開放教育教務管理系統現狀與優化分析*

鄧明學

（廣西廣播電視大學教務處 廣西南寧 530023）

1 引言

電大開放教育作為一種開放式的遠程高等教育，具有很多傳統校園封閉式教育不具有的特征：一是管理上實行國家開放大學、省級電大（國家開放大學分部）、市級電大、教學點多級管理模式，各層級分工明確、各負其責，統一為學生的各種教學、教務服務；二是以學生為中心，實行春、秋兩季招生，對學習者的年齡、職業、地區、學歷等限制較少，凡符合基本條件的均可申請入學，學生在學習方式、學習進度、學習時間和學習地點等方面可以根據自身條件進行選擇；三是學生規模大、分布范圍廣，目前國家開放大學開放教育學生由全國每個省級電大的數萬至數十萬學生組成，規模達到了300萬，學生分布在全國各省、市、縣以及部分行業教學點。

開放教育這種管理的統一性與學生的開放性相結合的特征，對開放教育教務管理的數字化、信息化水平提出了非常高的要求。基于此，電大教務管理隨著信息技術的不斷進步和業務需求的擴展，其使用的教務管理系統也經歷了3個階段的變革，即DOS單機版、C/S網絡版、以及目前基于web的B/S版，每一個版本都是在前一版本的基礎上進行升級改造，使系統的功能更加適應教務管理的業務需求。筆者長期從事省級開放教育教務管理及系統維護工作，并經歷了從C/S網絡版到基于web的B/S版管理系統的工作過渡及轉換，對當前基于web的B/S版教務管理系統有比較深的了解，對系統的運行現狀和優化提出了一些自己的想法。

2 系統簡介

廣播電視大學教務管理系統（B/S版）是一個需要國家開放大學、省級電大、地市級電大、縣級教學點等四級管理單位密切配合，同時需要各級具體負責課程、專業規則、學籍、選課、考務、成績、畢業審核等業務管理部門相互協作，才能發揮其作用的管理系統。系統從物理上分為2個后臺數據庫（國家開放大學、省電大） 和5個系統平臺（國家開放大學平臺，省電大平臺、地市級分校平臺、縣級教學點平臺、學生平臺）。中央電大后臺支撐中央電大平臺，主要由國家開放大學使用，數據是各省數據的全集。省電大后臺支撐本省的省電大、地市電大分校、縣級教學點、學生等4個平臺，各個平臺分別由省電大、市級分校、縣級教學點、學生使用，數據是本省電大數據的全集。省電大平臺、地市級分校平臺、縣級教學點平臺等3個平臺功能有一定交叉，但大部分工作需要獨立完成，即教學點平臺具備的功能（如選課、報考） 其他平臺不具有，無法通過其他平臺完成；分校平臺的免修免考功能，其他平臺沒有，無法通過其他平臺完成。每個平臺內部，各模塊之間也有前后數據使用和共享的約束，需要密切配合才能完成管理任務。

3 系統使用的成效與作用

開放教育分級管理的辦學模式使各層級的管理人員面對著不同的學生，處理不同的業務工作。國家開放大學、省電大級管理人員面對的主要是系統中一個個“虛擬”的學生，即一條條的學生數據，通過系統完成這些學生的學籍、選課、考試、成績、畢業審核等各個環節的教務工作。而到了市電大分校、教學點等基層管理單位，面對的通常是一個個實際的學生，學生的虛擬化程度逐漸降低，更多是通過與學生面對面、一對一來為學生辦理各種學習及教務需求服務，他們不能像省校管理人員那樣花太多時間在系統上進行業務處理。系統的設計很好的體現了上述理念，這從各層級系統平臺的菜單數量就可以看出，隨著層級的降低，系統菜單相應減少，各層級系統功能都充分考慮了各層級管理人員的業務需求，使大家通過系統密切配合共同完成學生從入學到畢業的各個環節的教務管理工作。除此之外，系統還具有以下3個方面的特性：

（1） 系統采用基于web的B/S架構模式，使得工作人員能夠隨時隨地登錄系統，使用各種通用瀏覽器就可以完成系統的所有功能，解決了以往C/S版系統在每一臺使用的電腦上都需要安裝客戶端，并進行數據庫的各種配置、連接操作所帶來的問題。

（2） 系統的國家開放大學、各省電大級數據庫獨立搭建，既減輕中央后臺數據庫負擔，也便于各省級電大圍繞省級數據庫開發相應的外圍管理系統，滿足各省特色化教務管理的需要，如文獻［3］中開發的省校成績查詢系統和文獻［4］開發的考試通知單優化系統等。

（3） 省校的4級平臺使用統一數據庫，確保了省校數據的完整性、同步性，使各級管理人員圍繞統一的平臺進行各種教務管理操作，體現了教務管理在學校管理運行中的樞紐作用。同時，各級平臺權限分明，職責明確，使各級管理人員更加明確自己需在系統中完成的業務工作。

4 系統使用過程中存在的一些問題及其對策分析

4.1 系統與外圍應用系統的兼容性應進一步加強

為了體現開放教育的開放性特征，國家開放大學、省級電大甚至市級電大分校都圍繞教務管理開發了大量的管理、學習、考試等外圍應用系統，這雖然大大提高了開放教育的信息化、網絡化管理水平，但各個系統與教務管理系統的兼容性、統一性還不夠，數據共享程度并不高。以成績管理為例，就有多套考試系統對應教務管理系統的多種處理方式。

4.1.1 本科全國網絡統考課程成績：由國家開放大學將成績接入中央平臺，省校通過在線方式從中央平臺接入省平臺，同時需接收相應的課程和專業對照表后記錄成績才算處理完畢（統考課程需在教學點平臺進行選課，如不選課則無法記錄成績，但不需報考，如報考則將收取相應的報考費，影響后期考試費用核算）。

