提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析

張韶華

摘 要：辦公室檔案管理工作的重要性不言而喻，對于保障辦公室工作穩定、效率具有重要的作用。辦公室檔案管理工作做得好，能夠有效促進企業管理工作的開展，具有非常重要的現實意義。在當前形勢下，隨著信息技術的不斷發展，辦公室檔案管理也受到了相應的影響。傳統的管理方法已經逐漸不再適應工作的要求。論文結合該研究者研究，分析了做好辦公室檔案管理工作的必要性，以及現階段面臨的主要問題，最后提出了提高辦公室檔案管理工作效率的途徑。

關鍵詞：辦公室檔案 管理 問題 重要性 途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）05（a）-0149-01

所謂辦公室檔案管理工作，目的就是確保辦公室檔案的有序性和完整性，以便于在今后的工作中提供檢索、查閱服務。這項工作在提高辦公室工作效率方面有著重要意義，每一位辦公室檔案管理工作人員都需要認識到其工作的重要性，做好檔案管理工作。

1 做好辦公室檔案管理工作的必要性

1.1 做好檔案管理工作，有助于單位整體工作的順利開展

眾所周知，辦公室的檔案內容都是單位內較為重要的內容。雖然檔案的重要程度不盡相同，但是在其中確有一些檔案屬于內部的機密文件，關系到單位、企業業務正常的開展。因此，對于辦公室檔案管理工作而言，只有充分認識到檔案管理工作的必要性，才能確保單位整體工作的順利進行。比如說在一些人事檔案的管理過程中，管理人員就要認識到每一個檔案都關乎一個人在工作崗位上的狀態，只有切實將員工檔案管理好，才能確保工作的順利進行。

1.2 做好重要檔案資料管理工作，有助于提升單位工作效率

通過對重要檔案資料的管理，就可以將單位工作效率顯著的提高。這主要是因為辦公室內的資料文件主要是指導性的指令文件，對于各部門工作方法和思路都有一定的指導作用。這樣一來，做好了辦公室的檔案資料管理工作，就可以為以后查閱檔案資料提供諸多便利，從而實現工作效率的提高。除此以外，做好了檔案管理工作，還可以為今后對檔案資料的查閱提供便利的方式，比如在利用信息化技術實現電子檔案后，就可以根據精確檢索和模糊檢索這一系列的功能實現資料查閱的便捷性和效率性。

1.3 做好檔案分級管理工作，能夠有效保護重要檔案資料

不僅如此，通過做好辦公室檔案管理工作，還可以通過對檔案的查閱進行全線設置，以便于不同級別人員查閱資料的分級管理。這樣一來，不僅可以保障檔案管理工作的效率，還能夠將重要的檔案資料加以保護，卻報其安全性。

2 當前辦公室檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理工作信息化水平有待提升

隨著信息化技術的不斷深入發展，越來越多的檔案管理工作已經轉變為數字化以及信息化，這樣不僅便捷高效，還能夠有效的保障檔案資料。但是在一些辦公室中，仍然采用傳統的紙質檔案管理辦法。這樣不僅占用了大量的空間資源，還使得需要查閱檔案資料時所浪費的時間不斷增加。

2.2 辦公室檔案編研工作較為滯后

基本而言，在一些辦公室的檔案管理工作中，往往存在缺乏整體、系統、科學規劃的狀況，檔案管理工作僅僅局限于眼前工作中，從而使得檔案管理工作的積極性并不是很高。在這樣的背景下，一些單位的辦公室檔案管理工作人員就會產生懈怠的工作情緒，極易產生“等、靠”的消極思想，從而使得檔案管理工作嚴重滯后，整理檔案不及時，檔案堆壓散亂等現象。

2.3 檔案管理制度有待于健全

通過調查可以發現，在一些辦公室中檔案管理工作并不被重視，不僅體現在管理人員意識薄弱，還體現在一些領導認為檔案管理工作可有可無。這樣一來就缺乏相應的檔案管理制度，制度的缺乏導致辦公室在進行檔案管理工作時發現檔案的收集存在諸多紕漏，不是收集不全就是信息錯誤，或者整理不規范。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1 加大資金支持力度，完善單位信息系統

隨著時代的發展，檔案管理工作也不能再依靠于傳統的紙質檔案管理，而應該憑借信息化技術的發展，建立科學的信息系統建設，從而提高辦公室檔案管理的信息化水平，以便提高檔案管理工作的效率。但是我們要認識到，單位信息系統的建立和完善并不是一蹴而就的，要實現辦公室檔案管理工作的信息化，不僅需要大量的時間，還需要大量的資金支持，這就要求單位要加大資金的支持力度。為此就必須確保辦公室檔案管理工作需要納入到城市電子政務建設或者信息化建設之中，以便能夠獲得穩定的資金來源。除此以外，單位還可以將信息系統與當地的信息化建設規劃相連接，從而實現資源的共享與資金的節約。

3.2 建立辦公室檔案服務反饋機制

通過辦公室檔案服務反饋機制，可以有效的掌握單位各方面的信息，從而確保單位改進工作方法，提高檔案的利用效率。一般來說，辦公室檔案服務反饋信息包括檔案價值的高低、信息系統的檢索工具是否有效用以及檔案具體以什么樣的形式進行存放等。需要注意的是，辦公室檔案管理反饋信息必須具備較強的針對性與實用性，能夠具體的指導單位檔案管理工作人員進行工作方法、形式和效率的轉變，以便于辦公室檔案管理機制的創新，充分發揮檔案價值。

3.3 進一步健全辦公室檔案管理制度

為了解決辦公室檔案管理存在的眾多問題，首先要求的就是單位領導要加強重視，對該工作予以高度的重視，從而推動檔案管理工作的積極有效的推進。為此，就必須進一步健全辦公室檔案管理制度與工作機制，將辦公室檔案進行單獨存放，確保檔案管理能夠正常有序的進行。為了今后對檔案資料的查閱與整理，檔案管理工作人員應該將檔案分門別類進行存放，并且貼上相應的標簽。在存放檔案時，應該有意識的將重要的、易于丟失的檔案存放在較高樓層，并且對于與門窗要特別加固，以確保檔案存放的安全性。除此以外，對于檔案的保密期限應該及時更新，以便其能夠隨著時間的推移改變保密等級（提高、降低、解密等）。如果檔案已經超過保密期，就需要及時加以整理，以便于重新存放。需要注意的是，在進行這方面工作的同時，應該確保工作的監督，確保監控等設備的正常運行，以便于今后的查閱。

4 結語

綜上所述，隨著我國經濟的不斷發展以及電子信息技術的不斷進步，單位內部的檔案管理工作也不斷完備。在這樣的背景下，辦公室內的檔案管理工作必須提高工作效率，確保檔案真正能夠為其他員工服務。在信息技術的支持下，檔案管理工作也面臨眾多挑戰。相關工作人員要提高責任意識，通過掌握新的方式和技術不斷提高工作效率，確保辦公室工作效率的提高。

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