公共檔案館核心能力構建及培育

崔 珍 石艷霞

（山西大學經濟與管理學院，山西太原，030006）

1 公共檔案館所處競爭環(huán)境

公共檔案館作為重要的公益性服務機構，其主要宗旨是為用戶提供優(yōu)質服務。在全球信息技術飛速發(fā)展的大背景下，我國已進入一個全新的知識經濟時代，社會信息化和經濟全球化成為當今時代的發(fā)展主流，這些主流特征也正從多個角度對公共檔案館所處動態(tài)環(huán)境的各個層面提出挑戰(zhàn)。目前公共檔案館的競爭主要來自3個層面：①宏觀層面：包括博物館和圖書館等與檔案館具有相似職能的公共服務機構；②中觀層面：即數字檔案館；③微觀層面：主要指各種專業(yè)類型檔案館。這些競爭源使得檔案用戶的分流現(xiàn)象日益明顯：一方面，普通用戶可通過網絡獲取所需人文、科技及民生等檔案信息；另一方面，具有更高層次需求的用戶則更偏愛檔案信息服務中介機構。

就公共檔案館目前所處競爭環(huán)境以及用戶對檔案資源的利用現(xiàn)狀而言，公共檔案館在為用戶提供高滿意度服務方面仍存在缺陷。如何更好地適應社會大環(huán)境的變化，使檔案館主動融入到信息社會的變革中，在傳統(tǒng)文字與信息化強烈碰撞的夾縫中發(fā)展，日益受到各檔案人士的密切關注。如果僅依靠檔案館資源藏量和館舍建筑等基礎設施，很難為組織帶來長久競爭優(yōu)勢；只有不斷挖掘并培育檔案館自身的核心能力，才能確保其可持續(xù)發(fā)展［1］。此外，公共檔案館在信息服務領域邊緣化趨勢的演進也迫切要求其塑造核心能力，形成一種能夠適應動態(tài)環(huán)境變化的持續(xù)競爭優(yōu)勢，真正實現(xiàn)公共檔案館事業(yè)的良性發(fā)展。這也正迎合了Prahalad 和Hamel（1990）的觀點，即核心能力是組織未來制勝的保障。

2 公共檔案館核心能力內涵

早在1925年，Marsharll就意識到核心能力在企業(yè)中是存在的。隨后Penrose（1959）在《廠商成長理論》中進一步分析了這些能力；Richardson（1972）在《產業(yè)組織》中用能力指代知識和技能的提法，使其成為企業(yè)核心能力概念的創(chuàng)始人；而1992年“基于能力競爭”的國際研討會在歐洲的成功召開，則標志著企業(yè)核心能力理論的基本確立。

近年來，隨著信息服務機構所處競爭環(huán)境的不斷變化，為迎合時代及用戶需求，國內不少檔案學專家開始關注檔案館的核心能力，試圖將這一產生于西方國家的先進理念運用到檔案學領域的研究中，以期實現(xiàn)檔案服務機構的可持續(xù)發(fā)展。雖然對公共檔案館核心能力概念至此還未有一個統(tǒng)一的界定，但有一點需要說明，即它的提法源于企業(yè)核心能力［2］，但又因自身性質的不同導致二者核心能力存在本質上的區(qū)別［3］。企業(yè)核心能力的實質是在激烈的市場競爭環(huán)境中，培育出比競爭對手更高的競爭優(yōu)勢，最終獲取最大的市場利潤。而公共檔案館是一種公益性機構，它以最大限度滿足用戶需求作為其服務宗旨，因此在給公共檔案館核心能力下定義時，要以其本質屬性為依據進行。

古代、現(xiàn)代及當代公共檔案館的核心要素依次經歷了保管者→技術→用戶的轉變。根據這一轉變規(guī)律，借鑒邏輯學中“種差+臨近的屬=被定義概念”的原理［4］，并結合當代信息社會服務的特點，筆者認為公共檔案館核心能力的內涵表現(xiàn)在三個方面：首先，公共檔案館的“整體能力”即指其核心能力（種差）的“屬”。換言之，核心能力是包含于一般能力之中的，而種差又決定了核心能力與一般能力的差異性，即核心能力不是某一單個要素，而是對公共檔案館多個要素進行有機整合的結果。其次，這種能力能為公共檔案館帶來長期的競爭優(yōu)勢和價值，而非短期或暫時的效益。最后，這種能力是公共檔案館所特有的，更是其他組織和機構難以模仿和替代的［5］。

