澳大利亞國家檔案館網站檔案著錄與檢索初探

張妍妍

摘要：在網絡環境下，“檔案著錄與檢索”正呈現出新的特征。本文通過對澳大利亞國家檔案館網站檔案著錄標準、著錄方式的分析和研究，并對利用其網站所提供的檢索途徑進行相關檔案查詢情況的介紹，說明該網站在著錄和檢索方面建設的優勢，為我國檔案網站建設的進一步發展提供理論依據和實踐經驗。

關鍵詞：澳大利亞國家檔案館網站檔案著錄檔案檢索

澳大利亞國家檔案館（NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA，簡稱“NAA”）成立于1961年，是澳大利亞聯邦政府唯一一個中央級綜合性國家檔案館，也是澳大利亞聯邦機構的重要組成部分。其網站歷經4年，于1999年基本建設完成，且一直處于世界領先水平。對澳大利亞國家檔案館所提供的在線數據庫的調查與統計，可以發現該網站現已存在由9000個機關、團體和個人所產生的涵蓋6000多個系列的、約800萬份檔案著錄信息，數量之大、內容之豐，著實讓人驚嘆。

上述數據，在一定程度上可以說明，澳大利亞國家檔案館網站具有的強大館藏優勢源于對檔案著錄與檢索工作的重視。隨著信息技術的實時更新和互聯網技術的廣泛應用，傳統檔案著錄項目、格式、標識、級別、語言和來源等都發生了不同程度的變化。可以說，檔案著錄信息的效果和效用，反映了一個國家的檔案整體工作水平，這也決定了網絡語境下的檔案著錄標準化、著錄方式以及檢索等日益成為國內外學者關注的焦點。

一、澳大利亞國家檔案館網站的檔案著錄標準

澳大利亞國家檔案館網站以國際上較為通用的檔案編碼描述（EAD）和國際檔案著錄標準[ISDA（G）]為基礎，分別制定出包括數據庫結構標準、檔案信息內容標準、檔案結構形式標準等，以此限定檔案著錄各元素的具體含義，力圖推進檔案著錄工作的標準化進程。具體而言，編碼檔案著錄標準是“用于網絡環境下檢索工具的編碼的事實標準”，最早由加利福尼亞圖書館開發，后來美國完成了對EAD草稿的擬定、審議，到“1998年美國工作者協會完成第一版EAD的編著”。目前，歐美大多數國家都基于該標準建立自己的檔案檢索系統。國際檔案著錄標準則是國際檔案理事會專門針對檔案描述建立的國際標準，屬于“通則性質的元數據標準”。雖然適用范圍較小，但其具有較強的通用性、實用性和穩定性，能夠破除國家間的語言障礙，體現網絡環境下檔案的檢索、交換以及信息共享等特點，因而被世界各國所廣泛使用。盡管ISDA和EAD的重合度較高，但這兩種著錄標準都非常注重對著錄層次性和結構性的把握，并對所要著錄的項目進行了明確的規定和細化描述，從而為網絡時代用戶從不同著錄級別檢索到所需信息提供了更多的可能。

為了響應國際社會在檔案著錄工作上強調的數據元素間概念關系的新理念，更好地體現網絡環境的開放性，緩解檔案信息資源的分散性與用戶利用需求多樣性間的矛盾，澳大利亞國際檔案館網站還根據“書目記錄功能需求”（FRBR）元數據標準模型建立多重檢索點，揭示檔案實體的物理屬性，內容信息的來源、結構以及上下文關系等，不斷提高檔案的檢全率和檢準率，進而構建起一個相對完整的網絡檢索體系，為世界各國檔案館的信息交流、互通共享提供了可能。

二、澳大利亞國家檔案館網站的檔案著錄方式

為了實現網絡環境下檔案信息資源在深度和廣度雙層面的開發與利用，澳大利亞國家檔案館網站采用多級著錄的方式，縱向上從文件級到全宗級，呈現梯度發展趨勢；橫向上則主要表現在每一級別項目的相對完整性與科學性。這樣既兼顧到各級著錄的要求，較好地揭示出檔案的內容特征和形式特征；又達到了網絡時代檔案信息著錄要將背景信息、關聯信息等納入其中的要求，是將“檔案的來源原則、尊重全宗原則以及檔案實體分級別（層次）管理原則”的完美結合，在遵循了一個全宗內檔案不可分割的同時，又突出了不同層級間檔案固有的歷史聯系性。如在Record Search中以“CEDT”（Certificate Exempting from Dictation Test，簡稱CEDT）為關鍵詞，可以檢索到澳大利亞政府為限制移民數量而頒發的所有聽寫測試豁免證明，即全宗J2483，共計19902條。其中對文件級的著錄共計11項，全宗級的著錄則能達到17項。

