對《黨政機關公文格式》中有關問題的思考與商榷

范錚

摘??要：國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T?9704-2012）對推進黨政機關公文處理科學化、制度化、規范化發揮著重要作用，該標準與《國家行政機關公文格式》（GB/T?9704-1999）相比，更為科學準確、邏輯嚴密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者認為標準部分條目仍存在不準確、不嚴密、不簡潔、不通俗、操作性不強的地方，尚需進一步完善。

關鍵詞：國家標準;公文格式;修訂

Abstract：?“Layout?for?official?document?of?Party?and?government?organs”?plays?an?important?role?in?scientific，?systematic?and?standard?document?processing?for?party?and?government?organs.?Compared?with?“Layout?for?official?document?of?administration”，?this?standard?is?more?scientific?accurate，logical，brief，and?easy?to?understand.?But?the?author?considers?that?some?items?of?the?standard?are?still?not?accurate，?not?rigorous，?not?simple?and?lack?of?maneuverability.?The?author?hopes?to?get?timely?revision.

Keywords：?Management?standard;Document?format;?Revision

為適應黨政機關工作需要，推進黨政機關公文處理科學化、制度化、規范化，2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合發布了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），并于2012年7月1日起正式實施。《條例》規定：“公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。”[1]適應《條例》的規定要求，中共中央辦公廳和國務院辦公廳對國家標準《國家行政機關公文格式》（GB/T?9704-1999）進行了修訂，形成了現行國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T?9704-2012），于2012年6月29日經國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會批準發布，2012年7月1日起正式實施。

新標準在標準名稱、適用范圍、標準結構、公文裝訂要求、公文格式要素及編排、特定公文格式編排等方面進行了修訂，使標準內容更為科學準確、邏輯嚴密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者在對該標準的應用過程中，發現標準部分條目仍存在不準確、不嚴密、不簡潔、不通俗、操作性不強的地方，現提出來與大家一起探討。

1??從標準的準確性考量

1.1??應修訂“3.1字”、“3.2行”的定義。“3.1字”的定義為“標示公文中橫向距離的長度單位”，“3.2行”的定義為“標示公文中縱向距離的長度單位”，根據該標準“規范性引用文件”中的“GB?3100?國際單位制及其應用”，長度的國際單位制為m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我國長度的法定計量單位，而標示公文中橫向距離的“字”和標示公文中縱向距離的“行”不是我國長度的法定計量單位。按照《中華人民共和國計量法》規定，“非法定計量單位必須廢除”;1990年8月25日國家技術監督局令第14號頒布的《計量違法行為處罰細則》規定：“出版物使用非法定計量單位的，責令其停止銷售，可并處一千元以下罰款。”《黨政機關公文格式》國家標準是一種技術規范，并且標準文本是公開的出版物，理應遵守國家相應法律法規要求。因此，建議將“3.1字”的定義改為“標示公文中橫向距離的單位”，“3.2行”的定義改為“標示公文中縱向距離的單位”。

1.2??應補充“發文字號”編排位置的特殊情況。“7.2.5?發文字號”規定：“編排在發文機關標志下空兩行位置，居中排布。”建議在后面加上“特定情況可以作適當調整”的表述。因為同樣這一條目規定，“上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行”，如果出現三個以上簽發人的情況，簽發人需要排兩行以上，這樣，為滿足“與最后一個簽發人姓名處在同一行”的要求，發文字號就需要再做調整。

1.3??應修改“標題”的排列方式?。“7.3.1?標題”中規定：“標題排列應當使用梯形或菱形。”百度百科對“菱形”的定義是：“在同一平面內，有一組鄰邊相等的平行四邊形是菱形。”[2]菱形標題要求上下對稱，而實際應用中經常會出現標題上下不對稱的情況。按照百度百科對“紡錘形”的定義，“一條對稱軸的四邊形稱做紡錘形”，[3]故“標題排列使用梯形或紡錘形”比較符合實際。

1.4??應將“抄送機關”移至“主體”，主送機關名稱過多時移至版記上方。《條例》規定，“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關”。[4]抄送機關與作為公文主要受理機關的主送機關不同，可以認為是需要執行或知曉公文內容的“次要”受理機關，故將這一條目從“7.4版記”中分離出來，列入“7.3主體”比較恰當。抄送機關在公文格式中的位置，可以表述為“編排在版記之上一行，上加一條分隔線”。當出現7.3.2中提到的“主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文”的情況時，“應當把主送機關移至版記之上，上加一條分隔線。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線”。這樣，就明確了主送機關、抄送機關都是公文“主體”的一部分，避免出現“將主送機關移至版記”后，不易確定主送機關是作為公文主體，還是作為版記內容的情況。

1.5??應將附注編排在成文日期下二行。標準規定：“如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。”如果附注內容較長，會出現附注到成文日期下方的情況，這樣加蓋印章時，印章有可能會蓋到附注內容，影響公文的閱讀及公文版面的美觀。

