無紙化辦公對提升檔案管理效率的思考

楊芳芳 韋劼群

（1.南寧市國土資源檔案館 廣西南寧 530022；2.廣西廣播電視大學教育技術中心 廣西南寧 530023）

當今世界，計算機信息技術和網絡技術相互交織、互促發展，大量新技術新方法進入到了政府和機關的辦公中，為檔案管理工作現代化提供了廣泛的應用空間?？萍歼M步帶來了優勢，也是對當前的檔案管理工作的挑戰。文章聯系自身的工作實際，在無紙化辦公發展的趨勢下就檔案的現代化管理及其應用進行探究，提升檔案管理的效率和管理水平。

1 無紙化辦公的特點

OA系統（即辦公自動化系統，為Office Automation的縮寫），20世紀50年代興起于美國等西方國家，是發達國家為了解決辦公業務量急劇增加而導致對企業生產率產生巨大影響的問題，進而發展起來的。到了20世紀70年代中期則獲得快速發展。OA系統通過利用計算機技術及通信技術為手段的人機綜合信息系統來提高辦公效率，達到自動化處理的目的。它是一項綜合性的跨學科技術，它的產生大大提高了日常的辦公效率，同時改變了傳統的辦公方式。

其主要方式是引入了工作流的概念，利用靈活的電子公文傳閱流程替代以往的純手工化流程，使企業及單位人員可以方便快捷的共享信息，各類電子文件能迅速而準確的送達指定位置及對象。由于把收到的紙質文件全部數字化（如利用掃描儀把紙質文檔掃描成電子版本），文件管理人員把收到的電子文件直接錄入進OA系統，并呈送給相應人員處理（如領導進行閱批）。整個過程可以忽略傳統流程中必須的打印裝訂、手工分閱、回收保存等環節，實現了無紙化的流程。這極大的降低辦公紙張和打印設備耗材的用量，把辦公人員從傳統的勞作方式中解放了出來，大大節省了人力、物力、財力。

OA系統實現了信息共享、輔助辦公、規范流程、提高效率，“無紙化”是其外在的一種表現形式。其過程是把傳統的檔案信息數字化，在這過程中會生成電子文件（數字設備及環境中生成，以數字信息的形式存儲于依賴計算機等電子設備進行閱讀及處理的磁盤磁帶和光盤等載體中，并可以在通信網絡上傳遞的文件）。而與紙質檔案相對應的電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。檔案分為通用檔案（文書、科技、會計、聲像、電子、實物）和專業檔案（各機關單位在其職能活動中形成，有特定的信息且在同級單位中不具備共性）。

圖1 “三位一體”檔案數字化

無紙化辦公與檔案管理的無縫連接，極大地提高檔案管理工作效率，也降低了工作的成本，大大方便了檔案資料的收集、整理等工作，同時可實現高密度的永久保存檔案資料。與傳統檔案管理相比，由于數字化的引入，在查詢和利用方面，可為用戶提供更準確、快速實時的信息服務；安全管理方面，可以更加安全的加密保護檔案資料，也支持快速統計和分析基礎數據。

2 當前無紙化辦公和檔案管理的問題

無紙化辦公改變了傳統的業務流程，在電子信息管理系統的支撐下，形成了文件從生成、流轉、到歸宿的文檔一體化，即在辦理各項業務的同時，建立了檔案，同步實現了檔案管理所需的錄入、修改、查詢等各項工作，文件信息流在系統中流轉。

圖2 檔案文件信息流

2.1 檔案意識需加強

由于推行無紙化辦公，從而促進了“雙套制”(同時保存同一份文件的電子版本與紙質版本)的形成，其融合了電子檔案與紙質檔案的優勢，既發揮了高效存儲與檢索功能，也保護了紙質檔案。但仍有多數人認為其兩種類型相同內容的文件并發保存的狀況，導致人力、物力與財力的浪費，這種形式利弊參半，所以推進無紙化辦公建設的積極性不強。這也是因為他們對電子文檔及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，思想仍停留在紙質文件時代，缺乏對電子文件的長久保存及可用性的認知。

