提升科研單位干部人事檔案質量之我見

胡繼芬

摘 要：科研單位干部人事檔案記錄著科研人員的履歷、自傳、鑒定（考評）、專業技術職務晉升、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面文件材料，它記載著職工個人成長、思想發展歷程，能充分展現職工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容。干部人事檔案的質量直接影響著組織對科技干部的評價、考查和使用，以及干部人事檔案功能作用的充分發揮，本文就如何提高科研單位人事檔案質量進行探討。

關鍵詞：人事檔案；質量；提升

干部人事檔案管理是科研單位檔案管理工作的重要組成部分，是科研單位干部隊伍建設的基礎性工作，它能全面反映廣大科技人員的德、能、勤、績，為單位合理開發人力資源、培養人才和用好人才提供可靠的重要依據。確實提高科研單位干部人事檔案質量應從檔案材料的收集、鑒定、整理等環節入手，嚴把“材料關”“審核關”和“案卷關”。

1 嚴把“材料關”，抓好人事檔案材料的源頭建設

干部人事檔案管理工作的重點之一是檔案內容建設，由于材料來源量大面廣，加之部分科技人員對檔案的重要性認識不到位，重視不夠，填寫檔案材料時要求不嚴格，馬虎應付，主動送交檔案材料的少，催交索要的多，嚴重影響人事檔案質量。科研單位需要加強干部人事檔案材料收集歸檔工作，充實、完善干部人事檔案內容，更好地為干部人事工作服務。

提升科研單位干部人事檔案質量，首先要嚴把“材料關”，抓好人事檔案材料的收集工作。一是制定科研單位干部人事檔案材料制作規范。針對科技人員重科研工作輕檔案工作，歸檔意識較為薄弱的現狀，結合單位實際按照人事檔案管理條例有關規定制定出本單位人事檔案材料的制作規范，讓科技人員在制作材料中做到三規范：規范填寫姓名、民族、學歷、學位、籍貫、出生日期、工作日期等基礎信息；規范干部人事檔案材料的載體。新材料制作紙張統一使用A4型（長297毫米，寬210毫米公文用紙，2013年以前使用16K紙型），材料左邊應當留有20至25毫米裝訂邊；規范人事檔案材料文字，材料文字必須是鉛印、膠印、油印或藍黑墨水正楷規范書寫，保證檔案材料的清晰。不得使用圓珠筆、紅墨水和復寫紙書寫，一般不得用復印件代替原件存檔（學歷學位證、職稱資格證等特殊證件可使用復印件，須加蓋公章）。二是建立健全材料收集工作制度。針對人事檔案涉及面廣，事關科技人員切身利益的特點，結合單位實際，建立健全檔案材料收集工作制度。首先，建立健全材料送交制度。責任明確到人，實行相應的獎懲激勵機制。各部門形成的材料要在材料形成之日起30天內將材料送交管理部門歸檔，逾期不交送可取消年終評優資格；其次是建立健全檢查索取制度。對干部檔案材料的收集情況及時進行檢查，發現漏缺，及時索取；最后是建立健全材料收集登記制度。檔案部門要嚴格做好檔案材料收集的登記工作。根據各個時期組織、人事部門中心工作任務，做好日常收集和集中收集。在單位中心工作中形成的干部人事檔案材料，如職稱評定、年終考核、工資晉升、評選表彰等，因時間集中，涉及面廣、數量多，故要抓住時機集中收集，要根據檔案材料的內在聯系，發現缺少材料，應積極主動逐一進行登記，分析原因，摸清線索，及時索取材料補充檔案內容。

