對(duì)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》中有關(guān)問題的思考與商榷

范錚

摘??要：國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012）對(duì)推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化發(fā)揮著重要作用，該標(biāo)準(zhǔn)與《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-1999）相比，更為科學(xué)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者認(rèn)為標(biāo)準(zhǔn)部分條目仍存在不準(zhǔn)確、不嚴(yán)密、不簡潔、不通俗、操作性不強(qiáng)的地方，尚需進(jìn)一步完善。

關(guān)鍵詞：國家標(biāo)準(zhǔn);公文格式;修訂

Abstract：?“Layout?for?official?document?of?Party?and?government?organs”?plays?an?important?role?in?scientific，?systematic?and?standard?document?processing?for?party?and?government?organs.?Compared?with?“Layout?for?official?document?of?administration”，?this?standard?is?more?scientific?accurate，logical，brief，and?easy?to?understand.?But?the?author?considers?that?some?items?of?the?standard?are?still?not?accurate，?not?rigorous，?not?simple?and?lack?of?maneuverability.?The?author?hopes?to?get?timely?revision.

Keywords：?Management?standard;Document?format;?Revision

為適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)工作需要，推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，2012年4月16日中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），并于2012年7月1日起正式實(shí)施。《條例》規(guī)定：“公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”[1]適應(yīng)《條例》的規(guī)定要求，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳對(duì)國家標(biāo)準(zhǔn)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-1999）進(jìn)行了修訂，形成了現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T?9704-2012），于2012年6月29日經(jīng)國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)批準(zhǔn)發(fā)布，2012年7月1日起正式實(shí)施。

新標(biāo)準(zhǔn)在標(biāo)準(zhǔn)名稱、適用范圍、標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)、公文裝訂要求、公文格式要素及編排、特定公文格式編排等方面進(jìn)行了修訂，使標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容更為科學(xué)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)密、簡潔明了、通俗易懂。但筆者在對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用過程中，發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)部分條目仍存在不準(zhǔn)確、不嚴(yán)密、不簡潔、不通俗、操作性不強(qiáng)的地方，現(xiàn)提出來與大家一起探討。

1??從標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性考量

1.1??應(yīng)修訂“3.1字”、“3.2行”的定義。“3.1字”的定義為“標(biāo)示公文中橫向距離的長度單位”，“3.2行”的定義為“標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位”，根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)“規(guī)范性引用文件”中的“GB?3100?國際單位制及其應(yīng)用”，長度的國際單位制為m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我國長度的法定計(jì)量單位，而標(biāo)示公文中橫向距離的“字”和標(biāo)示公文中縱向距離的“行”不是我國長度的法定計(jì)量單位。按照《中華人民共和國計(jì)量法》規(guī)定，“非法定計(jì)量單位必須廢除”;1990年8月25日國家技術(shù)監(jiān)督局令第14號(hào)頒布的《計(jì)量違法行為處罰細(xì)則》規(guī)定：“出版物使用非法定計(jì)量單位的，責(zé)令其停止銷售，可并處一千元以下罰款。”《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)是一種技術(shù)規(guī)范，并且標(biāo)準(zhǔn)文本是公開的出版物，理應(yīng)遵守國家相應(yīng)法律法規(guī)要求。因此，建議將“3.1字”的定義改為“標(biāo)示公文中橫向距離的單位”，“3.2行”的定義改為“標(biāo)示公文中縱向距離的單位”。

1.2??應(yīng)補(bǔ)充“發(fā)文字號(hào)”編排位置的特殊情況。“7.2.5?發(fā)文字號(hào)”規(guī)定：“編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布。”建議在后面加上“特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整”的表述。因?yàn)橥瑯舆@一條目規(guī)定，“上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行”，如果出現(xiàn)三個(gè)以上簽發(fā)人的情況，簽發(fā)人需要排兩行以上，這樣，為滿足“與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行”的要求，發(fā)文字號(hào)就需要再做調(diào)整。

