檔案數字化業務外包存在的問題與對策

葛 俊

（如東縣檔案局，江蘇如東，226400）

業務外包是各國普遍采用的一種管理方式。我國的檔案業務外包興起于20 世紀90年代。尤其是在國家檔案局2000年12月份出臺的《全國檔案事業發展“十五”計劃》中提出“加快檔案現代化進程，加快現有檔案數字化進程”［1］之后，檔案數字化業務外包得到不斷地發展。本文通過介紹檔案數字化業務外包的定義，著重分析目前外包在實踐中存在的問題并提出相應的對策。筆者希望通過撰寫此文為我國外包檔案數字化業務提供參考。

一、檔案數字化業務外包的概念界定

（一）檔案數字化、外包的概念界定

檔案數字化主要是指利用數據壓縮與數據庫技術、掃描技術等手段，將紙質檔案等和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫的一種業務活動。它是一項系統性工作。經過數字化轉換，生成的數字化的檔案信息可以很方便地滿足人們通過網絡檢索、利用這些檔案信息的要 求。［2］所謂“外包”，即通過支付一定報酬，把數字化加工所包含的軟件開發、檔案整理、破損修裱、數據著錄、數字化轉換、存儲備份等技術方面的任務，委托給一些專業公司來操作的一種工作方式。由于數字化需要專業人員、設備等各種條件，為了解決檔案信息數字化難題、有效利用外部資源，提高效率，很多檔案館、檔案室等越來越多地將部分數字化業務外包給一個或多個專門的公司去完成。

（二）檔案數字化業務外包的概念界定

鑒于目前學界尚無對檔案數字化業務外包的統一定義，筆者嘗試將檔案數字化業務外包界定為以各級各類的檔案館、檔案室等為主體，為了獲得專業高效的檔案數字化服務，通過與外包承接公司訂立服務合同并嚴格執行過程監管，將本機構非核心的檔案數字化業務，有限度地委托給可以提供數字化專業服務的外包公司來完成的一種工作分工方式。外包作為能夠提供專業和優質的服務，降低檔案部門的人力投入和生產成本的工作模式，是未來發展的大趨勢，有著其特有的積極作用，然而在實際的操作過程中，也存在著諸多的問題亟待解決。

二、檔案數字化業務外包實踐中的問題

（一）從社會政策層面來看

1.檔案數字化外包服務機構缺乏統一的制度規范標準。由于檔案數字化外包服務起步較晚，但發展迅速，在國家層面上還沒有出臺與其發展相適應的一套規章制度。如成立檔案數字化專業服務機構需要什么樣的準入標準，包括人員構成、軟硬件指標等系列內容。服務過程中也沒有制定統一的質量標準，容易導致在檔案數字化業務外包過程中出現質量問題。

2.檔案數字化外包服務機構缺乏管理協調機構進行統一管理。在檔案數字化外包服務領域，尚沒有一個可以從較高層面進行組織協調的管理協會，雨后春筍般的檔案數字化服務機構基本處于分散狀態，沒有進行資源整合，也沒有一整套行業操作及管理標準。

（二）從檔案部門自身來看

如東縣檔案局（館）數字化加工中心工作場景

1.對檔案人員工作技能的提高產生一定影響。檔案數字化業務外包之后，一方面，檔案部門容易忽視檔案人員在數字化方面專業技能的提高，在選人時忽略了對數字化方面專業人才的引進。另一方面，對于檔案從業人員來說，數字化過程中實踐的缺失導致其無法深入了解并學習檔案數字化業務，助長了檔案人員疏于業務，能少干就少干的惰性，影響檔案工作的創新。從長遠來看，阻礙了檔案工作人員的進步和檔案隊伍的整體建設，不利于檔案工作的有效進行和縱深發展。

2.對檔案數字化業務外包范圍難以準確劃定。雖然全文數字化是未來檔案館（室）的發展趨勢，但是由于經費、人員等多種因素的限制，在數字化過程中也需要劃定先后次序，另外還要綜合考慮檔案密級程度、是否公開等系列問題。目前國內尚無有關檔案數字化業務外包范圍所制定的詳細統一的標準，劃定方面還存在著一定的隨意性。

3. 檔案數字化業務外包存在安全風險。

（1）檔案實體安全風險。其一，檔案數字化過程中，需要將檔案實體移出庫，這個過程如果沒有履行交接手續或未及時對檔案進行核對，容易導致檔案交接不清、順序混亂的風險，甚至造成檔案丟失。其二，檔案數字化掃描過程中需要對檔案進行拆分、裝訂及其重新編頁等工作，市場化運作后，外包公司人員一般以計件為獲得報酬多寡的方式，且沒有經過專業的培訓，因此追求速度最大化，而非質量最好，在此過程中容易對檔案實體形成一定的破壞，尤其是一些年代久遠的珍貴檔案。