圖1 基本能力、亞核心能力、核心能力對公共檔案館的作用

3 公共檔案館核心能力判別

3.1 公共檔案館整體能力組成

本 文 以 Prahalad 和 Hamel（1990）提出的核心能力判別標準（即創(chuàng)造價值、可擴展性和難以模仿性）為依據，結合公共檔案館自身屬性、職能及服務宗旨，認為公共檔案館整體能力是由基本能力、亞核心能力和核心能力三部分組成的。這三種能力對檔案館的作用各不相同（如圖1所示）：

其中，基本能力能夠為用戶創(chuàng)造特定價值，是確保公共檔案館正常運營的基礎；亞核心能力是在基本能力基礎上，為迎合時代要求建立的一種動態(tài)發(fā)展能力，這種能力更能滿足用戶及社會對檔案資源的多樣化需求；核心能力是公共檔案館所有能力的精髓，它不僅具備價值性和動態(tài)發(fā)展性，還必須具有其他機構難以替代的獨特性質。

3.2 公共檔案館核心能力判別標準

由公共檔案館核心能力內涵可知，要在整體能力中有效區(qū)別一般能力與核心能力，就要依據特定的判別標準，而公共檔案館的性質和宗旨又決定其核心能力必須具備以下特點：

第一，價值性。檔案館可以滿足用戶多種需求，如提供特色歷史檔案資源、經編纂的二次或三次文獻、針對用戶需求開發(fā)出的檔案新資源。這就說明，檔案館核心能力能為用戶創(chuàng)造更多的產品及價值。而檔案館除了要為用戶提供價值外，還應通過對核心能力的不斷優(yōu)化來爭取管理者與社會對檔案價值的認可，以此獲取更多的資金及政策支持，更好地體現(xiàn)公共檔案館的社會價值。

第二，動態(tài)發(fā)展性。公共檔案館核心能力并不是一成不變的，而是會隨行業(yè)環(huán)境、用戶及社會需求的變化而動態(tài)發(fā)展。公共檔案館應通過創(chuàng)新不斷對組織資源和技能進行整合與重構，積極推出服務創(chuàng)新成果，動態(tài)發(fā)展自己所擁有的核心能力，從而保持持久競爭優(yōu)勢。

第三，難替代性。檔案文獻資源的歷史性、稀缺性及檔案館獨特的職能和服務理念，使得公共檔案館核心能力的獨特性和唯一性尤為突出，這種難替代特性也是公共檔案館能夠長期保持競爭優(yōu)勢的重要保障。

[2]American Journal of Bioethics依然是2016年SSCI社會科學1區(qū)的重要刊物，鑒于該刊物的學術影響力，本論文將其保留作為參照。

3.3 公平服務是公共檔案館最重要的核心能力

服務是公共檔案館的根本宗旨［6］，公共檔案館能否有效體現(xiàn)自身價值，直接取決于為用戶提供服務的能力。公共檔案館的服務具有抽象性特點，這是其他信息服務行業(yè)無法比擬的，究其原因主要是公共檔案館服務模式是在其長期發(fā)展歷程中逐步形成的，具有一定的歷史性。而“檔案人權宣言”的提出，又使得開放這一理念不斷深入檔案館服務過程中，尤其是公共檔案館這一面向社會大眾的服務機構，不僅應將檔案資源在法律允許的范圍內向公眾開放，而且在利用權利上也應體現(xiàn)人人平等的原則。

目前公共檔案館面臨的用戶危機問題，致使公共檔案館不得不思考一個問題，即如何留住原有用戶并不斷開發(fā)新用戶。由《曼徹斯特宣言》可知，解決此問題的關鍵就在于公平服務，通過公平服務來提高用戶滿意度［7］。正如程結晶所言，公共檔案館服務是“以人為本”的，一切服務都應以滿足用戶需求為宗旨［8］，這一宗旨也是確保知識信息自由傳播的重要保障。公平獲取檔案信息是每個公民應有的權利，也是公共檔案館為用戶提供公平服務應堅持的基本原則。因此，公共檔案館要想在競爭中長期處于優(yōu)勢地位，就必須構建基于公平服務的核心能力。這里的公平不僅指權利平等，同時也包括用戶能力的平等，即公共檔案館通過為用戶提供相關教育活動，提高用戶獲取信息的能力，體現(xiàn)公平服務。如上海市檔案館開展的“社會課堂”在提高市民素質教育方面就起到了積極的推動作用。

