信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究

徐金梅

（白山市臨江電視轉播臺，吉林 白山 134600）

信息化背景下加強事業單位財務檔案管理研究

徐金梅

（白山市臨江電視轉播臺，吉林 白山 134600）

隨著現代科技水平的不斷發展，高科技開始應用于很多領域。目前，在我國的財務檔案信息化管理中，科技發揮了相當重要的作用。而現行我國的財務檔案處理在某些方面還存在一些問題，本文討論與分析我國目前的財務檔案信息化管理中存在的問題并提出應對措施。

事業單位；財務管理；檔案；信息化

檔案，是一種記載事物的載體。簡單來說，就是在社會生產生活中所形成的一些具有保存價值的材料。一言以蔽之，就是一種歷史記錄。中國歷史上存在很多檔案，比如現存的歷史價值極高的文獻資料等。目前，也有很多檔案是以磁帶、光盤、錄像或視頻的形式存在的。

1　財務檔案管理的信息化內涵

隨著科技的發展與進步，我國目前的財務檔案管理也進入了信息化時代。所謂信息化，是指財務檔案的整理、收集、分類、統計、保存、管理及應用等一系列程序都通過現行的高科技控制與實施。這在目前來說，已經非常普及。在我國其他的社會行業內，信息化管理早已成為屢見不鮮的事實。盡管在財務檔案的管理中，信息化的實施發揮了相當重要的作用，但是目前，財務檔案信息化仍然存在一系列問題，亟需引起相關部門與事業單位的重視并提出合理的、科學的解決方案。

2　信息化背景下加強事業單位財務檔案管理的方式

2.1建立完善的財務檔案管理制度

2.1.1建立檔案管理制度

如果檔案管理工作不能規劃化、統一化、標準化，就會影響其深層次的展開。因此，科學化的管理對財務檔案信息化管理有非常重要的作用，財務事業單位要建立完善的管理制度體系，建立各項管理工作的規章制度。比如，運用先進的科學技術，建立電子文件的歸檔制度及科學合理的流程審批制度。同時，對檔案的歸檔要根據其自身的價值進行界定再歸檔。

2.1.2建立賞罰制度

事業單位要根據工作人員的績效進行考核。要在事業單位內部建立相應的賞罰制度。對工作認真、沒有操作失誤的工作人員，應給予一定的鼓勵與表揚。而對那些工作態度不認真，因嚴重的操作失誤而造成事業單位經濟效益損失甚至是人員傷亡的，除了應負的法律責任外，事業單位也要對其進行批評教育，以儆效尤。

2.2培訓人才隊伍

目前，我國部分檔案管理工作人員自身素質不高、知識層次不高并缺乏相應的專業技能水平，這嚴重制約我國財務檔案信息化管理的進一步發展。因此，事業單位要加強對在職人才隊伍的培訓，提高他們的專業水平與自身素質。事業單位可采取聘請專業教師，在事業單位內部舉行相關專題講座的方式來提高相關工作人員的水平。除此之外，財務事業單位也應開展對在職工作人員的實習培訓，充分利用各種積極有效的教學資源，加強對工作人員的培訓與鍛煉。

2.3加強設備更新

2.3.1加大對信息技術設備的投資

事業單位的財務管理無論在哪個環節，都離不開先進技術設備的支持。如果沒有先進的設備，事業單位就不能正常進行。因此，為實現財務檔案信息化管理，事業單位應加大對設備采購的資金支持，增加采購設備資金在全體事業單位外向投資中的比例。

2.3.2加強采購部門與采購人員對信息設備的認知

采購人員對需要購買的設備不熟悉，可能會影響購買到的信息化設備的質量。因此，在購買財務檔案管理所需的信息化設備時，需要采購部門在采購之前就做好充足準備，極度熟悉其所要所選購的設備。相關部門也應引起重視，加強對采購部門的相關教育培訓。

2.4加強管理人員的安全技術及安全意識

對事業單位財務檔案的管理，除了要規范管理制度、更新設備技術，還要加強對檔案管理人員安全管理意識的宣傳。

信息技術的發展，促進事業單位使用多媒體技術辦公，?？赏ㄟ^對員工進行灌輸教育、導入培訓、廣而告知等方式，使企業形成濃厚的輿論氛圍。部分企業員工目前普遍存在僥幸心理、自負心理、投機心理、浮躁心理及麻痹心理等消極因素，要及時排解并消除。事業要加強安全管理意識的宣傳，使員工在參與中潛移默化地接受新的安全價值觀，并指導自己的實踐行動。

2.5管理者要重視信息技術的管理與系統安全

信息化時代的發展，使我們社會生活的方方面面都充斥著信息技術。隨著我們對信息技術的使用頻率越來越高，信賴程度越來越強，計算機網絡安全問題也頻繁發生。就目前來看，計算機網絡安全存在很多隱患。主要是因為計算機網絡系統本身存在諸多不安全因素及一些人為的、有意的網絡攻擊。因此，要樹立計算機網絡安全意識，時刻保持警惕性，并保持憂患意識。事業單位的檔案管理主要保存在計算機的數據庫中，因此，管理人員要重視信息技術的管理與系統安全，避免因信息系統問題而影響檔案的保存。

3　結　語

當前，信息技術不斷發展，多媒體時代已經到來，這使得事業單位中的檔案管理也變得簡便化。財務事業單位的檔案管理工作也需要適應信息化技術的發展，及時作出改善。檔案信息化的產生是對我國傳統的檔案管理模式的一次重要變革，我們要客觀分析當前財務檔案管理工作中的狀況，找出影響財務檔案管理的信息化實施的重要因素，并采取相應的解決措施有效改善，為我國財務事業單位的進一步發展作出貢獻。

主要參考文獻

［1］尚真.中國石油檔案管理的理念與模式［J］.北京石油管理干部學院學報，2007（2）.

［2］樓建晴，馮亞非.構建高校信訪檔案信息化平臺的實踐與思考［J］.浙江檔案，2006（7）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.148

G271

A

1673-0194（2015）12-0200-01

2015-04-13