（2）檔案信息安全風險。在數字化業務外包過程中要做到絕對的檔案信息安全很難，究其原因也是多方面的：第一，檔案數字化業務外包范圍難確定性可能導致不可開放檔案流入外包公司，在數字化加工過程中泄密的風險。第二，在檔案數字化轉換過程中，涉及到檔案鑒定、整理、著錄、掃描、圖像處理、數據掛接、校對、還原入庫等各項環節，任何一個環節的疏漏都可能引發檔案的安全保密風險。第三，大數據時代，電子檔案的易復制性也容易造成重要檔案信息泄漏。此外，外包服務完成后不及時清理掉已數字化的檔案信息也會導致信息外泄。

4.信息技術的不對稱性導致質量評估難題。檔案信息數字化是一項專業性較強的業務，外包之后，數字化的質量由外包公司自我控制，檔案部門目前主要集中在驗收階段對質量進行集中檢查。但是在人員不足，技術不專，數據量又較大的情況下，不可能對已數字化的檔案信息進行一一校對，只能抽檢，這就很難對外包的質量進行詳細、嚴格的驗收。從另一個層面來講，即使檔案部門配備足夠的人員進行驗收，由于雙方所處地位不同而帶來的專業技能與信息的不對稱，同樣也有可能會造成數字化業務的質量打折扣。

5.后續的維護工作增加了數字化業務外包成本的不確定性。很多學者認為檔案數字化業務外包是節約開支、提高工作效率的有效手段，但目前的研究中也沒有詳細的成本測算案例，或者有明確的數據表明外包確實達到這種成效。尤其是沒有將后續的維護工作考慮在內。外包服務公司是以追求盈利最大化為目的，檔案部門很難對外包公司的行為進行控制，加之信息的不對稱導致有關工作在外包合同中未予說明以及難以預測的變更，可能會帶來潛在成本的增加。此外，在檔案數字化外包過程中，本機構的檔案人員無法直接深入地接觸到核心技術，所以很難獨立開展維護與更新的工作，其潛在成本增加的可能性增大。

（三）從數字化外包服務公司來看

1.檔案數字化服務公司發展不完善。一方面，檔案數字化服務公司在我國起步比較晚，目前一般都是規模較小的公司來承接服務，與國外起步早的商業文件中心相比還有相當大的距離。在服務方面還沒有形成配套的體系，很難系統地提供檔案數據庫系統的建立、檔案管理軟件開發、檔案網站建設等各方面的服務，服務領域比較局限，銜接度不夠。如提供檔案數字化業務的公司可能沒有能力提供檔案數據庫系統建設方面的服務，這就容易導致在數字化過程中出現與檔案數據庫系統的不匹配，掛接檔案數據時出現各種漏洞和問題。另一方面，檔案數字化服務公司的內部管理松散，沒有一套完備的管理制度和完善的過程管理。

2.檔案數字化服務公司的員工綜合素質不高，人員流動性大。檔案數字化過程中對服務人員的需求量大，外包公司為了節約開支，一般傾向于招聘綜合素質不高、薪資待遇需求較低的工作人員，且又沒有統一規范的培訓，這就容易造成檔案數字化工作人員流動較大，不利于保護檔案信息內容安全。

三、應對檔案數字化業務外包實踐問題的對策建議

（一）宏觀層面

1.從國家層面建立配套的法律法規，規范檔案數字化業務外包領域。制定制度的過程中既要嚴格把控準入制度和監管制度，又要保證其提供高質量的服務。制度中要涉及到檔案數字化專業服務機構需要什么樣的準入標準，包括人員構成、軟硬件指標、質量標準等系列內容。此外，還要有外包業務完成后的維護等內容。

2.建立檔案數字化外包服務協會。成立協會的目的是要整合各地分散的資源，較高層次地統籌并完善行業操作及管理標準，形成一整套服務體系。

（二）中觀層面

1.設置單位內部檔案信息化科室。雖然目前我國要求各地檔案館（室）成立信息化科室，但是一些縣域檔案館（室）由于人員與經費等問題，導致沒有信息科，在數字化過程中對外包服務公司的依賴性很強，且忽視了對數字化技術的重視，對外包服務過程監管缺失。要明確成立信息科，信息科人員要積極地學習掌握數字化技術，同時制定嚴格的監管制度，實現全程管理，以減少由于信息不對稱所形成的風險。

2.優選外包服務公司。檔案部門需要通過公開招標的方式，比如通過網絡來發布自己準備將檔案數字化業務外包的信息，內容應明確、具體，如案卷的數量、類別，還要把外包方所需條件、資質、經驗等寫清楚［3］。同時也要明確投標單位的資質，包括公司資源、技術實力、人員配備、業務經驗、業務能力、服務口碑等，從而選出綜合實力雄厚，擁有專業加工背景的外包公司。