2.2 無紙化程度有待提高

無紙化辦公雖已推行多年，但由于工作流程和公文處理機制還不完善，有時還由人工對文檔進行檢索和傳閱操作，繼續延續著傳統觀念和管理模式，不僅使得辦公系統沒有得到合理的利用而造成浪費，而且還導致了這部分檔案在歸檔過程中的繁瑣程序。

2.3 電子檔案保存安全性不足

從經濟條件考慮，目前對電子檔案的備份采用較多且較易操作的方法是光盤數據備份。光盤備份后普遍存在的問題是：不按規定歸檔、保管環境不符合要求、未定期檢查及重新備份等，這對電子檔案的安全保護和長期保存造成很大的威脅。

2.4 系統建設中協調與溝通不夠

從推行無紙化辦公的進程來看，在一個單位內部常常會出現各部門各自為戰的現象，在沒有做到統一領導的情況下，部門之間缺乏溝通，很難實現系統及功能的統一規劃和統一設計。

2.5 電子文件歸檔缺乏制度

為了規范管理，已經實現無紙化辦公的單位制定了一些內部管理規定，但大多主要從提高辦事效率、規范系統操作流程等方面做出要求，而對電子文件的形成和電子檔案的移交、歸檔等未明確。

2.6 權限不清晰導致利用率低

電子文件在業務環節形成，電子檔案在電子文件完成歸檔后形成，兩者都需要解決信息共享和實時利用的問題。在實際工作中，因不能科學合理的設置角色權限，造成了大量信息數據不能滿足利用的怪象。如何解決提高利用效率的同時保證信息安全的問題，已是當務之急。

3 解決對策

由于檔案管理思維的固化及電子檔案和紙質檔案管理的不統一，為無紙化辦公的深入開展以及信息數據的共享帶來了很大的阻力，怎么突破檔案管理的瓶頸，是我們面臨的挑戰。

3.1 提高認識，正視無紙化辦公

無紙化辦公的出現，對很多人來說還是一個新事物，隨著信息化的廣泛推進，無紙化辦公將會全面鋪開，各類信息系統也會層出不窮，我們要認識到這是一個必然的趨勢。發達國家在信息化進程中一直把推動“無紙化”作為信息化的戰略目標，在我國進行全面改革之時，黨中央不斷重申提高行政審批效率、加強資源節約等要求，可見無紙化辦公具有深遠的意義。我們必須轉變觀念，積極參與，主動應用，如通過教育培訓、普及推廣、完善技術等手段，逐步推進實施無紙化辦公。

3.2 構建大系統，實現一庫管理

無紙化辦公系統的使用要面向一個單位的所有部門，各部門職能不同，對系統功能的需求也不相同。構建大系統，必須從全局出發，明確目標，考慮經濟、技術條件、運行環境等因素，權衡各種技術和實施方法的利弊，合理使用各種資源。這就要求在無紙化辦公系統設計初期，單位內應確定牽頭部門，開展系統分析，將信息部門、業務部門和檔案部門反映的需求進行充分考慮，為系統具體設計奠定基礎。根據實際條件開發完成的系統，在各部門的功能模塊之間應建立有橫向通道，使電子文件從收件環節，經過業務辦理環節，最后到歸檔環節，實現一庫管理。

圖3 系統總體結構

現今，一個政府職能部門內，同一申請單位（或申請人）在各項審批業務的受理環節中，重復提供相關的材料的現象經常出現。如數據一庫管理已經實現，那么申請單位（或申請人） 只需在最初的業務受理環節提供相關資料，則資料會實時共享到其他業務環節。這樣不僅規范了資料樣式及業務流程，也解決了檔案的歸檔和保管的問題。同時，政府職能部門的窗口工作量也會大幅度減少，進而會提升服務質量和水平。

3.3 建立健全電子文件管理制度

傳統規范紙質文件和紙質檔案的各項管理制度依然可以面對電子文件和電子檔案的收集、整理和保管管理等方面，但畢竟電子文件本身載體和存在方式與紙質文件發生了根本性的變化，且原有的各項管理制度在制訂時沒過多考慮到電子文件和電子檔案，所以，在實際工作中，不能將“無紙化辦公”生硬地照搬到檔案管理上，檔案管理是要依據相關法規進行處理。我國的行業標準《電子文件歸檔與管理規范》指出，電子文件形成單位必須指定專門機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性。我們可以這樣理解：各類單位及檔案管理部門明確責任和任務，從自身職責范圍入手，進一步修改、補充和完善原有的制度，在生成文件時要根據電子文件和電子檔案的特點，有針對性的制訂科學的、便于操作的各項管理制度（如電子文件的催辦、收集、電歸檔制度及電子檔案的查閱制度等）。

