檔案管理工作在高校工作中的定位認(rèn)識(shí)與思考研究

胡杰軍

（湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 十堰 442000）

每一年，每一所高校或多或少的都會(huì)有學(xué)生和老師，以及其他人員進(jìn)入學(xué)校或離開學(xué)校。能否做好檔案的管理工作，不僅對(duì)學(xué)校的管理效率有著直接的影響，更與校內(nèi)人員的安全相關(guān)。高校對(duì)檔案管理工作的定位，決定了學(xué)校的高層管理者及以下員工對(duì)檔案工作是否重視，從而影響了高校檔案工作完成的效率和質(zhì)量。

1 當(dāng)前高校檔案工作定位

針對(duì)高校檔案工作的定位，當(dāng)前在檔案管理內(nèi)部主要存在以下看法：

（1）邊緣論。這一觀點(diǎn)認(rèn)為高校檔案管理效率始終得不到提高，主要?dú)w咎于學(xué)校管理者對(duì)這一項(xiàng)工作的不重視，并不將這項(xiàng)工作納入到管理工作的中心，而導(dǎo)致檔案管理工作始終游離于管理工作的邊緣，可有可無(wú)。這一觀點(diǎn)得到了許多學(xué)者的贊同。

（2）基礎(chǔ)論。這一理論認(rèn)為高校的檔案管理工作，是高校在進(jìn)行人才培養(yǎng)、社會(huì)服務(wù)和科研時(shí)主要的參考數(shù)據(jù)，而這3項(xiàng)工作顯然是高校中最中心的工作項(xiàng)目。原來(lái)的國(guó)家教委在1989年的時(shí)候頒布相關(guān)的號(hào)令，指出高校檔案工作是該校辦學(xué)的基礎(chǔ)。在2008年國(guó)家檔案局和教育部出臺(tái)“高等學(xué)校檔案管理辦法”，該“辦法”確定高校檔案工作作為高等學(xué)校的基礎(chǔ)性的工作。

（3）中心論。這個(gè)觀點(diǎn)并沒(méi)有明確地說(shuō)檔案管理工作是高校管理工作的核心，而是說(shuō)檔案管理工作是為高校的中心管理工作服務(wù)，并認(rèn)為檔案管理工作應(yīng)該更加趨向于高校管理工作的中心。國(guó)家教育部的藺海波在“高校檔案工作如何走向邊緣化”的文章中指出，所謂的走向中心，并不是指未來(lái)檔案管理工作要向高校管理工作的中心工作發(fā)展，而是要更靠近作為工作重心的教學(xué)工作，為教學(xué)工作服務(wù)。

筆者對(duì)以上3種論點(diǎn)不加以評(píng)論，但筆者認(rèn)為藺海波所舉的例子，意在讓人們意識(shí)到已經(jīng)是時(shí)候進(jìn)行檔案工作的改革了。傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，檔案工作既不能被邊緣化，也不應(yīng)該被基礎(chǔ)化，同時(shí)說(shuō)它是一個(gè)中心工作也是不恰當(dāng)?shù)摹９P者認(rèn)為，在不同的階段檔案工作具有不同的功能，而這個(gè)功能是結(jié)合高校發(fā)展來(lái)不斷體現(xiàn)出來(lái)的。

2 對(duì)檔案管理工作的思考

在新時(shí)代、新形勢(shì)的背景下，檔案管理工作有了新的突破，經(jīng)過(guò)上述論點(diǎn)對(duì)管理工作的梳理，檔案管理工作者要認(rèn)清檔案管理工作的位置。因此，要具備以下的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)：

（1）高校工作的核心是教學(xué)。高等院校是我國(guó)培養(yǎng)高尖端人才的最重要的機(jī)構(gòu)，關(guān)系到國(guó)家未來(lái)發(fā)展的方方面面，是我國(guó)可持續(xù)發(fā)展中最不可缺少的因素。在通過(guò)教學(xué)活動(dòng)來(lái)進(jìn)行人才培養(yǎng)的過(guò)程中，有教學(xué)型、研究性和教學(xué)研究型3種劃分，但其中教學(xué)任務(wù)都是存在的，只有進(jìn)行方式和表現(xiàn)程度不同的差別而已。

（2）檔案工作服務(wù)于高校教學(xué)工作。檔案工作很重要，但不是最重要的，高校內(nèi)的所有工作都是圍繞人才的培養(yǎng)和選拔展開的，而高校在進(jìn)行這些工作時(shí)需要有檔案作為評(píng)價(jià)支持。通過(guò)研究學(xué)生檔案中過(guò)往的評(píng)價(jià)、成績(jī)記錄等，可以了解學(xué)生的水平；通過(guò)對(duì)教師過(guò)往評(píng)價(jià)和經(jīng)歷的記錄，可以判斷這個(gè)老師能否教好學(xué)生。這些都是對(duì)教學(xué)管理的重要幫助因素。通過(guò)檔案管理，為教學(xué)工作服務(wù)，不能將其等同于中心地位，更不能去取代教學(xué)工作。而目前比較嚴(yán)重的檔案工作邊緣化問(wèn)題，處于大部分人將檔案管理工作片面地當(dāng)做對(duì)資料的管理，更深層次的檔案使用和研究工作被嚴(yán)重地忽視。支持基礎(chǔ)論的學(xué)者中對(duì)此存在普遍的認(rèn)可，認(rèn)為檔案管理工作是為中心的教學(xué)工作，提供幫助的基礎(chǔ)性工作，除此之外檔案沒(méi)有其他作用。

