公共檔案館核心能力構(gòu)建及培育

崔 珍 石艷霞

（山西大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，山西太原，030006）

1 公共檔案館所處競爭環(huán)境

公共檔案館作為重要的公益性服務(wù)機構(gòu)，其主要宗旨是為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在全球信息技術(shù)飛速發(fā)展的大背景下，我國已進(jìn)入一個全新的知識經(jīng)濟(jì)時代，社會信息化和經(jīng)濟(jì)全球化成為當(dāng)今時代的發(fā)展主流，這些主流特征也正從多個角度對公共檔案館所處動態(tài)環(huán)境的各個層面提出挑戰(zhàn)。目前公共檔案館的競爭主要來自3個層面：①宏觀層面：包括博物館和圖書館等與檔案館具有相似職能的公共服務(wù)機構(gòu)；②中觀層面：即數(shù)字檔案館；③微觀層面：主要指各種專業(yè)類型檔案館。這些競爭源使得檔案用戶的分流現(xiàn)象日益明顯：一方面，普通用戶可通過網(wǎng)絡(luò)獲取所需人文、科技及民生等檔案信息；另一方面，具有更高層次需求的用戶則更偏愛檔案信息服務(wù)中介機構(gòu)。

就公共檔案館目前所處競爭環(huán)境以及用戶對檔案資源的利用現(xiàn)狀而言，公共檔案館在為用戶提供高滿意度服務(wù)方面仍存在缺陷。如何更好地適應(yīng)社會大環(huán)境的變化，使檔案館主動融入到信息社會的變革中，在傳統(tǒng)文字與信息化強烈碰撞的夾縫中發(fā)展，日益受到各檔案人士的密切關(guān)注。如果僅依靠檔案館資源藏量和館舍建筑等基礎(chǔ)設(shè)施，很難為組織帶來長久競爭優(yōu)勢；只有不斷挖掘并培育檔案館自身的核心能力，才能確保其可持續(xù)發(fā)展［1］。此外，公共檔案館在信息服務(wù)領(lǐng)域邊緣化趨勢的演進(jìn)也迫切要求其塑造核心能力，形成一種能夠適應(yīng)動態(tài)環(huán)境變化的持續(xù)競爭優(yōu)勢，真正實現(xiàn)公共檔案館事業(yè)的良性發(fā)展。這也正迎合了Prahalad 和Hamel（1990）的觀點，即核心能力是組織未來制勝的保障。

2 公共檔案館核心能力內(nèi)涵

早在1925年，Marsharll就意識到核心能力在企業(yè)中是存在的。隨后Penrose（1959）在《廠商成長理論》中進(jìn)一步分析了這些能力；Richardson（1972）在《產(chǎn)業(yè)組織》中用能力指代知識和技能的提法，使其成為企業(yè)核心能力概念的創(chuàng)始人；而1992年“基于能力競爭”的國際研討會在歐洲的成功召開，則標(biāo)志著企業(yè)核心能力理論的基本確立。

近年來，隨著信息服務(wù)機構(gòu)所處競爭環(huán)境的不斷變化，為迎合時代及用戶需求，國內(nèi)不少檔案學(xué)專家開始關(guān)注檔案館的核心能力，試圖將這一產(chǎn)生于西方國家的先進(jìn)理念運用到檔案學(xué)領(lǐng)域的研究中，以期實現(xiàn)檔案服務(wù)機構(gòu)的可持續(xù)發(fā)展。雖然對公共檔案館核心能力概念至此還未有一個統(tǒng)一的界定，但有一點需要說明，即它的提法源于企業(yè)核心能力［2］，但又因自身性質(zhì)的不同導(dǎo)致二者核心能力存在本質(zhì)上的區(qū)別［3］。企業(yè)核心能力的實質(zhì)是在激烈的市場競爭環(huán)境中，培育出比競爭對手更高的競爭優(yōu)勢，最終獲取最大的市場利潤。而公共檔案館是一種公益性機構(gòu)，它以最大限度滿足用戶需求作為其服務(wù)宗旨，因此在給公共檔案館核心能力下定義時，要以其本質(zhì)屬性為依據(jù)進(jìn)行。