4 公共檔案館核心能力構成因素

公共檔案館核心能力是在其實現(xiàn)開放性、服務性和公平性的基礎上對資源要素和能力要素的有效整合。以公共檔案館市場環(huán)境為背景，結合鄧修權等提出的31種核心能力構成要素［9］，本文認為，公共檔案館核心能力主要由資源、人才、技術和管理四個要素構成。這四個要素以檔案資源為基礎，通過對人才和技術的整合，以及管理過程中學習型組織的建立，逐步塑造公共檔案館核心能力，強化公平服務，力圖為檔案用戶提供公平的服務機會、服務權利以及服務資源［10］。

4.1 資源因素

資源是組織實現(xiàn)競爭優(yōu)勢的前提，但并不是所有的資源都可以形成核心能力。根據Barney 的關鍵資源評判標準（即價值性、稀缺性和不可替代性）可知，公共檔案館所擁有的資源中，只有那些其他機構難以模仿的稀缺性關鍵資源才能給其帶來競爭優(yōu)勢，具體包括檔案文獻館藏資源和開發(fā)后的檔案信息資源。

首先，館藏資源是公共檔案館經過長期收集和積累形成的特色文獻資源，也是體現(xiàn)檔案館價值的重要指標。它的特色主要表現(xiàn)為系統(tǒng)性和唯一性。系統(tǒng)性是指針對特定主題的檔案資源，公共檔案館所表現(xiàn)出的豐富且全面的館藏信息；而唯一性則是指檔案資源的無復本性。其次，對開發(fā)后的檔案資源的利用程度是體現(xiàn)公共檔案館核心能力的另一重要指標。運用先進技術對原本雜亂、無序的檔案資源進行整理，并根據用戶潛在需求對已有資源進行二次開發(fā)，力求在實現(xiàn)知識增值的同時提高檔案館信息服務水平。

4.2 人才因素

豐富的館藏資源并不足以體現(xiàn)公共檔案館的核心能力，要讓物質資源轉化為知識服務，就必須依賴具有高業(yè)務水平的人才。這些人才不僅是核心能力的關鍵主體，更是進行創(chuàng)新服務的主要踐行者。關于人在檔案機構中的重要作用，我們可以借鑒美國圖書館領域相關理念來說明，即在服務貢獻方面，房屋建筑只占5%，信息資源占20%，而館員則占75%［11］。而75%的館員也并非都是人才，只有一小部分具備高專業(yè)素養(yǎng)和高業(yè)務水平的館員才可稱之為人才，其他人員則被認為是一般館員，但這一小部分人才所創(chuàng)造的價值要大于其他多數人的價值。此現(xiàn)象可以用經濟學中“帕累托法則”（又稱為二八定律）來解釋，即組織中20%的“人才”可以創(chuàng)造出80%的成果，而80%的普通館員僅創(chuàng)造出20%的成果。所以，就公共檔案館而言，首先應著重建立20%的人才隊伍。這些人才除了具有檔案基礎能力（如計算機能力和專業(yè)知識能力）外，還應具有熟練的信息檢索及組織、創(chuàng)新和服務等綜合能力，只有這樣才能保持公共檔案館競爭優(yōu)勢并形成核心能力。

4.3 技術因素

技術是促進檔案資源有效利用的重要途徑，同時也是當代檔案館進行服務創(chuàng)新的關鍵驅動力。公共檔案館的技術資源不僅包括自身的核心技術（諸如分類技術、著錄技術和編纂技術等），還包括新型網絡技術；檔案館也正是通過這些技術才得以對現(xiàn)有文獻資源進行合理的開發(fā)與利用。①分類技術。分類技術的運用體現(xiàn)了不同類型館藏信息資源的豐富內涵，根據知識地圖有的放矢地為用戶提供服務。它不僅適用于紙質文獻資料，而且在網絡信息資源服務中也發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代檔案館揭示其海量知識資源的主要途徑。②著錄技術。檔案著錄是對傳統(tǒng)檢索工具的重大改進，通過分析檔案內容和形式并加以記錄，不僅可以減化檔案資源的檢索程序，同時也能夠提高信息查全率和查準率。③編纂技術。檔案館通過編纂技術對特定文獻資源按一定原則進行整理、加工、編排并最終制作成冊（如檔案年鑒、地方志等），可以讓用戶對歷史發(fā)展有更深入全面的了解。 ④網絡技術。網絡技術的運用主要體現(xiàn)在檔案網站的建立與維護方面。瀏覽國內已有檔案網站（如國家檔案館、深圳檔案館和廣州檔案館等）界面可看出，信息和網絡技術給檔案館面貌帶來的巨大改變，通過簡潔的網頁設計和及時的在線互動，能夠使檔案信息服務更加公開化和公平化。