1.3??應(yīng)修改“標(biāo)題”的排列方式?。“7.3.1?標(biāo)題”中規(guī)定：“標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。”百度百科對(duì)“菱形”的定義是：“在同一平面內(nèi)，有一組鄰邊相等的平行四邊形是菱形。”[2]菱形標(biāo)題要求上下對(duì)稱，而實(shí)際應(yīng)用中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題上下不對(duì)稱的情況。按照百度百科對(duì)“紡錘形”的定義，“一條對(duì)稱軸的四邊形稱做紡錘形”，[3]故“標(biāo)題排列使用梯形或紡錘形”比較符合實(shí)際。

1.4??應(yīng)將“抄送機(jī)關(guān)”移至“主體”，主送機(jī)關(guān)名稱過多時(shí)移至版記上方。《條例》規(guī)定，“抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)”。[4]抄送機(jī)關(guān)與作為公文主要受理機(jī)關(guān)的主送機(jī)關(guān)不同，可以認(rèn)為是需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的“次要”受理機(jī)關(guān)，故將這一條目從“7.4版記”中分離出來，列入“7.3主體”比較恰當(dāng)。抄送機(jī)關(guān)在公文格式中的位置，可以表述為“編排在版記之上一行，上加一條分隔線”。當(dāng)出現(xiàn)7.3.2中提到的“主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文”的情況時(shí)，“應(yīng)當(dāng)把主送機(jī)關(guān)移至版記之上，上加一條分隔線。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線”。這樣，就明確了主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)都是公文“主體”的一部分，避免出現(xiàn)“將主送機(jī)關(guān)移至版記”后，不易確定主送機(jī)關(guān)是作為公文主體，還是作為版記內(nèi)容的情況。

1.5??應(yīng)將附注編排在成文日期下二行。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。”如果附注內(nèi)容較長，會(huì)出現(xiàn)附注到成文日期下方的情況，這樣加蓋印章時(shí)，印章有可能會(huì)蓋到附注內(nèi)容，影響公文的閱讀及公文版面的美觀。

2??從標(biāo)準(zhǔn)的嚴(yán)密性考量

2.1??應(yīng)修訂字號(hào)的數(shù)字用法。按照國家標(biāo)準(zhǔn)《出版物上的數(shù)字用法》（GB/T?15835-2011）規(guī)定，選用漢字?jǐn)?shù)字的情形包括“已定型的含漢字?jǐn)?shù)字的詞語”?[5]。在常用的文字處理軟件WPS和WORD中，字號(hào)沒有“2號(hào)字”、“3號(hào)字”、“4號(hào)字”，只有“二號(hào)字”、“三號(hào)字”、“四號(hào)字”，可見用漢字?jǐn)?shù)字作為字號(hào)屬于已定型的用法。而在以上軟件中，漢字?jǐn)?shù)字與阿拉伯?dāng)?shù)字表示的字號(hào)大小明顯不同，如“五號(hào)字”比“5號(hào)字”要大得多。所以，筆者認(rèn)為，在《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中，字號(hào)選用不適用“選用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字?jǐn)?shù)字均可”?[6]的情形，“3號(hào)漢字”、“3號(hào)仿宋”、“3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字”、“3號(hào)黑體”、“3號(hào)楷體”、“2號(hào)小標(biāo)宋體”、“4號(hào)仿宋”、“4號(hào)半角宋體”字號(hào)中的阿拉伯?dāng)?shù)字“2、3、4”應(yīng)分別改為漢字“二、三、四”。

2.2??應(yīng)進(jìn)一步明確成文日期標(biāo)注方式。標(biāo)準(zhǔn)“7.3.5.4?成文日期中的數(shù)字”條目規(guī)定：“用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全。”在日常應(yīng)用中，以2014年8月20日為例，除了規(guī)范標(biāo)注外，常常遇到把成文日期標(biāo)注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情況，可以說這三種標(biāo)注方式都不違背標(biāo)準(zhǔn)要求，但顯然不規(guī)范。因此，建議將“7.3.5.4”條目表述為“成文日期”，內(nèi)容改為“用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，數(shù)字后分別加‘年、‘月、‘日，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）”。