古代、現(xiàn)代及當(dāng)代公共檔案館的核心要素依次經(jīng)歷了保管者→技術(shù)→用戶的轉(zhuǎn)變。根據(jù)這一轉(zhuǎn)變規(guī)律，借鑒邏輯學(xué)中“種差+臨近的屬=被定義概念”的原理［4］，并結(jié)合當(dāng)代信息社會服務(wù)的特點，筆者認(rèn)為公共檔案館核心能力的內(nèi)涵表現(xiàn)在三個方面：首先，公共檔案館的“整體能力”即指其核心能力（種差）的“屬”。換言之，核心能力是包含于一般能力之中的，而種差又決定了核心能力與一般能力的差異性，即核心能力不是某一單個要素，而是對公共檔案館多個要素進(jìn)行有機整合的結(jié)果。其次，這種能力能為公共檔案館帶來長期的競爭優(yōu)勢和價值，而非短期或暫時的效益。最后，這種能力是公共檔案館所特有的，更是其他組織和機構(gòu)難以模仿和替代的［5］。

圖1 基本能力、亞核心能力、核心能力對公共檔案館的作用

3 公共檔案館核心能力判別

3.1 公共檔案館整體能力組成

本 文 以 Prahalad 和 Hamel（1990）提出的核心能力判別標(biāo)準(zhǔn)（即創(chuàng)造價值、可擴展性和難以模仿性）為依據(jù)，結(jié)合公共檔案館自身屬性、職能及服務(wù)宗旨，認(rèn)為公共檔案館整體能力是由基本能力、亞核心能力和核心能力三部分組成的。這三種能力對檔案館的作用各不相同（如圖1所示）：

其中，基本能力能夠為用戶創(chuàng)造特定價值，是確保公共檔案館正常運營的基礎(chǔ)；亞核心能力是在基本能力基礎(chǔ)上，為迎合時代要求建立的一種動態(tài)發(fā)展能力，這種能力更能滿足用戶及社會對檔案資源的多樣化需求；核心能力是公共檔案館所有能力的精髓，它不僅具備價值性和動態(tài)發(fā)展性，還必須具有其他機構(gòu)難以替代的獨特性質(zhì)。

3.2 公共檔案館核心能力判別標(biāo)準(zhǔn)

由公共檔案館核心能力內(nèi)涵可知，要在整體能力中有效區(qū)別一般能力與核心能力，就要依據(jù)特定的判別標(biāo)準(zhǔn)，而公共檔案館的性質(zhì)和宗旨又決定其核心能力必須具備以下特點：

第一，價值性。檔案館可以滿足用戶多種需求，如提供特色歷史檔案資源、經(jīng)編纂的二次或三次文獻(xiàn)、針對用戶需求開發(fā)出的檔案新資源。這就說明，檔案館核心能力能為用戶創(chuàng)造更多的產(chǎn)品及價值。而檔案館除了要為用戶提供價值外，還應(yīng)通過對核心能力的不斷優(yōu)化來爭取管理者與社會對檔案價值的認(rèn)可，以此獲取更多的資金及政策支持，更好地體現(xiàn)公共檔案館的社會價值。

第二，動態(tài)發(fā)展性。公共檔案館核心能力并不是一成不變的，而是會隨行業(yè)環(huán)境、用戶及社會需求的變化而動態(tài)發(fā)展。公共檔案館應(yīng)通過創(chuàng)新不斷對組織資源和技能進(jìn)行整合與重構(gòu)，積極推出服務(wù)創(chuàng)新成果，動態(tài)發(fā)展自己所擁有的核心能力，從而保持持久競爭優(yōu)勢。

第三，難替代性。檔案文獻(xiàn)資源的歷史性、稀缺性及檔案館獨特的職能和服務(wù)理念，使得公共檔案館核心能力的獨特性和唯一性尤為突出，這種難替代特性也是公共檔案館能夠長期保持競爭優(yōu)勢的重要保障。

[2]American Journal of Bioethics依然是2016年SSCI社會科學(xué)1區(qū)的重要刊物，鑒于該刊物的學(xué)術(shù)影響力，本論文將其保留作為參照。

