電子郵件在移動辦公中的應用

史雙全，鄭丹丹

（中國石油華北石化公司，河北 任丘 062552）

電子郵件是網絡時代最簡單的應用，已經成為普及度最高、最簡單的通信方式之一，這為手機郵件服務的普及和發展奠定了良好的基礎。隨著企業信息化建設水平發的展以及手機等移動終端的不斷普及，通過手機郵件來審批工作流程成為了可能。現在幾乎所有大中型企業都建立有辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA），將有規律、重復、煩瑣的行政審批工作交由OA來解決，流程步步設定權限，逐級傳遞，鼠標輕輕一點，即可辦理。但傳統的OA系統把流程審批者“綁定”到了計算機旁，如遇到出差開會等情況，即使很簡單的審批，也需要回到計算機旁才能審批，一個節點的審批時間會較長。

1 工作流程郵件審批簡介

郵件審批系統，是借助電子郵件，完成對工作流程的審批辦理。當用戶有待審批的流程時，系統會自動給用戶發送一封電子郵件，郵件中包含流程中的申請內容、日期、附件等所有信息，并把流程流下一步及辦理人員展示在郵件中，用戶僅需點擊相應的鏈接，便能完成流程的審批。

郵件審批系統需要和原OA系統進行接口，當有待辦流程時，郵件審批系統需要把流程的所有信息通過郵件的方式發送給待辦者。借助于手機郵件客戶端的推送及提醒功能，待辦者會第一時間接收到提醒，打開郵件，便能了解流程的內容，并實現辦理。

2 企業工作流程郵件審批背景

隨著國內企業的信息化發展，幾乎所有的大中型企業都有獨立的郵件系統，而且郵件使用的頻率也越來越高，尤其是隨著智能手機以及各種平板電腦的普及，還有WiFi、3G乃至4G網絡的高速發展，郵件使用更加的頻繁。現在幾乎所有的智能手機都自帶了郵件客戶端，在移動設備上，僅需幾步即可配置好郵箱設置，郵件客戶端基本都有推送和提醒功能，當有新郵件時，會通過彈出通知等方式提醒用戶。

對于一些企業，為了企業數據的安全，公司的辦公網和互聯網會采用物理隔離，這為移動辦公帶來了很大的不便，移動辦公一定要在互聯網環境下進行，這會涉及到企業網和互聯網的聯通問題。但是公司的郵件系統，幾乎都可以在內外網訪問，換言之，通過郵件來實現流程審批，可以在原有的網絡環境下進行，不需要額外的網絡規劃。

郵件客戶端可以很好地展現表單、附件等內容，這為通過郵件審批流程提供了可能。另一方面，通過開發手機客戶的方式，難度較大，成本較高，用戶學習成本高。在和眾多的移動辦公提供商溝通時，幾乎所有的移動客戶端僅支持iOS、Android兩大操作系統，而且很多還有版本的要求，比如iOS僅支持4.0以上版本、Android僅支持2.3以上版本，其他的操作系統如BlackBerry OS、Windows Phone、Symbian均不支持；另外，客戶端需要經常升級，已修復系統bug，適應新的操作系統。從用戶角度講，需要安裝額外的程序，勢必增加系統的負擔，尤其是對于一些配置較低的移動設備，會拖慢系統的運行速度，從而使有些用戶有抵觸情緒。

3 工作流程郵件審批系統定位

郵件審批系統定位于入門級的移動辦公系統，開發成本低，運維量小，用戶門檻低，幾乎現在所有的手機都能使用。通過郵件審批系統，可以使企業用戶非常直觀地感受到移動辦公的方便快捷性，可培養用戶移動辦公的習慣，從而為企業全面進入移動辦公階段提供條件。