3.根據外包范圍動態選擇外包模式。檔案信息數字化業務外包模式按照不同的劃分方法可以劃分為不同的模式。按管理方式分為直接管理模式和間接管理模式；按檔案機構參與外包工作的方式分為獨立式模式和合作式模式；按加工地點分為到館加工模式和外送加工模式。在管理方式上，筆者建議動態選擇管理模式。首先需要將檔案數字化外包范圍進行劃分，區分好保密文件與公開文件、珍貴檔案與一般性檔案，涉及到重要的文件、本單位的內部文件、不公開文件、珍貴檔案等，要采用直接管理模式，全程參與管理，傾向于合作式模式。涉及到一般性的可公開的文件檔案則可以采用間接管理模式，傾向于獨立式模式。在加工地點的選擇上，筆者則毫無疑問地建議采用到館加工模式，這也是目前的主流模式。到館加工模式一是有利于檔案信息的保密，有效保障檔案信息的安全；二是檔案部門可以方便地對外包過程進行指導與管理。

4.訂立完善嚴謹的業務合同，確立驗收評估體系。與外包公司簽訂完善的業務合同，包括外包模式、工作內容、質量要求、人員培訓、服務報酬、責任劃定、知識產權歸屬、違約后果、驗收標準、保密協定、后續服務等。當出現問題時，外包公司需提供聯系方式、技術支持服務，全方位響應需求；服務完成后提供一定時期的免費維護，免費期滿后的收費標準等服務事項，由此加強對后續過程中的風險控制。同時在質量驗收時要確立完善的評估體系。由于服務完工后一并驗收存在人員不足、時間緊、信息不對稱、工作量大等諸多因素，因此在驗收環節可以分階段進行。如掃描完一個全宗或者一個年度就安排專人進行檢查，包括檔案掃描質量與數量。質量驗收主要有圖像處理、檔案著錄、數據掛接、數據校對、光盤刻錄、檔案還原等。數量驗收上要注意是否存在遺漏或是重復。［4］驗收過程中出現問題及時反饋給外包公司調整糾正，待外包工作全部收工后再進行統一的全方位復檢。

（三）微觀層面

1.加強人員培訓。這種培訓是雙向的：一方面，檔案館（室）相關工作人員要積極學習檔案數字化的相關內容、操作流程、所需的技術等，這個可以通過參加數字化方面的培訓班以及外包公司對其內部員工的培訓與指導來實現，從而更加有效地對檔案外包進行管理和風險控制；另一方面，檔案館（室）要在外包工作未正式開始前，組織外包公司員工學習《中華人民共和國檔案法》《紙質檔案數字化技術規范》《檔案著錄規則》《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》等法律法規和標準，對操作人員進行上崗前培訓，并在工作中嚴格執行，確保制定數字化工作方案、檔案出庫、整理分件、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、檔案還原入庫、數據備份、成果驗收移交等整個數字化加工流程的實施，都有章可循，規范操作。同時，針對工作中出現的新問題、存在的不足之處，要定期協商交流和培訓，努力使外包方工作人員的技能水平與外包方工作人員的檔案安全保護意識得以不斷提高，從而保證數字化業務外包的順利進行以及檔案實體和數據的安全。

2.建立完善的過程管理。在2012年全國數字檔案館建設推進會上，國家檔案局局長楊冬權指出：檔案實體安全，要以嚴格清點、全程錄像監控、輕拿輕放、嚴禁把檔案帶出工作場所等手段，確保數字化過程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。所以要建立完善的過程管理，強化對數字化加工現場的管理，安裝視頻監控系統及防火、防水設備；配備門禁系統，禁止無關人員進入加工場所；配備專業的檔案柜，用于檔案的臨時存放；采用技術手段，對USB 等外接接口實施禁用；操作人員的手機、相機、U 盤等設備不準帶入加工場所；涉及檔案交接的環節均由專人負責辦理交接手續；對檔案數字化成果交接過程進行嚴格監督。

3.簽訂保密協議。根據《保密法》《檔案法》的有關要求，與外包公司及參與服務的所有人員分別簽訂保密協議，外包服務完成后，有信息留存的設備和存儲器都要清除信息并作安全技術處理，不得私自保留，使檔案安全和外包工程質量受到法律保護。

總而言之，檔案業務數字化外包是一項系統性工程，對于提高檔案數字化效率具有促進作用。但是在選擇外包手段的過程中，應當做好充分的準備，加強過程管理和風險控制，有效規避外包過程潛在問題，實現社會資源的有效配置，推動檔案事業發展。

［1］史江.歷史檔案數字化進程中的業務外包問題探索［J］.檔案學通訊，2010（1）.

［2］馮惠玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京:中國人民大學出版社，2006:126 一127

［3］趙延杰.檔案信息數字化業務外包研究［D］.石家莊:河北大學，2011.

［4］蘇甦.高校檔案數字化業務外包可行性探析［J］. 蘭臺世界，2013（12）.