淺談學校檔案管理

趙月芬

學校檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。它是學校集體或個人在管理、教育教學和教研等活動中形成的有查考利用價值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實、完整、系統地反映各項工作活動的特點和規律的歷史記錄，是學校一切工作的綜合反映，是體現全校教職工勞動和智慧的結晶。學校檔案主要有人事檔案、文書檔案、教學和教師業績檔案、基建設備檔案、聲像實物檔案。具體涉及有關文件；計劃；總結；學校歷史沿革、校史、校志、大事記；各種規章制度、會議紀錄；干部任免、考核培訓；名冊、報表；學校黨員教育、理論學習、黨員示范課活動形成的材料；學期教師任課安排、總課表；學生名冊；轉學、休學、復學、留級、會考、畢業證書存根；畢業生學籍卡；教育質量評估、學校錄取名冊、試卷分析材料；課外活動、對外公開課形成的文件材料；學校運動會材料；獎學生、學科競賽獲獎材料；德育工作材料；班主任工作材料；學生常規管理材料；三好學生材料及其他獎勵活動材料；財務審計收費許可材料；固定資產統計表；綠化衛生工作文件；團組織改選、團干部任免的批復、通知；團內開展各項活動形成的材料；學生會、少先隊工作文件；學校教代會文件材料等等方方面面的內容。它既是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗的總結，又是促進學校在今后工作中揚長補短不斷繼續前進的重要條件。學校檔案是教育職能部門督導評估的信息源泉，有利于提升學校綜合辦學水平。因此，學校檔案管理員要重視工作策略的研究，加強學校檔案工作的規范化、制度化、科學化，使之成為促進學校發展的強力助推器。

一、完善檔案工作管理體制

完善檔案工作管理體制，成立領導組，建立檔案管理人員網絡。根據國家檔案工作標準，檔案實行集中統一管理，建立綜合檔案室，完善管理體制，形成一把手總負責，分管領導具體抓，上下協調、齊抓共管、縱橫制約的管理體系。配備受過檔案管理培訓、具有中級職稱的人員作為檔案管理人員，綜合檔案室建議歸口在辦公室。各處室必須配備1名兼職檔案管理員，做好本處室的檔案材料的收集、整理、移交等工作。在全校形成以綜合檔案室為中心，輻射至各處室的檔案管理網絡。建立健全檔案工作管理體制，完善檔案工作各項制度，如、、制定《檔案人員工作職責》《檔案室管理制度》《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等工作制度。此外還要把檔案工作納入學校工作目標管理責任制的檢查考核之中，做到歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，管理有措施，開發利用有目標，在細節上保證檔案管理的順利開展。

學校檔案管理工作是一項專業性很強的系統工程，它集專業性、技術性、科學性于一體。在信息化社會中，學校檔案管理人員必須是一個綜合型的人才。要保證檔案管理機制正常運轉，檔案員必須加強業務學習，強化素質提升。檔案員要學習檔案專業知識理論，會編制檔案管理的各類檢索工具，如：文書、教學檔案全引目錄、案卷目錄、全宗介紹、專題目錄等，實現計算機檢索。了解國內外檔案工作及其發展情況，更新知識，提高管理水平。同時還要具有一定的書法及裝裱技能。檔案員的工作常與文字打交道，因此必須要有較高的文字書寫能力和較強的文字系統概括能力。只有具備了一定文字修養，才能將零散的文件與各種各類材料編纂成黨政管理、教學活動、教育科研等活動中需要的文件、匯編等材料，為學校各項工作服務。信息技術在檔案工作中廣泛應用，計算機替代了傳統的手工操作。檔案員必須掌握計算機相關知識，對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，最大限度地運用信息。檔案員要善于學習新知識，進行多途徑、多形式的培訓教育，不斷更新自身的知識結構，提高自己的科學文化和專業理論水平。在干中學，在學中干，準確地把握檔案事業發展面臨的新形勢、自身發展的新情況和所處的新環境，不斷進行檔案工作的探索和創新。

二、運用網絡信息，使檔案管理工作具成效

隨著新的信息技術不斷地在學校中應用，教師有可能針對學生的特性展開教育，同時每個學生也可以根據自身的意愿獲取并再現知識，并向其他人發送信息。這就是教育信息化的最基本的特質。就其內涵，就是利用信息技術，實現信息資源高度共享，發掘社會智能潛能，在學校乃至社會各個領域、各個層面上促進教育的優質發展。以信息化校園為標志的教育信息化，既為培養學生創造性思維方式提供了可能，更為發現每一個學生的價值，開掘每一個人的潛能，發展每一個學生的個性，使其具備獨立之思想、自由之精神提高了廣闊的舞臺。

檔案管理信息化是學校信息化的重要組成部分，越來越成為學校工作的關鍵程序和環節。從發展的角度說，教育信息化的實質就是檔案信息化。

信息化檔案的預期效果表現為：校園各群體之間可以方便、快捷地相互交流。學校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促進學校的科學管理，提高學校管理水平；學校領導可以全面及時地了解全校的各方面的信息；各部門可以便捷交流，更協調地為教學科研服務；利用互聯網發掘社會智能潛力，形成社會資源與學校資源互補與整合。能更好地利用學校的多種教學設備，實現軟硬件共享。可以減少學校在硬件上的開支，更好地發揮各種教學設備的效益；學校教育教學資源和圖書資料信息可以得到最充分的利用。例如開放（解密）文件、各種電子圖書可以直接在網上瀏覽，隨意下載，不用歸還。

三、提供有效服務，強化利用價值

做好學校檔案管理工作，就是更好地為教育教學服務。換言之，就是強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主。利用檔案信息，為師生服務，為各級、各類查閱檔案資料者服務。利用學校檔案，為社會和各方面提供學生原始的學籍信息和學業證明。利用學校歷年來在各種科研、教學、文體書畫競賽中所取得的實物檔案材料，包括匾、獎牌、榮譽證書、獎杯、錦旗、照片等開展對外宣傳，提高學校知名度，提高學校的社會效益和經濟效益。檔案人員還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。一所學校的檔案管理水平，就是這所學校綜合辦學水平的縮影。作為學校檔案管理員，要在實踐中研究工作策略，不斷提高檔案管理水平，更好地為學校的管理、教育、教學工作服務，從不同層面實現學校檔案管理創新，推動學校教育發展步伐。

四、樹立先進工作理念，不斷創新檔案管理工作

長期以來受計劃運行和行政模式等特點的，學校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對學校所帶來的影響，已越來越多地為人們所認識。加強這一行為的轉變，應成為學校檔案管理改革的重點。要用化管理手段替代傳統的手工管理，盡快做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務質量。技術的更新已成為衡量檔案工作現代化與否的標志之一。因此，檔案部門要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接，研究解決文檔一體化問題。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使學校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的化、多元化和優質高效化。

檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定。根據發展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏。檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關系將更加融洽與協調。