為便于對澳大利亞國家檔案館網站不同形式著錄方式的理解，筆者通過表格（如表1所示）的形式對文件級和全宗級著錄方式作了簡要比較：在題名方面，文件級主要是對該份文件內容加以概括，而全宗級則需完成對整個全宗的描述；二者的“時間項”都包含三個時間，不同之處在于全宗級需要對該全宗進行時間段的界定；在對全宗相關信息表述時，全宗級更加詳細，除了對該全宗相關情況進行簡要介紹外，還對與之相關的全宗，特別是全宗控制符的范圍、全宗內所涉機構與個人等作出解釋；而剩余的物理形態、控制號、保存地點和可獲取情況等著錄項雖有相似之處，但全宗級的著錄要比文件級的著錄更具概括性，更注重宏觀性的表達。這種對檔案著錄層次性、結構性把握的做法，有利于用戶從不同著錄級別中更快地查找到自己所需的檔案信息，實現用戶需求和檔案館網站所提供服務的無縫對接，為檔案館日后服務功能的進一步拓展奠定了良好的基礎。

澳大利亞國家檔案館網站還注重對特殊載體檔案的著錄與展示。對于這類檔案，在完成和普通檔案基本著錄項的基礎上，還需要根據具體情況設置特殊的著錄項目。如在對圖片、音（視）頻等資料進行著錄時，其形成的具體時間、地點、主題、拍攝者個人資料以及所載全宗和全宗內序列號等相關信息都要逐一詳細記錄，從而為檔案工作者發掘更多深層次的信息，推動檔案信息多角度的開發和利用，實現檔案知識化、智力化奠定了基礎。

值得一提的是，澳大利亞國家檔案館網站對照片檔案進行著錄時，除了采用文字說明的形式對照片的相關信息，包括題名、時間、條碼、全宗號和控制符號等進行基本信息的著錄外，用戶在瀏覽、查看和利用這些照片時，還可以根據自身知識背景為照片添加標簽注釋。這無形中調動了用戶的積極性與主動性，有助于檔案館與用戶間形成持續的良性互動。此種做法是對目前較為流行的“眾包技術”（如圖1所示）在檔案著錄方面的一種嘗試與應用，為網絡時代檔案著錄工作的進一步發展提供了全新的視角。

三、澳大利亞國家檔案館網站的檔案檢索概況

步入網絡時代，作為檔案工作中的兩個組成部分的著錄與檢索，二者間的聯系更為突出。隨著用戶多元化趨勢的增強，全面而詳盡的檔案著錄才能真正滿足用戶多方面的檢索需要，而檔案著錄目的的實現，即網站功能的真正發揮則主要依靠檔案檢索來實現。

（一）檢索的途徑

澳大利亞國家檔案館網站為用戶提供了包括基礎檢索、高級檢索、人名檢索、照片檢索等，如圖2所示。其中“基礎檢索”主要以“關鍵詞”和“時間”為檢索項，由于檢索信息過于寬泛，因而可以將其理解為一種較低層次的模糊檢索；而“高級檢索”則涉及對聯邦組成機構或個人（即檔案形成者）、機構職能或個人職務、機構或個人所形成的全宗等具體的描述，通過對這些信息的收集、整理和著錄，從而形成完整的聯邦記錄全宗系統（Common？ wealth Record Series System，簡稱CRS），如圖3所示。檢索時，用戶可以根據已有信息縮小查找范圍或直接定位所要查找的內容，它顯示較高的查全率和查準率。這兩項檢索方式作為澳大利亞國家檔案館網站查詢、利用服務功能實現的主要途徑，為國際檔案界開展網此外，澳大利亞國家檔案館網站還根據自身的實際情況，進行了一些專題檢索。在“人名檢索”中，用戶可以根據已知家庭姓氏，結合所要查詢檔案的具體類型，如軍隊類、戰犯類、外交類、藝術科技類等，搜索更為詳盡的人物、事件信息記錄。同時，澳大利亞檔案館通過采購達姆施特公司的DFT掃描儀，逐步對現存的16mm膠片和35mm膠片進行數字化處理，為用戶提供了較有特色的“照片檢索”方式。利用者如果對于所要檢索的照片信息掌握得較少，還可以通過已設定的主題，如體育、科技、工業、交通、國防等瀏覽該網站所提供的圖片信息，從而在較短的時間內為用戶提供直觀的原始圖像資料。

（二）檢索結果的展示

澳大利亞國家檔案館網站的檢索結果，主要通過兩種形式呈現。一是列表式，在表格中顯示出每一條檢索的結果，包括文件的全宗號、控制符號、題名、檔案編號、涉及地區、時間范圍、是否數字化影像或存有PDF格式、項目條碼（Item barcode，具有唯一性）等，共著錄8項。其中控制號（Control symbol），由檔案內容時間和其在同一時間斷限下的順序號組成，與我國檔案著錄中的文件編號項相似。二是嵌入式，通過點擊列表式中的文件任意信息項，便可進入嵌入式。由于其所涵蓋的信息更具體、細致，除包含列表式已有信息外，還增加了如開放狀態、收錄和鑒定日期、物理格式、厚度等，因此，嵌入式更能體現檔案著錄多維性和立體性的新特征，這對于利用者甄別檔案，提高檢準率具有重要作用。需要指出的是，國外大多數檔案館在對時間項的著錄時，不僅對檔案形成時間進行著錄，還要對登記或注冊時間加以記錄，如澳大利亞檔案館網站在嵌入式中檢索時還設置了決定日期（Date of decision）和登記日期（Date registered）。在嵌入式中所設置的全宗項，也是對該網站進行第三級檢索的途徑之一，這樣我們可以看到關于全宗的具體信息，如該全宗是由哪個政府機構或是個人創建的，及其前后還有哪些相關的全宗類別等。

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