淺析電子公文的管理

李雯

摘 要：隨著網絡及各種辦公系統應用軟件的普及應用，用電子公文替代紙質公文成為一種趨勢，不僅在推行無紙化辦公方面有著巨大意義，在規范公文標準、加快公文處理速度，提升公文安全性方面也有著深遠意義。那么，電子公文的流轉、歸檔等管理問題就需要得以特別重視，確保數據的真實性、完整性和有效性。

關鍵詞：電子公文；優勢；重點

前言

公文在國家部門、企事業單位的管理工作中起著重要而特殊的作用，現在，越來越多的單位通過網絡流轉實現了無紙化辦公，依靠計算機技術、網絡互聯技術、現代通信技術對公文實行電子化管理，優化了公文處理流程，低了行政成本，提高了公文傳遞速度和辦公效率。

一、電子公文定義

電子公文是指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸系統處理后形成的具有規范格式的公文的電子數據。它求采用全面溝通的處理程序、自動生成的處理程序和高效運作的處理程序。現在，許多單位都自行設計使用了符合本單位工作實際的電子公文處理系統。

二、電子公文處理系統的優勢

（一）提高了工作效率

電子公文處理系統通過計算機對公文的擬稿、審核、會簽、簽發辦理、歸檔等環節自動進行顯示、查詢，并對辦文過程進行流程跟蹤監控。并且在公文歸檔階段，能夠按年度、性質、文號、主題詞進行多種歸檔、查詢處理，迅捷、準確地獲取歸檔公文信息。做到既能收得了、發得出，又能改得了、退得回。同時多方位、遠距離高速傳送的優勢使得既能在固定場所處理公文，又能在運動中從事公文處理，真正實現公文處理的“無紙化”和“無址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要經過多次的修改確認才能最終定稿，特別是一些重要的公文，修改的次數更多而且都需要紙質打印出后集體通稿。但是電子公文可以在電腦上直接修改， 省去了復印公文所需的大量紙張、碳粉、電及對復印機的磨損，間接節省了管理成本。

另外，紙質公文多需采取郵寄或直接人員送達的方式進行傳遞，不僅容易丟失、花費人力及財力，最重要的是會耽誤較長時間，造成公務處理的不及時。而用電子公文便可以不受地域和時間的影響，文件瞬間傳達，避免了不必要的人力、物力、財力消耗。

（三）提高了公文安全性

紙質公文的中間頁部分可在一臺電腦上隨意修改后打印替換，但電子公文與相關軟件配合，例如加密軟件、電子簽章等，從而對文檔進行保護，在沒經過授權的電腦上禁止修改，這就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加強電子公文處理的重點

（一）加強電子公文處理系統的建設

電子公文處理系統是一個具有高度自動化、高度集成化特點的辦公系統，它的使用涉及到網絡環境，公文處理人員的公文業務能力、電腦操作技能等。單位需要根據工作實際需要討論確定系統開發方案并進行系統研發與調試運行，在資金、網絡硬件、軟件設計等各方面給予足夠地支持，這樣才能盡快實現公文處理電子化、辦公無紙化。首先是硬件的配置，要購買滿足電子公文處理軟件系統運行要求的電腦及其硬件設備。其次，要與專業軟件設計單位結合，設計具有自身特色、適合自身需要的電子公文處理軟件。該應用軟件應該涵蓋公文處理的全過程，如公文的編制、會簽、發布、匯編、存檔以及外來公文的簽批流轉等功能。

（二）加強加密技術的研究

公文，是單位上傳下達制度、重要事項通知、人事決策等公務的工具，是職能的集中表現形式之一，因些，電子公文處理系統的信息安全的技術實現和安全管理制度的建設是系統的重要建設內容。在我國現有的電子政務系統內外環的基礎上，可以解決公文的流轉和身份確認等安全問題。電子公文處理系統的建設要在文件加密 、文件簽名、回執簽名、用戶密鑰管理、電子印章等方面加強研究，提升電子公文在網絡流轉的安全性和可靠性。

（三）創新電子公文歸檔模式

現在，多數單位是在電子公文流程處理結束后，在確認電子公文的真實性、完整性、有效性后，將符合歸檔條件的電子文件向檔案部門進行移交，并在確定公文的密級、歸檔范圍和保管期限后按檔案管理要求的格式將公文存儲到檔案管理系統中，需要兩套系統的配合才能完成電子公文的歸檔工作。那么，如何實現以“保存即歸檔“的歸檔模式，將電子公文的文件管理與檔案管理兩個系統無縫地銜接起來，從而實現文檔―體化的電子公文處理流程，實現數據與電子公文的一體化保存，這一技術就需要進一步研究實現，為電子公文管理盡早擺脫雙套制的歸檔模式提供實踐支持。

四、結束語

電子公文的管理是一個全過程的系統管理，既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。但是電子公文在實際工作中的應用現狀還需繼續完善，必須正確認識到電子公文的職能和存在的問題，不斷完善電子公文處理系統，真正發揮網絡信息技術的作用。

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