2 嚴把“審核關”，提升干部人事檔案材料的生命力

干部檔案的鑒別就是按干部人事檔案管理條例的有關規定和原則，對收集的材料進行審查，甄別真偽，判定是否有保存價值，確定是否歸檔。可以說審核鑒別是提升人事檔案生命力的關鍵，檔案工作人員須嚴把“審核關”，做好人事檔案材料的鑒別工作。一是做好四個判定：判定是否人檔一致，是否屬于所管干部的材料。如發現有同名異人、張冠李戴的材料，應進行清理。判定是否屬于應歸檔材料。嚴格按照干部人事檔案材料收集范圍，界定材料是否歸入檔案。對于不屬于干部歸檔內容的文件、資料，有保存價值的可交文書檔案或轉有關部門保管，比較重要的證件、文章等，可退還本人，無保存價值不宜退回本人的，也必須詳細登記，并報請主管領導批準銷毀；判定材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告，上級批復、主要證明材料、本人的交代等，處分材料一般應具備處分決定、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等，成套性材料必須齊全，每份歸檔材料必須完整，對于頭尾不清，來源不明、對象不明、時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對于事實不清楚的材料不能歸檔；判定材料是否手續完備。凡是規定需要由組織蓋章的，必須按規定加蓋公章，審查結論，處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應交本人簽署意見或由組織注明經過本人見確認，干部任免呈報表須注明任免職務的批準機關，文號和批準時間，凡不符合歸檔要求，手續不齊全不完備的檔案材料，要及時通知形成部門補辦和補送手續，待補辦完畢后再歸入檔案。二是做到三個保證：保證人事檔案材料的真實性。檔案材料的真實性是干部檔案的生命，檔案工作人員要認真鑒別，將反映本來面目的真實材料保存下來，對不屬于、不符合本人客觀面貌的材料剔除出去，使每份材料真正反映干部實際情況，為干部工作提供準確的依據；保證人事檔案材料的完整性，材料不齊全，將影響組織人事部門全面、歷史地了解干部，檔案人員要從材料形成體系、材料內容、材料手續等方面對材料進行識別和判斷，可以發現材料的殘缺或不全，以便及時收集；保證人事檔案材料的精練性實用性。檔案人員要細致鑒別，取出一式多份，內容相同、無保存價值的材料，避免干部檔案臃腫，龐雜，使干部檔案材料既全面、精練、簡明，又便于利用。

3 嚴把“案卷關”，做好人事檔案的入庫工作

提升干部人事檔案質量，最后要牢牢把好“案卷關”，突出抓好整理工作。一是做到兩個合理。其一是加工合理，檔案工作人員要高標準嚴要求地做好人事檔案材料的加工工作，將破損、卷角、折皺和不規則的材料進行裱糊、壓平、折疊、剪裁，注意保持材料完整性，不能剪裁到文字和照片，拆除檔案材料上的大頭針、回心針、訂書針等金屬物，防止氧化銹蝕檔案材料；二則要分類合理。歸檔材料的分類整理是提升案卷質量的關鍵環節，首先要按照干部人事檔案管理達標升級的具體要求按十大類材料（履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和職稱材料、政治歷史審查材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、工資變動干部調動任免等材料、其他供組織參考的材料）分類，每個大類再按照材料形成日期或材料內容的主次關系排序，做到分類合理準確、排列有序。二是做好三個統一。即統一規范目錄打印。利用干部人事檔案管理軟件，采用A4紙張雙面打印干部人事檔案目錄，將目錄放于卷首，且材料排序要與目錄相符，核對無誤。同時開展計算機檔案目錄管理、索引和日常工作臺賬登記，保證目錄清晰規范，提高檔案管理的工作效率；統一裝訂標準。按照A4紙規格，左下兩邊整齊裝訂成冊（因新材料與原先已形成的整卷的檔案材料規格不同，難以保證四邊整齊，小于A4的保持原貌，大于A4的斟情裁剪和折疊），統一使用三孔新型盒裝活頁檔案夾進行裝訂，使案卷整齊、美觀，力保拆裝方便，盡量避免和減少多次使用對檔案材料的損壞；統一檔案卷皮裝幀。統一檔案卷皮為A4紙規格，檔案封面和側面的姓名、籍貫應與材料上的寫法相一致，姓名不得使用同音字或不規范的簡化字，盡量使用電腦處理，確需手寫，要確保符合制作檔案材料規范中的用筆要求，還要注意字跡的美觀工整，不得草寫。通過檔案材料的合理加工規范整理力圖使每一本干部人事檔案都完整、真實、精煉和實用。

科研單位人事檔案質量提升是一個系統性工程，只有對每一個工作環節都嚴格把關，才能充分發揮人事檔案“觀其卷、知其人”的功能和效用。