3.3 公平服務(wù)是公共檔案館最重要的核心能力

服務(wù)是公共檔案館的根本宗旨［6］，公共檔案館能否有效體現(xiàn)自身價值，直接取決于為用戶提供服務(wù)的能力。公共檔案館的服務(wù)具有抽象性特點，這是其他信息服務(wù)行業(yè)無法比擬的，究其原因主要是公共檔案館服務(wù)模式是在其長期發(fā)展歷程中逐步形成的，具有一定的歷史性。而“檔案人權(quán)宣言”的提出，又使得開放這一理念不斷深入檔案館服務(wù)過程中，尤其是公共檔案館這一面向社會大眾的服務(wù)機構(gòu)，不僅應(yīng)將檔案資源在法律允許的范圍內(nèi)向公眾開放，而且在利用權(quán)利上也應(yīng)體現(xiàn)人人平等的原則。

目前公共檔案館面臨的用戶危機問題，致使公共檔案館不得不思考一個問題，即如何留住原有用戶并不斷開發(fā)新用戶。由《曼徹斯特宣言》可知，解決此問題的關(guān)鍵就在于公平服務(wù)，通過公平服務(wù)來提高用戶滿意度［7］。正如程結(jié)晶所言，公共檔案館服務(wù)是“以人為本”的，一切服務(wù)都應(yīng)以滿足用戶需求為宗旨［8］，這一宗旨也是確保知識信息自由傳播的重要保障。公平獲取檔案信息是每個公民應(yīng)有的權(quán)利，也是公共檔案館為用戶提供公平服務(wù)應(yīng)堅持的基本原則。因此，公共檔案館要想在競爭中長期處于優(yōu)勢地位，就必須構(gòu)建基于公平服務(wù)的核心能力。這里的公平不僅指權(quán)利平等，同時也包括用戶能力的平等，即公共檔案館通過為用戶提供相關(guān)教育活動，提高用戶獲取信息的能力，體現(xiàn)公平服務(wù)。如上海市檔案館開展的“社會課堂”在提高市民素質(zhì)教育方面就起到了積極的推動作用。

4 公共檔案館核心能力構(gòu)成因素

公共檔案館核心能力是在其實現(xiàn)開放性、服務(wù)性和公平性的基礎(chǔ)上對資源要素和能力要素的有效整合。以公共檔案館市場環(huán)境為背景，結(jié)合鄧修權(quán)等提出的31種核心能力構(gòu)成要素［9］，本文認(rèn)為，公共檔案館核心能力主要由資源、人才、技術(shù)和管理四個要素構(gòu)成。這四個要素以檔案資源為基礎(chǔ)，通過對人才和技術(shù)的整合，以及管理過程中學(xué)習(xí)型組織的建立，逐步塑造公共檔案館核心能力，強化公平服務(wù)，力圖為檔案用戶提供公平的服務(wù)機會、服務(wù)權(quán)利以及服務(wù)資源［10］。

4.1 資源因素

資源是組織實現(xiàn)競爭優(yōu)勢的前提，但并不是所有的資源都可以形成核心能力。根據(jù)Barney 的關(guān)鍵資源評判標(biāo)準(zhǔn)（即價值性、稀缺性和不可替代性）可知，公共檔案館所擁有的資源中，只有那些其他機構(gòu)難以模仿的稀缺性關(guān)鍵資源才能給其帶來競爭優(yōu)勢，具體包括檔案文獻(xiàn)館藏資源和開發(fā)后的檔案信息資源。

首先，館藏資源是公共檔案館經(jīng)過長期收集和積累形成的特色文獻(xiàn)資源，也是體現(xiàn)檔案館價值的重要指標(biāo)。它的特色主要表現(xiàn)為系統(tǒng)性和唯一性。系統(tǒng)性是指針對特定主題的檔案資源，公共檔案館所表現(xiàn)出的豐富且全面的館藏信息；而唯一性則是指檔案資源的無復(fù)本性。其次，對開發(fā)后的檔案資源的利用程度是體現(xiàn)公共檔案館核心能力的另一重要指標(biāo)。運用先進(jìn)技術(shù)對原本雜亂、無序的檔案資源進(jìn)行整理，并根據(jù)用戶潛在需求對已有資源進(jìn)行二次開發(fā)，力求在實現(xiàn)知識增值的同時提高檔案館信息服務(wù)水平。

