高校檔案信息化建設中電子政務網的融入研究

陳佩馥

(遼寧稅務高等專科學校,遼寧 大連 116023)

高校檔案信息化建設中電子政務網的融入研究

陳佩馥

(遼寧稅務高等專科學校,遼寧 大連 116023)

伴隨著當今社會物質文化和校園數字化建設的不斷發展和進步,建設高校學生檔案的信息化管理,已經變成社會的必然發展方向,并且當今電子商務的快速發展,為高校學生檔案信息化提供了更好的發展平臺。在本文中,主要是以電子政務網的加入,如何使高校學生檔案管理更加信息化、更加方便為依托,講解并且具體分析了如何使高校學生檔案信息化管理,更加穩定、快速發展的方法和具體的實施辦法,而且闡述了在建設高校學生檔案信息化實施過程中的種種阻礙和解決的辦法,這樣才能更加有利于高校學生檔案管理快速向信息化轉向。如今,將電子政務融入高校學生檔案信息化管理,已經受了到社會的普遍關注,并成為一個社會熱議的焦點。

高校；檔案信息化；電子政務網

電子政務也可以統稱為電子政府，是社會政府機構運用當前的網絡技術，為人民、企業和其他需要政府部門提供信息的一個過程。目前，在中國的很多高校當中，電子政務可以為高校工作帶來方便，讓高校工作更加科學。高校學生檔案信息化管理和電子政務之間有著密不可分的聯系，兩者互為補充、相互促進。高校檔案信息化的發展，給電子政務的發展提供了更加有利的保障，電子政務的發展，同時又對高校檔案信息化的發展提供了技術支持。所以，一定要重視電子政務和高校檔案信息化的發展。

1　高校建立檔案信息化與電子政務之間的關系

高校檔案信息化的建立，自然與電子政務之間有著密切的聯系，電子政務的發展，需要檔案信息化的成立和發展提供一定的保障。因為電子政務的發展是需要大量數據信息的，檔案就是一個相當龐大的數據和信息的資源庫，電子政務就是對于大量的信息進行整合和利用。所以說，如果沒有大量的數據維持，電子政務就寸步難行了，也就失去了本身存在的意義。而電子政務的融入，也讓檔案的建立和使用更加方便、快捷。傳統的紙質檔案通過電子政務變成電子版，在運用和查詢的時候都會很方便，也就加速了工作效率。

2　電子政務加入高校學生檔案信息化的好處

2.1電子政務網能讓高校檔案信息查找更加快捷

當今社會中，快速、省事、節約時間、合理管理是電子政務的相應特征，電子政務融入檔案信息化以后，高校查找檔案就會更加方便，因此提高了高校的工作效率。并且，工作人員從其他網絡查詢信息也是完全可以的，這樣憑借自己的工作權限，既減輕了工作的任務和負擔，又提高了工作的效率。

2.2電子政務網讓高校檔案信息化更加便捷和現代化

電子政務網還有一個特點，就是能讓高校學生的檔案更加接近現代化的管理模式。檔案的現代化管理，能讓工作人員的工作效率更高、更加方便，節省時間。改變了原本乏味無聊的工作流程，幫助工作人員擺脫一成不變的工作內容，提高自己的工作效率，也讓高校的檔案管理更加完善、更加現代化，最后實現一體化的檔案管理。

2.3讓高校的電子檔案能夠更加方便操作和查詢

檔案的嚴格監控，讓檔案的流向更加嚴謹，是電子政務的另一個特征。原本的檔案管理是完全手工記錄的，很消耗工作人員的時間和精力，還很容易出現錯誤，很不方便。如今的檔案信息化，可以讓傳統手工記錄的借還問題得到解決，而且電子政務還有自動催促還回的功能，讓借檔案的人員盡快及時地把檔案歸還。

2.4提高了研究服務的效率

電子政務的融入，使得高校檔案的使用和研究都更加便捷，這也是電子政務融入高校檔案信息化的一個特征。高校檔案信息化，能讓工作人員更加高效率地查找到想要尋找的檔案，查詢和使用都更加方便。除此之外，高校檔案的信息化能更加方便工作人員的思路開發和創新，也能讓工作人員在第一時間了解最新的檔案動態。

3　高校學生檔案信息化過程中存在的不足

3.1高校的學生信息量較多

高校的學生數量是比較大的，人數很多，情況也比較復雜。還有就是，電子政務畢竟是剛剛融入高校學生檔案信息化管理的初級階段，很多的數據信息還沒有形成系統化，處理起來還是很有難度的。除此之外，現在高校的檔案初步信息化是不完整的，還是有很多的問題存在。無論如何，現在的電子政務檔案信息化，和我們之前傳統的檔案整理是不一樣的，電子版高校檔案包含的內容是比較廣泛的，無論是在文字信息，還是數字上面，都有很大的量，管理也是比較有難度的。

3.2電子政務融入高校檔案信息化是有風險性存在的

隨著現代科技的不斷發展，政府部門的管理也從傳統的模式轉換成電子管理的形式，這里面就必然存在著一定的安全隱患。雖然現在的網絡發展得比較好，但正是因為這樣的快速發展，導致現在電子政務融入高校學生檔案管理信息化存在風險性，主要對于檔案管理的保密性是存在隱患的，這是現在高校檔案信息化首先要解決的重大問題。