3.4 堅持檔案保管的“雙套制”

在日常工作中必須堅持電子檔案與紙質檔案同保管的辦法，進一步提高電子檔案的安全性，避免因檔案丟失而導致的損失。即除了保存電子檔案外，還要根據保存價值及保管期限將其打印成紙質文件，并按照檔案管理實施細則的要求進行分類、立卷和保管，從而實現“雙保險”。同時也要注意，以年度為單位保存的電子檔案必須與實物的紙質檔案相對應，兩者相輔相成，不可分割。

另外，值得一提的是，在現實工作中，電子檔案的利用率遠遠高于紙質檔案，所以，我們在保證檔案的統一性和唯一性的同時，要考慮成本投入的問題，避免為了搞紙質檔案管理而得不償失。

3.5 確保信息數據的法律效應

當前，我國及大多國家都相繼頒布了各類《電子簽名法》和相關法律，以法律的形式確認數字化信息在社會交往與經濟活動中的法律地位，同時須具有憑證性的條件。即電子文件必須使用數字水印、電子簽名和數據加密等技術對電子原件進行保護，通過這些技術，保護電子文件的法律效益。具體為：

（1） 數字水印技術使電子文件在利用過程中的版權受到保護。

（2） 電子簽名技術鑒別電子文件是否被非法篡改。

（3）數據加密技術對電子文件進行加密壓縮保護，防止非法拷貝打開。

電子檔案則使用添加歸檔標識的方法保證其歸檔依據。首先分類整理歸檔電子文件，同時采用計算機軟件技術讀取電子文件的機讀數據，自動生成與歸檔紙質文件相對應的電子檔號章，電子檔案含有電子檔號章，這更好地體現了檔案的法律依據。

3.6 信息數據的利用

無論是電子文件還是電子檔案，只有充分得到利用才能體現其應有的價值。有些材料可以完全公開，有些材料則需要保密。要保證信息利用安全，必須建立層次分明、角色明確的信息利用機制，有穩妥的安全保密措施，如利用權限功能能夠分配、控制，利用申請功能實現流程化并可多級審批等等。也就是說，不管是在局域網還是互聯網，在線查閱電子文件與電子檔案必須要進行控制，要在規范的系統查閱環境下才能閱讀，利用信息資源過程應做到方便快捷、科學管理。

3.7 信息數據的保管

為了保證信息數據的絕對安全，避免因計算機網絡的黑客入侵、木馬病毒、人為錯誤操作等對數據造成破壞或丟失，一定要做好數據備份和恢復工作。而電子文件的特殊性，也決定了其保管的特殊性。數據備份（對數據庫、電子檔案）可從以下幾方面考慮：一是源系統按照設定的時間段自動備份和增量備份，二是進行脫機耐久載體備份，三是實現異地備份，四是數據備份后的保管環境須符合國家相關規定。

3.8 建立數字檔案系統

傳統檔案館的數字化建設并不是一蹴而就的過程，而是一個循序漸進的過程。首先，建立檔案館的計算機自動化系統，對日常業務與檔案管理進行數字化，實現工作的自動化管理。同時搭建高速高效的檔案信息數字化傳輸平臺，對館藏檔案進行數字化，并輸入檔案數據庫，從而達到一體化的管理和資源共享。

依托于計算機網絡技術，對數字化的館藏內容進行共享，構建使用便利、大范圍、無時空限制的信息知識中心。用戶使用計算機網絡終端可以突破時間和地理條件的限制，方便快捷地對數字檔案館系統進行查詢和調閱檔案信息。

圖4 數字檔案應用系統

4 小結

無紙化辦公是對政府和機關辦公的歷史性革命，在實際工作中，隨著實踐認識的加深和辦公自動化系統的改進，必須加強檔案工作與時俱進的能力。面對檔案工作中出現的一些新問題，檔案部門應主動協同其它部門，建立和完善工作體系，積極研究和解決問題，不斷提升檔案系統的服務能力。