2??從標準的嚴密性考量

2.1??應修訂字號的數字用法。按照國家標準《出版物上的數字用法》（GB/T?15835-2011）規定，選用漢字數字的情形包括“已定型的含漢字數字的詞語”?[5]。在常用的文字處理軟件WPS和WORD中，字號沒有“2號字”、“3號字”、“4號字”，只有“二號字”、“三號字”、“四號字”，可見用漢字數字作為字號屬于已定型的用法。而在以上軟件中，漢字數字與阿拉伯數字表示的字號大小明顯不同，如“五號字”比“5號字”要大得多。所以，筆者認為，在《國家行政機關公文格式》國家標準中，字號選用不適用“選用阿拉伯數字與漢字數字均可”?[6]的情形，“3號漢字”、“3號仿宋”、“3號阿拉伯數字”、“3號黑體”、“3號楷體”、“2號小標宋體”、“4號仿宋”、“4號半角宋體”字號中的阿拉伯數字“2、3、4”應分別改為漢字“二、三、四”。

2.2??應進一步明確成文日期標注方式。標準“7.3.5.4?成文日期中的數字”條目規定：“用阿拉伯數字將年、月、日標全。”在日常應用中，以2014年8月20日為例，除了規范標注外，常常遇到把成文日期標注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情況，可以說這三種標注方式都不違背標準要求，但顯然不規范。因此，建議將“7.3.5.4”條目表述為“成文日期”，內容改為“用阿拉伯數字將年、月、日標全，數字后分別加‘年、‘月、‘日，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）”。

3??從標準的簡潔性考量

3.1??應統一發文機關署名和成文日期編排格式。標準中發文機關署名和成文日期編排格式有三種不同情況，比較繁瑣。一是加蓋印章的公文，“成文日期一般右空四字編排”，“以成文日期為準居中編排發文機關署名”;二是不加蓋印章的公文，“在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數”;三是加蓋簽發人簽名章的公文，“在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章”，“在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期”。從公文的簡潔性考慮，筆者建議統一規定“一般成文日期右空四字，發文機關署名或簽發人簽名章以成文日期為準居中編排”即可。

3.2??應簡化印發日期的標注方法。標準“7.4.3?印發機關和印發日期”中，印發日期標注“用阿拉伯數字將年、月、日標全，數字后分別加‘年、‘月、‘日，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）”。以上表述與成文日期標注相同，建議簡化為“印發日期右空一字，標注方法與成文日期相同，后加‘印發二字”。

3.3??應明確信函格式不加版記。標準規定：信函格式“版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方”。按照本文上述觀點，主送機關和抄送機關屬于公文主體部分，不是版記內容，如果“版記不加印發機關和印發日期、分隔線”，那么可以簡化為“信函格式不加版記”。

4??從標準的通俗性考量

應修訂標準中的出版業專業用語。標準中有大量出版業專業術語，如“天頭”、“訂口”、“釘鋸”、“書脊”、“切口”，等等，雖然標準對“天頭”、“訂口”分別加了注解“上白邊”和“左白邊”，但對其他詞匯未做注解。由于該標準的應用對象主要是黨政機關工作人員，不是出版業的專業人士，對這些詞匯理解困難會給實際操作造成一定的不便，建議改用通俗易懂的詞語。

5??從標準的操作性考量

5.1??應明確“發文機關標志”中加不加“文件”二字的具體情形。“7.2.4?發文機關標志”中有發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建議明確通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，這樣也涵蓋了“10.1信函格式”中“發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱”的規定。

5.2??應明確加蓋印章公文成文日期的具體位置。標準規定：加蓋印章的公文，“印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內”。由于公文制發是先印制公文再蓋章分發，所以，發文機關署名和成文日期確定在前，蓋章在后，如果發文機關署名和成文日期位置不明確，居中下壓的印章“頂端上距正文（或附件說明）一行之內”可能無法保證。按照《中共中央辦公廳印發〈關于各級黨組織印章的規定〉的通知》（中辦發〔1983〕?37?號）和《國務院關于國家行政機關和企事業單位社會團體印章管理的規定》（國發〔1999〕25號），各級黨政機關印章大小在4.2cm～6cm之間，而公文“3號字字高約為5.54mm”[7]，“一行（3號字字高+3號字字高的7/8）就約等于10.39mm”?[8]。據此，經過計算，為保證加蓋印章符合“頂端上距正文（或附件說明）一行之內”的要求，可以確定“在正文（或附件說明）下空兩行編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期”。

《黨政機關公文格式》是黨政機關處理公文的重要標準，對統一規范公文格式有著重要意義。以上修訂建議是筆者一管之見，希望對促進黨政機關公文格式的標準化和規范化有所裨益。

參考文獻：

[1][4]中共中央辦公廳，國務院辦公廳.黨政機關公文處理工作條例[Z].2012-04-16.

[2]百度百科.菱形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.

[3]百度百科.紡錘形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.

[5][6]徐成華等.GB/T?9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社，中國標準出版社.?2012：176.

[7][8]徐成華等.GB/T?9704-2012《黨政機關公文格式》國家標準應用指南[M].北京：中國質檢出版社，中國標準出版社.?2012：21.

（作者單位：滄州師范學院??來稿日期：2015-04-16）