3.3高校學生檔案電子版轉換的效力還沒完全得到法律的認可

在我國，人員流動性是非常大的，所以在檔案變動這一環節也是比較頻繁的，而現在我們要建立的電子版的檔案，可變性還是比較強的，所以在法律效力上就降低了很多。特別是電子版的檔案，少了法律依據的公章，就遠遠比不上我們最傳統的紙質版檔案的法律效率高。也正是因為這樣，現在在我國電子版檔案和紙質版的檔案是同時在運用，這樣浪費了很多不必要的資源。所以，我國應該及時地完善電子檔案的法律效力。

3.4適應高校檔案信息化管理的專業性人才還較為缺乏

高校檔案想要電子信息化，必備的就是相應的人才。在高校檔案電子化的進程中，很多問題都是需要專業性的人才來解決。但是，由于長期手寫檔案的工作，讓現在很多的檔案工作人員都不具備高超的技術性，對于電子版的簡歷建設不夠專業，所以現在很缺乏這方面的專業性人才，人才的缺乏會影響高校檔案電子版推進的進程。

4　在電子政務融入檔案信息化中需要加強的措施

4.1加快電子檔案建設步伐

現在，我們在推進高校檔案信息化的過程中，很重要的任務就是讓電子化檔案的建設速度、質量都能達到理想狀態，同時讓高校檔案電子化的法律效力得到增強。對于國家推進的檔案電子化來說，現在各個地方性的檔案想要進入信息化管理階段是比較困難的，阻力仍然是比較大的。

4.2減少高校檔案電子化的網絡隱患

現在高校檔案電子化還是存在很大安全隱患的，這也是困擾全球的一個巨大的難題。雖然說現在網絡發展比較迅速，對于人們來說是一件好事，但是在網絡快速發展的同時，安全隱患也就出現了，這對于檔案信息安全形成了很大的威脅。檔案畢竟是個人信息的一種體現，是需要加以保護的，否則無論對于個人，還是對于社會都將是很大的損失。所以，在想要推進檔案信息化的同時，就一定要加強網絡的安全性。

4.3加強高校檔案信息化的數據化

高校檔案含有大量的數字信息，所以在建設的過程中，怎么樣進行數字化的建設也是很重要的一個問題，這主要包含了兩個板塊，一是當前所擁有的高校檔案的數據整理，二是所儲存的高校檔案的數據統計。加強檔案信息化的數據性，可以幫助我們更準確地整合信息，減少不必要的麻煩。

4.4加強檔案電子化的人才技能

在檔案信息化的過程中，人才是必不可少的，只有擁有專業性的高質量的人才，才能更加快速地進行高校檔案電子化的建設。但是，我國目前的情況就是檔案電子化的人才還是比較缺乏的，這個問題也是目前的當務之急。可以通過以下幾點來解決好這個問題：①對于現有的檔案管理工作人員進行專業化培訓、進行課程的講解，讓現有的檔案管理人員更多地學習檔案管理的知識，和專業化的電子版檔案管理的操作技能，讓現有的檔案管理者更加快速地進入到電子版管理檔案的狀態中，提高工作的效率；②從外部招聘專業的檔案信息化的人才；③可以定期邀請一些專業人士，來公司給工作人員進行專業知識的講解和培訓，讓工作人員接收到最新的知識；④可以隨時讓工作人員進行知識培訓交流活動，打造一個良好的學習氣氛。

5　高校檔案信息化需要注意的一些問題

5.1明確高校檔案電子化未來的發展方向

高校檔案電子化一定是未來的發展方向，檔案電子化是提高工作效率和質量的最佳的選擇。但是，高校檔案電子化一定要遵循相應的法律法規，讓高校檔案電子化更加有法可依。還有，高校檔案電子化一定要根據時代的變化而變化，不能一成不變，要不定時地進行調整，工作人員要認識到電子檔案發展的必要性和重要性。

5.2高校電子版檔案與傳統檔案同時保存

由于現在高校電子版檔案的法律效力還不是非常的明確，因此電子版檔案還存在一些安全隱患，安全性還是比較差的，所以應該使用電子版檔案和紙質的檔案一起保存的方式。不管怎么樣，現在我們正在從紙質檔案到電子版檔案的過渡階段，所以紙質的和電子版檔案一起保存還是比較穩妥的方法。

在電子版檔案和紙質檔案同時保存的情況下，還需要注意：①相應的部門工作人員應該及時地進行檔案的移交，把各個部門的檔案進行分類保存，清晰明了。在形成電子版檔案的同時，還需定期把紙質的檔案交給檔案室進行保管，防止檔案的丟失或者被人篡改；②對于檔案的保存時間也是需要嚴格規定的，檔案是有相應的保管期限的，工作人員要保證這些電子版檔案是沒有安全隱患的，然后將電子版的檔案進行妥善保管，并且在一定時期以后要對這些電子版的檔案進行編制，以方便日后的查詢和使用；③檔案室還有備份檔案的職責，其中的一份是可以對外的，其他的就需要嚴格地保存起來。

6　結語

從本文的內容我們可以看出，高校檔案電子化取代紙質檔案已經成為一個勢不可擋的趨勢，隨著時間的發展和技術的不斷完善，高校檔案電子化將會更加快速地發展，步入一個新的時期，會越發的成熟。在此期間，一定要注意檔案的安全性，讓電子版檔案更加法律化。檔案工作人員需要不斷地學習新的知識，讓自己走在時代的前端，才能更好地將檔案工作從傳統的紙質模式轉化成電子版工作。雖然目前這個過程的發展阻礙還是比較多的，但是只要社會一起努力，所有問題都是可以解決的。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.112

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