檔案管理服務創新的舉措

武曉燕

摘 要：隨著社會迅速發展，科學技術日新月異，檔案管理的發展面臨著空前的機遇和嚴峻的挑戰。這就對檔案管理的服務創新的要求也更高了，如何應對這種局面，本文著重從多方面加以探究。

關鍵詞：檔案管理；服務創新；舉措；

中圖分類號：G271.6 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-02-00-01

新時期新形勢下，檔案管理服務創新是社會發展和檔案事業發展的必然趨勢，是高科技發展的必然結果。隨著現代科學技術的飛速發展，檔案管理工作也應緊跟時代步伐，通過尋找科學的管理規律和成功的管理經驗，有效利用更多更有價值檔案信息資源為社會發展提供高質量、高水平的服務，實現檔案工作科學化、現代化、規范化，有力推動檔案工作向更高層次邁進。

一、全方位提供服務

以科學的原則和方法管理檔案，用獨特的方式在各種思想之間建立起獨特的聯系，是突破傳統的“實體保管”的檔案管理方式所必須的。針對以收集、整理、鑒定、保管、統計和利用管理數據及內容為主體的檔案來說，為發掘其中的信息功能必須創新檔案的服務模式。檔案管理模式創新包括信息計算機網絡化、新型載體電子檔案以及檔案管理模式創新面臨的問題。抓重點、求突破，確保及時、準確、完整地提供檔案利用是保證檔案信息資源開發利用的途徑。因而為了實現全方位的管理模式，必須有強有力的物質、技術保障。建立和完善單位信息開放利用中心，實現檔案開放，深化已經公開現行文件，是必不可少的。而現在各單位，往往以紙質模式進行管理的現存檔案與單位日常運營產生的電子文檔日益增加的狀況并不適應。面對這種現狀，必須實行對檔案資源全方位的服務，進一步加深數據信息，提取出單位發展所需的資源。例如為加強檔案的信息化進程，發揮電子文檔的優勢，對于檔案管理可以提供快速查詢搜索的功能。與此同時，還需要進行科學的編目。為實現全方位的檔案管理服務，加強科學管理檔案資料。在定期完善檔案信息存儲的同時，必須對數據資源的質量與準確率加以控制。首先，單位必須要樹立改革、開放，服務大局，競爭、協作的理念。同時，應建立與市場經濟相適應的檔案工作運行管理機制。建立健全電子文件整理標準，軟硬件基礎設施建設和應用系統開發；其次依靠一定合理適用的政策和物質保障，以提高單位利潤，從而保證單位穩步而良好的運行。

二、構建信息開放中心

隨著信息社會的日益發展，網絡信息資源的日益豐富，以人力和傳統的“實體保管”的檔案管理方式已不適應今天檔案資源的管理與服務。提供全方位開展單位檔案的開發利用工作，是提高檔案資源效率的重要手段。針對檔案資源的開放利用和回收，越來越多的單位通過構建信息開放中心的方式來推動單位適應時代的發展。為優化傳統檔案服務方式，利用信息化手段發揮新的服務方式，單位檔案開發可以積極地探索檔案宣傳的內容、重點和方式上的問題。

而實現信息開放的多元化有多種途徑：首先，需要通過網絡資源的形式建立支持用戶通過登錄系統的信息查詢方式。其次，針對客戶的實際需要，單位在對檔案信息管理的問題，可以通過電子郵件等多媒體方式進行遠程服務。與此同時，為延伸檔案資料的服務時間和空間，單位應該適應時代的發展，建立高效的信息系統。最后，為方便用戶檢索信息資料，利用資源網定期發布檔案服務數據包、構建檔案數據庫。當然，我們不能忽視對單位檔案資源的編研與利用。而針對這一方面所出現的問題，信息開放中心還可以在分析檔案原始信息的基礎之上，為形成信息含量高、具備針對性的檔案產品，以保證單位得到充分發展，對檔案原件的價值進行開發。

三、進行深化層次編研

充分優化檔案原始信息，是檔案資料的編研工作的重要內容。同時，我們必須要注意到的是檔案資料主要是針對單位的日常工作以及實際的數據和運行需要等諸多方面，必須對原有數據進行整理，根據現實工作的實際需要，對所需信息進行處理，根據單位現有館藏經所需信息根據實際工作種類和單位運行的各個階段，進行分類處理。但同時，要保證信息的真實性，對于有價值的信息進行匯總。而這些步驟都是為保障單位的檔案編研符合單位的利益需要。可以為單位良好、穩定的發展提供有力的依據。

四、大力開發檔案的服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

（三）加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

面對企事業檔案部門“生存”的現狀，不能坐等機會，必須用改革發展的思路來解決前進中的困難。要進一步強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位，把檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。因此，立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基更在于檔案資源建設。

參考文獻：

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