淺談運用信息化手段進行物資管理創新

周玉

(中國電子科技集團公司第五十研究所,上海 200000)

淺談運用信息化手段進行物資管理創新

周玉

(中國電子科技集團公司第五十研究所,上海 200000)

21世紀網絡發展迅速,電子商務發展空前盛大,信息化手段將成為企業內部提升管理水平的重要手段。物資是企業科研生產的基礎,物料的采購、檢驗和入出庫等工作數量巨大、種類繁多,其管理是一項細致、繁瑣且極其重要的工作。

電子商務；物資管理創新；創新設計思路

1　過去的管理方式存在的問題

（1）手工方式管理數據，人為因素多、出錯率高，信息對比性差。

（2）信息溝通方式簡單粗放，問題反饋不及時，溝通不能快速有效。

（3）物資流轉的執行效率不高，過程監控與質量監督難以得到保證。

（4）數據共享方式欠缺，信息互通性差，統計信息不能及時上報。

2　信息化管理創新的設計思路

根據物資全生命周期，本文的研究確定了系統的八大功能模塊，即基礎信息管理、需求管理、計劃管理、采購訂貨、質量檢驗、入出庫管理、庫存管理和統計管理。

（1）實現物資的全生命周期管理，做到任何一個環節可跟蹤、追溯。

（2）業務流、數據流、物流、資金流緊密結合，進行全方位管理。

（3）改革物資管理的工作方式，實現無紙化辦公與信息電子化存儲。

（4）運用信息化技術，提升管理層分析、決策、監督、檢查的手段。

物資管理系統的需求調研、架構設計、軟件開發和實施過程，不僅是一個軟件項目，更是一場變更，一場老觀念、舊思維的洗禮，突破了傳統的工作方式和工作理念的束縛。在本文研究的項目推行期間，曾受到陳舊觀念的巨大沖擊和頑強抵抗，經歷了質疑和反對，但我們堅持管理理念的創新將帶來工作效率的提高和管理方式的改革，終將提升企業的信息化管理水平。終于，經過不懈地努力和領導的大力支持，新的管理理念得到了理解、支持和貫通，實施進度大大提高，取得了突破性的進展。與此同時，我們在流程設計和可視化體驗上，充分結合用戶的操作習慣，讓用戶切實感受到信息化帶來的便利，并在試運行階段，不斷地和用戶溝通交流，整理意見建議，修改和完善軟件，使任何的特殊情況都能通過流程優化和處理方式的變革合理解決，全面地處理物資管理的各個方面。

3　管理創新成效

經過近兩年的試運行，物資管理系統的成效顯著，體現在以下幾個方面：

3.1提高工作效率，保證科研生產進度

（1）實時提醒機制。方便工作人員快速知曉和處理代辦事項，減少工作延遲，縮短了物資申請到領走的領料周期及物資采購到入庫的采購周期，大大提高了物資部門的工作效率。

（2）縮短解決問題的時間。過程的可跟蹤、可監控與可追溯，提升了信息反饋的靈敏度與時效性，可及時暴露中間環節出現的任何問題，管理人員能快速找到關鍵環節對癥下藥，有效解決問題。例如，統計員年底核對賬目，發現某一物料入庫金額缺少2 610 000元，采用傳統方式一直不能找到原因。使用系統追溯功能，查詢到該物料于2014.7.1采購146個，單價18 000元，2014.9.9檢驗并入庫1個，2014.7.14到貨檢驗145個，發票一直未寄到，差額就是2014.7.14到貨的145個導致的，原因是倉庫管理員一直未簽收，物料未入庫，所以導致賬務差額較大。使用軟件，整個數據檢索只占用12秒時間。

3.2提升工作方式，保證工作質量

改變了紙質單據+手工對賬的工作方式。信息的電子化使得工作人員對各類數據和信息的掌控和了解做到實時查詢，同時也滿足對任何一個時間段的數據進行統計對比，不但改善了工作人員整理數據難度大、梳理工作記錄耗時長的現狀也改善了各環節工作人員之間信息核對難的情況，有效減少了人為工作的差錯，實現了各成員、各部門之間的信息共享。流程、業務的各項信息透明公開，有利于溝通協調、信息互通。

3.3降低工作成本，縮減存儲空間

實現了無紙化辦公。物資數據的存儲集中統一，避免了大量紙質單據分散廣、保存難、易丟失的現象，對信息做到電子化保存和定期備份，存儲空間大大壓縮，減少了空間的浪費。

3.4提升管理手段，利于內部控制

（1）提升了檢查監督手段。實現了工作記錄的電子化，用戶的任何一個操作信息都被記錄，方便管理者對員工的工作進度、工作效率和工作效果的把握，改善了管理者檢查和監督工作難的現狀，建立數據說話、事實證明的管理機制。

（2）提升管理層分析決策的管理手段。例如，系統提供了“各項目完成情況表”，便于領導掌握重點科研生產項目年度、月度的完成情況；“供應商供貨信息對比”可統計出各家合格供應商的交貨周期、檢驗合格率等信息，對供應商優選起到輔助決策的作用；“請領信息匯總”針對各部門的領料情況進行統計，方便領導了解各部門領料數量和物料供應情況，進行成本控制。

物資管理系統的使用，大大提高了工作效率，降低了工作成本，保證了工作質量，降低了人為失誤的風險，實現了全范圍的物資管理電子化辦公，使物資信息管理在縱向上向扁平化發展，廣度上可延升性強。信息電子化和平臺網絡化，使企業的信息化進程向前邁了一大步，使物資管理上了一個新的臺階，為企業的信息化建設發揮了重要作用。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.105

F713.36

A

1673-0194（2015）11-0183-02

2015-04-01