SAP系統(tǒng)在企業(yè)維修成本管理中的重要性

文/史夢雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

SAP系統(tǒng)在企業(yè)維修成本管理中的重要性

文/史夢雷·鄭州日產(chǎn)汽車有限公司

史夢雷，主管工程師，主要從事設(shè)備工程、管理與維修，主持完成機(jī)械壓力機(jī)液壓保護(hù)技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用、涂裝加熱能力提升技術(shù)開發(fā)及應(yīng)用項目，并獲得河南省科技成果獎，獲得5項技術(shù)專利。

S AP對企業(yè)的價值主要體現(xiàn)在：改善工人的安全保障，促進(jìn)規(guī)程的執(zhí)行；減少停產(chǎn)時間；控制維護(hù)及維修費用；降低備件庫存和備件成本；提高采購效率；更有效地配置生產(chǎn)設(shè)備、人員和其他資源。

維修成本的控制難點

企業(yè)的實際維修工作存在以下管理難點：

⑴可靠性生產(chǎn)是企業(yè)的根本要求。為了保證設(shè)備維修的需要，有些關(guān)鍵設(shè)備或配件必需確保一定庫存，而不能按照零庫存的管理思想去管理。

⑵資產(chǎn)設(shè)備數(shù)目龐大，各種備品備件需要的儲備量有一定規(guī)律，但因為設(shè)備數(shù)目龐大，這個規(guī)律很不容易掌握。

⑶對于操作人員來說，可能根據(jù)生產(chǎn)實際情況去領(lǐng)料，也可能因為個人的使用方便而以領(lǐng)代耗，從而造成很多的賬外料。

⑷對于那些維修成本消耗的比本身價值都大的設(shè)備，是不是該進(jìn)行報廢處置難以確定。

⑸鑒于生產(chǎn)人員的水平和日常工作的安排，對于常用的維修方法難以深入探討其科學(xué)性、合理性，難以確定是否由于不科學(xué)的維修而造成故障頻發(fā)，進(jìn)而導(dǎo)致設(shè)備維修成本的提高。

綜上，對于資產(chǎn)密集型企業(yè)，沒有精確的設(shè)備維修管理方法就很難做到科學(xué)的成本分析與管理。

SAP的管理模式

SAP軟件是以資產(chǎn)、設(shè)備臺賬為基礎(chǔ)，以工作單的提交、審批、執(zhí)行為主線，按照缺陷處理、計劃檢修、預(yù)防性維修、預(yù)測性維修幾種可能模式，以提高維修效率、降低總體維護(hù)成本為目標(biāo)，將采購管理、庫存管理、人力資源管理集成在一個數(shù)據(jù)充分共享的信息系統(tǒng)中，同時實現(xiàn)信息集成和規(guī)范化管理相結(jié)合。

工單管理系統(tǒng)是SAP系統(tǒng)的一個核心模塊，它是將采購和庫存連接起來的一個橋梁。工單管理系統(tǒng)管理內(nèi)容為：無論是普通的事故報告，還是緊急搶修，或者計劃性的維護(hù)，其所有信息都應(yīng)該完整地記錄在工單中，包括所需員工的技能、工具、計劃的工作時間，實際發(fā)生的工時，安全措施，還有工期進(jìn)度，物料消耗等等。每個工單都記載了具體設(shè)備每次維修的維修對象、維修人員、維修工具、維修消耗物料，通過工單管理，SAP系統(tǒng)能夠統(tǒng)計每次維修活動的維修成本。

SAP系統(tǒng)的主要功能有以下幾點：

解決資產(chǎn)維修成本控制的各種難題

因為通過SAP系統(tǒng)能夠?qū)?shù)目龐大的設(shè)備、配件、維修內(nèi)容等管理起來，因而使維修管理能達(dá)到精細(xì)化水平。這種精細(xì)化管理解決了資產(chǎn)維修成本控制的各種難題。

⑴計算機(jī)管理使非常多的對象都能做到信息清晰共享，并能夠方便進(jìn)行查詢和統(tǒng)計分析。

⑵通過單機(jī)定額消耗等統(tǒng)計工作，可以比較科學(xué)地確定合理維修的庫存水平。這就可以解決維修單位與采購部門都摸不準(zhǔn)的維修備件消耗問題。

⑶通過在使用部門增設(shè)邏輯箱柜，對于沒有用完的物料要求及時退庫或做箱柜轉(zhuǎn)移，就避免了因為以領(lǐng)代耗所引起的成本不真實問題。

⑷對設(shè)備配件消耗進(jìn)行不間斷分析，可以得出該設(shè)備的適用價值，而不會出現(xiàn)維修成本高于設(shè)備成本的異常財務(wù)現(xiàn)象。