4.1.2 專科《職業技能實訓》課程成績：由國家開放大學通過文件形式放在考試論壇，各省校先登錄論壇下載后再導入省平臺，省校進行成績合成與發布后，從省平臺導出上傳至考試論壇，待中央管理員從論壇下載導入中央平臺后學生成績才算處理完畢（該課程不需選課，也不需報考）。

4.1.3 基于網絡課程形成性考核及終結性考試成績：需省校從各個考試平臺下載后導入省平臺（有些成績數據甚至需要省校技術人員進行處理成符合要求的格式才能導入省平臺，否則需工作人員一條條手工錄入系統），合成與發布后導出通過考試論壇上報國家開放大學，待成績接入中央平臺后才算處理完畢（該類課程既需在教學點平臺進行選課、報考，也需在相應的考試平臺進行選課或報考）。

4.1.4 本科學位外語課程成績：與專科《職業技能實訓》課程成績處理流程相同，但成績文件不能直接導入省平臺，需進行技術處理或手工錄入（該類課程需在教學點平臺選課并報考）。

造成上述問題的原因主要是由于教務系統在與外圍應用系統進行兼容時，采用的是一種被動兼容方式，即有一種新的應用加入，就開發一個新的接口來對接新的應用（如圖1所示），這導致教務系統功能及業務流程逐漸復雜化。而采用主動兼容方式，能很好的解決上述問題，即教務系統提供統一的接口，有新的應用加入時，新的應用需符合教務系統接口標準才允許加入（如圖2所示），這既體現了教務管理系統的中心樞紐地位，也能進一步簡化、規范業務流程。

圖1 被動兼容方式

圖2 主動兼容方式

4.2 提高系統的自適應性

4.2.1 系統雖然采用基于web的B/S架構模式，簡化了系統的開發、使用和維護，使系統的配置管理及培訓推廣具有C/S版系統不可比擬的優勢。但系統為降低開發難度，開發更有針對性的功能，對部分功能的實現是通過安裝插件實現的，如打印報表插件、成績錄入插件，這些插件需省校上傳到某個公用的ftp、論壇或其他網絡存儲服務器端，用戶使用系統過程中自行下載并安裝，系統不能自動提示安裝或自動下載安裝，部分用戶由于沒有安裝插件導致功能無法使用時以為是系統故障，或不知從何處下載插件進行安裝。同時，由于現行的瀏覽器種類較多，即使同一瀏覽器也存在較多版本，用戶使用瀏覽器的偏好差異性較大，部分瀏覽器的設置需進行較多的調整才能使插件得以正常運行，這對用戶的計算機技術和經驗都有較高的要求。系統作為一個區域級平臺，涉及用戶多、用戶分布廣，目前系統使用的插件安裝技術給系統的使用培訓和故障排除帶來了一定的影響。為解決該問題，可通過將插件內置在web服務器上，用戶在使用相應功能時，系統自動提示下載并安裝插件。或者采用瀏覽器內置支持的javascript腳本語言開發相應的功能，進一步擴展系統的自適應性。

4.2.2 開放教育龐大的管理結構、分級的管理模式、開放式的學習方式，決定了其教務管理系統的開發不可能一步到位，而是持續漸進式的。目前系統采用的是通過更新補丁的方式來擴展或調整系統功能。但采用的是一種被動更新模式，即用戶發現部分功能不完善或無法使用后，再聯系系統開發人員進行補丁下載安裝，給用戶的業務工作帶來一定影響。如能采用主動更新模式，系統開發人員更新補丁后，能自動下發至各省平臺，并提示用戶進行更新，使系統保持最快的更新速度，保證系統功能的完善。

4.3 增強系統的安全性

作為一個關系到各省數萬至數十萬學生用戶以及全國300多萬學生用戶的教務管理系統，其安全性是需要重點考慮的問題之一，因為學生數據涉及學籍、成績、畢業等各個環節。系統在設計開發、安裝配置、系統環境要求等方面已經做了很多努力來確保安全性，如web服務器和數據庫服務器分開搭建、web服務器采用linux系統環境，程序執行代碼封裝為dll模式。但是，在用戶層的設計還稍有欠缺：一是雖然系統設計規定同一用戶不能同時在不同的機器登錄，但實際上在同一網段的局域網內，同一用戶是可以同時在不同的機器登錄；二是用戶賬號如果被盜并進行了相應的系統操作，用戶是無法識別出。如能像QQ登錄那樣采用排擠式登錄（即同一用戶在不同的機器登錄時，會給先登錄的機器做出掉線提示）以及記錄最后登錄地址和登錄時間，并在用戶每次登錄系統時做出提醒，讓真正的用戶了解最近的登錄是否是本人登錄，從而最大限度的確保賬號安全性。同時，數據庫中用戶表的密碼存儲方式是明碼形式，這對省校進行數據備份保存，開發外圍應用系統使用數據庫時都存在安全隱患，如采用加密方式存儲密碼，將大大加強安全性。

5 結束語

教務管理系統的使用，大大提高了開放教育教務管理的數字化、網絡化水平，減輕了工作量，提高了工作效率。雖然在使用過程中還存在一些問題，除本文提到的一些問題外，文獻［5］中也提到了一些問題，其中一些問題其實與具體業務的處理方式有關，并不是通過系統的使用就可以完全解決。因此，系統的應用既需考慮系統功能適應于業務管理流程，使業務管理信息化、便捷化，也應考慮業務管理流程適應于系統功能，進一步使業務管理更加規范化、標準化。