（3）高校檔案管理工作是高校工作的重要組成部分。當(dāng)前社會(huì)上存在著一種分類的態(tài)度，將高校中的許多工作分為基礎(chǔ)性和非基礎(chǔ)性兩種，而許多學(xué)者認(rèn)為檔案工作是非基礎(chǔ)性的。筆者的意見是，無(wú)論將檔案工作劃入基礎(chǔ)或非基礎(chǔ)都是不恰當(dāng)?shù)模绻娴囊_定的話，檔案管理工作應(yīng)該是對(duì)高校工作過(guò)程和成果的記錄，是管理工作的一部分。檔案管理中包含了對(duì)學(xué)校科研、教學(xué)成果和貢獻(xiàn)人員的記錄，如果沒(méi)有這些檔案，后人就無(wú)法了解當(dāng)初是誰(shuí)做出了這些貢獻(xiàn)，這些成果是怎樣被創(chuàng)造出來(lái)的。基礎(chǔ)與非基礎(chǔ)的劃分標(biāo)準(zhǔn)就是這項(xiàng)工作是否重要，但某種程度上非基礎(chǔ)的工作可能非常重要，因此基礎(chǔ)和非基礎(chǔ)工作之間并沒(méi)有固定的要求，二者是可以互相轉(zhuǎn)化的。

3 基于檔案管理定位的思路創(chuàng)新

上述對(duì)檔案管理工作的定位，最終目的是幫助我們解決以下幾個(gè)問(wèn)題即，檔案管理工作應(yīng)該怎么做、應(yīng)該做到什么程度，以及做好檔案管理工作對(duì)高校工作有什么幫助。對(duì)此，本文提出從以下幾方面拓展檔案管理思路：

（1）將檔案管理中心建成學(xué)校的文件流轉(zhuǎn)中心。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為高校檔案管理工作提供了更新的條件和基礎(chǔ)，目前在進(jìn)行檔案管理時(shí)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)是潮流趨勢(shì)。而高校因?yàn)槿藛T流動(dòng)頻繁、文件數(shù)量眾多，因此引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)是高校未來(lái)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。在信息化時(shí)代，高校檔案管理人員要充分結(jié)合當(dāng)前的形勢(shì)，積極主動(dòng)地探索檔案管理的現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化，主動(dòng)轉(zhuǎn)變服務(wù)的觀念，并承擔(dān)更多的相關(guān)職能，從而實(shí)現(xiàn)其職能的拓展。

（2）將檔案中心建成校園信息共享的重要平臺(tái)。信息化技術(shù)，使得檔案文件在共享和使用方面的渠道越來(lái)越豐富，檔案部門可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)得到更加全面和及時(shí)的信息，被管理人員可以更快地知道自己位于什么位置，信息是否錯(cuò)誤。經(jīng)過(guò)雙方的共同努力，檔案部門可以逐漸成為高校信息集中和共享的中心，為師生與學(xué)校管理者的交流做出貢獻(xiàn)。

（3）建成文化傳承的驛站。校園文化要經(jīng)過(guò)許多代師生和學(xué)校的共同努力，一點(diǎn)一點(diǎn)地凝聚而成，是校園一年年發(fā)展的成果和歷史積淀。一所學(xué)校可以屹立上百年，但人卻不可以，因此對(duì)校園歷史的沉淀和追憶就要靠檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著高校的不斷發(fā)展及改變，唯一能夠記錄曾經(jīng)的校園和師生是什么形象的，就是檔案，后人可以從檔案中傳承先人的力量和追求。為此，檔案部門要收集關(guān)于校園文化建設(shè)的材料，記載學(xué)校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，將高校的文化力量傳承下去。而通過(guò)復(fù)制和共享檔案，還可以將高校的文化傳承推廣到校外，乃至更廣闊的世界中去。通過(guò)高校檔案部門擴(kuò)大高校在社會(huì)當(dāng)中的影響力，成為連接社會(huì)對(duì)高校了解的紐帶，實(shí)現(xiàn)對(duì)自身功能的創(chuàng)新。

4結(jié) 語(yǔ)

高校檔案管理，不僅是高校管理人員或檔案部門人員的工作，而是需要全校師生和領(lǐng)導(dǎo)層的共同努力。高校工作人員需要對(duì)檔案管理投以更多的關(guān)注，做好對(duì)檔案工作的定位，在工作中不斷開拓思路、擴(kuò)展視野、加強(qiáng)交流、共享經(jīng)驗(yàn)，更好地對(duì)師生負(fù)責(zé)，為高校長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展和歷史的記錄負(fù)責(zé)。

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