3??從標(biāo)準(zhǔn)的簡潔性考量

3.1??應(yīng)統(tǒng)一發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期編排格式。標(biāo)準(zhǔn)中發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期編排格式有三種不同情況，比較繁瑣。一是加蓋印章的公文，“成文日期一般右空四字編排”，“以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名”;二是不加蓋印章的公文，“在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)”;三是加蓋簽發(fā)人簽名章的公文，“在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章”，“在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期”。從公文的簡潔性考慮，筆者建議統(tǒng)一規(guī)定“一般成文日期右空四字，發(fā)文機(jī)關(guān)署名或簽發(fā)人簽名章以成文日期為準(zhǔn)居中編排”即可。

3.2??應(yīng)簡化印發(fā)日期的標(biāo)注方法。標(biāo)準(zhǔn)“7.4.3?印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期”中，印發(fā)日期標(biāo)注“用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，數(shù)字后分別加‘年、‘月、‘日，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）”。以上表述與成文日期標(biāo)注相同，建議簡化為“印發(fā)日期右空一字，標(biāo)注方法與成文日期相同，后加‘印發(fā)二字”。

3.3??應(yīng)明確信函格式不加版記。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：信函格式“版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方”。按照本文上述觀點(diǎn)，主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)屬于公文主體部分，不是版記內(nèi)容，如果“版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線”，那么可以簡化為“信函格式不加版記”。

4??從標(biāo)準(zhǔn)的通俗性考量

應(yīng)修訂標(biāo)準(zhǔn)中的出版業(yè)專業(yè)用語。標(biāo)準(zhǔn)中有大量出版業(yè)專業(yè)術(shù)語，如“天頭”、“訂口”、“釘鋸”、“書脊”、“切口”，等等，雖然標(biāo)準(zhǔn)對(duì)“天頭”、“訂口”分別加了注解“上白邊”和“左白邊”，但對(duì)其他詞匯未做注解。由于該標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用對(duì)象主要是黨政機(jī)關(guān)工作人員，不是出版業(yè)的專業(yè)人士，對(duì)這些詞匯理解困難會(huì)給實(shí)際操作造成一定的不便，建議改用通俗易懂的詞語。

5??從標(biāo)準(zhǔn)的操作性考量

5.1??應(yīng)明確“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”中加不加“文件”二字的具體情形。“7.2.4?發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”中有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建議明確通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，這樣也涵蓋了“10.1信函格式”中“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱”的規(guī)定。

5.2??應(yīng)明確加蓋印章公文成文日期的具體位置。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：加蓋印章的公文，“印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)”。由于公文制發(fā)是先印制公文再蓋章分發(fā)，所以，發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期確定在前，蓋章在后，如果發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期位置不明確，居中下壓的印章“頂端上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)”可能無法保證。按照《中共中央辦公廳印發(fā)〈關(guān)于各級(jí)黨組織印章的規(guī)定〉的通知》（中辦發(fā)〔1983〕?37?號(hào)）和《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國發(fā)〔1999〕25號(hào)），各級(jí)黨政機(jī)關(guān)印章大小在4.2cm～6cm之間，而公文“3號(hào)字字高約為5.54mm”[7]，“一行（3號(hào)字字高+3號(hào)字字高的7/8）就約等于10.39mm”?[8]。據(jù)此，經(jīng)過計(jì)算，為保證加蓋印章符合“頂端上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)”的要求，可以確定“在正文（或附件說明）下空兩行編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期”。

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》是黨政機(jī)關(guān)處理公文的重要標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)統(tǒng)一規(guī)范公文格式有著重要意義。以上修訂建議是筆者一管之見，希望對(duì)促進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文格式的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有所裨益。

參考文獻(xiàn)：

[1][4]中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[Z].2012-04-16.

[2]百度百科.菱形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.

[3]百度百科.紡錘形[EB/OL].?http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.

[5][6]徐成華等.GB/T?9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社.?2012：176.

[7][8]徐成華等.GB/T?9704-2012《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國質(zhì)檢出版社，中國標(biāo)準(zhǔn)出版社.?2012：21.

（作者單位：滄州師范學(xué)院??來稿日期：2015-04-16）