檔案利用信息反饋工作的分析

鄭輝

(濟寧市任城區衛生學校,山東 濟寧 272000)

檔案利用信息反饋工作的分析

鄭輝

(濟寧市任城區衛生學校,山東 濟寧 272000)

檔案利用信息反饋工作,應順應時代新發展、適應市場新需求,是檔案利用工作中新興的一個環節,而且越發顯得重要,其有助于推動檔案工作與時俱進,擺脫固守成規的傳統工作模式的束縛。檔案利用者從檔案管理者手中獲取檔案信息,并將利用的情況客觀地反饋給檔案管理者,從而調節、調整、調控檔案利用活動,為檔案管理部門革新管理模式提供參考,為檔案管理者管理理念的更新、管理方法的改進引路,正如同風向標一樣,令檔案管理工作更科學、檔案利用更高效。為此,本文從檔案利用的現狀、信息反饋工作的必要和方式等方面進行闡釋。

檔案利用；信息反饋；分析

1　檔案利用的現狀

（1）檔案管理工作模式傳統，墨守成規。檔案是人類活動、文明發展、歷史事件的忠實記錄者，傳統的記錄方式就是信息必須牢牢地通過實物載體呈現，兩者不可分離。因此，檔案保存、管理、保密、借閱、統計等工作相當復雜、瑣細。以保密檔案為例，如果借閱，需要在檔案實物上做“保密”標志，借閱者要承擔不可復印、不可延遲歸還、不可損害檔案的原始性等責任，甚至于不可離館閱覽。另外，還要以各種硬性的證件作為借閱條件，方能得以實現借閱的可行性。如此，檔案的利用價值就會在束縛中被捆綁，縮短了借閱者閱覽的時間、限制了閱覽的空間，而難以充分實現檔案的寶貴性、借鑒性。

（2）檔案管理工作人員理念保守，求穩不新。檔案管理工作人員負責整理、分類、保管、統計檔案，并且給予檔案利用者以幫助和服務，因為檔案的固定性和歷史性特點，檔案管理工作人員基本上無需過于頻繁地體力和精神勞作，平靜與機械是安穩的表現，但穩定有可能帶來懈怠，懈怠有可能產生固步自封的弊端，從而導致檔案利用的服務意識薄弱、服務質量下滑，甚至檔案利用的周期延長、頻率降低，令本該鮮活地指導人類生活的經驗和教訓，乖乖地塵封在檔案館的冰冷角落，致使本該走捷徑的解決辦法變得拖沓而冗長，極大地降低工作效率、弱化工作成果。

（3）檔案利用途徑單一，未能呈現多元化發展的局面。傳統的檔案實體管理已經遠遠落后于新時代的發展，應該向信息現代化管理靠攏，并與之結合、與之并軌。但是，多數檔案管理部門未能做到多元化借閱檔案的新局面。當然，這里會涉及到相應的資金鏈條，例如現代化、信息化技術的介入，既需要硬件的配套設施，更需要軟件系統的支撐，包括管理和維護人員的科技能力等。相比較來說，傳統、單一的借閱途徑更加廉價，耗費的人力資源相對少一些，檔案利用的成本就相對低一些。所以，未能呈現出多元化利用檔案的良好局面，有根深蒂固的現實局限性。

2　信息反饋工作的必要性

（1）信息反饋令檔案利用效率高。信息反饋工作做得及時，就會為檔案管理部門提出新的命題，反饋如同市場需求、檔案管理部門如同供應商，當需求方向供應方提出需求條件的時候，為了自身存在的價值和更好地為市場服務，檔案管理者必然調整自己的資源輸出模式、改進檔案利用方式，更好地便利于需求者的要求。例如，需求方想要快速查找某一歷史時間段的史實，信息反饋給檔案管理者，檔案管理部門得到需求指令后，就會在更短的時間內提高服務，這個時候，如果檔案管理按照縱向時間順序和橫向事件順序分類排列，并且建立了先進的檢索程序和計算機自動化管理模式，因此想要在極其短暫的時間內完成查詢，是非常輕松的。

（2）信息反饋令檔案利用價值高。社會產業結構呈現精細化、多元化的局面，檔案的管理更需要與時俱進。從醫療角度說，疾病的多樣性和新發性，帶來了病患檔案管理的更為復雜的挑戰；從學校角度說，高考制度的改革，將學生平時的學習過程記錄檔案，作為高考選拔人才的標準，這樣使學校檔案管理要更為科學、客觀、公正。這些領域僅僅是社會百工行業中的冰山一角，尚且對檔案利用提出了如此多樣的新命題，更何況人才管理部門的檔案利用。種種信息反饋給檔案管理者，要求必須提高檔案的利用價值。

（3）信息反饋令檔案利用輻射廣。信息反饋給檔案利用搭建了廣闊的展示舞臺，激活了記載歷史的封頁，讓客觀的歷史記錄不甘于躺在檔案室的“貨架”上，更閃爍在世人的眼前。

例如，美國建立的“互聯網檔案館”，它的宗旨是要像一扇大門，為全世界打開一個全球數字圖書館。檔案館借助Alexa搜索引擎獲取網站資料，給每一個只要擁有計算機基礎操作能力的人提供信息平臺，人們根據自己的信息需求，到互聯網檔案館尋求所需和幫助。如此龐大的信息閱覽平臺，可以查找重要歷史文件，研究網站變遷的寶貴資源和工具，它一定是基于信息反饋者的要求應運而生的，它讓檔案利用的輻射面像云朵和天空一樣，籠罩在全球人民的頭頂，讓人們可以輕松地看到自己需要的信息。

3　檔案利用信息反饋工作的方式

（1）擴大檔案利用信息反饋的收集面，集思廣益。為了提高檔案利用的效率和價值，檔案管理部門可以開通多種信息反饋收集渠道。例如，利用黑板宣傳欄，每周制作板報，宣傳信息反饋的必要性和渴望。利用這個平臺提供給信息反饋者反饋信息的空間，歡迎各界檔案借閱者和利用者獻計獻策。當然，口號要緊跟行動才會使信息反饋持久、高效。當得到信息反饋的寶貴建議后，要踐行在檔案管理和檔案利用等細節方面，并且公開感謝信息反饋建言者，讓社會看到，檔案管理工作敞開胸懷的豁達、采納良言的決心。如此實踐，時值不久即可得到良好的收效。

（2）提高檔案利用信息反饋的處理效率，去粗取精。檔案管理工作是一項名不言、經不傳的幕后工作，默默無聞、悄然無聲。尤其是在檔案編研工作中，檔案復制到計算機先進科學的管理系統中，其工作的復雜性和繁重性非一日之功效，這個時候更需要對信息反饋的高效處理，去粗取精，才能夠讓繁重而復雜的工作略顯輕松一些。所以，要從思想意識和工作態度兩個方面，高度重視信息反饋的處理，端正敬業的責任意識、提升樂業的服務意識，專心投入信息反饋的處理中。天道酬勤，認真處理的結果必然是精華留存。當然，擁有扎實的信息反饋處理技能，同樣是高效工作的前提，它能令檔案管理者真正如伯樂一樣，從繁雜的信息反饋中大浪淘沙，甄選出對工作有益的精品。

主要參考文獻

［1］張衛東.從“兩種意識”談國家開放檔案的價值實現［J］.檔案學研究，2012（5）.

［2］田艷艷.農民工檔案管理的問題與對策研究［J］.檔案學研究，2012（4）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.11.117

G271

A

1673-0194（2015）11-0201-02

2015-03-26