4.2 人才因素

豐富的館藏資源并不足以體現(xiàn)公共檔案館的核心能力，要讓物質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為知識服務(wù)，就必須依賴具有高業(yè)務(wù)水平的人才。這些人才不僅是核心能力的關(guān)鍵主體，更是進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)的主要踐行者。關(guān)于人在檔案機構(gòu)中的重要作用，我們可以借鑒美國圖書館領(lǐng)域相關(guān)理念來說明，即在服務(wù)貢獻(xiàn)方面，房屋建筑只占5%，信息資源占20%，而館員則占75%［11］。而75%的館員也并非都是人才，只有一小部分具備高專業(yè)素養(yǎng)和高業(yè)務(wù)水平的館員才可稱之為人才，其他人員則被認(rèn)為是一般館員，但這一小部分人才所創(chuàng)造的價值要大于其他多數(shù)人的價值。此現(xiàn)象可以用經(jīng)濟(jì)學(xué)中“帕累托法則”（又稱為二八定律）來解釋，即組織中20%的“人才”可以創(chuàng)造出80%的成果，而80%的普通館員僅創(chuàng)造出20%的成果。所以，就公共檔案館而言，首先應(yīng)著重建立20%的人才隊伍。這些人才除了具有檔案基礎(chǔ)能力（如計算機能力和專業(yè)知識能力）外，還應(yīng)具有熟練的信息檢索及組織、創(chuàng)新和服務(wù)等綜合能力，只有這樣才能保持公共檔案館競爭優(yōu)勢并形成核心能力。

4.3 技術(shù)因素

技術(shù)是促進(jìn)檔案資源有效利用的重要途徑，同時也是當(dāng)代檔案館進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新的關(guān)鍵驅(qū)動力。公共檔案館的技術(shù)資源不僅包括自身的核心技術(shù)（諸如分類技術(shù)、著錄技術(shù)和編纂技術(shù)等），還包括新型網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；檔案館也正是通過這些技術(shù)才得以對現(xiàn)有文獻(xiàn)資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用。①分類技術(shù)。分類技術(shù)的運用體現(xiàn)了不同類型館藏信息資源的豐富內(nèi)涵，根據(jù)知識地圖有的放矢地為用戶提供服務(wù)。它不僅適用于紙質(zhì)文獻(xiàn)資料，而且在網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)中也發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代檔案館揭示其海量知識資源的主要途徑。②著錄技術(shù)。檔案著錄是對傳統(tǒng)檢索工具的重大改進(jìn)，通過分析檔案內(nèi)容和形式并加以記錄，不僅可以減化檔案資源的檢索程序，同時也能夠提高信息查全率和查準(zhǔn)率。③編纂技術(shù)。檔案館通過編纂技術(shù)對特定文獻(xiàn)資源按一定原則進(jìn)行整理、加工、編排并最終制作成冊（如檔案年鑒、地方志等），可以讓用戶對歷史發(fā)展有更深入全面的了解。 ④網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用主要體現(xiàn)在檔案網(wǎng)站的建立與維護(hù)方面。瀏覽國內(nèi)已有檔案網(wǎng)站（如國家檔案館、深圳檔案館和廣州檔案館等）界面可看出，信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給檔案館面貌帶來的巨大改變，通過簡潔的網(wǎng)頁設(shè)計和及時的在線互動，能夠使檔案信息服務(wù)更加公開化和公平化。

4.4 管理因素

溫恒福等人認(rèn)為，學(xué)習(xí)型組織是一種新的組織形態(tài)，是當(dāng)今世界最前沿的管理模式［12］。在不斷變化的社會環(huán)境中，學(xué)習(xí)型組織是培育核心能力的最佳模式，也是實現(xiàn)核心能力可持續(xù)發(fā)展的動力源［13］。因此，學(xué)習(xí)型組織是公共檔案館實施知識管理的重要載體，只有不斷加強組織內(nèi)部交流與學(xué)習(xí)，才能實現(xiàn)顯性知識的有效轉(zhuǎn)移及對員工隱性知識的挖掘與強化，確保檔案館的可持續(xù)發(fā)展。而對人的管理則主要強調(diào)管理者對員工的激勵機制。我們可以根據(jù)馬斯洛的需求層次論制定不同的激勵方法，其中，最基本的莫過于物質(zhì)激勵，如獎金和福利等；當(dāng)物質(zhì)激勵達(dá)到一定程度時，對員工心理上的激勵才是促使其努力工作的主要動力，也是確保檔案館贏得競爭活力并將其轉(zhuǎn)化為核心能力的重要環(huán)節(jié)和依據(jù)。