⑸對維修方法進(jìn)行不斷改進(jìn)，逐步形成標(biāo)準(zhǔn)維修體系，實現(xiàn)維修方法的科學(xué)化管理，減少因為維修不當(dāng)而引起的成本消耗。

通過工單管理提高維修工作效率

工單是現(xiàn)場工作的指令，在該系統(tǒng)中，工單主要包括預(yù)檢修工單、條件工單、故障工單三大類，一張工單只能針對一臺設(shè)備。

預(yù)檢修工單來源于預(yù)檢修計劃。年底，SAP系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)備預(yù)檢修卡片、檢修記錄、上年的預(yù)檢修計劃等信息，自動生成下一年度設(shè)備的預(yù)檢修計劃。預(yù)檢修計劃包括了備件需求、工時和費用等信息。將已經(jīng)生效的預(yù)檢修計劃下達(dá)后生成預(yù)檢修工單，操作人員只需要選擇下一周的預(yù)檢修計劃后，通過簡單的操作就可以完成預(yù)檢修工單的下達(dá)。預(yù)檢修工單在實施中如果發(fā)現(xiàn)了問題，則生成條件檢修工單。

故障工單的來源是運行記錄模塊中的故障記錄。故障記錄生成后，系統(tǒng)自動生成一條故障工單，故障工單還附有故障記錄中的信息，讓維修人員方便地了解故障情況。

條件檢修工單來源于現(xiàn)場反饋的問題、計劃預(yù)檢修工單、自改項目、節(jié)假日檢修等方面。條件檢修工單還來源于指定設(shè)備的狀態(tài)監(jiān)控及檢測計劃，如果檢測項目的結(jié)果不在上下限的范圍之內(nèi)，系統(tǒng)提示異常，操作人員可以根據(jù)情況生成條件檢修工單。

若工單在規(guī)定的時間內(nèi)未完成，系統(tǒng)會發(fā)出預(yù)警信息。通過對工單進(jìn)行嚴(yán)格的管理，可以提高設(shè)備維修的工作效率及維修工作的針對性、經(jīng)濟(jì)性。

通過系統(tǒng)提醒功能保證維修工作受控

系統(tǒng)提供各種待辦工作的任務(wù)提示，用戶登錄后，不用打開各個功能模塊，在主頁上就能看到各種工作任務(wù)提示。主要的提醒功能有：已下達(dá)未完成的工單、未生效條件預(yù)檢修工單、待生成工單的計劃、待生成檢修計劃的設(shè)備預(yù)警信息、超時未封閉工單信息。以上信息由系統(tǒng)定義后，自動提示操作人員。系統(tǒng)將每一工作崗位的工作任務(wù)、預(yù)警（提示）信息、工作狀態(tài)等推到工作人員和管理人員的桌面，以此保證設(shè)備維修工作受到系統(tǒng)的監(jiān)控并促進(jìn)工作效率的提高。

此外，操作人員還可以根據(jù)人工、備件等情況在系統(tǒng)中對檢修計劃進(jìn)行預(yù)調(diào)整，實現(xiàn)預(yù)檢修工時平衡，大大提高了工作效率。故障管理體系詳細(xì)記錄了設(shè)備某個部位發(fā)生故障的原因、處理方法，并且這些數(shù)據(jù)能夠作為一種標(biāo)準(zhǔn)，在企業(yè)中推廣，這樣就可以形成一種專家級的知識庫，供企業(yè)的所有相關(guān)人員使用。系統(tǒng)還能自動生成每天的設(shè)備綜合開動率和每周故障率圖表，幫助設(shè)備管理人員直觀了解設(shè)備的綜合情況。SAP中常見的一個業(yè)務(wù)場景是：

⑴現(xiàn)場工作人員發(fā)現(xiàn)了設(shè)備運行中的缺陷，馬上利用手持設(shè)備或者就近電腦記錄缺陷情況，并通知設(shè)備負(fù)責(zé)人員。

⑵設(shè)備負(fù)責(zé)人登陸SAP系統(tǒng)，可以看到該缺陷報告，以及其他生產(chǎn)監(jiān)控系統(tǒng)產(chǎn)生的自動預(yù)警。

⑶針對各缺陷，設(shè)備負(fù)責(zé)人通過SAP系統(tǒng)內(nèi)的工廠結(jié)構(gòu)圖或者GIS地圖，準(zhǔn)確確定故障發(fā)生的位置和編碼。

⑷設(shè)備負(fù)責(zé)人在重要性確認(rèn)和風(fēng)險分析后，發(fā)出維修訂單。

⑸相關(guān)的維修負(fù)責(zé)人在SAP系統(tǒng)內(nèi)查看到指派的維修任務(wù)，同時可以查詢到所有的文檔、實時數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)，執(zhí)行安全措施，按照工作程序快速的執(zhí)行維護(hù)任務(wù)，并在系統(tǒng)內(nèi)更新狀態(tài)。

