù)期的目標(biāo)保持一致，而系統(tǒng)管理則不僅注重當(dāng)前項目的管理，而且還注重對相關(guān)學(xué)院的學(xué)科發(fā)展及實驗室建設(shè)項目過去進(jìn)行分析和為將來發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃的預(yù)測，把系統(tǒng)看成是時間的函數(shù)，根據(jù)各項目執(zhí)行的情況宏觀調(diào)控全校的實驗室建設(shè)項目。從空間維度上看，系統(tǒng)管理也不同于一般管理。系統(tǒng)管理從整體、聯(lián)系和開放的觀點出發(fā)，關(guān)注具體實驗室建設(shè)項目和儀器設(shè)備購置審批的同時，還考慮該建設(shè)項目與學(xué)校其他學(xué)科發(fā)展以及儀器設(shè)備共享等事物的關(guān)聯(lián)性以及對象與環(huán)境的相互作用，從更大、更加廣泛的視角來統(tǒng)一管理。從經(jīng)費成本維度看，系統(tǒng)管理更加有利于高校經(jīng)費的合理運用和經(jīng)費的科學(xué)調(diào)控。

4 結(jié) 語

實驗室建設(shè)項目與儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的開發(fā)，簡化和規(guī)范了審批流程，提高了工作效率，增加對建設(shè)過程的管控能力，同時該系統(tǒng)還方便了數(shù)據(jù)交換和共享，不僅改變了工作方式、提高了工作效率，而且增加了設(shè)備資產(chǎn)購置申請和審批的理性，信息的共享還可以降低招標(biāo)成本，確保了年度項目建設(shè)任務(wù)的執(zhí)行完成。該管理系統(tǒng)已投入我校2014年實驗室建設(shè)項目管理的試運行中，效果良好。我們將在不斷完善管理系統(tǒng)功能和操作控制性的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮管理系統(tǒng)的效能，為學(xué)校事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

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Study on Project Management System for Laboratories in a University

ZHANGHui-qin1,ZHOUJi-ping1,HEBing-hua2

(1. Administration Office of Laboratory and Equipment, Yangzhou University, Yangzhou 225009, China; 2. Yangzhou Nature Network Information Co., Ltd., Yangzhou 225009, China)

Because the traditional laboratory construction project management pattern cannot adapt to the development of school, based on the analysis of the status, this paper puts forward a new idea for laboratory construction project management system to improve the laboratory construction project management, and help to make scientific decision, to improve laboratory management in university. By .Net+MVC, the management architecture is built to realize scientific laboratory construction project approval process. It includes project application, project examination, project execution, query and statistic. The system solves the many problems, such as information feedback in time, lack of basic information in examination and approval and so on. It can deal with the dynamic funding data of laboratory construction timely and accurately, and realize device security checking and warranty reminding during given period.

laboratory construction project; management system; system design

2014-09-18； 修改日期：2014-12-15

揚州大學(xué)2014年度教改課題專項資助(YZUJX2014-56D)

張惠芹(1974-)，女，江蘇泰州人，碩士，助理研究員，綜合科科長，主要研究方向為高校實驗室建設(shè)和管理。

Tel.：13951059070；E-mail: hqzhang@yzu.edu.cn

TP 311.52

A

1006-7167(2015)08-0249-03