4.4 管理因素

溫恒福等人認為，學習型組織是一種新的組織形態(tài)，是當今世界最前沿的管理模式［12］。在不斷變化的社會環(huán)境中，學習型組織是培育核心能力的最佳模式，也是實現(xiàn)核心能力可持續(xù)發(fā)展的動力源［13］。因此，學習型組織是公共檔案館實施知識管理的重要載體，只有不斷加強組織內部交流與學習，才能實現(xiàn)顯性知識的有效轉移及對員工隱性知識的挖掘與強化，確保檔案館的可持續(xù)發(fā)展。而對人的管理則主要強調管理者對員工的激勵機制。我們可以根據馬斯洛的需求層次論制定不同的激勵方法，其中，最基本的莫過于物質激勵，如獎金和福利等；當物質激勵達到一定程度時，對員工心理上的激勵才是促使其努力工作的主要動力，也是確保檔案館贏得競爭活力并將其轉化為核心能力的重要環(huán)節(jié)和依據。

5 各構成因素與公共檔案館核心能力的關系

公共檔案館核心能力的四個構成因素并不是獨立存在的，而是相互依賴、相互促進的，

這些因素在核心能力形成過程中缺一不可。資源是公共檔案館核心能力的載體，同時也是“人”和技術推行公平服務的前提；而“人”則是資源和技術得以有效運用的主體，沒有“人”，資源和技術也就成了空殼子。此外，公共檔案館的資源、人才、技術、管理等能力再豐富，若脫離社會這個大環(huán)境，也就無法實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，公共檔案館核心能力的演進必須以環(huán)境（市場競爭環(huán)境+行業(yè)環(huán)境）為背景才能順利進行。

公共檔案館可通過核心能力向外延伸，全面豐富館藏、人才和技術的儲備，優(yōu)化管理程序并構建學習型組織。在行業(yè)制度和市場環(huán)境下，各要素通過相互協(xié)調與配置形成新的能力。這些要素和能力相互推動，不斷強化公平服務效率，最終實現(xiàn)公共檔案館良性循環(huán)與發(fā)展（如圖2所示）。

6 公共檔案館核心能力培育

公共檔案館核心能力培育是以戰(zhàn)略規(guī)劃為依據對核心能力進行深入識別與強化的過程。就目前情況而言，公共檔案館還未塑造出自身的核心能力。因此，在了解核心能力構成因素基礎上對其進行合理化培育顯得尤為重要。本文認為，對公共檔案館核心能力的培育可從以下幾個方面進行。

第一，加強檔案信息資源開發(fā)力度，形成公共檔案館特色資源。在保持檔案原有價值基礎上，根據競爭環(huán)境及用戶需求變化適時對檔案資源進行科學開發(fā)，為學科及行業(yè)發(fā)展提供信息支持，體現(xiàn)公共檔案館核心能力的動態(tài)性、可持續(xù)性等特點。

第二，重視館員綜合素質培育，提升專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵自主學習，激勵館員依自身喜好自發(fā)學習某些專業(yè)技能和知識，力求在個人能力和工作需求之間實現(xiàn)雙贏。此外，還應積極組建學習型組織，通過內部交流與互動豐富館員閱歷，加快創(chuàng)新步伐，以此提升公共檔案館長久競爭力。

第三，強化技術操作業(yè)務，提高信息服務水平。在優(yōu)化核心技術基礎上，將網絡新技術運用到公共檔案館網絡信息資源的建設中，通過對技術資源的有效整合與利用，推動公共檔案館服務方式的有效轉變。

第四，強調管理系統(tǒng)化，將知識管理視為整個管理鏈條上最為重要的一環(huán)。管理者應注重戰(zhàn)略性思維的培養(yǎng)，并依信息服務市場環(huán)境的變化合理調整公共檔案館發(fā)展戰(zhàn)略。對知識的管理應從顯性知識和隱性知識兩個角度來考慮，通過相關制度的建立實現(xiàn)對二者的科學化管理，促進信息有效流通并提高公共檔案館核心能力。

7 結語

通過以上分析可知，公共檔案館核心能力的實質就在于通過對資源、人才和技術等資源的合理化配置與管理，實現(xiàn)公共檔案館為民服務的宗旨，并將公平服務這一原則貫穿整個服務過程。此外，核心能力的培育具有長期性特點，公共檔案館應依市場環(huán)境的演變適時調整培育方向，在靜態(tài)發(fā)展與動態(tài)變化中形成自身競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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