⑹高層管理人員可在任何時候看到管理指標(biāo)的變化，如運轉(zhuǎn)效率、可靠率、維修周期等。

SAP系統(tǒng)運行的基本條件

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要齊全、完善

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作是資產(chǎn)管理的一個基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)工作的好壞直接影響以后工作的質(zhì)量。SAP系統(tǒng)要求物資、設(shè)備、位置、故障體系、安全體系、員工、工種、工具等，所有需要進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都要做一個標(biāo)準(zhǔn)化的體系。在資產(chǎn)管理實施過程中，三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)。成本分析和統(tǒng)計是建立在這個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作之上的，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作是成本分析和管理的前提和基礎(chǔ)。

維修內(nèi)容要真實

SAP系統(tǒng)要求憑工作任務(wù)單領(lǐng)料，也就是說有了維修需求或者有了維修任務(wù)才允許領(lǐng)料。否則會造成因為工作方式的問題而影響到設(shè)備單機(jī)維修消耗統(tǒng)計的準(zhǔn)確性。因此，按照SAP系統(tǒng)的要求認(rèn)真正確地填寫維修信息是做好數(shù)據(jù)分析工作的基本要求，也是展開分析工作的前提。計算機(jī)系統(tǒng)畢竟是由人來操作，所以需要操作人員能夠按照要求認(rèn)真地操作，因此相關(guān)的系統(tǒng)使用管理制度和管理模式的改變對系統(tǒng)管理思想的應(yīng)用是必不可少的。

及時處理采購與發(fā)料信息

SAP系統(tǒng)是一個信息集成的系統(tǒng)，它把維修任務(wù)、庫存采購、計劃供應(yīng)、人力資源等系統(tǒng)都集成為一個主體。這樣就要求企業(yè)的各個業(yè)務(wù)部門能夠協(xié)調(diào)一致，每個部門都需要高效、快捷的完成自己的業(yè)務(wù)才不會影響其他部門的業(yè)務(wù)。成本核算工作與采購業(yè)務(wù)關(guān)系密切，如果所需物質(zhì)沒有及時采購、或者采購在途或已經(jīng)到貨導(dǎo)致沒有入庫或不能及時入庫，就會影響到物料發(fā)放，使庫存物資和設(shè)備實際消耗不能對應(yīng)起來，從而影響到系統(tǒng)的成本實時分析，造成成本分析的重大偏差。從這一意義上來講，財務(wù)核算、成本分析是一個整體，不僅僅是財務(wù)部門和維修部門的事，采購和庫存管理部門的工作也是成本分析的前提和基礎(chǔ)。

歷史數(shù)據(jù)形成的過程也是維修水平的記錄過程，通過數(shù)據(jù)挖掘、提取、分析和對比，就將成本管理的黑洞變成數(shù)字化的管理。成本消耗數(shù)據(jù)積累越多，成本分析價值也越大。

成本分析對維修工作的指導(dǎo)意義

對于資產(chǎn)密集型的企業(yè)，成本控制的重點在于維修成本控制。這樣就需要成本控制能夠從維修中來，又能夠返回到維修任務(wù)中，對維修工作產(chǎn)生指導(dǎo)意義。通過SAP系統(tǒng)能夠?qū)⒕S修的各種因素集成為一個整體，那么就能夠?qū)⒊杀鞠暮统杀鞠牡脑驅(qū)?yīng)起來，找出維修當(dāng)中對消耗成本影響重大的因素，保留合理成本，剔除沒有必要的維修成本。

事實上，資產(chǎn)的維修策略、維修方法、維修環(huán)境、維修人員、維修工具等，都會對設(shè)備維修質(zhì)量產(chǎn)生重大的影響，最終影響到維修成本。通過維修成本的因果分析，能夠讓管理人員關(guān)聯(lián)到這些因素。所以說，維修作業(yè)分析和成本分析，最終是彼此依賴、相互支撐。

合理的成本分析導(dǎo)致維修資金的合理分配，合理的分配會帶動維修設(shè)備的整體性能的提高，從而減少事故，也就減少了維修幾率，從而就降低了維修成本。

結(jié)束語

SAP關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)中的設(shè)備維修與備件管理工作，而與這兩項工作相關(guān)的很多內(nèi)容，比如機(jī)器設(shè)備的年檢、潤滑、個別行業(yè)對管道的檢查等是與現(xiàn)金流無關(guān)的，在這種情況下以財務(wù)為核心的ERP系統(tǒng)是無法覆蓋所有資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的，所以上SAP系統(tǒng)是非常必要的。

歸納來說，SAP系統(tǒng)在有效地提供了資產(chǎn)密集型企業(yè)所需要的所有資產(chǎn)信息整合的同時，又能夠充分利用現(xiàn)有投資，可以說是一舉兩得的雙贏策略。