5 各構(gòu)成因素與公共檔案館核心能力的關(guān)系

公共檔案館核心能力的四個構(gòu)成因素并不是獨立存在的，而是相互依賴、相互促進(jìn)的，

這些因素在核心能力形成過程中缺一不可。資源是公共檔案館核心能力的載體，同時也是“人”和技術(shù)推行公平服務(wù)的前提；而“人”則是資源和技術(shù)得以有效運用的主體，沒有“人”，資源和技術(shù)也就成了空殼子。此外，公共檔案館的資源、人才、技術(shù)、管理等能力再豐富，若脫離社會這個大環(huán)境，也就無法實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。因此，公共檔案館核心能力的演進(jìn)必須以環(huán)境（市場競爭環(huán)境+行業(yè)環(huán)境）為背景才能順利進(jìn)行。

公共檔案館可通過核心能力向外延伸，全面豐富館藏、人才和技術(shù)的儲備，優(yōu)化管理程序并構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織。在行業(yè)制度和市場環(huán)境下，各要素通過相互協(xié)調(diào)與配置形成新的能力。這些要素和能力相互推動，不斷強化公平服務(wù)效率，最終實現(xiàn)公共檔案館良性循環(huán)與發(fā)展（如圖2所示）。

6 公共檔案館核心能力培育

公共檔案館核心能力培育是以戰(zhàn)略規(guī)劃為依據(jù)對核心能力進(jìn)行深入識別與強化的過程。就目前情況而言，公共檔案館還未塑造出自身的核心能力。因此，在了解核心能力構(gòu)成因素基礎(chǔ)上對其進(jìn)行合理化培育顯得尤為重要。本文認(rèn)為，對公共檔案館核心能力的培育可從以下幾個方面進(jìn)行。

第一，加強檔案信息資源開發(fā)力度，形成公共檔案館特色資源。在保持檔案原有價值基礎(chǔ)上，根據(jù)競爭環(huán)境及用戶需求變化適時對檔案資源進(jìn)行科學(xué)開發(fā)，為學(xué)科及行業(yè)發(fā)展提供信息支持，體現(xiàn)公共檔案館核心能力的動態(tài)性、可持續(xù)性等特點。

第二，重視館員綜合素質(zhì)培育，提升專業(yè)素養(yǎng)。鼓勵自主學(xué)習(xí)，激勵館員依自身喜好自發(fā)學(xué)習(xí)某些專業(yè)技能和知識，力求在個人能力和工作需求之間實現(xiàn)雙贏。此外，還應(yīng)積極組建學(xué)習(xí)型組織，通過內(nèi)部交流與互動豐富館員閱歷，加快創(chuàng)新步伐，以此提升公共檔案館長久競爭力。

第三，強化技術(shù)操作業(yè)務(wù)，提高信息服務(wù)水平。在優(yōu)化核心技術(shù)基礎(chǔ)上，將網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)運用到公共檔案館網(wǎng)絡(luò)信息資源的建設(shè)中，通過對技術(shù)資源的有效整合與利用，推動公共檔案館服務(wù)方式的有效轉(zhuǎn)變。

第四，強調(diào)管理系統(tǒng)化，將知識管理視為整個管理鏈條上最為重要的一環(huán)。管理者應(yīng)注重戰(zhàn)略性思維的培養(yǎng)，并依信息服務(wù)市場環(huán)境的變化合理調(diào)整公共檔案館發(fā)展戰(zhàn)略。對知識的管理應(yīng)從顯性知識和隱性知識兩個角度來考慮，通過相關(guān)制度的建立實現(xiàn)對二者的科學(xué)化管理，促進(jìn)信息有效流通并提高公共檔案館核心能力。

7 結(jié)語

通過以上分析可知，公共檔案館核心能力的實質(zhì)就在于通過對資源、人才和技術(shù)等資源的合理化配置與管理，實現(xiàn)公共檔案館為民服務(wù)的宗旨，并將公平服務(wù)這一原則貫穿整個服務(wù)過程。此外，核心能力的培育具有長期性特點，公共檔案館應(yīng)依市場環(huán)境的演變適時調(diào)整培育方向，在靜態(tài)發(fā)展與動態(tài)變化中形成自身競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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