物流改善:如何把盤點準確率從48%提高到99%

文|孔令華 和君資深咨詢師

(本文作者孔令華為和君咨詢公司資深咨詢師。)

2013年12月，接手了一個備件管理改善的項目。經過四個月的時間，幫助客戶規劃了流程、建立了制度、培訓了團隊、調整了軟件系統，輔導客戶完成一個旺季的操作，操作效率和操作質量實現了突破性的提高，績效指標大幅提升，其中盤點準確率從48.15%提高到99.00%，每個SKU（產品）的揀貨時間從300 秒降低到30 秒，盤虧金額從15 萬元降低到不到1000 元，

獲得了客戶的高度認可。

相對于我們那些為客戶改善了2.7 個億現金流的項目而言，這些改善的績效可能不夠顯眼，但對于這個銷售額只有1500 萬元的備件項目而言，這個改善已經比較可觀了。

值得一提的是，除了貨架、周轉箱、周轉車等必要的操作設備，客戶并沒有大的投入，也就是說，僅僅通過我們對客戶的業務邏輯梳理和流程再造，就給客戶創造了可觀的價值。

那么，客戶的情況是什么樣子？我們是如何做到的呢？

初次接觸這個客戶，是2013年12月。很偶然的機會，陪朋友去看一家企業，是一家銷售進口農機的企業，王總接待了我們。可能是職業原因，我到每個企業，都喜歡看看倉庫，到了這家企業，自然也不例外。只是那一天剛好是周日，員工不上班，沒法進入倉庫，只能隔著玻璃看了看。

中午吃飯時，善意地告訴客戶，“倉庫管理可能存在兩個問題。”

王總說：“什么問題？”

我說：“一是庫存盤點準確率會很差，二是揀貨時可能找不到貨，或者說，找貨時間很長。”

王總一聽，瞪大了眼睛，說：“你怎么知道？”

我說：“倉庫的現場的狀況反映管理的水平。”

王總嘆了口氣：“不止這個，我們還丟貨。”

我詳細地向王總講了倉庫管理的一些要素、方法和工具，希望能夠給王總一些啟發和思路。

飯后，王總說：“孔先生，我們不太熟悉物流專業，短時間內，我也學不會你說的這些東西，您這么專業，可否幫一下我們。”

此后，經過和總經理短暫的商談，簽訂了一個物流診斷改善服務協議。一般的老板，往往有一股居高臨下氣勢，而這位總經理卻從內到外都透著謙和，把她團隊介紹給我，就放手讓我帶著她的團隊工作了。只在每天晚上9 點左右，給我打個電話，詢問一下進展和困難。

經過一段時間的梳理和統計，測算出倉庫的盤點準確率是48%，盤虧15 萬元，這是很差的操作質量數據。

實際上，很多企業并不缺乏資源，而是缺乏對資源的開發和利用，就像手中有青龍偃月刀，卻缺乏舞動這把刀的功力。

盤點準確率差會嚴重影響企業的運營效率和運營質量。正常情況下，接到客戶購買備件的訂單時，操作員是通過查看賬上的庫存余額判斷有沒有庫存，從而確定對客戶的交付承諾。如果盤點準確率差，賬和實物不符，會帶來很多問題。比如說，如果倉庫有貨，但賬上顯示沒有，就會造成有訂單卻不能賣、重復下采購單，占用資金，降低運營效率；反之，如果倉庫里沒貨，而賬上顯示有貨，就會造成承諾無效，影響服務質量和客戶滿意度。

經過初步分析，我們把改善后的倉庫盤點準確率指標定為99%，揀貨的準確率定為99%。

深度了解了客戶的業務后，發現主要有四個問題：

·沒有系統地規劃倉庫

·沒有倉庫管理系統（軟件）

·沒有對入庫、揀貨、分貨、出庫等業務邏輯建立健全的操作流程

·沒有差錯率等KPI 指標的統計方法、分析方法、糾錯方法

針對客戶存在的問題，帶著客戶的操作團隊，制定計劃、制定方案、逐步實施。

首先是倉庫規劃。倉庫規劃的要素很多，包括倉儲設備選型、區域規劃、倉庫標識、安全等等，其中貨位是倉庫規劃的核心之一。所謂貨位，就是倉庫中存放貨物的位置，比如貨架，或者貨架上的周轉箱，或者托盤等等。為了管理貨位，通常既要規劃貨位容量，又要給貨位進行編碼，當貨物和貨位關聯時，我們就可以準確的知道哪件貨在哪個位置了。

這家公司的SKU（單品）的數量有3000 多個，因為沒有貨位編碼，每件貨物平均找貨時間大概3～5 分鐘，耗費大量的工作時間。通俗的說，就是小區里住著3000 家人，但沒有門牌號，所以找人困難，如果給每家編了門牌號，就簡單多了。

經過合理規劃，設立好貨位、貨位編碼，操作員就可以憑揀貨單上標識的產品編號和貨位編碼判斷貨物的位置，直接到貨位上揀貨，根本不需要浪費時間“找貨”。根據現有的需求和對未來的預測，規劃了5000 個貨位，進行系統地編碼，為每個單品設立了貨位，這樣，就解決了貨物的入庫邏輯和存儲邏輯。

其次是信息化管理，在這個問題上，碰到了難題。略有倉庫管理經驗的人都知道，倉庫內產品品種太多，沒有信息系統是很難管理的，員工很難記住大量的貨物、貨位，更不用說頻繁的出入庫數據了。這家企業還沒有對業務進行專業化管理，沒有倉庫管理系統。