4 工作流程郵件審批系統的實現

4.1 獲取流程數據并發送郵件

要實現通過郵件對流程進行審批，首先要對工作流系統進行全面的分析，通過工作流的設計文檔，把工作流程中的表單、附件等信息進行格式化，按照郵件展示要求進行重新組合，以便展示在郵件中。如果企業有工作流程系統的源程序和設計問題，可以對原系統進行修改，在新的流程工作項創建時，根據系統的邏輯，把流程的表單、附件、流程流轉方向、下一步流程待選人等信息進行重新組合，使用郵件中能支持的html語言進行重新編排，并觸發郵件發送事件。

有很多企業都是使用一些成熟的第三方工作流產品，比如極限OA、通達OA等，這些系統比較成熟，功能強大，系統穩定，部署成本低。這些產品得到源程序與設計文檔有一定的難度。針對這些產品，可以通過對產品業務邏輯和數據庫的研究分析，來解決表單、附件、流程分支等問題。可通過模擬登陸的方式，抓取到工作流程的表單，并通過對數據庫的分析，得到流程的附件地址、流程分支等；通過對數據庫的監控，發現新增流程，從而觸發郵件發送事件。

4.2 同步流程辦理數據

當工作流程系統中有了新的待辦工作項或者工作項由待辦變更為已辦時，需要將互聯網中的郵件審批系統和企業內網中工作流程系統同步的數據進行，以保證待辦工作在原工作流系統、郵件審批系統中均能正常審批，且不會被重復辦理。

4.3 在互聯網上搭建工作流程郵件審批系統辦理網站

當用戶收到郵件時，可以點擊郵件中的辦理鏈接，系統會跳轉到辦理網站，由用戶輸入辦理意見，點擊提交即可完成辦理。在搭建辦理網站時，需要對工作流系統辦理邏輯進行充分了解，對第三方產品可以開發出辦理接口，當用戶在辦理網站提交數據時，可以調用辦理接口，保證流程正常流轉。

4.4 工作流程郵件審批系統注意事項

在設計工作流程郵件審批時，需要對工作流系統有較深的理解與管理經驗，確保流程審批中的轉交、委托、會簽、退回、結束流程等操作均能在郵件中辦理。

管理員在后臺對流程的管理，比如終止流程，在工作項中添加待辦人等操作，也要在郵件審批系統中考慮到。

5 應用實例——華北石化公司行政辦公郵件審批系統

華北石化公司行政辦公系統是一套大型綜合辦公系統，是推進無紙化辦公的一個良好開端，利用公司便利穩定的網絡資源，實現了日常辦公的網絡化、自動化，既簡化了煩瑣的工作，又提高了工作效率。行政辦公系統自2006年9月開始上線試運行，到目前為止，公司在行政辦公系統中自主開發了103個業務流程，將有規律、重復、繁瑣的行政審批工作通過行政信息系統來解決，流程步步設定權限，逐級傳遞，鼠標輕輕一點，即可辦理、備案。為了進一步提高工作效率，又對行政辦公系統進行了大量的附加信息化開發工作，手機短信提醒和自動考核，以及郵件審批。

華北石化公司行政辦公系統郵件審批系統由華北石化信息中心自主研發，利用中國石油電子郵箱系統可以內外網收發郵件的特性，解決了中石油不允許內外網互通的問題。華北石化公司行政辦公郵件審批系統使用C＃開發語言，2011年7月8日項目啟動，全職參與項目人員為2人。通過奮力拼搏，僅用時一個月就完成了公司《行政辦公郵件審批系統》的開發工作。如圖1～2所示。該系統實現了行政辦公管理系統中流程審批、流程委托、流程會簽、流程退回、表單查看、附件查看等功能。系統已于2011年11月21日正式運行，在對92860條工作項進行跟蹤統計發現，通過計算機審批的流程平均辦理時間為28.1 h，通過郵件審批辦理的流程平均辦理時間為9.7 h，辦理時間節約了18.4 h，辦理時間節約了65.5%。一個4步審批的流程，即使在非工作時間發起申請，也有很大的可能在半個小時內完成審批，運行效果明顯，極大地提高了公司流程審批的效率。

圖1 流程表單在iOS中的效果

圖2 在iOS、Android系統中的審批效果

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