事業單位科技檔案管理數據化和自動化改革的能動性研究

劉金華

摘 要：分析了事業單位將科技檔案管理工作提升到數據化和自動化水平的重要性和必要性，并簡要闡述了數據化和自動化改革的主要內容，最后依據事業單位科技檔案管理工作對于外界環境的能動性反應制定了幾項數據化和自動化改革實踐的措施建議。該文的研究內容對于事業單位改革檔案管理機制具有重要的理論指導意義。

關鍵詞：事業單位 科技檔案管理 能動性研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（c）-0145-01

1 科技檔案管理數據化與自動化改革的必要性分析

1.1 時代潮流發展的最終歸宿

如今已經進入信息化時代，獲得信息的及時性和準確性所呈現出的意義和價值越來越高，因此，科技檔案管理工作也必須將信息的管理推向一個新的高度，不能恪守陳規，一直以傳統的方式和手段進行檔案信息管理。尤其是進入了二十一世紀之后，云計算、物聯網等新名詞的出現以及相關技術的革新，使得傳統管理模式下的檔案管理難點和問題迎刃而解，以數據化、自動化信息管理系統取代傳統純人力信息管理系統已經是大勢所趨。

1.2 事業單位體制變革的重要內容

事業單位為了能夠更好的實現自身的發展也會在原有的模式上針對時代的發展和社會的需求做出相應的能動性變革，而變革的一個重要部分就是包括引入電子數據系統、供應鏈管理系統、事業單位資源管理系統等在內的信息化管理系統。檔案管理工作作為事業單位基層工作重要的一部分，掌管著整個單位的數據和信息資源，自然也需要做出相應的模式改革，以適應單位內部整體變革環境，并以自身的改革來促進整個事業單位變革進程的發展和深化。

1.3 檔案管理工作體系和模式發展變革的需要

在傳統的檔案管理模式中，想要進行相應的信息查詢需要的步驟復雜，時間冗長，大大降低了工作的效率，而這種低下的工作效率已經無法滿足現代社會高節奏的需求，因此檔案管理工作必須進行方便快捷的數據化和自動化改革以適應高速運轉的單位機制。同時這種自動化的檔案信息管理模式也能夠減少很多人力管理模式下的錯誤和紕漏，還可以通過網絡預警機制保證單位信息的安全性，提高事業單位的發展能力。

2 科技檔案管理數據化與自動化改革的主要內容

2.1 科技檔案管理數據化改革的內容

在進行科技檔案管理的數據化工作時，主要需重視現代科技背景支持下的掃描技術、數據庫技術、數據加密技術、身份認證技術、網關認證技術等等對于檔案信息數據化進程的推動作用。信息是一個單位最重要的無形資產，而將信息數據化并更好的管理則有利于這些資產的價值最大化，更好的服務事業單位的基層工作。

2.2 科技檔案管理自動化改革的內容

自動化相對于數據化而言體現著檔案管理模式改革的更高水平。用于實現自動化改革的技術主要有電子標簽、OCR識別、數據自動處理以及數碼掃描識別等等，這些技術可以使信息的存儲和系統化歸集不再需要更多的人力資源介入而自動完成，同時還可以完成人力所難以或者無法實現的大數據處理、批量數據整理等工作，大大節約了人力和財力。

3 科技檔案管理能動性改革實現的措施

3.1 檔案管理系統流程結構重置

“流程結構重置”即在數據化和自動化改革的過程中和改革結束之后對檔案管理工作的各個環節依據具體改革的現狀重新安排，設計適合于改革后檔案管理模式的工作職位和各個職位的具體職能，從而提高人力和技術的契合程度，提高檔案管理工作效率。流程結構重置工作主要包括業務流程優化和業務標準制度化兩個主要模塊，除此之外還要加強檔案管理工作環節對于網絡技術型人才的培養和利用，加強日常工作中對網絡穩定程度和信息安全性的維護。

3.2 深化擴展檔案管理服務功能

檔案管理工作模塊作為事業單位的基礎工作內容，其工作的本質特征在于其服務性，因此提升檔案管理工作的服務能力也是科技檔案管理能動化改革進程中重要的一個環節。檔案管理工作的服務功能不僅要橫向延展，更要縱向深化，滿足信息使用者各方面、各層次的需求。同時還要改變以往的“等需求上門”轉為“送服務上門”，幫助單位信息使用者更便捷的處理相關工作，實現一鍵式檔案服務，為整個事業單位的工作提供基礎信息支持。

3.3 建設信息化檔案平臺資源庫

由于數據化后的檔案信息不再如傳統般存儲在特定的房間內，單位內部的信息使用者都可以依靠網絡技術登陸特定的平臺進行突破時空限制的信息查詢，而為了實現這一點就必須建設安全、科學的檔案資源平臺。首先是相關的硬件設施建設，使系統硬件能夠承載單位內部越來越龐大的信息量并滿足信息處理效率的要求。其次是資源整合技術的要求，由于數據信息資源的龐大，無法通過人力一一整理，這就要求信息資源平臺能夠自動完成大數據的整理和龐大信息庫的系統化整合，為后續工作節約時間，提高工作效率。

4 結語

信息技術的發展日新月異，幾乎每分每秒都在發生新的變革，事業單位必須使檔案管理工作實現科技化、數據化和自動化，提升管理機制和管理模式對外界環境變革的應激反應，提高能動性改革能力，使事業單位的基礎管理工作不落于時代發展潮流之后，提升事業單位的管理效率。

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