接手項目時，還有一個月就到業務旺季了，倉庫管理系統的選型、論證、調研、流程制定、調試等等都需要大量時間，顯然來不及。

沒有倉庫管理系統，人力資源又很緊張的情況下，應對旺季的大量操作，很難實現99%的盤點準確率和99%的揀貨準確率。

怎么辦？如何向客戶交代？

靜下心來，打開了客戶的財務系統，其實是一個小的ERP系統，仔細研究每一個模塊，希望能找到幫助。并希望得到軟件公司幫助，與其溝通了用系統管理倉庫的想法，令人失望的是，軟件公司回復“這個軟件的設計初衷就不是管倉庫的。”

無奈之際，再次靜下心來，仔細研究那個財務系統，發現“產品信息”一欄中，有兩個字段沒用，如果修改這兩個字段，再輔以業務邏輯梳理，基本就可以實現倉庫管理的核心工作，即貨位管理。

拿著這個方案，問系統管理員：“能不能把這兩個字段修改為貨位編碼”？

回答“可以”。

又問：“這兩個字段是否與SKU（貨物）直接關聯”？

回答“是”。

又問：“如果我們設置一下表格的格式，能否把這兩個字段加到《入庫單》和《出庫單》上”？

回答“可以”。

再問：“如果《出庫單》和《入庫單》上有貨位碼，倉庫操作員是不是就能準確知道貨物位置了？也可以直接到相應的位置取貨”？

IT 管理員回“當然可以。”

找到答案了！原來救助之道，就在其中！

結合倉庫規劃、系統、單據，建立了一套通過系統管理倉庫的方案，經過調試，方案通過了！

問題解決了，在幾乎沒有附加任何資源的情況下，能把問題圓滿解決，算是摘葉作刀了。

實際上，很多企業并不缺乏資源，而是缺乏對資源的開發和利用，就像手中有青龍偃月刀，卻缺乏舞動這把刀的功力。

這可能是很多企業的縮影，大部分人在嚷嚷著降本增效的時候，很少有人能坐下來，認真研究企業的業務邏輯，深入研究企業的軟性管理。這正如做園區項目是經常發生的情況，在討論一個倉庫或者廠房外觀的時候，大家引經據典、縱橫捭闔、貫通中外、滔滔不絕，可是輪到討論內部邏輯了，一個個都噤聲了。其實，就倉庫而言，外部就是個殼，內部才是芯。

面臨的另一個挑戰是寒冷，哈爾濱的冬天，零下20 多度，倉庫的溫度和外面相差無幾。操作員沒有保暖的環境下，不可能長時間的收貨和分貨，這樣會嚴重影響工作效率。基于此，建議把收貨和分貨安排在一個200 平方米的有暖氣的車庫里，并對現場做了精細的規劃。操作面積從1000 平方米縮小為200 平方米，為了保證操作質量，把每個操作動作都做了分析，制定了細化管理方案。

倉庫規劃和信息系統兩個關鍵要素解決了。

一切規劃完畢，緊張的旺季也到了，整個現場就像一條流水線，收貨、核對、分貨（有些貨直接分發給客戶）、上架、揀貨、出庫，井井有條。緊張地忙碌了兩個月，把這個旺季趕完了，大家都松了一口氣。

盤點時，大家發現，倉庫準確率仍然很差！

總經理面帶憂慮的說：“孔老師，差的不少。”

我說：“我們設計的流程和系統有核對功能，可以查出來操作錯誤，我先查查。”

我們核對系統數據，核對倉庫操作記錄，發現有23 張分貨單沒有在財務系統做出庫單，金額有十幾萬，也就是說，由于操作的疏忽，有些已給客戶發貨的清單沒有錄入系統，這意味著系統沒有記錄這些發貨，財務也就沒有為這些貨物開發票，公司可能也不知道需要收這些賬款。

問題找到后，大家如釋重負。為了避免類似事件的發生，增加了碰盤管理（一種盤點管理），其操作方式是把當天操作的產品做及時盤點檢查，及時發現差異，及時解決，不累積問題。

修正完數據后，再看盤點準確率，已經超過99%，達到預定的指標了。在這之前，當盤點差異很大時，倉庫說倉庫的數據是對的，財務說財務的數據是對的，可是兩個數據差距太大，怎么辦呢？現在，兩個數據都是一樣的，問題自然解決了。

后期又跟蹤服務了半年，操作團隊每天發給的盤點和操作數據，我做簡要的分析，提出改進的建議。整個操作團隊都變得越來越自信，倒不是因為做了什么偉大的事，就是把每件小事都做好了，對自己的工作心里有底。

這個項目的成功，一方面，是企業的信任和團隊的努力；另一方面，需要咨詢師將心注入，深入到業務的核心邏輯中，深入到操作的各個細節中，理清阻滯，找出核心問題，并加以解決。

很多領導、老板，很注重財務管理，管理一分錢，簽字一支筆。實際上，筆者認為，管理貨物比管理錢更重要，因為“貨物”就是流動的“錢”，能動錢的人畢竟是少數，但是能動貨的人就很多了。這么多流動的“錢”，難道不需要管好么？！遺憾的是，國內很多企業，并沒有重視倉儲物流的管理，包括設施、人力、培訓、激勵等等，遠遠沒有達到基本要求。物流質量不高，物流成本居高不下，也就不足為奇了。

這個項目，歷時5 個月，通過反復的規劃、設計、培訓、檢討等等，重塑了業務流程，再造了管理基因，改善了績效指標，表面看起來，整個過程紛繁復雜。其實，對于專業人員而言，從業務邏輯的角度來看，整個業務就像被樹葉和污泥蓋住的清泉，研究明白后，疏浚清理，自然成溪了。■